Содержание
О профессии секретаря-референта 2
Паспорт рабочего места секретаря-референта 5
1. Назначение и общая характеристика рабочего
места 5
2. Планировка рабочего места секретаря-референта 5
3. Функции, задачи и требования 6
4. Регламентирующая документация 8
5. Мебель и оборудование 8
6. Технические средства 8
7. Загрузка рабочего места 9
8. Условия труда 9
9. Оплата труда 9
10. Охрана труда и техника безопасности 9
11. Социальные льготы 10
Список литературы 11
О профессии
секретаря
Проблема повышения статуса секретаря в общественном
сознании намного глубже, чем кажется на первый взгляд. Она кроется в отношении
современного российского общества к желанию женщины реализовать свои
профессиональные способности и возможности. Секретарь-референт – скорее женская
профессия, так сложилось на практике, и никаких правовых нарушений здесь нет. В
то же время современный российский бизнес, производство, политика и общество в
целом живут и действуют по мужским законам. Это одна из причин, по которой
женская профессия «секретарь» считается не заслуживающей серьёзного внимания.
Определённый
вклад в снижение имиджа профессии секретаря внёс период становления рыночных
отношений в России, когда перед секретарём ставились чисто представительские
задачи по привлечению клиентов в создаваемые фирмы.
На
сегодняшний день многое изменилось и ситуация с отношением общества к профессии
секретаря уже не так безнадёжна, как несколько лет назад. Среди современных
менеджеров, имеющих престижное образование, опыт работы в западных компаниях
или прошедших стажировку за рубежом и исповедующих западный стиль руководства и
корпоративной культуры, пренебрежительного отношения к профессии секретаря
практически не наблюдается. Такое положение дел подтверждают и показатели рынка
труда. К претендентам на работу в крупных компаниях с высокой заработной платой
предъявляются достаточно жёсткие профессиональные требования.
Кандидата,
претендующего на место секретаря руководителя крупной компании, попросят
предъявить не только резюме и рекомендации предыдущих работодателей, но
собственный портфолио, где должны быть образцы самостоятельно разработанных,
оформленных и внедренных секретарём нормативных документов.
Отношение
к профессии секретаря в обществе меняется и под влиянием тех, кто выбирает эту
работу. Современные молодые женщины и девушки с высшим образованием, хорошим
знанием компьютера и иностранного языка всё чаще выбирают эту профессию как
первую ступень профессиональной карьеры.
По
поводу интима как способа строительства профессиональной карьеры можно
заметить, что профессиональные секретари имеют высокую самооценку и хорошо
развитое чувство собственного достоинства.
Из
этого следует, что статус современного секретаря достаточно высок. Но это вовсе
не означает, что профессия секретаря не нуждается в повышении статуса. Быстро и
эффективно изменить укрепившийся в общественном сознании стереотип невозможно.
Существуют
объективные критерии, позволяющие судить о повышении статуса той или иной
профессии. К таким критериям можно отнести:
-
уровень требований к кандидатам на должность;
-
уровень заработной платы в соотношении с уровнем
заработной платы других сотрудников организации;
-
текучесть кадров, т. е. срок пребывания в должности
конкретного работника.
Объективное представление о статусе профессии
«секретарь» можно получить, обобщая и сопоставляя соответствующие
статистические данные. Многие факты сейчас свидетельствуют о том, что
существует определённая тенденция повышения (а точнее, возвращения на прежние
позиции) статуса профессии секретаря.
Развитие
профессии «секретарь» обусловлено общими тенденциями изменения системы
управления организацией, спецификой делегирования полномочий и степенью
развития компьютерных технологий. Наиболее очевидно появление таких тенденций в
частных компаниях, на предприятиях малого и среднего бизнеса. В частности,
появляются признаки децентрализации системы управления: сокращается количество
решений, принятых «наверху», а следовательно, объём (удельный вес)
распорядительной деятельности и количество распорядительных документов;
сокращается общее количество документов на бумажных носителях и т. д.
Естественно, что эти тенденции не могут не оказывать влияния на содержание
секретарской деятельности.
Развитие
бизнеса в России постоянно увеличивает количество профессиональных менеджеров,
предъявляющих высокие и обоснованные требования к квалификации своего
персонала. В том числе и к квалификации своего секретаря.
В
прежние годы некоторые руководители при подборе секретаря в качестве плюса
отмечали опыт работы секретарём в солидных советских министерствах, например, в
Министерстве иностранных дел или Министерстве внешней торговли. Сейчас обычным
является пожелание об опыте в солидных компаниях с развитой бизнес-культурой.
Очень
часто секретарская должность является стартовой позицией для карьеры внутри
компании или за её пределами.
Но
идеальным кандидатом всё же является секретарь, который осознанно выбрал для
себя именно эту профессию и видит свою карьеру и профессиональный рост именно в
этой должности[1].
Паспорт рабочего места секретаря-референта
|
шкаф
80 кресло 120 диван для посетителей
|
|
цветок Круководителю вход в приёмную тумба кресло
журнальный
столик
Рис. 1 Планировка рабочего места секретаря-референта
1. Назначение
и общая характеристика рабочего места
Предприятие
ООО «ТСТ Карго», транспортно-экспедиторская компания, работающая на рынке
грузовых авиаперевозок.
Структурное
подразделение – ассистент руководителя.
Категория
персонала – секретарь-референт.
Адрес: г. Хабаровск, ул. Ленина 2а, офис 421.
2.
Планировка рабочего места секретаря-референта
Планировка рабочего места
секретаря-референта показана на рис. 1.
Правильная организация рабочего места является
необходимым условием достижения высокой эффективности, оперативности и качества
труда, сохранения работоспособности сотрудника в течение всего рабочего дня.
Рабочее
место секретаря-референта располагается в специальном помещении – приёмной
рядом с кабинетом руководителя, недалеко от дверей в кабинет и не так, чтобы
оттуда можно было свободно видеть всех входящих.
Рабочее
место секретаря-референта состоит из трёх зон: основная, где находится его стол
с приставками и необходимой оргтехникой, зона обслуживания посетителей и
вспомогательная зона, где располагаются шкафы, копировальный аппарат, факс и т.
д. общая площадь приёмной, где находится секретарь, должна быть не менее 12 –
16 м2. Помещение оборудуется кондиционерами или ежедневно хорошо
проветривается[2].
Зона
обслуживания посетителей – это визитная карточка учреждения, по которой
посетители оценивают культуру работы и качество труда. Эта зона должна быть
продуманной и уютной, представлять собой красивый цветовой и световой
художественный ансамбль, включающий источники света и озеленение.
Мебель
для посетителей находится в зале, хорошо просматриваемом секретарём-референтом;
мебель выбирается не громоздкая, удобная для размещения. Рядом с основной и
вспомогательными частями рабочего места целесообразно расположить журнальный
столик. Если посетителя по тем или иным причинам сразу не принимают, секретарь
предлагает ему присесть. На столике – свежие газеты и журналы, чистая бумага,
ручки и карандаши.
Рабочее
место секретаря строится в модульном варианте из взаимодополняемых и заменяемых
элементов. Главным является стол. Чтобы не тратить зря рабочее время, секретарю
лучше всего выработать определённую, оптимальную для его рабочих условий
последовательность движений при пользовании материалами и средствами труда,
причём материалы и принадлежности следует подготавливать заранее. Тогда каждый
предмет будет находиться на своём месте, а письменный стол не превратится в
склад различных бумаг, документов, канцелярских принадлежностей[3].
3.
Функции, задачи и требования.
Функции, задачи и требования для
секретаря-референта представлены в таблице 1.
Таблица 1-
Функции, задачи и требования для секретаря-референта
|
Функции
/требования
|
Секретарь-референт
|
|
Должностные обязанности:
|
|
Документационное
обеспечение управления
|
Делопроизводство
(отличное знание делопроизводства, документооборот в полном объёме, кадровое
делопроизводство), осуществление (и документирование) отдельных хозяйственных
операций, машинописные работы
|
|
Информационное
обеспечение управления
|
Формирование
информационных баз, обработка информационных ресурсов
|
|
Организационное
обеспечение управления
|
Фильтрация и
распределение телефонных контактов, организация и планирование рабочего дня
руководителя, выполнение его поручений, приём посетителей, организация и
ведение переговоров
|
|
Технические умения и навыки:
|
|
Знание иностранного языка
|
От базовых навыков до
свободного владения
|
|
ПК
|
Пользователь (уверенный
пользователь)
|
|
Факс, ксерокс
|
Обязательно
|
|
Мини-АТС
|
Обязательно
|
|
Машинопись
|
120 – 150 зн./мин.
|
|
Интернет, электронная
почта
|
Входит в понятие
«уверенный пользователь»
|
|
Биографические данные:
|
|
Высшее образование
|
Желательно
|
|
Опыт работы
|
От 2 лет
|
|
Возраст
|
До 30 – 35 лет
|
|
Личные качества
|
Высокая грамотность,
исполнительность, коммуникабельность, аккуратность, представительная
внешность, знание этикета
|
4.
Регламентирующая документация
Устав предприятия
Философия предприятия
Правила внутреннего трудового распорядка
Штатное расписание
Положения о подразделениях
Регламенты предприятия
5.
Мебель и оборудование
Рабочий стол 120 x 80 см – 1 шт.
Книжный шкаф – 2 шт.
Кресло секретаря-референта – 1 шт.
Кресло для клиента – 1 шт.
Диван для клиентов угловой – 1 шт.
Журнальный столик – 1 шт.
Тумба – 1 шт.
6.
Технические средства
Персональный компьютер – 1 шт.
Телефонный аппарат (факс) – 1 шт.
Кондиционер бытовой БК 1500 – 1 шт.
Множительный аппарат «XEROX»[4]
- 1 шт.
Канцелярский набор «Органайзер» - 1 шт.
7.
Загрузка рабочего места
Нормативная общая трудоёмкость – 1950 чел.-ч.
Трудоёмкость выполнения основных функций – 1500 ч.
Отпуска и регламентируемые перерывы – 180 ч.
Коэффициент равномерности загрузки – 0,95
8.
Условия труда
Общая площадь – 20 м2
Рабочее освещение – 400 лк
Тип источника освещения – ЛХБ80
Микроклимат в холодный период времени:
Температура:
+190С
Подвижность
воздуха: 0,1 м/с
Влажность:
50%
Микроклимат в тёплый период времени:
Температура:
+220С
Подвижность
воздуха: 0,1 м/с
Влажность:
50%
Уровень шума: 50 дБа
9.
Оплата труда
Гарантированный должностной оклад – 4000 руб.
Вознаграждение за конечные результаты – 2000 руб.
Премия – 3,5% от чистой прибыли
Ежегодная премия (бонус) – 1 должностной оклад
10.
Охрана
труда и техника безопасности
Инструкция по эвакуации
при пожаре
Инструкция по охране труда
Инструкция по эксплуатации
технических средств
Инструкция по
электробезопасности
Фирменная одежда[5]
11.
Социальные льготы
Творческий день – 1 раз в
месяц
Право воспользоваться
местными авиалиниями в любую точку России и обратно (бесплатно) – 1 раз в год
Список литературы
1.
Мурнина И. В. Новый статус старой профессии //
Справочник секретаря и офис-менеджера. 2003. №5
2.
Ларин М. В. Информационная инфраструктура организации
// Справочник секретаря и офис-менеджера. 2003. №5
3.
Секретариат: требования к работникам. Обзор рынка труда
// Справочник секретаря и офис-менеджера. 2003. №11
4.
Квалификационный справочник должностей руководителей,
специалистов и других служащих. – М.: издат. дом «Экономические новости». – 1998.-
400 с.
5.
Холщева Л. А. Организация рабочего места секретаря //
Справочник секретаря и офис-менеджера. 2003. №5
6.
Кадры предприятия. 300 образцов должностных инструкций:
Практическое пособие / Д. Л. Шур, Л. В. Труханович – М.: Изд-во «Дело и
сервис». 2000. – 880 с.
[1] Холщева Л.
А. Организация рабочего места секретаря // Справочник секретаря и
офис-менеджера. 2003. №5
[2] Квалификационный справочник
должностей руководителей, специалистов и других служащих. – М.: издат. дом «Экономические новости». – 1998.- 400 с.
[3] Ларин М. В. Информационная
инфраструктура организации // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2003. №5
[4] Мурнина И.
В. Новый статус старой профессии // Справочник секретаря и офис-менеджера.
2003. №5
[5] Кадры предприятия. 300 образцов
должностных инструкций: Практическое пособие / Д. Л. Шур, Л. В. Труханович – М.: Изд-во «Дело и сервис». 2000. – 880 с.