Содержание

Введение…………………………………………………………………………...3

1. Программа «1С: Бухгалтерия»………………………………………………..4

2. Назначение «1С: Бухгалтерия»………………………………………………..5

3.Характеристика и функции информационной системе………………………6

4. Преимущества программы и ее пользователи…………………………...…13

Заключение……………………………………………………………………….15

Список использованной литературы…………………………………………...16

Введение

Проблемы повышения прибыльности предприятия, эффективности работы персонала, создание оптимальной структуры управления волнуют любого руководителя. Ему приходится принимать решения в условиях неопределенности и риска, что вынуждает его постоянно держать под контролем различные аспекты финансово - хозяйственной деятельности. Эта деятельность отражена в большом количестве документов, содержащих разнородную информацию. Грамотно обработанная и систематизированная она является в определенной степени гарантией эффективного управления производством. Напротив, отсутствие достоверных данных может привести к неверному управленческому решению и, как следствие, к серьезным убыткам.

Внедрение бухгалтерских пакетов и программ позволяет автоматизировать не только бухгалтерский учет, но и навести порядок в складском учете, в снабжении и реализации продукции, товаров, отслеживать договоры, быстрее рассчитывать заработную плату, своевременно сдавать отчетность.

Из-за небрежности в бухгалтерском учете предприятие может сильно пострадать или даже потерпеть крах. Примеров тому и очень много, причем часто страдают предприятия, стремящиеся работать честно. Страдают из-за небрежного ведения внутренней бухгалтерии предприятия. Страдают также из-за незнания и соответственно невыполнения последних законов и распоряжений. При ведении бухгалтерского учета вручную возможны и простейшие арифметические ошибки.

Конечно, компьютер не может заменить опытного и грамотного бухгалтера, но позволит упорядочить бухучет, увеличить количество получаемой информации, повысить оперативность бухучета, уменьшить число арифметических ошибок, оценить текущее финансовое положение предприятия и его перспективы.

1. Программа «1С: Бухгалтерия»

Программа «1С: Бухгалтерия» - универсальная бухгалтерская программа, являющаяся самой распространенной (по данным «Финансовой газеты», газеты «Софт-Маркет» и др.) бухгалтерской программой в России. «1С: Бухгалтерия» может быть настроена самим бухгалтером на особенности бухгалтерского учета на своем предприятии, на любые изменения законодательства и форм отчетности. Один раз освоив универсальные возможности программы, бухгалтер сможет автоматизировать различные разделы учета: кассу, банк, материалы, товары, основные средства, расчеты с организациями, зарплату и т.д. «1С: Бухгалтерия» успешно используется на малых предприятиях, в торговле, в бюджетных организациях, в СП, на заводах и т.д. [3,стр.38]

В базовый комплект поставки входят одна или две дискеты, руководство пользователя и регистрационная анкета. Для установки и эксплуатации программы компьютер должен иметь:

-операционную систему Windows;

-процессор Intel-80386DX или выше:

-оперативную память не менее 4 Мбайт

-жесткий диск (используется около 4 Мбайт)

-накопитель на гибких магнитных дисках

-принтер

-дисплей

Для предотвращения возможности незаконного тиражирования «1С: Бухгалтерия» предоставляется пользователям в защищенном от копирования виде (ключевая дискета, аппаратный ключ и др.)

2. Назначение «1С: Бухгалтерия»

Основные назначение «1С: Бухгалтерия»:

-ведение синтетического и аналитического учета применительно к потребностям предприятия

-возможности ведение количественного и многовалютного учета

-получение всей необходимой отчетности и разнообразных документов по синтетическому и аналитическому учету

-полная настраиваемость: возможность изменять и дополнять план счетов, систему проводок, настройки аналитического учета, формы первичных документов, формы отчетности;

-возможность автоматической печати выходных первичных документов.

Исходными данными для программы являются проводки, вносимые в журнал хозяйственных операций. В программу следует вводить все проводки, отражающие хозяйственную деятельность предприятия. Программа рассчитана на хранение большого числа проводок – десятков и сотен тысяч, однако среди них всегда можно найти нужные по дате, счетам дебета и кредита, сумме или содержанию. Кроме этого можно ограничить «видимость» проводок за год, полгода, квартал и т.д.

3.Характеристика и функции информационной системе.

Программа 1С:Бухгалтерия является универсальной бухгалтерской программой и предназначена для ведения синтетического и аналитического бухгалтерского учета по различным разделам.

Аналитический учет ведется по объектам аналитического учета (субконто) в натуральном и стоимостном выражениях.

Программа предоставляет возможность ручного и автоматического ввода проводок. Все проводки заносятся в журнал операций. При просмотре проводок в журнале операций их можно ограничить произвольным временным интервалом, группировать и искать по различным параметрам проводок.

Кроме журнала операций программа поддерживает несколько списков справочной информации (справочников):

· план счетов;

· список видов объектов аналитического учета;

· списки объектов аналитического учета (субконто);

· констант и т.д.

На основании введенных проводок может быть выполнен расчет итогов. Итоги могут выводиться за квартал, год, месяц и за любой период, ограниченный двумя датами. Расчет итогов может выполняться по запросу и одновременно с вводом проводок (в последнем случае не требуется пересчет).

После расчета итогов программа формирует различные ведомости:

· сводные проводки;

· оборотно-сальдовую ведомость;

· оборотно-сальдовую ведомость по объектам аналитического учета;

· карточка счета;

· карточка счета по одному объекту аналитического учета;

· анализ счета (аналог главной книги);

· анализ счета по датам;

· анализ счета по объектам аналитического учета;

· анализ объекта аналитического учета по всем счетам;

· карточка объекта аналитического учета по всем счетам;

· журнальный ордер.

В программе существует режим формирования произвольных отчетов, позволяющий на некотором бухгалтерском языке описать форму и содержание отчета, включая в него остатки и обороты по счетам и по объектам аналитического учета. С помощью данного режима реализованы отчеты, предоставляемые в налоговые органы, кроме того данный режим используется для создания внутренних отчетов для анализа финансовой деятельности организации в произвольной форме.

Кроме того программа имеет функции сохранения резервной копии информации и режим сохранения в архиве текстовых документов. [2,стр.25]

Основное окно и главное меню программы

После запуска программы выводится основное окно и главное меню.

Главное меню программы состоит из следующих столбцов:

1. Операции: для обращения к Журналу операций, справочникам счетов, аналитики, констант, другим режимам и выхода из программы.

· Справочник счетов

· Справочник видов субконто

· Справочник субконто

· Справочник констант

· Журнал операций

· Интервал видимости операций

· Типовые операции

2. Действия: для выполнения определенных действий над строками списков операций и справочников (ввод, корректировка, удаление и т.д.).

3. Отчеты: для обращения к функции расчета итогов и к функциям формирования различных ведомостей и отчетов.

· Расчет итогов

· Сводные проводки

· Оборотно-сальдовая ведомость

· Анализ счета

· Карточка счета

· Анализ счета по субконто

· Анализ счета по датам

· Анализ субконто

· Карточка субконто

· Журнальный ордер

· Формирование отчетов

· Создание и модификация отчетов

4. Сервис: для установки параметров, выполнения служебных функций программы, сохранения и восстановления архивной копии информации, и т.д.

· Установка параметров

· Принтер

· Сохранение данных

· Восстановление данных

· Архив текстовых документов

5. Окна: для выбора окон и различных действий с ними.

6. Помощь: для обращения к различным разделам помощи.

К конкретным функциям программы можно обратиться, выбрав соответствующий пункт меню, нажав определенную клавишу или выбрав мышью соответствующую иконку на панели иконок под главным меню.

В нижней части основного окна программы при выборе из меню или выборе иконки выводится полное наименование выбираемой функции.

Установка параметров

Выбор данного пункта меню активизирует окно, в котором устанавливаются параметры работы программы:

- "Дата" устанавливает текущую дату, она используется при вводе новых проводок.

- "Коды принтера" - устанавливает последовательность кодов, посылаемых на печатающее устройство, перед каждым документом. Данные коды предназначены для установки на принтере нужной ширины символов и высоты строк для получения требуемых размеров документов. Коды символов вводятся в десятичном виде через запятую. Например, для принтера типа Epson FX-80 используется код 15;

- "Количество строк на странице" - используется для постраничного разбиения ведомостей. Если в параметре "количество строк в странице" задать 0, при формировании документов будет опущен символ "разделитель страниц". Это удобно при формировании документов только для просмотра или для печати на рулонной бумаге.

- "Номер рабочего места" - устанавливает номер рабочего места данного компьютера. Все проводки, вводимые в журнал операций будут иметь данный номер рабочего места. В последствии, он может быть использован для организации учета на нескольких рабочих местах с использованием режима переноса операций.

После изменения параметров для их сохранения следует нажать клавишу Enter или выбрать кнопку "ОК", если вы хотите отказаться от изменений - нажмите "Esc" или выберите кнопку "Cancel".

Сохранение данных

Данная функция предназначена для записи всей хранимой информации на дискеты и восстановление с дискет. Она используется для создания резервных копий на случай сбоев оборудования. Кроме того, данные функции могут быть использованы для переноса информации с одного компьютера на другой.

Перед сохранением следует указать имя диска и директории, в которую будут сохраняться данные.

Если вы сохраняете данные на дискеты, перед началом данной функции следует подготовить одну или несколько (в зависимости от объемов данных и емкости дискет) отформатированных чистых дискет.

При сохранении данных записывается вся информация по операциям, справочникам и установкам программы.

Для начала сохранения следует нажать клавишу Enter или выбрать кнопку ОК. Для отказа от сохранения следует нажать клавишу Esc или выбрать кнопку Cancel.

Главное назначение архивной копии - подстраховка от потери информации из-за поломки компьютера, перепадов напряжения в электросети, вирусов. Архивную копию рекомендуется сохранять ежедневно (если Вы работали в этот день с программой) или после ввода данных в больших объемах. Имеет смысл держать два варианта архивной копии: последний и предпоследний. Например, сегодня Вы сохраните копию на дискете 1, завтра - на дискете 2, а послезавтра - снова на дискете 1 и т.д. Это защитит Вас от потери информации из-за некачественных дискет. Дискеты рекомендуется подписывать: номер дискеты, дата создания копии.

Типовые операции

Типовые операции предназначены для упрощения ввода проводок. Эту возможность целесообразно использовать, если Вы часто проводите однотипные операции или делаете операции из нескольких проводок. Кроме того, данный режим позволяет Вам передать часть работы оператору, не владеющему бухгалтерским учетом, настроив для него систему типовых операций.

Типовая операция является "сценарием" отражения в бухгалтерском учете определенного хозяйственного акта.

Работа с типовыми операциями включает два этапа. Первый: задание (настройка) типовой операции. Второй: использование типовой операции для ввода проводок в журнал хозяйственных операций.

Каждая типовая операция состоит из одной или нескольких проводок. Суммы проводок могут автоматически рассчитываться. При использовании типовых операций можно автоматически получать первичный документ.

Программа может быть полностью настроена бухгалтером на текущее законодательство и конкретные формы учета.

Программа позволяет вводить проводки следующими способами:

-при ручном вводе проводок в журнал указывается дата, корреспонденция счетов, сумма и содержание операции. Если по указанным счетам ведется аналитический учет, то программа потребует ввести признаки аналитического учета (субконто). Если по счетам проводки ведется количественный и/или валютный учет, то программа потребует ввести количество и/или сумму в валюте

-использование типовых операций позволит автоматизировать ввод стандартных или часто используемых операций. При вводе типовой операции создаются одна или несколько проводок, причем суммы этих проводок могут вычисляться автоматически. Например – можно оприходовать материалы и сразу же списать по ним НДС, начислить зарплату и сразу же определить отчисления в пенсионный фонд и другие фонды и т. д. С помощью типовых операций можно также закрыть счета, рассчитать прибыль.

С помощью режима «Документы и расчеты» в журнал операций можно ввести данные о некотором документе (платежном поручении, накладной и т.д.) или расчете (прибыли, налогов, переоценки валюты и т. д.) и связанные с ними проводки, которые автоматически рассчитываются по заданным формулам. Можно установить автоматический перерасчет проводок, связанных с документом или расчетом. Эта возможность очень удобна для таких операций как переоценка валюты, расчет прибыли и налогов и т.д. [1,стр.37]

Программа позволяет при вводе проводок автоматически формировать и распечатывать выходные документы. Один раз введя реквизиты операции (количество, сумму, дату и т.д.), можно сразу получить и проводки в журнале операций, и выходной (первичный) документ (платежное поручение, накладную, счет, расходный или приходный ордер).

На основании введенных проводок формируется отчетность и различные вспомогательные документы:

-оборотно – сальдовую ведомость

-шахматку

-анализ счета

-обороты счета

-журнал – ордер и ведомость по счету

-сводные проводки

-анализ счета по датам

-отчет по журналу операций

-карточку счета

Документы могут содержать сведения за месяц, квартал, год или любой другой период времени.

Кроме журнала операций программа поддерживает несколько списков справочной

информации (справочников):

план счетов;

список видов объектов аналитического учета;

списки объектов аналитического учета (субконто);

констант и т.д.

В программе существует режим формирования произвольных отчетов, позволяющий на некотором бухгалтерском языке описать форму и содержание отчета, включая в него остатки и обороты по счетам и по объектам аналитического учета. С помощью данного режима реализованы отчеты, предоставляемые в налоговые органы, кроме этого данный режим используется для создания внутренних отчетов для анализа финансовой деятельности организации в произвольной форме.

При самом простом использовании «1С: Бухгалтерии» можно ограничиться только простым ведением синтетического учета. При этом можно вводить проводки и на их основе получать оборотно-сальдовые ведомости, карточки счетов, главную книгу, вести кассу, обрабатывать банковские документы, печатать платежные документы и выдавать отчеты для налоговых органов.

Полностью возможности программы «1С: Бухгалтерия» раскрываются при ведении аналитического учета. В этом случае программа позволит отслеживать расчеты с конкретными покупателями и поставщиками, учитывать наличие и движение товаров и основных средств, выполнение договоров. Расчеты по зарплате и с подотчетными лицами и т.д.

Кроме этого программа имеет функции сохранения резервной копии информации и режим сохранения в архиве текстовых документов. [2,стр.25]

Вместе с продуктом предлагается широкий перечень заполняемых форм первичных документов, но если пользователя не устраивает какой-либо документ, он может изменить его печатную форму и алгоритм заполнения. Пользуясь внутренним макроязыком, можно описать практически любой документ. Реализованные в базовом комплекте алгоритмы переоценки валюты и начисления амортизации требуют от пользователя строгого соблюдения правил отражения информации на счетах. Система формирует всю отчетность, предоставляемую в налоговые инспекции. Для этого используется генератор отчетов, в котором при помощи внутреннего макроязыка создаются собственные отчетные документы. Чтобы расширить функциональное наполнение САБУ, можно разработать собственные алгоритмы переоценки валютных пассивов и активов в зависимости от действующего законодательства, начисления амортизации по нематериальным активам, формирования учетных регистров.

4. Преимущества программы и ее пользователи.

Достоинства системы :

Окупаемость - для системы важно затрачивать минимум средств, но скупой платит дважды. Минимизация средств должна сочетаться с надежностью, производительностью системы. Рассчитывается срок окупаемости системы. Сейчас происходит внедрение технологии пластиковых карт. Срок ее окупаемости - 2-5 лет.

Срок окупаемости рассчитывается на основании количества карт и количества операций, производимых по картам.

Надежность - функционирование системы обеспечивается за счет решения задач в короткий срок. Это достигается при помощи надежных технических средств, работой программных средств и использования современных технологий для разработки ПО. Поэтому приобретаемые средства должны иметь сертификат, а программные продукты - лицензию.

Гибкость - подразумевает легкую адаптацию системы ко всем изменениям требований к ней, к вводимым новым функциям. Например, с введением нового плана счетов система должна была обеспечить безболезненный переход, что достигается через: - модульность системы; - систему гибких отчетов.[3,стр.54]

Системная интеграция - объединение разнородного оборудования и ПО для решения конкретных задач:

-вертикальная интеграция - объединение компьютеров одного производителя;

-горизонтальная интеграция - объединение частей компьютеров разных производителей.

Безопасность - меры обеспечения сохранности коммерческой информации:

-развитие структур доступа к различным подсистемам;

-регламентация работы с системой;

-использование специального оборудования, шифров.

Дружественность - система простая, удобная для освоения, изучения, использования.

Средства:

-использование меню, подсказок,

-наличие системы исправления ошибок.

Соответствие м/н стандартам - для передачи информации по СВИФТ используются стандартные структуры информации.

Пользователями данной программы могут быть любые экономические субъекты ведущие бухгалтерский учет.

Заключение

Автоматизация бухгалтерского учета на предприятии и подготовка финансовой отчетности в налоговые органы в условиях переходной экономики России является одной из наиболее важных задач. Ситуация такова, что сам по себе бухгалтерский учет на предприятии может рассматриваться как внутреннее дело предприятия, а основой для оценки финансово-хозяйственной деятельности предприятия со стороны государства служит отчетность (бухгалтерский баланс и многочисленные другие отчетные формы), которая должна ежеквартально предоставляться в налоговую инспекцию по месту регистрации предприятия. Кроме того, существуют плановые и внеплановые налоговые проверки, при проведении которых могут потребоваться все бухгалтерские документы, включая первичные. Все это обуславливает широкое применение САБУ в современной России.

В настоящее время существует широкий выбор различных систем автоматизации бухгалтерского учета. Но программа 1с-бухгалтерия является самой преемлемой в данных условиях рыночной экономике

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Журнал «Бухгалтер и компьютер» №1-3 2000 г.

2. «1С: Бухгалтерия», Настольная книга пользователя М – 2004

3. Брага В.В. «Компьютеризация бухгалтерского учета М –Финстатинформ 2003

4. Кондраков Н. П. «Бухгалтерский учет, анализ хозяйственной деятельности и аудит»; М.: 1999г.

5.Пошерстник Н.В. «Бухгалтер торгового предприятия»; М.: 2003 г.

6. Касьянова Г. Ю. «10000 и одна проводка по новому плану счетов»; М.:2003г