Организация работы с документами (документооборот) – это создание оптимальных условий для всех видов работ с документами (с момента их создания до момента их уничтожения или передачи в архив).

Дело – это совокупность документов, сформированных по какому-либо признаку и помещенных в отдельную папку.

Определяют три основные группы документов:

1.          Входящие документы – это поступающие в отдел документационного обеспечения из внешних организаций.

2.                Исходящие документы – это поступающие в ОДО из структурных подразделений или от руководителя для рассылки и использования внутри организации.

3.          Внутренние документы.

Этапы обработки входящих документов.

1.     Первичная обработка

2.     Предварительное рассмотрение

3.     Регистрация

4.     Рассмотрение документов руководством

5.     Направление на исполнение

6.     Контроль исполнения

7.     Исполнение документов

8.     Подшивка документов в дела

Обработка отправляемых документов

1.     Составление проекта документа исполнителя

2.     Согласование проекта документа

3.     Проверка правильности оформления

4.     Подписание документа руководителем

5.     Регистрация документа

6.     Отправка документа адресату

7.     Подшивка второго экземпляра (копии) в дело.

8. Использование в справочно-информационной работе (от 1-3) и определение дальнейшего срока хранения.

Работа с внутренними документами.

Они составляются, оформляются в рамках самой организации, не выходя за ее пределы.

Порядок работы такой же как с исходящими документами и дополнительно.

Регистрация и контроль исполнения документов.

Регистрация документа – это присвоение ему индекса (номера) и представление его на документе с последующей записью кратких данных о нем в журнале или в памяти ПК

1.          Централизованная форма – это все регистрационные операции осуществляются в одном месте или одним работником

2.                Децентрализованное – предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения

3.                Смешанное – это когда одна часть документа регулируется централизованно, а другая децентрализованно

Составление номенклатуры дел.

Номенклатура дел – это список заголовков дел, заводимых на предприятии с указанием сроков их хранения.

Номенклатура предназначена для группировки исполненных документов в делав, их учета.

В номенклатуру включаются все дела предприятия, журналы регистрации, справочные картотеки.

Формирование и оформление дел.

Формирование дел – это группировка исполненных документов в дела.

При формировании используются следующие признаки:

1.                Номинальный – название разновидности документов (приказы, протоколы)

2.                Предметно-вопросный признак – это содержание документов (сводки, докладные записки)

3.                Авторский – это группировка в дела документов одного автора.

4.                Корреспондентский – в заголовке дела указывается корреспондент, с которым ведется переписка.

5.                Географический – позволяет объединить в одном деле документы нескольких корреспондентов, с которыми ведется переписка.

6.                Хронологический признак – это группировка в дела документов одного пе5риода. При формировании необходимо соблюдать следующие требования:

1.     В дела помещаются документы, работа с которыми проведена.

2.     Документы являются подлинниками или заверенными копиями

3.     Документы разных сроков хранения формируются в разные дела.

4.     Документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело.

5.      В дело помещается один экземпляр документов

6.     Документ должен быть правильно оформлен

7.     В дело формируются документы одного дела.

1.                Документы внутри дела располагаются в хронологической последовательности или нумерационной.

Архив предприятия создается для долговременного хранения документов.

Задачи архива:

А) Прием, учет, хранение документов, законченных делопроизводство

Б) Информационно-справочная работа по архивным документам предприятия

В) Организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства

Оптимальный срок использования документов 3 года.

Для определения сроков хранения документов, их подготовки к архивному хранению и отбора документов для уничтожения создается экспертная комиссия. Проводится экспертиза ценности документов. Она определяет их ценность в целях отбора на государственное хранение и установления сроков хранения. Экспертиза проводится в несколько этапов:

1.     При разработки номенклатуры дел.

2.     При регистрации поступающих в учреждение документов.

3.     При направлении документов в дела.

Для успешного проведения используют критерии ценности документов:

1.                Значимость учреждения или лица, которые создали документ (органы государственной власти и управления создают документацию, отражающую деятельность государства, научные учреждения – научно-технический прогресс, производственные объединения – развитие экономики).

2.                  Значимость содержания документов.

3.                Время и место образования документа.

4.                Подлинность и копийность документа. При отборе документов предпочтение отдается подлинникам (приказы, протоколы, планы). В ряде учреждений существуют документы только в копиях (Отчеты, докладные записки, различные справки).

5.                Юридическая сила документа. Юридическую силу имеют правильно оформленный подлинник, но существуют документы, у которых юридической силой обладают вторые и третьи экземпляры и даже копии (разные договоры, акты, удостоверения об образовании, выписки из приказов, решений).

6.                Дублетность  документов – в связи с широким распространением этих документов во всех учреждениях, организациях, на предприятиях этот критерий играет большую роль. Это один из экземпляров документа, размноженного с оригинала.

7.                Поглощенность содержания – этот критерий применяется особенно широко при экспертизе текущей, плановой и отчетной документации.

8.                Физическое состояние документа. Этот критерий вспомогательный, применяется в отдельных случаях: при сильно поврежденных документах, если сильно попорчен документ, но существуют 2-3 экземпляры.

Экспертная служба представляет собой систему экспертных комиссий и экспертно-проверочных комиссий, на которые возлагается проведение работ по экспертизе ценности документа. Экспертная комиссия создается во всех учреждениях, организациях, предприятиях страны. В министерствах и центральных учреждениях организуются Центральные экспертные комиссии.  ЭПК функционирует при архивных управлениях. При Росархиве действует центральная Экспертно-проверочная комиссия. Таким образом, система экспертной службы состоит из следующих звеньев:

1.     Архивные учреждения (ЦЭПК и ЭПК).

2.     Прочие учреждения и организации (ЦЭК и ЭК).

Функции ЦЭК:

1.                Рассматривают и одобряют проекты номенклатур дел, структурных подразделений и сводной по учреждению.

2.                Рассматривают график передачи документов структурных подразделений в архив учреждения и график передачи документов в государственный архив.

3.                Ежегодно проводят отбор документов постоянного и длительного сроков хранения для передачи в архив учреждения.

4.                Рассматривают описи, составленные в учреждении.

5.                Рассматривают и одобряют акты о выделении, уничтожении документов и дел  с истекшим сроком хранения.

6.                Рассматривают акты о неисправимом повреждении документов и акты об утере дел.

7.                Рассматривают вопросы приема на ведомственное хранение документов.

8.                Исследуют ценность различных групп документов.

9.                Рассматривают перечни и описи особо ценных дел.

10.           Рассматривают предложения о замене подлинников отдельной категории документов микрофильмами и предоставляют предложения ЭПК.

11.           Осуществляют методическое руководство: деятельность ЭК, структурных подразделений.

12.           Оказывают методическую и практическую помощь подведомственным организациям, не состоящим на учете в архивных учреждениях.

Их деятельность оформляется протоколами, учрежденными руководителем учреждения.

2.Составьте текст телеграммы в учреждение в связи с выездом вашего сотрудника для прохождения курсов повышения квалификации

3.Составьте приказ о приеме на работу

Типовая межотраслевая форма № Т-1

Утверждена Постановлением Госкомстата России

От 30.10.97 № 71а

Форма по ОКУД

По ОКПО