Понятие системы документации. Особенности систем
документации торгового предприятия
Содержание
Введение....................................................................................................................................................................... 3
1. Понятие системы документации.................................................................................................... 4
2. Особенности систем документации торгового предприятия............................. 8
2.1. Организационные документы – уставы, положения, инструкции, штатные
расписания и др............................................................................................................................................................................................................. 8
2.2. Распорядительные документы – приказы, распоряжения........................................................ 12
2.3. Информационно-справочные документы........................................................................................ 15
2.4. Кадровая документация........................................................................................................................... 19
2.5. Система бухгалтерской документации............................................................................................ 24
Заключение............................................................................................................................................................. 26
Список использованной литературы............................................................................................ 27
Введение
Для обеспечения деятельности
торгового предприятия требуется оформление множества различных документов,
отражающих все аспекты функционирования организации как субъекта
гражданско-правовых, административных, налоговых, трудовых и иных
правоотношений.
В предлагаемом издании представлены
заполненные унифицированные формы документов, утвержденные различными
государственными органами, а также формы, разрабатываемые предприятием
самостоятельно. Все формы снабжены краткими комментариями и пояснениями.
Примерные образцы заполнения более двухсот документов
могут быть использованы при составлении предпринимательской документации в
каждом частном случае (при создании и ликвидации субъектов предпринимательства,
осуществлении торговых и кассовых операций, совершении различных
гражданско-правовых сделок, решении спорных вопросов, оформлении трудовых
отношений, др.)
Цель работы: расписать понятие системы документации. Выявить
особенности систем документации торгового предприятия.
Данная цель решается с помощью раскрытия следующих основных
задач:
1.
раскрыть сущность понятия системы документации;
2.
1. Понятие системы
документации
Документы в соответствии с их функциональным
назначением и местом в управленческом или производственном процессе формируются
в системы документации (здесь и
далее СД).
Система документации – это совокупность документов,
взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности,
единых требований к их оформлению[1].
Функция управления это вид деятельности, где в основе
отнесения документа к определенной функции управления лежит содержание
документа. Каждая управленческая функция должна обеспечиваться определенным
документом.
Под системой документации понимают совокупность
документов взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сфер
использования и единых требований к их оформлению.
СД могут быть функциональными и корпоративными:
К функциональным системам относятся сложные комплексы
документов, сопровождающие реализацию, прежде всего общих управленческих
функций или направления деятельности. Например: система плановой документации,
система организационно-распорядительной документации, система бухгалтерской и финансовой
документации, система статистической отчетности. К функциональным системам
относятся также многочисленные комплексы документации, отражающие специфические
функции управления. Например, медицинская документация, учебная документация,
строительная документация и т.д. В управлении насчитывается более 40 крупных
функциональных систем документации. Каждая функциональная система делится на
подсистемы в соответствии со структурой функции управления.
Под корпоративной, т.е. под отраслевой или
ведомственной системой документации понимается совокупность насыщенных
специфической информацией функциональных подсистем документации,
соответствующих составу и особенностям управляющих функций определенной отрасли
хозяйства, ведомства или предпринимательской структуры.
При объединении функциональных подсистем в
корпоративную систему документации, документы приобретают конкретное
информационное наполнение. Например: СД МИДа, СД нефтяной компании, СД
министерства образования отличаются одна от другой, прежде всего информационным
содержанием, при относительном единстве используемых видов документов и их
формы.
Таким образом, функциональная система – единство
формы, корпоративная форма единство наполнения.
Помимо управленческих систем существуют другие системы
документации. Например: ГОСТ и ТУ, единая система технологической документации,
единая система конструкционной документации и др.
Структуризация информационно-документационной системы.
В каждом конкретном учреждении,
организации, предприятии, фирме существует специфический комплекс
обеспечивающих функциональных подсистем документации и форм документов. Этот
комплекс является составной частью соответствующей корпоративной системы
документации. Комплекс документации учреждения обычно обозначается термином
информационно документационная система учреждения (ИДС учреждения). ИДС
включает в себя две неразрывные части, обязательные для практического
управления: информационную систему или фонд и документационную систему или
фонд. Соответствующая ИДС сопровождает деятельность любого структурного
подразделения учреждения, выполнение любой функции управления, задачу АИС и
деятельность конкретного сотрудника, унификация документов управленческих
систем документации. Под унификацией в общей трактовке понимается приведение
чего-либо к единой форме, системе и единообразию. Цель унификации документов
состоит в обеспечении единообразия формы и формализации содержания документов в
конкретной системе документации. Унификация документа необходима при
использовании любых традиционных и автоматизированных методов обработки
информации. В процессе унификации определяется минимально-необходимый состав
документов и наиболее рациональный состав информации, включаемой в каждый
документ в соответствии с назначением этого документа в реализации конкретной
функции управления. Унификация документов тесно связана с понятием
стандартизация документов. Стандартизация документов представляется как высшая
степень их унификации, т.е. доведения результатов унификации до уровня
обязательной правовой нормы.
Часть функциональных систем документации унифицирована
в общероссийском масштабе. Унифицированная СД – это СД созданная по единым
правилам и требованиям и содержащая информацию необходимую для управления в
определенной сфере деятельности. В настоящее время имеется восемь
регламентированных стандартами УСД: УС организационно-распорядительной
документации, УС банковской документации, УС
отчетно-статистической информации, УСД по труду и т.д.
При проектировании УС организационно-распорядительной
документации был разработан комплекс документации по личному составу и комплекс
из 13-и унифицированных форм по документированию коллегиальной
деятельности. В основе построения любой
функционально УСД лежит единый для этой системы формуляр-образец, регламентирующий максимально возможный для
системы состав реквизитов и порядок их расположения на носителе. Под
формуляром-образцом понимают
графическую модель построения документа устанавливающего область его
применения, форматы, размеры полей и состав основных реквизитов. На основе
формуляра-образца УФД. Именно этим унификация отличается от типизации
документов.
Стандарт – формуляр образец - УФД УФД УФД
Стандарт – формуляр письма (типовая форма – ничем не
связана).
Стандарт – формуляр протокола (типовая форма – ничем
не связана).
Общие требования к формуляру
образцу всех СД регламентируется в ГОСТе 6.10.50 – 87
ГОСТ 6.10.50 – 87 – УСД. Требования к построению
формуляра образца. Он определяет общей признаки формуляров-образцов на все виды
документации.
Формализация информационного содержания
унифицированных форм документов осуществляется на основе общероссийских
классификаторов, технико-экономической и социальной информации (ОКТИ). В
настоящее время действует 37 классификаторов. Которые составляют единую систему
классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации
(ЕСККТИ). Классификатор является нормативным документом, содержащим
систематизированный свод наименований объектов и привязанные им коды. Например:
общероссийский классификатор стандартов (ОКС), общероссийский классификатор
продуктов (ОКП), общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО),
общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), общероссийский
классификатор специальностей и по образованию (ОКСО) и другие классификаторы.
Состав ИДСУ закрепляется в табеле и альбоме форм документов. Табель или
систематизированный перечень и альбом содержать все документы учреждения,
разрешенные для применения. В табель включаются унифицированные и
неунифицированный формы, формы типизированные и нетипизированные.
Можно выделять различные подсистемы
документации по уровням управления, они между собой тесно связаны и их трудно
разграничить.
У нас в стране в связи с развитием
автоматизации управленческих процессов разработаны унифицированные системы
документации. Определение, назначение, состав унифицированной системы
документации устанавливаются ГОСТами. Документы различных систем должны иметь
унифицированную форму.
Унифицированная система документации (УСД) – система
документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая
информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
Унифицированные формы документов
разрабатываются и утверждаются министерствами и ведомствами. Они обязательны
для применения во всех учреждениях, организациях, предприятиях независимо от
формы собственности. Министерство здравоохранения РФ разрабатывает медицинские
документы, Государственный комитет РФ по статистике – формы первичной учетной и
отчетной документации, Росархив РФ - систему
организационно-распорядительной документации и т.д. Унифицированные системы
документации устанавливает ОКУД2
Можно дать классификацию систем
документации, соотношение которых в делопроизводстве разных учреждений
неодинаково: 1. Организационные документы. 2. Распорядительная
документация. 3. Информационно-справочные документы и справочно-аналитическая
документация. 4. Плановая документация. 5. Отчетно-статистическая.
6. Кадровая документация. 7. Бухгалтерская документация.
Перечень можно было бы дополнить другими
группами документов: договорная документация, протокольная документация
коллегиальных органов управления, налоговая, документация по социальной защите
(для соответствующих организаций).
Среди большого
разнообразия документов предприятий и организаций, входящих в перечисленные
группы, организационно-распорядительная управленческая документация (ОРД)
занимает центральное место. ОРД классифицируется на три группы: 1)
организационные документы (уставы, положения, инструкции, штатное расписание и
др.); 2) распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления,
решения, указания и др.); 3) информационно-справочная документация (письма,
акты, протоколы, справки и др.).
ОРД входит в состав других систем
(кадровая, бухгалтерская документация и др.), так называемых специальных
систем. К сожалению, на практике, во многих случаях, различные группы
документов работают по своим правилам, не объединенные едиными принципами.
Необходимо охарактеризовать отдельные группы документов, включенных в предложенную
классификацию, а также рассмотреть правила оформления различных видов
документов.
При подготовке документов
рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии 6.0. и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером № 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, Times DL размером № 12, 13, 14 через 1-2 интервала.
2. Особенности
систем документации торгового предприятия
2.1. Организационные документы – уставы, положения,
инструкции, штатные расписания и др.
Организационные
документы реализуют нормы административного и гражданского права, являются
правовой основой деятельности учреждения и строго обязательны для исполнения.
Эти документы проходят обязательно процедуру утверждения непосредственно
руководителем с проставлением грифа утверждения или распорядительным документом
(постановлением, решением, приказом или распоряжением) или заседанием
коллегиального органа и действуют до утверждения новых. В случае реорганизации
деятельности учреждения разрабатываются новые организационные документы.
Устав – правовой акт,
определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи,
порядок работы.
Общие положения о порядке
составления и оформления устава содержаться в части первой ГК РФ. Так, Статья
52 ГК РФ определяет, что юридическое лицо действует на основании устава, либо
учредительного договора и устава, либо только учредительного договора.
Юридическое лицо, являющиеся коммерческой организацией, может действовать на
основании общего положения об организациях определенного вида.
Содержание устава в соответствии с
законодательством РФ должно включать: наименование учреждения, организации,
предприятия, его вид; местонахождение (почтовый адрес); предмет и цель
деятельности; порядок образования имущества (или уставного капитала, выпуска и
распределения акций и т.д.); порядок распределения прибыли; порядок образования
учреждения (организации, предприятия), порядок управления и прекращения
деятельности; органы управления (внутренняя организационная структура).
Текст устава может содержать
следующие разделы:
1. Общие положения. Указываются
полное и сокращенное официальные названия организации; ее статус; почтовый
адрес; основания, на которых создана организация; чем она руководствуется в
своей деятельности; наличие филиалов, дочерних фирм, представительств; предмет
и цели деятельности; наличие зарегистрированного товарного знака, фирменного
бланка, печати.
2. Акционерный
капитал (уставной капитал). Определяются размеры вкладов каждого учредителя
(участника), оговариваются условия увеличения (уменьшения) уставного фонда,
регламентируются права участников на отдельные объекты, входящие в состав
имущества организации.
3. Порядок деятельности.
Устанавливает цели, виды деятельности, механизм отношений с другими
организациями в вопросах финансово-хозяйственной деятельности, а также
определяет права, которыми наделяются участники в процессе
финансово-хозяйственной деятельности
4. Управление.
Регламентирует состав органов управления и их полномочий. Например, в
акционерном обществе с большим числом акционеров могут быть: общее собрание
акционеров – высший орган управления обществом (в разделе устанавливаются
порядок созыва, проведения общих собраний, правомочность принятых решений);
совет директоров – высший орган управления обществом между собраниями
акционеров, избираемый общим собранием (в разделе устанавливается количество
директоров, срок, на который они избираются, компетенция); исполнительные
органы – генеральный директор, исполнительный директор, правление (какие именно
исполнительные органы действуют, их компетенция, права и порядок деятельности);
ревизионная комиссия – орган, осуществляющий проверки финансово-хозяйственной
деятельности (устанавливает порядок формирование комиссии, сроки и частота
проведения проверок, порядок представления отчетности).
5. Учет и отчетность, распределение
прибыли. Устанавливает порядок ведения бухгалтерской и статистической
отчетности, порядок представления сведений о деятельности общества в налоговые
и иные органы.
6. Прочие накопления. Устанавливаются
дополнительные фонды общества, кроме уставного (страховой, резервный), если они
имеются.
7. Прекращение деятельности.
Устанавливает порядок ликвидации общества, его реорганизации, а также порядок
рассмотрения споров общества с физическими и юридическими лицами.
Кроме перечисленных в устав могут
быть включены и другие разделы, отражающие специфику общества.
УСТАВ оформляется на общем бланке
на стандартных листах с указанием реквизитов:
Наименование организации - автора
документа (с указанием министерства, ведомства вышестоящей организации);
наименование вида документа - УСТАВ; дата; регистрационный номер, место издания
(город); гриф утверждения – вверху слева (если предприятие частное, указывают,
кем зарегистрировано) заверяется печатью организации, печатью органа госрегистрации заверяется отметка о регистрации; текст (из
разделов, имеющих заголовки и нумеруемые арабскими цифрами); подпись.
Нормативными правовыми актами
установлены типовые и примерные формы уставов организаций и предприятий различных
организационно-правовых форм.
Положения - правовые акты,
определяющие порядок образования, правовое положение, права, обязанности,
организацию работы учреждения, структурного подразделения (служб).
Положения могут быть типовыми и
индивидуальными. Типовые разрабатываются для однотипных организаций и
используются при разработке индивидуальных. Различаются положения об
организациях, о структурных подразделениях, положения о коллегиальных и
совещательных органах, положения о временных органах (совещаниях, комиссиях,
советах).
Структура текста положения и
его формуляр унифицированы в УСОРД. Положения оформляют на общем бланке
организации с указанием реквизитов: наименование организации, структурного
подразделения, вид документа, составляющее одно целое с заголовком к тексту
(отвечает на вопрос «О чем?»), а также дата и гриф утверждения, регистрационный
номер, место издания, текст (может иметь главы, пункты и подпункты; главы
нумеруются римскими цифрами, пункты и подпункты – арабскими), подпись, гриф
согласования или визы согласования.
Текст положения включает следующие
разделы:
1. Общие положения. Даются
официальные полное и сокращенное наименование организации, цели и основания ее
создания с указанием наименования, даты и номера соответствующего правового акта;
указывается чем руководствуется организация в своей деятельности, кем
возглавляется и кому подчиняется, какие печати имеет;
2. Цели и задачи. Устанавливает
проблемы или комплекс проблем, которые призвана
решать организация в своей деятельности и которые определяют характер и
направление ее деятельности;
3. Функции. Перечисляются действия
и виды работ, которые должна выполнять организация для решения поставленных
перед ней задач;
4. Права и обязанности. Содержит
перечисление прав, которыми наделяется организация в лице ее руководителя.
Право – это юридически узаконенная возможность закреплять и требовать
выполнения каких-либо действий. В права включаются право на издание нормативных
и распорядительных документов, ведение переписки, право давать обязательные
указания подчиненным подразделениям и др.
5. Руководство. Устанавливается,
кем осуществляется руководство организацией, на каких принципах, кем
назначается и освобождается от должности руководитель, сфера его компетенции.
6. Взаимоотношения с другими подразделениями.
Регламентируются информационные потоки и
документационные потоки подразделения, а также указываются с какими
подразделениями и организациями осуществляет взаимодействие.
Положения
подписывают должностные лица, являющиеся непосредственными разработчиками
(например, начальник структурного подразделения, заместитель руководителя),
визирует юридическая служба (юрист), утверждает руководитель. Положение
вступает в силу с момента утверждения.
Не существует нормативно
установленных требований к содержанию положения об организациях.
Инструкция – правовой акт, содержащий правила, регулирующий организационные,
научно-технические, технологические, финансовые и иные стороны деятельности
учреждений, организаций, предприятий (их структурных подразделений),
должностных лиц.
Инструкции издаются в целях
разъяснения применения законодательных актов, распорядительных документов по
запоминанию и ведению документов (например, бухгалтерских, отчетных и др.)
Инструкция оформляется на общем
бланке организации и должна содержать реквизиты: наименование организации;
наименование вида документа; дата; место издания; заголовок к тексту; текст;
подпись; гриф утверждения; гриф согласования или виза согласования. Текст
инструкции разбивается на разделы, которые нумеруются арабскими цифрами, а
количество разделов определяется разработчиками. Подписывается инструкция
руководителем того подразделения, которое ее разработало, а утверждается
руководителем организации или специальным распорядительным документом.
Инструкции бывают, например, должностные; по безопасности труда и др.
Должностные инструкции определяют функции, права и обязанности сотрудников
организации и разрабатываются на все должности, предусмотренные штатным
расписанием.
Текст должностной инструкции
состоит из следующих разделов: 1. Общие положения. 2. Должностные
обязанности. 3. Права. 4. Ответственность. 5. Взаимоотношения.
Штатное расписание –
документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия, указывающий
фонд заработной платы.
Форма штатного расписания
утверждена постановлением Госкоастата от 6 апреля
2001 г. №26 (форма Т-3 в Альбоме форм первичной учетной документации).
Форма
штатного расписания унифицирована УСОРД и оформляется на общем бланке
организации с указанием реквизитов: наименование организации; наименование вида
документа; дата; место издания; гриф утверждения; текст; визы согласования;
подпись; печать. Текст оформляется в виде таблицы, указывается перечень
должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавок
и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание визирует главный
бухгалтер, юрист, подписывает начальник отдела кадров или заместитель
руководителя, утверждает руководитель организации, подпись которого заверяется
печатью.
Изменения в штатное расписание
вносится приказом руководителя организации.
Структура и штатная
численность – документ, который закрепляет наименования всех структурных
подразделений, должностей и количество штатных единиц каждой должности
организации (учреждения).
Оформляется на общем бланке
предприятия с указанием реквизитов; наименование организации, наименование вида
документа, дата, место издания, гриф утверждения, визы согласования, подпись,
печать. Текст оформляется в виде таблицы (1. наименование стр. подразделений и
должностей; 2. штатная численность и группы по оплате труда).
Документ подписывает начальник
отдела кадров или заместитель руководителя, утверждает руководитель
организации. Согласовывают его с главным бухгалтером и юристом. Подпись
руководителя в грифе утверждения заверяется печатью.
2.2. Распорядительные документы – приказы,
распоряжения
Приказ – распорядительный документ,
издаваемый руководителем организации, предприятия, учреждения, действующим на
основе принципа единоначалия. Приказ издается для решения основных задач,
стоящих перед данной организацией. Оформляется приказ на бланке, где указаны
наименование организации, наименование вида документа — ПРИКАЗ, место издания,
регистрационный номер, дата. заголовок к тексту, подпись.
Приказами и распоряжениями
оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным,
организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы организации.
Проекты приказов (распоряжений)
готовят соответствующие подразделения на основе поручений руководителя, его
заместителя либо в инициативном порядке.
Проекты приказов по личному составу
готовит кадровая служба на основании соответствующих представлений.
Приказы подписываются руководителем
или по его поручению зам. руководителя. Подготовка проектов и их согласование с
заинтересованными сторонами возлагаются на руководителей подразделений.
Обеспечить
правильное оформление проектов приказов – обязанность службы документационного
обеспечения управления (ДОУ); приказов по кадрам – кадровой службы.
Проекты приказов и приложений к ним
визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект,
руководителем подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и
поручения, а также руководителем службы ДОУ и юридической службы.
Возражения по проекту приказа, возникающие при
согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту. Если в
процессе согласования в проект вносятся изменения принципиального характера, то
проект снова перепечатывается и согласовывается.
Проекты приказов печатаются на
стандартных бланках установленной формы и при необходимости дополняются
справкой, содержащей краткое изложение сути, обоснование его необходимости.
Датой приказа является дата его подписания.
Приказы нумеруются по
порядку в пределах календарного года.
Приказы по основной деятельности и
по личному составу нумеруются отдельно. При этом к регистрационным номерам
приказов по личному составу добавляется буква «К» это позволяет избежать
путаницы.
Копии приказов или их размноженные
экземпляры заверяют печатью службы ДОУ (документы по личному составу – печатью
службы кадров) и направляют адресатам в соответствии с указателем рассылки,
который составляется и подписывается исполнителем. Если печати службы кадров
нет, то приказы допускается заверять печатью службы ДОУ либо другой простой
печатью организации. Копия обязательно направляется также исполнителю и в
службу ДОУ.
Приказ печатается на бланке
установленной формы шрифтом № 13.
Приказ (распоряжение) имеет следующие реквизиты:
наименование организации; наименование вида документа – приказ, распоряжение;
дату и номер.
Дата оформляется
цифровым или словесно-цифровым способом; номер состоит из знака «№» и
порядкового номера приказа, например: 15 июня 2003 г. № 25 или 15.06.2003 № 25.
Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста
приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок состоящий из двух или
более строк, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал.
Заголовок к документам, оформленным
на бланках с продольным расположением реквизитов, выравниваются по центру.
Распоряжения, как правило, заголовков не имеют.
Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами,
печатается шрифтом размером № 13 через 1,5 интервала от левой границы
текстового поля и выравнивается по левой и правой границы текстового поля.
Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы
текстового поля.
Текст приказа может состоять из 2
частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной. В констатирующей части кратко излагаются цели, задачи, факты
события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться
словами: «В целях», «В
соответствии», «Во исполнение» и т.д. Если приказ издается на основании
другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого
документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.
Преамбула в проектах приказов
завершается словом «приказываю».
В распорядительной части перечисляются предписываемые
действия, указываются исполнители и сроки исполнения. Распорядительная часть
может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В
качестве исполнителей указывается структурные подразделения или конкретные
должностные лица. Последний пункт может содержать сведения о подразделении или
должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.
Если приказ изменяет, отменяет или
дополняет ранее изданный документ или какие-то положения, то один из пунктов
распорядительной части должен содержать
ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты,
номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу…»
В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения…».
Подразделения (должностные лица),
до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом.
Визы включают в себя должности визирующих, личные подписи,
расшифровку подписи (инициалы, фамилия). Приказы подписывает руководитель
организации, при его отсутствии – заместитель.
Приложения к приказу подписывает
руководитель структурного подразделения, подготовившего проект. Подпись
ставится на оборотной стороне приложения.
Совместные приказы организаций печатаются на
стандартных листах бумаги формата А4 (210х297 мм). При оформлении совместного
приказа:
Наименование организаций
располагаются на одном уровне;
Наименование вида документа
«Приказ» располагается по центру;
Дата совместного приказа – единая,
соответствующая поздней подписи, располагается по центру;
Регистрационный номер состоит из
регистрационных номеров документа каждой организации, проставляемую через косую
черту в порядке указания авторов в документе.
Подписи руководителей располагаются
на одном уровне ниже текста.
2.3. Информационно-справочные документы
Эти документы выполняют служебную
роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам.
Документы этой группы не содержат поручений, не обязывают действовать строго
предписанным образом. Они сообщают сведения, побуждающие принимать определенные
решения. Особенность: это документы идущие снизу вверх по системе управления: от работника к
руководителю
Справки
– документы, содержащие информацию по какому-либо определенному вопросу, о
фактическом состоянии дел, описание и подтверждение тех или иных факторов и
событий.
Справку бывают
двух разновидностей: 1) справки, удостоверяющие юридический факт, которые
выдаются гражданам и учреждениям, 2) справки информационного характера,
составляемые по запросу или указанию вышестоящих должностных лиц и организаций.
Справки гражданам с подтверждением
места учебы и работы, проживания составляются на общем бланке, начинаются с
указания в именительном падеже фамилии, имени, отчества лица, о котором даются
сведения, место представления справки указывается в реквизите «адресат».
Справки
информационного характера можно подразделить на две группы: составляемые внутри
учреждения и направляемые за пределы учреждения. Внутренние справки оформляют
листах формата А4, которые содержат основные реквизиты бланка с указанием
наименования структурного подразделения. Справка, направляемая в другие
организации, оформляется на общем бланке и имеет заголовок, т.к. регистрируются
по заголовкам. Текст справки может делиться на разделы, содержать таблицы,
иметь приложения.
Справки бывают служебного
(представляются по запросу вышестоящих организаций) и личного характера
(выдаются сотрудникам для подтверждения факта их работы, зарплаты, стажа и
т.д.).
Докладная записка –
документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий
его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной
работе.
Докладные записки могут быть
внутренними, т.е. направляемыми руководителю структурного подразделения или
учреждения, и внешними - адресуемыми в вышестоящие инстанции, а также быть
инициативными и составленными по указанию руководства. Внутренние докладные
записки содержат следующие реквизиты: наименование структурного подразделения,
вид документа (докладная записка), дата, адресат, заголовок, текст, подпись составителя
(с указанием должности, фамилии и инициалов). Оформляется на обычном листе
бумаги.
Внешняя докладная записка
оформляется на общем бланке и подписывается руководителем учреждения.
Объяснительная
записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного
документа (плана, отчета, проекта) или объясняющий причины какого-либо события,
факта, поступка. (Например, нарушение трудовой дисциплины, невыполнение
поручений).
Отличие
от докладных – не сдержат выводов и предложений. Объяснительная записка обычно
пишется от руки, адресуется руководителю, который ее потребовал, должна иметь
дату (дата ее подписания составителем). Текст должен содержать аргументы,
смягчающие проступок служащего иди подтверждающие факты. Краткость, четкость.
По содержанию объяснительные
записки делятся на две группы:
1) записки, являющиеся приложением
к основному документу;
2) объяснительные записки
составляемые отдельными работниками оформляются на листе формата А4 и
подписываются исполнителем.
Акт – документ, составленный
несколькими лицами, для подтверждения установленного факта, действия или
события.
Разновидности акта в зависимости от
их назначения: акт ликвидации (учреждения, организации, предприятия), акт
проверки, акт приема-передачи (материальных ценностей и т.п.), акт
инвентаризации, акт проведения испытаний, акт приема законченных объектов, акт
уничтожения (например, дел) и многие другие.
Акт, как
правило, составляется комиссией (временной или постоянной) и оформляется на
общем бланке. Текст акта состоит из двух частей. Вводная часть для всех актов
одинакова. В ней указываются: основание для составление акта
(распорядительный документ, нормативный документ), перечисляются лица, его
составившие, и при необходимости лица, присутствовавшие при его составлении.
Слово «Основание» начинает текст акта и печатается от левого поля. Далее
указывается состав комиссии: фамилия и инициалы председателя, потом фамилии и
инициалы членов комиссии в алфавитном порядке с перечислением должностей и
названиями учреждений (если члены комиссии из других учреждений). После слова
«Присутствовали», напечатанного с новой строки сразу от левого поля,
перечисляются также в алфавитном порядке должности, инициалы и фамилии
присутствующих.
В констатирующей части, которая
начинается с абзаца, анализируются результаты проведенной работы, выводы,
заключения, предложения.
Акт подписывает председатель и все
члены комиссии, должности перед подписями не указываются. Перед текстом акт
имеет заголовок («Акт списания материальных ценностей»). Некоторые разновидности
актов утверждаются руководителем, например, акт о выделении к уничтожению
документов. Сведения о количестве экземпляров акта и их адресаты, по
которым они отправлены помещают в конце текста перед отметкой о наличии приложения
к акту, если они прилагаются к нему. С актами ревизий знакомят всех
заинтересованных лиц, проставляется отметка: ознакомлены (подпись, дата).
Доверенность – документ о предоставлении права доверенному лицу на
совершение каких-либо действий от лица доверителя. Определение доверенности
содержится в ГК РФ ст. 185 п.1: доверенностью признается письменное
уполномочие, выдаваемое одним лицом другому для представительства перед третьим
лицом. Можно выделить несколько видов доверенностей: генеральная или полная,
специальная, разовая и др.
Официальные доверенности –
это доверенности, выданные представителям предприятия на получение денег,
товарно-материальных ценностей, совершение сделок или других действий от имени
предприятия. В тексте указывается должность и паспортные данные доверенного
лица/наименование организации, в которой производится деятельность по
доверенности, вид действий, образец подписи лица, получившего доверенность,
срок действия доверенности. Доверенность подписывается руководителем или
главным бухгалтером, если она связана с денежными или материальными ценностями,
проставляется печать организации. Официальная доверенность выдается
бухгалтерией в одном экземпляре под расписку лицу, которому поручается
получение ценностей.
Согласно п. 4 ст. 185 ГК РФ
организация вправе удостоверять доверенности на получение з/платы и иных
платежей, связанных с трудовыми отношениями. Эти доверенности не подлежат
нотариальному удостоверению.
Личные доверенности выдаются
от лица доверителя (гражданина) на получение заработной платы, стипендии,
пенсии, пособий и т.д. Для оформления этого вида доверенности используются
реквизиты: наименование вида документа, дата, текст, подписи (лица, получившего
доверенность, доверителя и должностного лица, заверившего доверенность), печать
того предприятия, в котором доверитель учится, работает.
Если в доверенности срок действия
не указан, то доверенность сохраняет силу в течение года со дня ее выдачи.
Доверенность не будет считаться действительной, если в ней не указана дата
выдачи. Законодательством установлен максимальный срок действия доверенности –
три года. Доверенность, в которой указано, что выдана на неопределенный срок
или на время работы сотрудника, не имеет юридической силы.
Лицо, выдавшее доверенность, может
в любое время отменить ее, в обязательном порядке известив об этом: лицо,
которому она выдана; известных третьих лиц, перед которыми выдана доверенность.
(ст. 188 ГК РФ). Составляется справка об
аннулировании доверенности и полномочий поверенного лица. Учет доверенностей на
выдачу материальных ценностей ведет бухгалтерия. Ведется в форме журнальной
регистрации.
Служебные письма организации
составляются по самым различным вопросам деятельности. Текст служебного письма
должен быть простым, т.е. освещать, по возможности, один вопрос, чтобы их легче
было систематизировать и осуществлять контроль за исполнением.
Письма могут состоять из одной
основной части, без пояснений. Например: «Просим выделить 175 тысяч рублей для
закупки оборудования», или иметь еще и вводную часть, где излагаются мотивы
создания документа, ссылки на решения вышестоящих органов.
Служебные письма оформляются на
специальном бланке для письма организации, имеют реквизиты — адресат, заголовок
к тексту, текст, отметку о наличии предложений. Подписываются должностным лицом
о рамках его компетенции, Обязательно наносится реквизит отметка об
исполнителе. Наименование вида документа не указывается.
Письма, отправляемые из учреждения,
делятся на две группы -инициативные и ответные. Инициативные письма — это
письма, требующие ответа. Например, такие письма могут выражать просьбу
(предложение, запрос) к адресату в решении каких-либо вопросов. Письма-ответы
по своему содержанию носят зависимый характер от инициативных писем. Например,
излагается, все ли просьбы могут быть удовлетворены, в какой мере. в какие
сроки. Если письмо содержит отказ, он должен быть хорошо аргументирован. Если
письмо является ответом, составитель указывает реквизит, ссылку на
регистрационный номер и дату документа, на который он отвечает.. Разновидности
писем: сопроводительное, информационное, рекламное, письма-приглашения,
письмо-извещение, письмо-подтверждение, письмо - напоминание, гарантийное и др.
Исходящие письма
(отправляемые) визируются (например, письма по финансовым вопросам — главным
бухгалтером). Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа копии
письма, остающейся в организации. На входящих (получаемых) письмах
проставляется отметка о поступлении и резолюции руководителей.
Телеграмма (телетайпограмма,
телекс) —вид документа, определяемый способом передачи информации по каналам
телеграфной связи. В телеграмме, направляемой в несколько адресов, каждый адрес
указывается индивидуально. Текст и адресат печатаются прописными буквами. Между
словами в телеграмме делается пропуск в два удара. Текст печатается начиная с
абзаца через два интервала, далее красные строки и абзацы не допускаются. Адрес
и текст печатаются без переноса слов. Излагается текст предельно сжато.
Оформляется телеграмма либо на специальных бланках, либо на обычных листах с
указанием категории перед адресом.
Пишется телеграмма без
предлогов, союзов, знаков препинания.
Если знаки препинания все же
необходимы они пишутся сокращенно строчными буквами: точка — тчк; запятая — запт; двоеточие — двтч; кавычки — квч; скобки — скб.
Даты обозначаются
арабскими цифрами: число, месяц, год. Между цифрами в дате разделительные знаки
не ставятся. Например, 05 11 2004. Заканчивается телеграмма указанием ее
индекса. После текста указываются должность и фамилия лица, подписавшего
телеграмму.
Под чертой указываются служебные
сведения, не подлежащие передаче: адрес отправителя, указание должности,
подпись и расшифровка подписи отправителя, дата подписания, которая
проставляется подписывающим телеграмму.
Текст служебной телеграммы
заверяется печатью. Составляется телеграмма в двух экземплярах. Первый,
подписанный, отправляется, а второй подшивается в дело.
Телефонограмма. Телефонограммой
передаются несложные тексты в 20-30 слов, чаще всего приглашения, напоминания и
т.п., указания от имени должностного лица.
Телефонограмма составляется в одном
экземпляре и содержит реквизиты: название документа (телефонограмма), индекс,
дата, адресат, текст, наименование должности (с указанием учреждения) и фамилии
лица, подписавшего документ, время приема-передачи телефонограммы, фамилии
передающего и принимающего, номера их телефонов.
Факс
воспроизводит все особенности документа - подлинника, поэтому удобен. По факсу
можно передать как тексты, так и таблицы, рисунки - чертежи, фотографии и любую
графическую информацию. Обычно по факсу передают оперативную информацию, так
как документ, полученный по факсу, не обладает такой же юридической силой, как
подлинник документа или его заверенная копия. Оформление факса и письма
осуществляется аналогично.
2.4. Кадровая документация
Трудовые правоотношения предприятия
с работником регламентируются ТК РФ. На основании статей Кодекса на предприятии
должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода
сотрудников. Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой
деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам,
персоналу).
К таким
документам относятся: трудовые контракты (договоры), заключенные предприятием с
работников; приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе
сотрудника); трудовые книжки; личные карточки формы Т-2; личные дела; лицевые
счета по заработной плате.
Работа с кадровыми документами
имеет свои особенности. Введены унифицированные формы документов: приказ
(распоряжение) о приеме на работу (ф.Т-1); личная карточка (ф.Т-2); учетная
карточка научного работника (ф.Т-4); приказ (распоряжение) о переводе (ф.Т-5);
приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (ф.Т-6); приказ (распоряжение) о
прекращении трудового договора (ф.Т-8).
Типовые формы распространяются на
предприятия всех форм собственности на территории РФ.
Документы по личному составу
являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и
аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении
длительного срока.
При работе с документами по личному
составу необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах,
событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан
Федеральный Закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20
февраля 1995 г. №24-ФЗ относит к категории конфиденциальной информации.
Прием на постоянную работу
сопровождается составлением документов (резюме, заявление, анкета, тр. договор, приказ о приеме на работу и др.
Заявление чаще всего пишется от
руки, но организация может иметь и трафаретную форму. В заявлении указывается
должность структурное подразделение, куда работник устраивается и условия
приема. Оклад и дата приема на работу указываются в визах или в резолюции
руководителя. Заявление подписывается, указывается дата. Сегодня надобность в
заявлении отпала.
Резюме и анкета составляются по
требованию отдела кадров (департамента по персоналу). Анкета является
обязательным документом при трудоустройстве на государственные предприятия.
Одним из основных документов,
регулирующих правоотношения предприятия с работником, является трудовой
контракт (договор). После подписания контракта издается приказ о приеме
сотрудника.
На основании приказа о приеме
оформляется личная карточка формы Т-2 или заводится личное дело, делается
запись в трудовой книжке.
Копии приказа о приеме поступают в
личное дело и в бухгалтерию, где поступившему работнику присваивается табельный
номер и на него заводится лицевой счет по зарплате.
Увольнение
работника производится с оформлением документов (заявление об увольнении,
приказ об увольнении, запись в трудовой книжке, в личной карточке, в личном
счете по з/плате).
Заявление об увольнении работник
пишет за две недели до предполагаемого срока увольнения с работы и
предоставляет его на согласование руководителю (ст. 80 ТК). Руководитель фирмы
издает приказ по личному составу об увольнении, в соответствии с которым
делается запись в трудовой книжке и в личной карточке ф.Т-2. Копии приказов
поступают в личное дело работника и в бухгалтерию, где на основании приказа
производится полный расчет с работником.
При переводе работника на
другую должность в рамках предприятия порядок оформления документов (заявление
о переводе, приказ о переводе, запись в тр. кн., Т-2,
в личном счете з/платы).
Руководитель фирмы издает приказ по
личному составу о переводе сотрудника на другую должность, на основании
которого делается соответствующая запись с указанием новой должности в трудовой
книжке и в личной карточке ф.Т-2. Копии приказа направляются в личное дело и в
бухгалтерию, и в случае изменения оклада производится соответствующее изменение
в лицевом счете по заработной плате.
Основные виды документов по личному
составу Резюме. В настоящее время распространенным документом при приеме на
работу является резюме. Его особенностью является изложение сведений об
образовании и трудовой деятельности в обратном хронологическом порядке.
Реквизиты РЕЗЮМЕ: наименование вида документа, дата, текст, подпись, а также
указываются данные об авторе (фамилия, имя, отчество, профессия, специальность,
квалификация, домашний адрес, телефон). Текст может состоять из разделов: цель
резюме – место, на которое претендует составитель; образование; трудовая
деятельность; специальные знания; семейное положение.
Трудовые контракты.
Документом, который фиксирует согласие сторон об установлении трудовых
правоотношений и регулирует их, является трудовой контракт (договор). В
соответствии со ст. 57 ТК должен заключаться в письменной форме.
При заключении контракта
рекомендуется указывать следующие основные условия: место работы (наименование
предприятия, куда принимается работник, его адрес); конкретную работу в
соответствии с квалификацией по определенной профессии или должности, которую
должен выполнять работник; дату начала работы и ее окончания, если заключается
срочный трудовой контракт; оплату труда; обязанности предприятия по обеспечению
охраны труда.
Контрактная форма найма,
организации и оплаты труда распространяется на следующие категории работников:
на постоянных работников; на временных работников; работающих на основном месте
работы; работающих по совместительству.
В трудовом
контракте определяются обязанности работника в соответствии с той профессией
или должностью, на которую он принят, или делается ссылка на соответствующую
должностную инструкцию, разработанную и утвержденную руководством предприятия.
Согласно ТК (ст.58) трудовом
контракт может заключаться на неопределенный срок, на определенный срок, на
время выполнения определенной работы.
Контракт составляется в двух
экземплярах, подписывается руководителем и работником, заверяется печатью. Один
экземпляр контракта хранится на предприятии, второй у работника.
Приказ по личному составу. Прием,
увольнение и перевод сотрудников предприятия оформляются приказами по личному
составу. Приказы по личному составу группируются в отдельное дело и имеют
самостоятельную нумерацию с добавлением индекса «л/с» или «к». Приказы по
личному составу относятся не только к распорядительной документации, но
одновременно являются первичными учетными документами. Поэтому приказ по
личному составу оформляется на общем бланке и одновременно информация
фиксируется в унифицированной форме первичной учетной документации. Реквизиты
приказа: наименование организации, вид документа, дата, номер, место
составления, заголовок, визы, подпись. Начинаются приказы по личному составу с
глагола: принять, перевести, уволить, командировать, зачислить, назначить,
который печатается прописными буквами. Затем с новой строки указывается
фамилия, имя, отчество (полностью), название должности, наименование
структурного подразделения, с какого числа и с каким окладом принять работника
(например, приказ о назначении).
Приказ о приеме на работу
оформляется также на бланке типовой межотраслевой формы №Т-1, Бланк размером А5
имеет лицевую и оборотную стороны. Приказ составляется в одном экземпляре,
визируется и подписывается руководителем предприятия.
Приказ о прекращении трудового
договора составляется на бланке формы №Т-8.
В графе «основание» указываются
документы, послужившие причиной увольнения (заявление, докладная или
объяснительная записка) или статья ТК РФ, соответствующая причине увольнения.
Все приказы визируются
юристом и другим должностным лицом, в обязанности которого входит работа с
персоналом предприятия.
Все приказы по личному составу
объявляются работнику под расписку. Отметка об ознакомлении с приказом
проставляется самим работником и содержит подпись работника и дату
ознакомления.
Приказы по личному составу хранятся
75 лет.
Трудовая
книжка. На всех предприятиях, организациях независимо от форм собственности на
работников ведутся трудовые книжки. Трудовая книжка относится к числу основных
документов, подтверждающих общий, непрерывный и специальный стаж работы (ст.66
ТК РФ).
На титульном
листе трудовой книжки указываются фамилия, имя, отчество работника полностью
без сокращений, а также указывается дата рождения, которая содержит число,
месяц и год.
Сведения об образовании и
специальности или профессии указываются на основании соответствующих документов
(аттестатов, дипломов, сертификатов, справок, если образование незаконченное
высшее).
На титульном листе обязательно
ставится подпись лица, выдавшего трудовую книжку, и печать предприятия, где она
была заведена.
Все записи на последующих
страницах трудовой книжки производятся в точном соответствии с приказом о
приеме, переводе или увольнении. С каждой записью в трудовой книжке необходимо
ознакомить ее владельца.
При увольнении трудовая книжка
выдается работнику в день увольнения. Невостребованные трудовые книжки хранятся
до востребования в сейфах не менее 50 лет.
Личная карточка. Основным
документом по учету персонала предприятия является личная карточка формы №Т-2,
которая заполняется на всех работников предприятия, принятых на постоянную или
временную работу.
Все записи в карточке делаются на
основании документов, предоставленных работником. На основании паспорта и
записей в трудовой книжке заполняется раздел 1 «Общие сведения». Для заполнения
раздела 2 «Сведения о воинском учете» данные берутся из военного билета
работника.
Главным разделом карточки является
раздел 3 «Прием на работу, назначения, перемещения». Записи в этом разделе
должны содержать ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или
увольнении работника.
Личная карточка заводится на
работника в одном экземпляре, хранится в сейфе в отдельной картотеке,
составленной по алфавиту фамилий работников.
Карточки уволенных сотрудников
формируются в самостоятельное дело также по алфавиту (по трем первым буквам
фамилий). Перед сдачей дела в архив все карточки должны быть пронумерованы, на
них составляется внутренняя опись. Срок хранения личных карточек — 75 лет.
Личные дела. Совокупность
документов, содержащих сведения о работнике, представляет собой личное дело
(досье). Чаще всего оно заводится на руководителей и ведущих специалистов.
В состав личного дела должны
входить следующие документы:
1. Внутренняя опись документов,
имеющихся в личном деле. Она содержит сведения о порядковых номерах документов
дела, их индексах, заголовках, датах. Подписывается ее составителем с указанием
должности, расшифровки подписи и даты составления.
2. Анкета или личный листок по
учету кадров. Личный листок по учету кадров содержит биографические сведения о
работнике, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности,
семейное положение и др. Он заполняется от руки работником при поступлении на
работу. Анкета отличается от личного листка тем, что подписывается не только
самим лицом, поступающим на работу, но и сотрудником, ответственным за персонал
предприятия.
3. Автобиография или резюме. На
коммерческих предприятиях поступающие на работу, как правило, предоставляют
резюме.
4. Копии документов об образовании.
Можно снимать только с подлинников данных документов.
5. Копии
документов об утверждении в должности. Помещаются в личные дела руководителей
фирмы. (Копия протокола заседания Совета директоров или учредителей фирмы).
6. Характеристики или
рекомендательные письма. Подшиваются в личное дело работника в том случае, если
они предоставлялись при приеме на работу или при утверждении в должности.
7. Трудовой контракт (договор). Он
может входить в состав документов личного дела или храниться отдельно.
8. Дополнение к личному
листу по учету кадров. Это документ, предназначенный для фиксирования изменений
в трудовой и личной жизни сотрудника, произошедших после заполнения им личного
листа по учету кадров (или анкеты).
9. Справки и другие документы,
относящиеся к данному работнику (списки изобретений, научных трудов и пр.).
Личное дело заводят после издания
приказа о приеме работника. Они хранятся инспектором по персоналу или
секретарем-референтом в сейфе и выдаются во временное пользование лишь
определенным должностным лицам. Изменения в личные дела вносятся только лицами,
ответственными за их ведение.
Личные дела уволенных работников
должны передаваться на архивное хранение и храниться 75 лет.
Таким образом, составление и
оформление кадровой документации - одна из наиболее важных сторон деятельности
кадровой службы любой организации, а вопросы документирования трудовых
отношений должны систематически контролироваться руководителем организации с
учетом требований законодательства по архивному делу и нормативных документов
по оформлению кадровой документации.
2.5. Система бухгалтерской документации
Первичные учетные документы. Все
хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными
документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании
которых ведется бухгалтерский учет.
Первичные учетные документы
принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах
унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых
не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные
сведения: наименование документа; дату составления документа; наименование
организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной
операции; измерители хозяйственной операции в натуральном или денежном
выражении; наименование должностей лиц, ответственных за совершение
хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи указанных
лиц.
Документы, которыми оформляются хозяйственные операции
с денежными средствами, подписываются руководителем организации или
уполномоченными ими на то лицами и главным бухгалтером.
Внесение
исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные
учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с
участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех
же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.
Для
осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных
операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные
документы.
Первичные и сводные учетные документы могут
составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае
организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных
носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию
органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством РФ, суда и
прокуратуры.
Первичные
учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного
следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на
основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской
Федерации.
Регистры бухгалтерского учета.
Регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления
информации. Содержащейся в принятых к учету первичных документах. Регистры
бухгалтерского учета ведутся в специальных книгах (журналах), на отдельных листах
и карточках, на магнитных лентах, дисках, дискетах и иных машинных носителях.
Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности
является коммерческой тайной.
Заключение
В ходе проведения теоретического и методологического исследования
можно сделать следующие выводы.
Деятельность учреждения организации отражается в
различных документах, которые взаимосвязаны и составляют системы документации.
Система документации – это
совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения,
назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.
Можно назвать множество систем
документации, которые классифицируются по различным признакам
(территориальному, функциональному, уровню управления и т.п.). Выделяют функциональные
системы документации – организационно-распорядительная, плановая,
отчетно-статистическая и др., т.е. присущие всем органам управления.
Список
использованной литературы
1. Борсук С.С. Организация делопроизводства в торговле: Текст
лекций – Киев КТЭИ 1987.
2. Документация
торгового предприятия: Сборник форм и образцов заполнения с комментариями /
Авторы – составители Д.Л. Щур, Л.В. Труханович. – М.:
Издательство «Дело и Сервис», 2002. – С. 469 - 482.
3. Чувенков А.Ю., Янковая
В.Ф. Правила оформления документов: комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003
"Унифицированные системы документации": – М.: ТК Велби,
2004. – 216 с.
[1]
ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное
дело