2. Краткая характеристика предприятия «ПКФ «Континент»

Общество с ограниченной ответственностью «ПКФ «Континент» (ООО «ПКФ «Континент» – в дальнейшем Предприятие)  создано с целью удовлетворения потребностей населения в различных услугах, товарах, продукции научно-технического назначения.

Предметом деятельности Предприятия являются:

·        строительство жилых и нежилых помещений, как для собственных нужд, так и по заказу посторонних организаций;

·        проектирование жилых промышленных зданий;

·        капитальное строительство объектов социально-культурного назначения;

·        и другие.

Предприятие является юридическим лицом, имеющим самостоятельный баланс, расчетный и другие счета в банке, печать со своим наименованием, необходимые штампы.

 Высшим руководящим органом Предприятия является собрание его участников.

 Исполнительным органом Предприятия является администрация Предприятия, возглавляемая его директором. Полномочия трудового коллектива Предприятия реализуются общим собранием и его выборным органом. Отношения между участниками Предприятия и трудовым коллективом регулируются коллективным договором. Организационно-производственная структура приведена на рисунке 1.

3. Функциональная структура информационной системы бухучета. 

Каждая служба и работники действуют на основании положений об отделах и должностных инструкций работников, согласно которым определяются место, роль в системе управления Предприятия, основные задачи, обязанности, права, ответственность за выполняемую работу.

 Основные задачи служб и отделов коротко можно изложить в следующем виде:

·        Производственно-технический отдел – обеспечение поточной организации работ, ритмичности и повышения эффективности строительного производства, ввода в действие объектов строительства в установленные сроки, своевременное обеспечение объектов строительства технической документацией, улучшение качества строительства, оформление договоров подряда;

·        Инженер по технике безопасности – организация работы по ликвидации причин производственного травматизма, осуществление контроля за работой по улучшению условий труда, соблюдением директивных указаний по технике безопасности;

·        Отдел кадров – организация и контроль обеспечения рабочими кадрами участков, изучение, подбор и размещение кадров инженерно- технических работников и служащих;

·        Бухгалтерия – обеспечение правильной постановки и достоверности учета, контроль за сохранностью собственности, правильным расходованием денежных средств и материальных ценностей, финансовых ресурсов;

·        Ведущий экономист – организация и осуществление планово- экономической работы фирмы, составление и анализ статистической отчетности, ценообразование;

·        Главный механик – обеспечение правильной технической эксплуатации строительных машин и оборудования, организация ремонта;

·        Отдел снабжения – своевременное и комплексное обеспечение участков материально-техническими ресурсами, контроль за качеством материалов;

·        Участки – ввод в действие объектов эксплуатации в сроки, определенные договорами подряда, обеспечение работ, охраны труда и окружающей природной среды.

 Имущество Предприятия образуется за счет:

·        доходов от финансово-хозяйственной деятельности

·        кредитов банка

·        коммерческого кредита

·        доходов от реализации ценных бумаг

·        уставного фонда

·        прочих доходов, не запрещенных законодательством.

 Отношения Предприятия с другими предприятиями, организациями и гражданами во всех сферах хозяйственной деятельности осуществляются на основе договоров. Предприятие вправе от своего имени заключать договора, приобретать имущественные и личные неимущественные права, нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде, арбитраже и третейском суде.

Администрация Предприятия ведет бухгалтерский, оперативный и статистический учеты, несет ответственность за их достоверность.

Так как, основным видом деятельности фирмы является строительство жилых и нежилых помещений, то структуру производственного процесса строительства можно изобразить в следующем виде (рисунок 2).

А - обслуживающие процессы:

    1 - аккумулирование сырья, полуфабрикатов, деталей

    2 - транспортирование

    3 - технический контроль готовой продукции, сырья, деталей 

В – основные технологические процессы:

    4,5- заготовки арматуры, приготовление растворов

     6- устройство земляных сооружений

     7- устройство оснований и фундаментов

      8- монтаж строительных конструкций

      9- прокладка инженерных сетей

      10- устройство кровли

      11- отделка зданий и сооружений 

С – вспомогательные процессы:

      12- выработка сжатого воздуха

      13- ремонт технологической оснастки

      14- водоснабжение строительства 

 Отдельные виды работ из вышеуказанных могут поручаться для выполнения другим организациям – субподрядчикам, согласно заключаемым договорам подряда.

Предприятие является обществом с ограниченной ответственностью ее участников, которым руководят:

·        Собрание его участников, которые предлагают директору фирмы стратегические направления деятельности фирмы и осуществляют контроль за их использованием

·        Директор фирмы. Он назначается собранием и отвечает за внедрение стратегических направлений, предложенных собранием.

Каждодневное управление осуществляется сотрудниками администрации фирмы. Общая политика фирмы ориентирована на три направления:

1.     Перечень заказов: дать фирме работу и избежать сокращения прибыли и проблем с занятостью.

2.     Прибыль: возвращение капитала, инвестированного участниками общества. Отсутствие прибыли или убытки могут привести к необходимости реинвестирования или банкротству.

3.     Денежные потоки: дают возможность нормальному каждодневному функционированию фирмы. Нехватка денежных средств ведет к необходимости обращения за займами в банк.

Функциональные службы и отделы фирмы призваны помогать руководству внедрять три основные принципа:

1. Обеспечение перечня заказов. Данная задача является одной из обязанностей директора и его заместителя. Он должен заниматься поисками нового Заказчика частного или государственного и новых контрактов в лучших условиях для получения прибыли и с минимальными рисками.

 Он должен заниматься:

·        поиском лучшей цены и лучшего возможного вознаграждения за выполненные работы

·        поиском надежного Заказчика, а не банкрота

·        финансированием проектов

·         условиями оплаты для избежания проблем с денежными средствами 

2. Обеспечение прибыли. Задача по обеспечению прибыли в основном касается управления производством:

·        оптимизация методов выполнения работ (производственно-технический отдел)

·        прием на работу квалифицированных сотрудников (отдел кадров)

·        управление закупками (отдел снабжения): проведение анализа цен материалов по разным поставщикам; концентрирование закупок у одного поставщика для того, чтобы получить скидку; тщательная проверка поставляемых материалов; четкое управление складом

·        управление оборудованием (главный механик): покупка наиболее подходящего оборудования; тщательное техническое обслуживание; продажа старого или бесполезного оборудования

·        представление счетов клиенту (бухгалтерия, ведущий экономист): не забыть представить счета за все; любые задержки, любые изменения в контракте должны быть учтены; контроль за издержками производства позволяет иметь представление ежемесячно о предполагаемой прибыли

·         подготовка работ (производственно-технический отдел): получение всех разрешений и лицензий; получение разрешений на строительство от всех коммунальных служб города; наличие всех чертежей  

3. Обеспечение денежных средств.

·        на стадии проведения переговоров по контракту необходимо обговаривать лучшие условия для Подрядчика (задача руководства)

·        выставлять вовремя счета, следить за платежами Заказчика

·        вовремя выставлять счет на  предоплату (гл. бухгалтер)

·        контроль за осуществлением предоплаты

·        выставлять Заказчику % за задержанные платежи (гл. бухгалтер) в соответствии с контрактом на строительство

·        составлять ежемесячно прогноз поступления денежных средств от Заказчиков.

4. Выбор и обоснование комплекса технических средств.

 Основными задачами в оперативной работе производственно-технического отдела являются учет и выполнение договоров поставщиками и регулирование расчетно-платежных отношений с ними; контроль состояния запасов; учет и контроль обеспеченности производства материальными ресурсами, выявление их дефицита и принятие мер по его устранению.

Оперативный учет и контроль обеспеченности производства материальными ресурсами имеют следующие особенности, влияющие на выбор средств и форм использования вычислительной техники специалистами ПТО: большой объем используемых данных, планово-нормативные показатели, справочные данные, а также стандарты, инструктивно-методические материалы; необходимость постоянного обращения к перечисленным данным, поиск и выборка их по разным ключевым признакам; оперативная обработка данных по основным объектам учета; составление и систематическое ведение значительного количества различных документов, используемых в оперативной работе.

Функционирование АРМ специалистов ПТО должно обеспечить:

·        автоматизированное диалоговое выполнение основных функций по учету обеспеченности производства материальными ресурсами и их использованию;

·        автоматизированное диалоговое удовлетворение информационно-справочных и вычислительных потребностей специалистов для принятия управленческих решений по обеспечению производства материальными ресурсами;

·        наглядность представления учетных и результативных данных по оперативному учету: на экране - в форме электронных таблиц, карточек; на печать - по установленным формам документов с высоким уровнем интеграции данных, полученных из разных источников;

·        подготовку, ведение и корректировку нормативно-справочных данных.

В качестве технической базы функционирования АРМ специалистов ПТО можно  использовать компьютер, который уже имеется на фирме. Он состоит из следующих частей:

·        системного блока

·        клавиатуры, позволяющей вводить символы в компьютер

·        монитора - для изображения текстовой и графической информации

·        принтер - для вывода на печать текстовой и графической информации

·        мышь - устройство, облегчающее ввод информации в компьютер.

5. Проектирование технологического процесса обработки информации.

 Технологический процесс осуществляется в следующей последовательности:

1.     Документы "Остатки на участке" и "Остатки на складе" поступают соответственно с участка и склада в производственно-технический отдел курьерским способом.

2.     В ПТО на автоматизированном рабочем месте инженер-технолог вводит данные из этих документов в компьютер. В результате этой операции формируется файл "Остатки на складе и участках".

3.     На ЖМД формируется файл " Календарный план производства работ" на основании файла "ЕРЕР".

4.     На основании физических объемов, взятых из файла " Календарный план производства работ", и файла "Производственные нормы расхода материалов заполняется документ "Потребности в материалах по объектам". А затем рассчитывается потребность в материалах. Этот расчет выполняется методом прямого счета, т.е. умножением количества показателей физического объема работ на соответствующие производственные нормы расхода материалов.

5.     Составляется "Сводная ведомость потребности в материалах" на основании графиков-заявок потребности в материалах.

6.     Формируется файл " Сводная ведомость плановой потребности в материалах". Плановая потребность определяется как разница между потребностью по расчету и остатками на складе и участках.

7.     Полученный документ выводится на печать и копируется на дискету, после чего передается в отдел снабжения для дальнейшего учета

5.1. Характеристика системы обработки информации.

 В условиях рыночных отношений ресурсосбережение выступает как важнейший фактор повышения эффективности производства. Учитывая, что материалы в себестоимости строительно-монтажных работ составляют более 60%, необходимо еще до начала строительства объекта знать их количество, определить поставщиков, наилучшие цены и качество.

  Материально-техническое снабжение оказывает определяющее влияние на производственно-хозяйственную и финансовую деятельности строительной организации. Правильное и своевременное обеспечение объектов строительства материально-техническими ресурсами является залогом успешной работы на участках.

  На основании заключенных договоров-подрядов на строительство и ремонт объектов фирма определяет плановую потребность в материалах. Под плановой потребностью понимается потребность строительной организации в материальных ресурсах на предстоящий год (квартал, месяц), которая определяется по проектам и сметам (физическим объемам работ) и учитывает дополнительный расход материальных ресурсов (на временные титульные здания и сооружения, на работы производимые за счет накладных расходов, на работы в зимнее время), а так же показатели остатков производственных запасов на складе. 

  Исходными данными для решения этой задачи являются:

·        графики производства работ (физические объемы)

·        проектно-сметная документация

·        производственные нормы расхода материальных ресурсов на каждый вид работ

·        стоимость материалов

Для расчета потребности в материалах физические объемы работ принимают из пообъектного «Календарного плана производства работ».

Расчет потребности в материалах выполняют методом прямого счета, т.е. умножением количества показателей физического объема работ на соответствующие производственные нормы расхода материалов. Показатели потребности в материалах по отдельным объектам вносят в «Сводную ведомость потребности в материалах по фирме».

  Сводные ведомости составляются на основании пообъектных графиков-заявок потребности материалов производственно-техническим отделом. После этого  определяется плановая потребность в материалах. 

5.2. Снабжение производства материала.

  Заготавливаются материалы на основе договоров с поставщиками и прямой покупки в строительных магазинах и других организациях. Для контроля за выполнением плана заготовления материалов отдел снабжения ведет оперативный учет поступления материалов и выполнения договоров поставщикам.

  Счета поставщиков, квитанции транспортной организации и другие документы на отгруженные материалы поступают в отдел снабжения, который проверяет их правильность и акцептует, т.е. дает согласие на оплату этих счетов. После оплаты бухгалтерией материалы поступают либо на склад, либо на участок .

  Проверенные счета поставщиков записывают в журнал учета поступающих грузов, который предназначен для контроля за поступлением и оприходованием материалов, а так же оперативного контроля за сроками оплаты счета.

Журнал ведется отделом снабжения.

5.3. Прием материала на складе.

По мере поступления материалов на склад в журнале М-1ТС делается отметка о номерах приходных документов (графа 7,8). Прием материалов на складе производится в день поступления. После проверки количества и качества груза заведующий складом составляет приходной ордер по типовой форме М-4 в одном экземпляре .

Для учета движения материалов на складе по каждому сорту, виду и размеру ведется карточка складского учета материалов типовой формы М-12 . Открывается форма М-12 ежегодно с указанием остатка материалов на начало нового года.

Данные формы М-4 заведующий складом заносит в карточку складского учета     М-12. Ежедневно после каждой операции (прихода или расхода) зав. складом выводит на карточках остатки материалов. 

5.4. Отпуск материалов.

  Отпуск материалов со склада осуществляется по типовой форме М-20 «Накладная на отпуск товарно-материальных ценностей» . Бланки формы М-20 являются бланками строгой отчетности и сдаются зав. складом в бухгалтерию для постановки в подотчет начальнику участка.

5.5. Учет материалов в бухгалтерии.

Карточки складского учета М-12 являются основой бухгалтерского учета материалов. Зав. складом несколько раз в месяц сдает в бухгалтерию документы по движению материалов вместе с реестрами с указанием в них количества приходных и отдельно – расходных документов.

Правильность каждой записи произведенной зав. складом работник бухгалтерии подтверждает своей подписью на карточке в графе «Контроль» (графа 25).

В приобъектных кладовых материально-ответственным лицом является прораб участка. Он составляет отчет о движении и остатках материалов в одном экземпляре по типовой форме М-19  в количественных измерителях. В денежном выражении графы заполняют в бухгалтерии.

  Проверка материальных отчетов производится в части остатка материалов на начало месяца с материальным отчетом за прошлый месяц, а в части прихода и расхода материалов – с первичными приходно-расходными документами, сданными складом в бухгалтерию.

Проверенный материальный отчет таксируется бухгалтерией, которая определяет стоимость по учетным ценам остатков материалов, а так же приход и расход их по каждому наименованию по всем графам отчета. М-19 составляется по каждому материально-ответственному лицу отдельно.

Учет операций по поступлению материальных ценностей и расчетов с поставщиками ведется в журнале-ордере №6-С «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Этот журнал предназначается для отражения всех операций, осуществляемых через банк.

Ведомость 10-С «Движение материалов в денежном выражении»  предназначается для:

·        получения сводных данных в денежном выражении о поступивших в отчетном месяце материальных ценностях.

·        получение сводных данных об остатках, приходе и расходе материалов по каждому материально ответственному лицу и по балансовым счетам, на которые списаны израсходованные материалы.

·        осуществление контроля за перемещением материалов.

 5.6. Учет и контроль за использованием материалов в производстве.

Контроль за соблюдением норм расхода основных материалов осуществляется путем ежемесячного составления производителями работ (прорабами) «Отчета о расходе основных материалов в сопоставлении с производственными нормами» (типовая форма М-29), который служит основанием для ежемесячного списания этих материалов на себестоимость строительства.

Основанием для отчета являются:

·        данные о выполненных объемах работ в натуральных выражениях

·        журналы выполненных работ

·        производственные нормы расхода материалов на единицу объема работ

·        первичные документы по учету материалов (накладные, требования и т.п.).

Количество израсходованных материалов, показанных в отчете по форме М-29, должно соответствовать количеству материалов, приведенному в материальном отчете М-19. Отчет проверяется производственно-техническим отделом, утверждается главным инженером и сдается в бухгалтерию.

  Не позднее чем через 3 дня после утверждения отчет возвращается прорабу участка для последующего заполнения. Материалы, списанные в конце месяца на себестоимость работ участка, с учета снимают. После чего в отчете определяются остатки, перешедшие на учет в последующий месяц.