Содержание
1.
Отличия правил оформления кадровых приказов от приказов по основной
деятельности. Правила оформления трудовых книжек............................................................. 3
2. Составить документ – структура и штатная численность персонала 11
3. Выписка из протокола заседания комиссии о подготовке студийной
конференции....................................................................................................................................................................... 13
4. Составить письмо в Болгарскую фирму "Варна"...................................................... 14
5. Заявление о предоставлении очередного отпуска............................................... 15
Список использованной литературы...................................................................................... 16
ПриЛОЖЕНИЕ
1. Отличия правил
оформления кадровых приказов от приказов по основной деятельности. Правила
оформления трудовых книжек
Приказ -
распорядительный документ, издаваемый единолично руководителем учреждения и
содержащий обязательные для исполнения предписания.
В зависимости от содержания различают приказы по основной
деятельности и приказы по личному составу (о кадрах).
1). по основной деятельности приказы издаются:
при создании, реорганизации или ликвидации структурных
подразделений,
при утверждении положений о структурных подразделениях и
должностных инструкций,
при введении новых стандартов,
при изменении графика работы предприятия и т.д.
2). по личному составу (эти приказы готовятся отделом
кадров):
при назначении работников на должность,
при освобождении от должности
при перемещении по службе, о поощрениях или взысканиях,
при уходе сотрудников предприятия в очередной отпуск и т.д.
Приказы оформляются на
общем бланке, а формуляр приказа включает с себя следующие
реквизиты:
название вида документа (ПРИКАЗ)
дата (датой приказа является дата его подписания)
порядковый номер приказа
место издания приказа
индекс документа
заголовок к тексту
текст
подпись руководителя
отметка о согласовании
фамилия и телефон исполнителя
Текст приказа излагается кратко в повелительной форме и
состоит из двух частей - констатирующей
и распорядительной.
В констатирующей части излагаются цели и причины издания
приказа. В распорядительной части перечисляются конкретные задания, исполнители
и сроки исполнения. Текст распорядительной части разбивается на разделы и
пункты, которые оформляются арабскими цифрами с точкой.
Начинается распорядительная часть словом ПРИКАЗЫВАЮ.
Если приказ предусматривает изменение или отмену других
действующих приказов, то в тексте указывается какие из ранее действовавших
приказов утратили силу. После подписания приказа не допускается введение
каких-либо изменений в его текст.
Приказы по личному составу хранятся в отделе кадров, приказы
по производственной деятельности в канцелярии.
Трудовые книжки ведутся на всех
работников, работающих на предприятии, в учреждении, организации свыше пяти
дней, в том числе на временных, сезонных, нештатных работников (если они
подлежат государственному социальному страхованию), надомников, работников с
неполным рабочим временем. При этом в трудовой книжке последних не отмечается,
что они работают с неполным рабочим временем.
Трудовая книжка впервые
заполняется в присутствии работника не позднее недельного срока со дня его
приема на работу. В нее вносятся:
§ сведения о работнике, то есть фамилия, имя,
отчество, дата рождения, (на основании сведений паспорта) образование,
профессия, специальность (на основании диплома), квалификация;
§ сведения о работе, то есть прием на работу,
перевод на другую постоянную работу, увольнение со ссылками на соответствующие
приказы;
§ сведения о поощрениях и награждениях;
§ сведения об открытиях, на которые имеются у
работника дипломы об использованных изобретениях и рационализаторских
предложениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.
Следовательно, трудовая книжка
отражает всю оплачиваемую трудовую деятельность работника и является основным
документом о его трудовой деятельности. По трудовой книжке исчисляется общий,
специальный и непрерывный стаж работника.
Все сведения в трудовую книжку
заносятся без сокращения - полностью. Фамилия, имя, отчество и дата рождения
работника указываются на основании паспорта, образование (общее и специальное)
- на основании соответствующего документа, профессия и специальность также
указываются на основании документа. Все изменения в этом заносятся в трудовую
книжку на основании соответствующих документов по последнему месту работы. Так,
если рабочему в период работы присваивается новый разряд, то в трудовой книжке
об этом производится соответствующая запись.
По желанию работника в
трудовой книжке отдельной строкой указывается его работа по совместительству и
об ее окончании.
Имеющим трудовые книжки студентам,
аспирантам и клиническим ординаторам учебное заведение (научное учреждение)
вносит запись о времени обучения на дневных отделениях (в том числе
подготовительных) высших и средних специальных учебных заведений.
Период их работы в студенческих
отрядах, на производственной практике и при проведении научно-исследовательской
хоздоговорной работы также вносится в трудовую книжку отдельной записью на
основании соответствующей об этом справки.
Со ссылкой на дату, номер и
наименование соответствующих документов в трудовую книжку по месту работы до
занесения сведений о работе на данном производстве вносятся следующие записи
отдельной строкой:
§ о времени службы в армии, флоте, органах
государственной безопасности, внутренних дел и всех видах охраны;
§ о времени обучения в высших и средних специальных
учебных заведениях и аспирантуре, если это ранее не было занесено;
§ о времени обучения в ПТУ и других училищах, на
курсах и в школах по повышению квалификации и подготовке кадров;
§ о работе в качестве члена колхоза.
Записи о причинах увольнения в
трудовой книжке делаются в точном соответствии с формулировкой основания,
указанной в законе, и со ссылкой на соответствующую статью и пункт Закона.
Например, "уволен по собственному желанию ст.80 КЗоТ РФ".
При
увольнении по собственному желанию по уважительным причинам в трудовой книжке
увольнение записывается с указанием этих причин. Например, "уволена по
собственному желанию по ст.80 КЗоТ РФ в связи с переводом мужа-военнослужащего
в другую местность".
Дата увольнения указывается в
соответствии с приказом об увольнении. Днем увольнения считается последний день
работы. В этот день работнику выдается трудовая книжка с внесенными в нее
соответствующими записями об увольнении и другими, сделанными на данном
производстве, заверенными печатью и подписью руководителя производства.
Никаких вычеркиваний и исправлений
неточностей в трудовой книжке делать нельзя. Если есть такие неточности, то
исправление производится отдельной строкой администрацией того производства, на
котором сделана соответствующая неточная запись. При этом необходимо отметить,
что порядок нумераций записей сохраняется и продолжается далее.
При восстановлении на работе
незаконно уволенного, запись в трудовой книжке об увольнении не вычеркивается,
а аннулируется следующей строкой, указывающей, что предшествующую строку об
увольнении считать недействительной.
При потере трудовой книжки
работник обязан немедленно заявить об этом администрации последнего места
работы, которая не позднее 15 дней после получения такого заявления выдает
работнику другую трудовую книжку с надписью "Дубликат".
Когда трудовая книжка не вмещает в
себя вновь вносимые данные, тогда в нее вкладывается вкладыш, в котором
продолжается нумерация записей, соответствующих трудовой книжке. На титульный
лист вкладыша вносятся данные о его владельце, аналогично данным в титульном
листе трудовой книжке. На титульном листе вкладыша можно вносить уже
обновленные данные о владельце книжки, например, новую фамилия или новую
специальность. В остальном, все требования предъявляемые к трудовым книжкам,
распространяются и на вкладыши к ним.
Оформление исправлений
Пример оформления записей в
трудовой книжке или вкладыше к ней
|
№
|
Дата
|
Сведения о приеме на
работу, перемещениях по работе и увольнении (с указанием причин)
|
На основании чего
внесена запись (документ, его дата и номер)
|
|
Число
|
Месяц
|
Год
|
ОАО "Спецмонтажстрой"
|
|
4
|
12
|
05
|
2002
|
Принят на должность старшего инженера в технический отдел
|
Пр. №43 от 12.05.02
|
|
5
|
01
|
02
|
20031
|
Уволен по ст. 31 КЗоТ РФ (собственное желание)
|
Пр. №11 OT01.02.03
|
|
|
|
|
Начальник о/к: М.П. Гришин М.К. Запись
№ 4 считать недействительной. Запись № 6 считать верной. Начальник о/к: М.П.
Гришин М.К. ОАО "Спецмонтажстрой"
|
|
|
6
|
12
|
05
|
2004
|
Принят на должность помощника старшего
инженера в технический отдел
|
Пр. №43 от 12.05.04
|
Трудовая
книжка оформлена правильно, за исключением того, что подпись руководителя
отдела кадров должна быть заверена печатью отдела кадров.
Типичной
ошибкой при внесении сведений о приеме на работу является неверное понимание
некоторыми работниками кадровых служб требования о точном соответствии записей
о приеме на работу тексту приказа. Это положение понимается иногда настолько
буквально, что в трудовую книжку переписывается почти вся информация из
приказа, в том числе и явно лишняя, так как Инструкция (п. 2.13) требует внести
в эту запись сведения, условно говоря, по формулам: "куда и кем" или
"куда и зачем" принят работник, без указания отдельных особенностей и
характера работы.
Вместе с
тем в определенных случаях запись в трудовой книжке обязательно должна быть
дополнена некоторыми характеристиками процедуры приема на работу.
В практике
работы кадровых служб распространены и другие ошибки при внесении записей о
приеме на работу:
·
наименование организации не выделяется в виде заголовка,
а включается в текст записи о приеме на работу;
·
указывается сокращенное, а не полное наименование
организации;
·
наименование организации, внесенное в трудовую книжку,
не вполне соответствует наименованию, закрепленному в Уставе;
·
не указывается наименование структурного
подразделения, в которое принят работник, а этот вид информации относится
существенным условиям трудового договора;
·
наименование структурного подразделения не
соответствует наименованию, внесенному в штатное расписание;
·
наименование профессии или должности не соответствует
ОКПДТР;
·
указанная в записи должность не соответствует
должности в приказе о приеме на работу.
Образец
оформления приказа по основной деятельности
Общество
с ограниченной ответственностью компания «Торговая гильдия»
Компания
«Торговая гильдия»
ПРИКАЗ
01.10.2003 № 34
г. Касимов
Рязанской обл.
Об утверждении
и введении в действие
Тарифов на услуги
временного складского
хранения товаров
С целью повышения конкурентоспособности услуг Компании «Торговая гильдия»
(далее — Компания)
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить
и ввести в действие с 05.10.2003 Тарифы на услуги
временного складского хранения товаров (Приложение 1).
2. Начальнику отдела
маркетинга Кузнецову Т.В. внести соответствующие изменения в Реестр
тарифов и организовать уведомление клиентов Компании к 02.10.2003.
Генеральный
директор С.С. Сидоров
Образец оформления приказа по личному составу
2. Составить
документ – структура и штатная численность персонала
Структура и штатная численность
персонала оформляются документом за подписью заместителя руководителя
организации или руководителя структурного подразделения, необходимыми визами,
утверждаются первым лицом и содержат перечень наименований структурных
подразделений и должностей. Изменения в документ вносятся приказом руководителя
организации.
Штатное расписание может
выглядеть следующим образом:
(наименование организации)
ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ
Утверждаю
штатный состав аппарата _______________________
(наименование организации)
на _______ год в количестве
__________единиц с месячным фондом
заработной платы___________
рублей согласно Приложению.
________________
Печать
(подпись руководителя)
“__”_________ 2004_г.
Приложение
|
Код и
наименование структурного подразделения
|
Код и наимено-
вание должности
|
Количес-
тво штатных единиц
|
Должност-
ной оклад
|
Надбавки
|
Месячный
фонд
|
Примечания
|
|
персональные
|
прочие
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Заместитель руководителя организации
или руководитель структурного
подразделения _____________
Подпись________________
Визы _______________
Изменения
в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации.
Примерная структура и штатная численность Центров
социальной адаптации для лиц, не имеющих определенного места жительства
|
№ п/п
|
Наименование
должностей
|
Количество
штатных единиц
|
|
1.
|
Директор
|
1
|
|
2.
|
Главный бухгалтер
|
1
|
|
3.
|
Специалист по социальным вопросам
|
1
|
|
4.
|
Завхоз
|
1
|
|
5.
|
Дежурный администратор
|
3
|
|
6.
|
Фельдшер
|
3
|
|
7.
|
Рабочий по обслуживанию здания
(сантехник, электрик)
|
1
|
|
8.
|
Машинист по стирке белья
|
1
|
|
9.
|
Дезинфектор
|
1
|
|
10.
|
Санитарка-уборщица
|
1
|
|
Итого:
|
14
|
Примечание: при наличии столовой вводятся штатные
единицы повара и работника кухни.
Бланк штатного расписания представлен в приложении.
3. Выписка из
протокола заседания комиссии о подготовке студийной конференции
УРАЛЬСКИЙ
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА ЗАСЕДАНИЯ
|
26
апреля 2004 года
|
|
№
101-3-4
|
г.
Екатеринбург
О подготовке
студийной конференции
Ученый совет Уральского государственного
университета (далее УрГУ) решил:
1. УрГУ планирует провести
студийную конференцию.
2. Для проведения конференции УрГУ
необходимо разместить объявление об организации конференции до 16 ноября 2004
г., ответственный С.А. Безносюк.
3. Организовать сбор тезисов участников конференции
до 20 декабря 2004 г., ответственный С.А. Безносюк.
4. Провести конференцию 25 декабря 2004 г.,
ответственный С.А. Безносюк.
5. Опубликовать настоящую выписку из протокола заседания
в журнале «Вопросы экономики»
|
Ректор УрГУ
|
В. Третьяков
|
|
Ученый Секретарь УрГУ
|
С.А. Безносюк
|
Екатеринбург
26 апреля 2004 года
N 101-3-4
4. Составить письмо
в Болгарскую фирму "Варна"
Болгарская фирма «Варна»
Шмидту А.В.
От
государственной
торговой
компании
№ 184 от 20 декабря
2004 г. «УРАЛТОРГ»
В связи с
планируемым проведением праздника «День матери» в детских домах, просим
разрешение на поставку в Свердловскую область детского питания.
Директор
Государственной торговой
компании «Уралторг» ___________
/Некрасов В.П./
5. Заявление о
предоставлении очередного отпуска
____________________ ________________________
(наименование организации) (должность
руководителя организации)
ЗАЯВЛЕНИЕ от _____________________
(Ф.И.О., должность,
_______ Nо.
______________ ________________________
подразделение)
Прошу
предоставить мне ОЧЕРЕДНОЙ отпуск с ______________ 200__ г. на _____ дней.
УЧЕБНЫЙ отпуск с ___________ 200__ г. на ______
календарных дней.
БЕЗ СОХРАНЕНИЯ ЗАРПЛАТЫ с _______ 200__ г. на
______ рабочих дней.
"__"
_____________ 200__ г. ______________________________
(подпись подавшего заявление)
_________________________________________________________________
(резолюция и подпись руководителя
подразделения)
ОТПУСКНАЯ ЗАПИСКА
ЕЖЕГОДНЫЙ
за период работы с _________ 200__ г. по _______ 200__ г. на _____ рабочих дней
с ________ 200__ г. по ______ 200__ г.
УЧЕБНЫЙ
отпуск на _____ календарных дней с _____________ 200__ г. по __________ 200__
г.
БЕЗ
СОХРАНЕНИЯ ЗАРПЛАТЫ на ___ календарных дней с _______ 200__ г. по __________
200__ г.
Отдел
кадров ______________________ ___________________________
(подпись руководителя) (расшифровка
подписи)
"__"________
200_ г.
ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК: _______________________________________________________________________
(Ф.И.О., должность,
структурное подразделение)
ЕЖЕГОДНЫЙ на ____ рабочих дней с _____ 200__ г. по ______
200__ г.
УЧЕБНЫЙ отпуск на _____ календарных дней с _____________
200__ г. по __________ 200__ г.
БЕЗ СОХРАНЕНИЯ ЗАРПЛАТЫ на _________ дней с ____________
200__ г. по __________ 200__ г.
Руководитель организации _____________
________________________
(подпись) (расшифровка
подписи)
Список
использованной литературы
1.
Андреева В.И. Делопроизводство – М.: ЗАО «Бизнес-школа
«Интел-Синтез», 2000.
2.
Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе:
Практическое пособие с образцами документов – М.: Бизнес-школа, 2000.
3.
Андреева В.И. Оформление и ведение трудовых книжек //
Справочник кадровика: №4, 2002.
4.
Басаков М.И. Документационное
обеспечение управления: Учебное пособие. – М.: Дашков и Ко, 2004. – 336 с.
5.
Березина Н.М.,
Воронцова Е.П., Лысенко Л.М. Современное делопроизводство:
Жизненный цикл документа - от черновика до архива: Понятие ДОУ; Оформление
управленческих документов; Кадровое делопроизводство. – СПб: Питер, 2004. – 256 с.
6.
Делопроизводство (Организация и технология
документационного обеспечения управления): Учебник /Под ред. Т.В.Кузнецовой –
М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2002.
7.
Санкина Л.В. Рекомендации по оформлению документов в
организациях: оформление трудовых книжек // Справочник кадровика №2, 2002
8.
Стенюков М.В. Документы.
Делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспечению – М.:
ПРИОР, 1999.