1.Разработка паспорта рабочего места специалиста
Рабочее место –– это зона
приложения труда людей, оснащенная необходимыми материальными средствами и
техникой и определенным образом организованная.
Разработана и внедрена новая структура управления. Первостепенным
органом управления является общее собрание акционеров. Оно принимает наиболее
важные решения для организации. В повседневной деятельности все важные
финансовые и управленческие решения согласовываются с генеральным директором.
Все функции организации четко разделены
и закреплены за определенным отделом. Это улучшает качество работы,
охватывает все сферы деятельности юридического лица и нет совмещений
функций. Распределены права и ответственность за выполнение того или иного
управленческого решения. Структура управления разрабатывалась тщательно и с
учетом специфики деятельности организации.
Частичным управлением финансами до формирования новой
структуры занималась бухгалтерия, но этого было не достаточно, некоторые
функции не выполнялись и финансовую работу можно было назвать слаботекущей. После создания отдела финансирования
изменился подход к финансам и финансовой работе, так как это является главной
частью функционирования всего предприятия.
Основной функцией
отдела является управление денежными потоками предприятия. Это важная составная
часть общей системы управления финансовой деятельностью предприятия, что
позволяет решать разнообразные задачи финансового менеджмента и подчинено его
главной цели.
В крупной организации
сложилась острая необходимость, в создании финансового отдела и,
соответственно, создание должности заместителя директора по финансам. Его
основные обязанность определялись следующим:
- формирование,
утверждение, исполнение и контроль финансового плана организации;
- корректировки доходных и расходных статей;
- регулирование
дебиторской и кредиторской задолженностями;
- формирование ссудного портфеля организации и
контроль за ним,
-контроль за движениями по расчетным счетам
организации;
- формирование резервного
фонда организации;
- работа с филиалами по вопросам, касаемых денежных потоков.
Подчинение заместителя генерального директора
по финансам только генеральному
директору. Отчет о проделанной работе представляется Совету Директоров, и при
вопросе на акционерном собрании о денежных потоках – собранию акционеров.
В прямом подчинении –
начальник финансового отдела и экономист по финансовой работе.
Составлено положение об
отделе финансирования. Оно состоит из шести пунктов:
1. Общие положения, где
отмечено, что отдел финансирования является структурным подразделением,
пописано подчинение – непосредственно заместителю генерального директора по
финансам, функционально в рамках системы менеджмента качества – директору по
качеству. Руководствуется отдел:
- законодательством РФ;
- уставом организации;
- приказами и
распоряжениями;
- положением об отделе.
2. Во втором пункте
прописываются основные функции и задачи.
Основными являются:
- участие в разработке
стратегии организации, финансовой политики, а также политики общества в области
качества и документов системы менеджмента качества;
- соблюдение процедур финансового исполнения
планирования, анализа, финансового учета и отчетности;
- обеспечение руководства
ежедневной достоверной информацией -
управленческий учет;
- формирование
финансового плана.
3.Пунк о контроле
качества, который обеспечивается своевременным выполнением процедур финансового
учета и отчетности; соблюдением требований стратегии, политики организации в
области безопасности и качества.
4. Ответственность. При осуществлении
финансовой и инвестиционной политики Общества отдел финансирования несет
ответственность: за соблюдение требований нормативных и законодательных
документов, действующих в области безопасности и качества финансового
менеджмента, налогового и бухгалтерского учета; требований к сохранности
банковских и учетных документов; правил техники и охраны труда; за выполнение
правил внутреннего распорядка и соблюдение производственной дисциплины.
5.Права. Для реализации
своего функционального назначения при выполнении производственных заданий отдел финансирования имеет право:
получать информацию, необходимую для своевременного и качественного выполнения
задач, поставленных перед отделом в области финансовой и инвестиционной
деятельности; принимать участие в подготовке приказов, распоряжений,
относящихся к финансовой политике организации.
6. В шестом пункте
прописано взаимодействие отдела с другими структурными подразделениями
организации.
Положение об отделе
завизировано начальником отдела, заместителем генерального директора по
финансам, начальником юридического отдела, начальником обеспечения персоналом и
директором по качеству. Затем оно утверждается генеральным директором.
За отделом закреплена машина с водителем.
Разрабатывается положение об отделе и должностные инструкции.
Требования к заместителю
генерального директора по финансам: высшее экономическое образование; опыт
работы на аналогической должности или в банковской структуре не менее пяти лет.
Необходимо уметь быстро
принимать решения.
Для эффективного
руководства необходимо создать необходимую рабочую обстановку.
Организация рабочего
места руководителя включает выбор рациональной планировки рабочего места и
создание таких систем обслуживания, средств связи и условий труда, которые бы обеспечивали:
удобство, быстроту и качество выполнения функций управления; непрерывности
связи и регулярности поступления необходимой и достоверной информации;
рациональное использование рабочего времени; комфортность условий труда, а
следовательно, высокую работоспособность и производительность труда
руководителя.
Финансовый отдел имеет
следующее расположение.
окно
дверь
окно
вход в отдел
окно
Рабочее место 1 –
заместитель директора по финансам; Рабочее место 2 – начальник финансового
отдела; Рабочее место 3 – экономист по финансовой работе; Рабочее место 4 –
внутренний аудитор.
Между маленьким
коридором и входом в кабинет начальника
имеется небольшой проход, это необходимо для лучшей звукоизоляции, чтобы
человек, заходящий в кабинет, не слышал сути разговора даже прислушиваясь.
Каждое рабочее место
оборудуется сейфом, так как финансовые документы секретны: договора, ценные
бумаги, финансовый план. Также каждое место имеет органайзер, где хранятся все
технический средства для ручных и механизированных работ – ручки, карандаши,
линейка, скоросшиватели, скрепки и многое другое.
Финансовый отдел имеет
пластиковые окна с жалюзями, поэтому кабинеты
проветриваются, так как кондиционеров нет. Температура в кабинетах - 21 градус, влажность 55%, площадь – 6
квадратных метра на человека.
Кабинет заместителя имеет площадь 12 квадратных метра.
Ежеквартально составляется план
работы отдела, который утверждается генеральным директором.
Отпуск согласно трудовому кодексу,
составляет 28 календарных дней, планируется в начале года.
Заработная плата состоит
из оклада, районного коэффициента и
премий.
Первая часть — за
выполнение должностных обязанностей — все получают равную оплату за равное
выполнение обязанностей, последняя часть определяется достигнутыми результатами
в предшествующий период.
В состав
заработной платы, помимо основных компонентов: - должностного оклада; районного
коэффициента; выслуги лет; необходимо отражать новизну идей, скорость и
качество выполнения работы.
С фонда оплаты труда и с
самой заработной платы делаются необходимые отчисления в бюджет и внебюджетные
фонды. Это важно, так как сотрудники защищены социально, делаются отчисления в
Пенсионный фонд, накапливается пенсионный капитал.
Рабочее место
руководителя выглядит следующим образом:
Настольная лампа
1 – Стеллажи с
раздвигающимися дверьми для хранения документов, там же стоит сейф. На средне
двери стеллажа находится большое зеркало.
2 – Шкаф для документов
открытый, чтобы можно взять быстро необходимые документы. В нем хранятся
наиболее часто используемые документы. Папки стоят подписанные.
4 – Рабочий стол на
котором компьютер (4) и принтер (5), около стола выдвигается панель с
клавиатурой.
Кресло зам.ген.директора
по финансам кожаное, крутящееся, с
регулируемой спинкой.
Все входящая и исходящая
документация должна регистрироваться, документы подшиваться.
Стены окрашиваются в бежевый цвет, это настраивает на
положительный тон при переговорах, не утомляет глаза в течении всего рабочего
дня. На окнах – жалюзи в тон стенам.
В кабинете должен быть
чайник и чайный сервис – это необходимо как для
начальника, так и ряда посетителей.
Все эти условия создадут
высокую работоспособность, располагающую атмосферу для переговоров, что также
немаловажно для организации.
Кабинет, который занимает отдел,
оснащен необходимой мебелью (столы, стулья, тумбочка, стеллажи), компьютером,
принтером, ксероксом, телефоном, факсимильным аппаратом. Работники полностью
обеспечены необходимой для работы технологической оснасткой (канцелярские
принадлежности, бумага). У них в распоряжении имеется достаточно большое
количество необходимой для работы литературы, электронные базы данных, а также
вся необходимая документация.
2. Оценка уровня организационной техники
Таблица 1 – Гармонические уровни организационной техники
|
Наименование
показателей
|
Содержание
|
|
Уровень
А
|
Уровень
Б
|
Уровень
С
|
|
Техника
для составления текстовых документов
|
Механические
или электрифицированные пишущие машинки
|
Локальные
компьютерные средства
|
Компьютерные
системы
|
|
Размножение
документов
|
Механические
или электрифицированные пишущие машинки
|
Механические
копировальные устройства
|
Ксероксы,
средства ЭВМ
|
|
Обработка
счетных документов
|
Механические
и электронные калькуляторы
|
Локальные
ЭВМ
|
АРМ
|
|
Программное,
информационное и математическое обеспечение
|
Папки
с нормативными документами
|
Прикладное
обеспечение ЭВМ
|
База
данных, база знаний
|
|
Поиск,
хранение и транспортировка документов
|
Полки,
шкафы, картотеки, почта, телефон
|
Факс,
телетайп, локальные ЭВМ
|
Система
АРМ
|
|
Канцелярская
работа
|
Ручная
|
Локальные
технические средства
|
Преимущественно
автоматизированная
|
|
Оборудование
информационной службы
|
Обычные
письменные столы, шкафы, несгораемые шкафы
|
Удобная
для персонала мебель и производительное оборудование
|
Специально
заказанный эргономический комплекс АРМ
|
Отдел оборудован компьютерной системой, то есть
компьютеры включены в систему, изменения основных параметров только через
программиста.
На одной машине стоит бухгалтерская программа
Бест-4, имеющая связь с бухгалтерией. Еще одна машина оборудована модемом и
программами, через которые осуществляется связь с банками и отправление
электронных документов. Значит уровень С.
Также
имеется ксерокс, значит размножение документов на уровне С.
Обработка
счетных документов осуществляется на уровне А, посредствам калькулятора.
Программное,
информационное и математическое обеспечение происходит прикладным обеспечением
ЭВМ, базы данных создаются редко, не корректируются и предназначены для
пользования только создателем, а не всеми сотрудниками. Уровень Б.
Поиск,
хранение и транспортировка документов. Через факс – значит уровень Б.
Канцелярская
работа - локальные технические средства - уровень Б.
Оборудование
информационной службы - удобная для персонала мебель и производительное
оборудование - уровень Б.
Вывод:
В целом отдел оборудован необходимой для работы оргтехникой и программным
обеспечением, но необходима модернизация компьютерных систем, так как скорость
загрузки процессов не достаточно быстра. Это сказывается на эффективности
работы. Также необходимо внедрить несколько управленческих программ,
которые обеспечат быстрое принятие
управленческих решений.
3.Оценка степени деловитости личного стиля работы
Таблица 2.1 – Качества,
преимущественно присущие вам лично
|
№
|
Качества
|
|
1
|
Общительность
|
|
2
|
Целеустремленность
|
|
3
|
Работоспособность
|
|
4
|
Умение организовать самого
себя
|
|
5
|
Умение анализировать
|
|
6
|
Умение инструктировать
|
|
7
|
Энергичность
|
|
8
|
Знание фактов, цифр, данных
|
|
9
|
Самокритичность
|
|
10
|
Аккуратность
|
Таблица 2.2 – Качества,
которые по вашему мнению, преимущественно присущи деловому стилю работы
|
№
|
Качества
|
|
1
|
Преданность делу
|
|
2
|
Знание фактов, цифр, данных
|
|
3
|
Умение проконтролировать
исполнение
|
|
4
|
Умение убеждать
|
|
5
|
Целеустремленность
|
|
6
|
Умение анализировать
|
|
7
|
Умение инструктировать
|
|
8
|
Умение организовать людей
|
|
9
|
Самостоятельность
|
|
10
|
Умение заинтересовать в
выполнении работы
|
Таблица 2.1 – Качества,
преимущественно присущие вам лично
|
№
|
Качества
|
|
1
|
Целеустремленность
|
|
2
|
Знание фактов, цифр, данных
|
|
3
|
Единство слов и действий
|
|
4
|
Умение организовать самого
себя
|
|
5
|
Умение организовать людей
|
|
6
|
Дисциплинированность
|
|
7
|
Инициативность
|
|
8
|
Умение довести начатое дело
до конца
|
|
9
|
Умение ценить время
|
|
10
|
Умение проконтролировать
исполнение
|
1) Человеку не хватает
следующих качеств, чтобы считать его деловым:
- единства слов и действий;
- умения организовать людей;
- дисциплинированность;
- инициативность;
- умение довести начатое дело
до конца;
- умение ценить время;
- умение проконтролировать
исполнение.
2) В таблице 2.2 указаны
следующие качества, не являющиеся деловыми:
- преданность делу;
- умение убеждать;
- умение анализировать;
- умение инструктировать;
- самостоятельность;
- умение заинтересовать в
выполнении работы.
3) Необходимо приобрести
следующие качества:
- единства слов и действий;
- умения организовать людей;
- дисциплинированность;
- инициативность;
- умение довести начатое дело
до конца;
- умение ценить время;
- умение проконтролировать
исполнение.
Список литературы
1. Бизюкова И.В. Кадры управления: подбор и
оценка. – М.: Экономика, 1998. – 255 с.
2.
Галькович Р.С. Набоков В.И. Основы менеджмента. – М.: ИНФРА-М,
1998. – 384 с.
3. Герчикова И.Н. Менеджмент. – М.: ЮНИТИ-ДАНА,
2000. – 453 с.
4. Охотский Е.В. Книга работника
кадровой службы. – М.: Экономика, 2001. – 85с.
5. Старобинский Э.Е. Как управлять
персоналом. – М.: Интел-Синтез, 1999. – 96 с.
6. Управление персоналом: Учебник для
вузов/ Под ред. Т.Ю. Базарова, Б.Л. Еремина. – М.: Банки и биржи, ЮНИТИ, 1998.
– 336 с.
7. Управление персоналом: Учеб.пособие для вузов / С. И. Самыгин, Л. Д. Столяренко,
С. И. Шило, С. В. Ильинский; Под ред.Самыгина С.И. - Ростов на Дону: Феникс,
2001. - 511с.