1. Что такое информационные технологии управления.

Главным направлением перестройки менеджмента и его радикального усовершенствования, приспособления к современным условиям стало массовое использование новейшей компьютерной и телекоммуникационной техники, формирование на ее основе высокоэффективных информационно-управленческих технологий.

Средства и методы прикладной информатики используются в менеджменте и маркетинге. Новые технологии, основанные на компьютерной технике, требуют радикальных изменений организационных структур менеджмента, его регламента, кадрового потенциала, системы документации, фиксирования и передачи информации. Особое значение имеет внедрение информационного менеджмента, значительно расширяющее возможности использования компаниями информационных ресурсов. Развитие информационного менеджмента связано с организацией системы обработки данных и знаний, последовательного их развития до уровня интегрированных автоматизированных систем управления, охватывающих по вертикали и горизонтали все уровни и звенья производства и сбыта.

Технология — это комплекс научных и инженерных знаний, реализованных в приемах труда, наборах материальных, технических, энергетических, трудовых факторов производства, способах их соединения для создания продукта или услуги, отвечающих определенным требованиям.

Технология неразрывно связана с машинизацией производственного или непроизводственного, прежде всего управленческого процесса. Управленческие технологии основываются на применении компьютеров и телекоммуникационной  техники.

Согласно определению, принятому ЮНЕСКО, информационная технология — это комплекс взаимосвязанных, научных, технологических, инженерных дисциплин, изучающих методы эффективной организации труда людей, занятых обработкой и хранением информации; вычислительную технику и методы организации и взаимодействия с людьми и производственным оборудованием, их практические приложения, а также связанные со всем этим социальные, экономические и культурные проблемы.

Сами информационные технологии требуют сложной подготовки, больших первоначальных затрат и наукоемкой техники. Их введение должно начинаться с создания математического обеспечения, формирования информационных потоков в системах подготовки специалистов.

1.1. Какие современные технические средства используются для автоматизации информационно-управленческой деятельности

В последние десятилетия менеджменты в наиболее развитых странах, в частности, в США и Японии, на творческие (созидающие) информационные технологии так называемого третьего (высшего) уровня. Они охватывают полный информационный цикл — выработку информации (новых знаний), их передачу, переработку, использование для преобразования объекта, достижения новых более высших целей.

Информационные технологии третьего уровня означают высший этап компьютеризации менеджмента, позволяют задействовать ЭВМ в творческом процессе, соединить силу человеческого ума и мощь электронной техники.

Полная интегрированная автоматизация менеджмента предполагает охват следующих информационно-управленческих процессов: связь, сбор, хранение и доступ к необходимой информации, анализ информации, подготовка текста, поддержка индивидуальной деятельности, программирование и решение специальных задач.

Основные направления автоматизации информационно-управленческой деятельности компаний следующие: автоматизация процесса обмена информацией, включая учрежденческую АТС, “ электронную почту”. К современным техническим средствам автоматизации информационно-управленческой деятельности относятся:

1. персональные компьютеры, объединенные в сети;

2. электронные пишущие машинки;

3. текстообрабатывающие системы (проблемноориентированные компьютерные системы, имеющие большие функциональные возможности);

4. копировальные машины;

5. коммуникационные средства, телефонную технику;

6. средства для автоматизации ввода архивных документов и поиска информации (к ним относятся нетрадиционные носители информации: магнитные диски и ленты, микрофильмы, диски с оптическими записями);

7. средства для обмена информацией — “электронная почта”;

8. видеоинформационные системы;

9. локальные компьютерные сети;

10. интегрированные сети учреждений.

1.2. Что подразумевается  под  структурированием информации

Системы управления базами данных выполняют следующие две основные функции:

а) хранение и ведение представления структурной информации (данных);

б) преобразование по некоторому запросу хранимого представления в структурную информацию.

Термин “структурная информация” используется для противопоставления  неструктурной текстовой информации, являющейся объектом информационно-поисковых систем.

Структурной информации соответствует понятие форматных данных. В современных системах управления базами данных пользователь имеет дело с содержательной стороной своих данных, а не с деталями их представления в памяти ЭВМ. Ответственность за выбор представления информации лежит на СУБД, причем представление того или иного факта реального мира может в общем случае измениться без ведома пользователя. Явления реального мира зачастую могут быть описаны с помощью структурных взаимосвязей между совокупностями фактов. Для представления информации о подобного рода явлениях может быть использована структурная модель данных. В общем случае можно выделить  два типа связей данных:

а) связь между атрибутами одного и того же объекта;

б) связь между объектами.

Связь атрибутов представляется типом записей, которые в свою очередь являются поименованной совокупностью элементов данных. Связи между объектами могут быть представлены некоторым графом или диаграммой структуры данных.

СУБД основывается на определенной модели данных, которая отражает взаимосвязи между объектами. Большинство современных реализаций применяют иерархическую или сетевую модель, а также приобретающую популярность реляционную модель. С помощью модели данных могут быть представлены  объекты предметной области и взаимосвязи между ними. Взаимосвязь в модели данных выражает отображение или связь между двумя множествами данных. Различают взаимосвязи типа “один к одному”, “ один ко многим”.

1.3. Модели данных

Дадим обзор моделей данных:

а) в реляционной модели объекты и взаимосвязи между ними представляются с помощью таблиц;

б) иерархическая модель строится по принципу иерархии типов объектов, т.е. один тип объекта является главным, а остальные, находящиеся на низших уровнях иерархии,  —  подчиненными (взаимосвязь “один ко многим”);

в) в сетевой модели понятия главного и подчиненного несколько расширены. Любой объект может быть и главным и подчиненным, это означает, что каждый объект может участвовать в любом числе взаимосвязей.

1.4. Что такое базы данных.

Информация — совокупность сведений, воспринимаемых из окружающей среды, выдаваемых в окружающую среду, либо сохраняемых внутри информационной системы.

Данные — информация, представленная в виде, позволяющем автоматизировать ее сбор, хранение и дальнейшую обработку человеком или информационным средствам.

Файл — последовательность записей, размещаемых на внешних запоминающих устройствах и рассматриваемых в процессе обработки, как единое целое.

База данных — совокупность взаимосвязанных данных при такой минимальной избыточности, которая позволяет ее использовать оптимальным образом для одного или нескольких приложений в определенной предметной области человеческой деятельности.

Предметная область — это отражение в БД совокупности объектов реального мира с их связями, относящихся к некоторой области знаний и имеющих практическую ценность для пользователей.

Прежде всего, существует база данных —  совокупность данных, хранящихся во вторичной памяти — на дисках, барабанах или каком-либо другом носителе. Во-вторых, имеется набор прикладных программ пакетной обработки, которые работают с этими данными (выборка, обновление, включение, удаление).

Дополнительно может присутствовать группа оперативных пользователей, взаимодействующих с базой данных от удаленных терминалов. В-третьих, база данных является “интегрированной”, т.е. содержит данные для многих пользователей. Базы данных создаются с целью централизованного управления определенными данными.

Совместное использование данных предполагает не только то, что все файлы существующих приложений интегрированы, а также и то, что новые приложения могут быть построены на существующей базе данных. Использование БД обеспечивает в основном:

— независимость данных и программ;

— реализацию отношений между данными;

— совместимость компонентов БД;

— простоту изменения логической и физической структур БД;

— целостность;

— восстановление и защиту БД и др.

К другим целям использования БД относятся:

— сокращение избыточности в хранимых данных; устранение несовместимости в хранимых данных с помощью автоматической корректировки и поддержки всех дублирующих записей;

— уменьшение стоимости разработки пакета программы;

— программирование запросов к БД.

БД является динамической информационной моделью некоторой предметной области, отображением внешнего мира. Каждому объекту присущ ряд характерных для него свойств, признаков, параметров. Работа с БД осуществляется по атрибутам объектов.

2. Организация баз данных средствами MS Excel

2.1. Одновременная работа с несколькими таблицами

Если рабочая книга содержит несколько рабочих таблиц, часто нужно вводить данные и форматировать отдельные рабочие таблицы. Но иногда удобно вводить данные в несколько рабочих таблиц одновременно — при вводе одного и того же набора данных (заголовков столбцов или рабочих таблиц), применении одного и того же форматирования (жирного или курсивного шрифта заголовков) и т.п.

Вполне возможно строить формулы, ссылающиеся на ячейки или диапазоны ячеек, которые находятся в других таблицах. Это может пригодиться, например, при создании сводной таблицы, использующей, данные из нескольких других таблиц, вместо того, чтобы переносить все эти цифры в итоговую таблицу.

При построении формул, опирающихся на данные из других таблиц, создаются ссылки на них. При изменении используемых в формуле данных соответственно изменяется и результат вычисления по этой формуле, даже если данные и формула находятся в различных таблицах рабочей книги. Для создания ссылок на данные в Excel можно использовать также команду Специальная вставка. При этом ссылки на данные обновляются каждый раз при изменении исходных данных.

Это свойство исключительно эффективно, если в нескольких таблицах используется информация из одного источника.

2.2. Работа со списками данных

Данные в электронных таблицах Excel часто организованы в виде списков. Список — это ряд строк, в которых содержатся определенный набор данных. Каждому такому множеству строк предшествует строка меток-идентификаторов. (Многие из данных, с которыми до сих пор вам приходилось работать, были организованы в виде таких списков.) Преимущество списка заключается в возможности гибко им манипулировать: искать данные, удовлетворяющие определенным условиям, отбрасывая при этом остальные данные, ненужные в данный момент. Можно также отсортировать список

множеством способов — например, расположив его элементы в алфавитном порядке.

Со списками связан ряд терминов, которыми неизбежно придется пользоваться.

Сами списки часто называют базами данных. Все данные об одном элементе списка  называются записью. Полем называется категория данных. Обычно каждая запись представляет собой одну строку данных, а каждое поле — один столбец. Заголовки столбцов часто называют именами полей.

Лучше всего не создавать более одного списка в одной рабочей таблице.

Необходимо также оставлять как минимум один пустой столбец и одну пустую строку между списком и другими данными в рабочей таблице, чтобы программа могла автоматически определить границы списка.

Чаще всего нужно видеть все данные в таблице. Однако иногда желательно, чтобы на экране отображалась только их часть. Такая необходимость возникает тем чаше, чем больше таблица. Excel позволяет временно "отфильтровать" данные, отобрав для визуализации только те, которые удовлетворяют определенным условиям. После того, как база данных отфильтрована, оставшиеся записи можно просматривать, редактировать, копировать или печатать, как и целые таблицы Excel.

Иногда необходимо отобрать записи, значение поля которых лежит в некотором диапазоне  В таких случаях нельзя просто воспользоваться одним из режимов автофильтрации. Необходимо осуществлять отбор в режиме Условие и использовать специальные операторы сравнения, задающие диапазон отбираемых значений.

Чаще всего не имеется точной определенности нет, какие данные нужны. Для этого можно проводить отбор с использованием символов подстановки — специальных знаков, заменяющих в слове одну или несколько букв.

Если результатом поиска должно быть не множество записей, а единственная, то следует воспользоваться командой Форма. Эта команда находит нужные записи, выводя их по одной в специальном диалоговом окне. Команда Форма предоставляет пользователю еще один способ просмотра данных, позволяя ему редактировать, удалять и вводить новые записи.

Есть еще один способ изменения процедуры просмотра данных. Это их сортировка — переупорядочение записей в списке на основании содержимого одного или нескольких полей. Например, можно сделать так, чтоб данные в списке расположились в алфавитном порядке. Можно также отсортировать список в порядке убывания.

Наверное, самое ценное свойство сортировки в Excel — это практически неограниченные возможности. Если отсортировать список одним способом, а потом пожелать посмотреть на него в другом ракурсе, достаточно повторно отсортировать список, воспользовавшись другой командой сортировки.

Еще один способ управления списком заключается в суммировании содержащихся в нем данных. Например, можно подводить промежуточные и общие итоги в определенном поле.

3. Задача

3.1. Формирование структуры базы данных и ее заполнение

Создадим требуемую структуру таблицы базы данных и заполним ее данными. Для всех числовых полей зададим выравнивание по правому краю.

После заполнения, таблица будет иметь следующий вид:

3.2. Добавление данных с помощью формы

Для использования формы выберем пункт главного меню Microsoft Excel «Данные > Форма». После этого откроется следующее окно, в котором в виде формы можно просмотреть все уже имеющиеся в таблице данные:

Для добавления двух новых строк в таблицу нужно каждый раз нажимать кнопку Добавить.

После добавления двух строк, таблица примет вид:

3.3. Просмотр записей, относящихся к Поволжскому региону

Для просмотра данных, относящихся к Поволжскому региону выберем пункт меню Данные > Форма. В открывшемся окне нажмем кнопку Критерии и в поле Регионы введем Поволжский.

Нажимая кнопку Далее просмотрим все записи, относящиеся к Поволжскому региону.

3.4. Упорядочивание по возрастанию содержимого базы данных по 2 полям

Из главного меню выберем Данные > Сортировка. Зададим сортировку по возрастанию для полей «Регионы» и «Наименование потребсоюзов». В результате таблица примет вид:

3.5. Использование автофильтра

Из главного меню выберем Данные>Фильтр>Автофильтр. После этого около названия каждого столбца появится стрелочка. Кликнем по этой стрелочке столбца Хлеб. Из выпадающего списка выберем пункт Условие. В открывшемся окне выберем из первого выпадающего списка пункт больше и введем значение 20.

В результате получим записи, удовлетворяющие заданному условию. Скопируем их на отдельный лист, введя соответствующий заголовок:

Теперь аналогичным образом отберем только записи, у которых объем производства хлеба превышает 20 тыс.т. консервов – находится в промежутке от 500 т до 1500 т, а пива – превышает 50 тыс. дкл.

Далее тем же способом отберем записи по Поволжскому региону, в которых производство колбасы находится в промежутке от 500 т до 3000 т, а кондитерских изделий – более 1000 т.

Каждая из полученных выборок помещена на лист, который имеет имя Выборки.

3.6. Использование расширенного фильтра

Перед использованием расширенного фильтра необходимо в некотором диапазоне ячеек задать условия для фильтра.

Зададим следующие условия:

Выберем пункт главного меню Данные > Фильтр > Расширенный фильтр.

В появившимся окне зададим скопировать результат в другое место. В качестве исходного диапазона укажем диапазон А8 – Н28, в котором хранятся данные таблицы, включая заголовки.

В качестве диапазона условий зададим диапазон А4 – Н6, в котором указана приведенные выше условия.

А в качестве диапазона для размещения отфильтрованных данных укажем диапазон А41 – Н50 текущего листа.

В результате получим следующие данные, удовлетворяющие расширенному фильтру:

3.7. Вычисление суммарных и средних значений

Создадим вычисляемые поля для вычисления суммарных и средних значений по каждому региону и по всем регионам. В результате получим: