1.    Назначение базы данных

Создаваемая база данных «Переговоры» будет хранить информацию о кодах населенных пунктов, телефонных номерах организаций и междугородних переговорах, проведенных каждой из организаций.

При помощи запросов должна быть возможность выборки из базы следующих данных:

·        все переговоры с Москвой;

·        переговоры первой декады октября 2004 г.

По обоим отчетам должны создаваться отчеты.

2. Структура таблиц базы данных

2.1. Структура таблицы «Телефоны»

В таблице «Телефоны» будет храниться информация о названиях организаций, их адресах и телефонах.

В этой таблице будет 3 поля: «НазваниеОрганизации», «Адрес» и «НомерТелефона». Поле «НомерТелефона» будет ключевым. В режиме Конструктора таблица будет выглядеть так:

2.2. Структура таблицы «Коды»

В таблице «Коды» будут храниться коды населенных пунктов.

В режиме конструктора таблица «Коды» будет иметь вид:

2.3. Структура таблицы «Переговоры»

В этой таблице будет храниться информация о произведенных междугородних переговорах с каждого телефонного номера. А именно: номера телефонов, с  которого велись переговоры, даты переговоров, коды направлений, тарифы и продолжительности переговоров.

В режиме Конструктора таблица «Переговоры» будет выглядеть так:

3.    Схема связей между таблицами

Для возможности выборки данных одновременно из нескольких таблиц, между этими таблицами нужно установить связи.

Установка связей между таблицами выполняется в окне «Схема данных», вызываемом нажатием одноименной кнопки на панели инструментов Microsoft Access.

При установлении связи необходимо установить флажки следующих параметров: «Обеспечение целостности данных», «Каскадное обновление связанных полей» и «Каскадное удаление связанных записей». Тип созданных связей будет «один-ко-многим».

После установления всех необходимых связей между таблицами, окно «Схема данных» будет иметь вид:

4. Содержание таблиц

В созданную таблицу «Телефоны» занесем следующие данные:

В таблицу «Коды» занесем следующие записи о кодах используемых направлений переговоров:

А в таблицу «Переговоры» следующие данные о переговорах по организациям:

5.    Создание запросов

Запросы в базе данных служат для возможности отбора данных из одной или нескольких таблиц.

5.1. Создание запроса «Все переговоры с Москвой»

Этот запрос будет отбирать из данных о всех переговорах, только те переговоры, которые проводились с Москвой.

Перенесем в бланк запроса поля НомерТелефона, Дата, Тариф и Продолжительность из таблицы Переговоры, а также поле Направление из таблицы Коды.

Для поля Направление зададим условие отбора – Москва.

В режиме конструктора созданный запрос будет иметь вид:

5.2. Запрос «Переговоры первой декады октября 2004 г.»

Этот запрос должен выдать информацию только о тех переговорах, которых проводились в период с 01.10.2004 г. по 10.10.2004 г. включительно. 

В бланк запроса добавим все 3 имеющиеся в базе данных таблицы: «Коды», «Переговоры» и «Телефоны».

Перенесем в нижнюю часть бланка запроса поля НомерТелефона и НазваниеОрганизации из таблицы Телефоны, поле Дата из таблицы Переговоры и поле Направление из таблицы Коды.

Для поля Дата зададим условие отбора «Between #01.10.2004# And #10.10.2004#». В результате созданный запрос в режиме конструктора будет иметь следующий вид:

6. Результаты извлечения данных по запросам

6.1. Результат выполнения запроса «Все переговоры с Москвой»

Созданный ранее запрос выдаст следующий набор данных о переговорах с Москвой:

6.2. Результат выполнения запроса «Переговоры первой декады октября 2004 г.»

Ранее созданный запрос выдаст следующие данные о переговорах, попадающих на период с 01 октября 2004 г. по 10 октября 2004 г.

7. Структуры отчетов в режиме конструктора

7.1. Структура отчета «Все переговоры с Москвой»

Создадим отчет по ранее созданному запросу «Все переговоры с Москвой», выбрав для отчета все поля из этого запроса.

Также добавим одно вычисляемое поле, в котором будет вычисляться сумма каждого из переговоров.

В раздел Примечание отчета добавим поле, в котором будет вычисляться общая стоимость всех переговоров с Москвой. В это поле введем следующую формулу: «=SUM([Тариф]*[Продолжительность])».

В режиме конструктора отчет имеет следующую структуру:

7.2. Структура отчета «Переговоры первой декады октября 2004 г.»

По ранее созданному одноименному запросу создадим запрос, добавив в него все поля из названного запроса.

Для вычисления стоимости каждого разговора, добавим в область данных поле, в которое введем формулу для расчета «=[Тариф]*[Продолжительность]».

А для вычисления итоговой стоимости всех отобранных переговоров добавим в Примечание отчета поле, в которое введем следующую формулу: «=SUM([Тариф]*[Продолжительность])».

В результате в режиме конструктора созданный запрос будет иметь вид:

8. Содержания отчетов

При просмотре, отчет «Все переговоры с Москвой» будет иметь вид:

Все переговоры с Москвой

НомерТелефон           Дата Направление     Тариф    Продолжительность Сумма

222171                   13.10.2004 Москва                 3,25р.                            11 35,75

909695                   01.10.2004 Москва                 3,25р.                             8 26

999974                   31.10.2004 Москва                 3,25р.                             5 16,25

                                          ИТОГО:   78         рублей

А отчет «Переговоры первой декады октября» будет выглядеть так:

         Переговоры 1 декады октября 2004 г.

Дата НомерТелефон НазваниеОрганизаци Продолжительность Тариф Направление Сумма:

01.10.2004     909695        Поликлиника взрослая           8                                     3,25р.       Москва        26

08.10.2004         280238        Средняя школа № 58            5                      7,00р.  Санкт-Петербург      35

                                               ИТОГО: 61       рублей