Дневник

Дата

Описание работы

20.10

Знакомство с сотрудниками компании

21.10

Знакомство с нормативными документами

22.10

Знакомство с ассортиментом

25.10

Знакомство с ассортиментом

26.10

Знакомство с работой менеджера

27.10

Знакомство с работой менеджера

28.10

Знакомство с работой менеджера

29.10

Работа с клиентами

1.11

Работа с клиентами

2.11

Работа с клиентами

3.11

Работа с клиентами

4.11

Работа с клиентами

5.11

Работа с клиентами

8.11

Сбор данных для написания отчета

9.11

Сбор данных для написания отчета

Краткосрочные планы представляют собой конкретные программы реализации стратегических целей организации, являются наиболее конкретными и детальными организационными целями и затрагивают всех сотрудников организации. К краткосрочным планам относятся и годовые бизнес – планы и дневные планы выручки. Важность кратковременных планов состоит в том, что они управляют поведением сотрудника на рабочем месте и, следовательно, оказывают непосредственное влияние на результаты организации.

Организация «Транскомплект» является Обществом с ограниченной ответственностью (ООО) и располагается по адресу г. Новосибирск ул. Толмачевское шоссе 13.

Общество было создано, согласно Уставу, для удовлетворения потребностей населения в авто-продукции, авто-услугах, обеспечения занятости населения общественно-полезным трудом и получения прибыли.

«Транскомплект» осуществляет следующие виды деятельности:

• предоставление авто-услуг и продажа авто-товаров.

Цели компании на ближайшие 3-4 года. «Транскомплект» ставит перед собой и стремится к достижению следующих целей:

Корпоративное развитие

·       сформировать собственную (корпоративную) сеть магазинов

·       укрепиться на данном сегменте рынка

В области продаж

·       создать устойчивую и эффективную систему продаж.

В области продуктов и услуг.

·       Обеспечить в магазинах стандарты качества не ниже существующих стандартов.

В оперативной деятельности.

•    Создать эффективную систему управления имеющихся магазинов.

•     Создать систему своевременного планирования, производства и поставок сопутствующих продуктов.

В области управления человеческими ресурсами.

•    Планомерное и бесперебойное обеспечение растущих потребностей бизнеса в квалифицированном персонале.

• Предоставить сотрудникам реальную возможность профессионального и духовного развития.

 Главная цель предприятия является повышение доли обслуживаемого населения в магазинах.

Особенностью осуществления своей стратегии, генеральный директор компании, считает ценовую политику организации, это удерживание единой цены на всю продукцию по России. Такая политика реализуется за счет предоставления различных скидок покупателям.

Постоянно меняющиеся условия рынка не дают возможности организации составлять планы на период более одного месяца. Поэтому специалисты предприятия занимаются составлением программ реализации стратегии ежемесячно, с последующей корректировкой в течение всего запланированного периода.

Ознакомление с организацией труда

Согласованная и целенаправленная работа любого коллектива обеспечивается правильным выбором и правильным применением методов управления.

Метод управления – это способ воздействия на объект управления для достижения поставленных перед ним целей. Если рассматривать всю цепь управления, то методы являются ее последним звеном.

Методы ближе всего находятся к практике управления. Они призваны развивать инициативу работников и их заинтересованность в достижении целей своей организации. Руководители пользуются экономическими, организационно – распорядительными, воспитательными и социально - психологическими методами, а также маркетингом и контролингом.

При управлении чаще всего применяются экономические методы, они косвенно воздействуют на объект управления. Перед сотрудниками ставятся только цели, ограничения и общая линия поведения, в рамках которых они ищут оптимальные способы решения проблемы. Своевременное и качественное выполнение заданий вознаграждается различного рода денежными выплатами, которые являются заработанными, за счет дополнительной прибыли, полученной вследствие проявленной личной инициативы. Поскольку размер выплат зависит от экономического результата, работник непосредственно экономически заинтересован в его улучшении.

Иногда применяются административные методы управления, сотрудников поощряют за результат, а не за инициативу. И многим работникам это не нравиться.

Кроме того, в фирме активно используется контроллинг. При помощи данного метода руководители Общества отслеживают и корректируют движение организации к целям, которые установлены планом.

Опрос показал, что практически не применяются социально-психологические методы управления, которые нацелены на формирование благоприятного морально – психологического климата в коллективе, а с другой – на раскрытие личных способностей каждого работника.

Для обеспечения эффективного достижения поставленных целей необходимо использовать все методы в совокупности. Применение которых, должно зависеть не от желания руководства, а от характера выполняемого поручения и от индивидуальных качеств сотрудника.

По методам управления можно определить стиль управления руководителя организацией.

В теории различают три основных стиля руководства: авторитарный, демократический и либеральный.

Анкетный опрос «Исследование персонала» показал, что сотрудники ООО «Транскомплект» оценивают стиль управления (организацией и сотрудниками) своего генерального директора по-разному. В большей своей массе сотрудники отдела продаж считают, что у директора авторитарный стиль управления. Возможно, это связано с тем, что существует жесткий контроль над деятельностью именно этого отдела.

Другие сотрудники склоняются к мнению, что для генерального директора свойственен демократический.

И практически никто не считает, что директор склонен к либеральному стилю.

Такой разброс во мнениях можно объяснить тем, что при принятии того или иного управленческого решения руководитель выбирает различные пути решения проблемы.

На мой взгляд, при решении вопросов связанных со стратегией развития предприятия, политикой ценообразования, решением сложных текущих проблем, для директора свойственно принимать решения единолично или в купе с учредителями.

При решении текущих задач и достижения краткосрочных целей руководитель ООО «Транскомплект» вводит лишь некоторые ограничения для решения возникших проблем.

Заключительным этапом управления является контроль.

Контроль – это процесс, обеспечивающий достижение целей орга­низации. Он необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем они станут слишком серьезными, и может также использоваться для стимулирования успешной деятельности.

Процесс контроля состоит из установки стандартов, изменения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

Контроль — это критически важная и сложная функция управления. Одна из важнейших особенностей контроля, которую следует учиты­вать в первую очередь, состоит в том, что контроль должен быть все­объемлющим. Каждый руководитель, независимо от своего ранга, дол­жен осуществлять контроль как неотъемлемую часть своих должност­ных обязанностей, даже если никто ему специально этого не поручал.

Контроль есть фундаментальный элемент процесса управле­ния. Ни планирование, ни создание организационных структур, ни мо­тивацию нельзя рассматривать полностью в отрыве от контроля. Дей­ствительно, фактически все они являются неотъемлемыми частями общей системы контроля в данной организации. Это обстоятельство станет более понятным после того, как мы познакомимся с тремя ос­новными видами контроля: предварительным, текущим и заключитель­ным. По форме осуществления все эти виды контроля схожи, так как имеют одну и ту же цель: способствовать тому, чтобы фактически по­лучаемые результаты были как можно ближе к требуемым. Различа­ются они только временем осуществления.

Предварительный контроль обычно реализуется в форме опреде­ленной политики, процедур и правил. Прежде всего, он применяется по отношению к трудовым, материальным и финансовым ресурсам. В ООО «Транскомплект» предварительному контролю уделяется значительное внимание. Начальники отделов перед принятием управленческого решения определяют наличие всех необходимых ресурсов.

Текущий контроль осуществляется, когда работа уже идет и обычно производится в виде контроля работы подчиненного его непосредствен­ным начальником. В течение всего рабочего процесса начальники подразделений Общества осуществляют контроль. Особенно тщательно контролируется работа менеджеров по продажам и работников отдела закупа. Такое внимание объясняется большим значением результатов полученных данными подразделениями.

Заключительный контроль осуществляется после того, как работа закончена или истекло отведенное для нее время.

Контроль над выполнением ежедневных задач производиться начальниками подразделений фирмы «Транскомплект» в конце рабочего дня. Устанавливаются причины, по которым была не выполнена работа в срок или должного качества.

Текущий и заключительный контроль основывается на обратных связях. Управляющие системы в организациях имеют разомкнутую обратную связь, так как руководящий работник, являющийся по отно­шению к системе внешним элементом, может вмешиваться в ее рабо­ту, изменяя и цели системы, и характер ее работы.

При осуществлении контроля необходимо помнить, что его следует осуществлять, не мешая работникам справляться с поставленными задачами.

Ознакомление с организацией процесса управления

Достижение организационных целей предполагает совместную работу людей, являющихся сотрудниками организации. Каждая организация нуждается в координации этого взаимодействия, установления определенного внутреннего порядка. Этот порядок проявляется в форме организационной структуры.

В ООО «Транскомплект» разделение обязанностей происходит между функциональными подразделениями, отвечающие за одно из направлений деятельности – финансы, закупки, персонал (функциональные связи). Затем в каждом отделе обязанности поделены между сотрудниками (линейные связи). Такая организация называется линейно – функциональной.

В организации отсутствует графическое изображение организационной структуры предприятия, кроме того, отсутствуют положения «О структурном подразделении». Поэтому структура была составлена исходя из штатного расписания, на основе разъяснений начальников отделов о составе их подразделения и должностных инструкций отдельных работников.

Высшим органом управления торговой фирмы является Общее собрание Участников, которое состоит из учредителей.

Затем организация делиться на шесть отделов: управления, закупок, качества и бухгалтерии.

Первым структурным подразделением в ООО «Транскомплект» является управление. Согласно штатному расписанию, оно состоит из шести человек: генерального директора, заместителя директора, помощника директора по юридическим вопросам, менеджера по персоналу, секретаря и уборщицы.

Генеральный директор фирмы является исполнительным органом Общества. Он назначается (нанимается) Общим собранием Участников сроком на три года. Генеральный директор может действовать без доверенности от имени общества, представлять его в отношении с другими юридическими лицами, заключать договоры, выдавать доверенности, открывать в банках расчетный и другие счета. Генеральный директор находиться в непосредственном подчинении и несет ответственность за свои действия перед Общим собранием Участников.

Заместитель генерального директора в соответствии с должностной инструкцией отвечает за внутреннюю и внешнюю безопасность фирмы. Заместитель генерального директора подчиняется генеральному директору фирмы. В непосредственном подчинении у него находятся: помощник директора по юридическим вопросам. Все обязанности заместителя генерального директора сводятся к обеспечению безопасности фирмы и контролю, за соблюдением норм и правил противопожарной, производственной и общей безопасности начальниками подразделений.

Заместитель генерального директора не является его фактическим заместителем во время отсутствия директора вследствие командировки, отпуска или болезни.

Помощник директора по юридическим вопросам следит, чтобы процесс хозяйственной деятельности проходил в соответствии с законодательством РФ. Юрист находиться в подчинении генерального директора и заместителя генерального директора.

Менеджер по персоналу должен следить за потребностью организации в новых сотрудниках и осуществлять подбор кандидатов на вакантные места. Для этого менеджер по персоналу обязан размещать объявления о вакантных местах, проводить собеседования с кандидатами. Так же в обязанности менеджера по персоналу входит ведение личных дел каждого работника.

В лице начальника отдела закупа данное подразделение подчиняется только генеральному директору.

Отдел закупа состоит из пяти человек: начальника отдела, ведущего специалиста, специалиста второй категории, менеджера и менеджера - маркетолога. Все сотрудники отдела подчинены начальнику отдела и несут ответственность за выполненную работу только перед ним.

Несмотря на то, что отдел закупа отвечает за обеспечение производства необходимым объемом и поддержанием требуемого ассортимента, в компетенцию подразделения входит и отслеживание цен на рынке Новосибирской области в авто-магазинах конкурентов «Транскомплект».

Одним из важнейших отделов Общества является отдел продаж. Он также состоит из нескольких частей.

Во-первых, само подразделение кофейни поделено на два отдела. Первый отдел занимается непосредственно продажей авто-товаров «Транскомплект».

Рабочие отделов находятся в подчинении у начальника отдела продаж, который подотчетен только генеральному директору.

Во-вторых, в отделе продаж имеется маркетолог, которых занимается исследованиями рынка по всей России. В его обязанности входит отслеживание деятельности основных конкурентов организации и ее партнеров, определении доли занимаемой ООО «Транскомплект» на рынке Новосибирской области.

Маркетолог работает автономно и не подчиняется начальнику отдела продаж. Маркетолог находиться  в подчинении генерального директора, который определяет план работ специалиста и требует отчета о проделанной работе.

В-третьих, в составе отдела продаж формируется отдел рекламы, который состоит из начальника рекламной группы, дизайнера и специалиста по рекламе. Это подразделение также работает, не зависимо от отдела продаж и не контролируется начальником продаж.

Следующее не мало важное подразделение это бухгалтерия. Начальником, которого является главный бухгалтер, в подчинении у нее находятся экономист, бухгалтер – кассир. Основной функцией отдела является ведение бухгалтерской отчетности, отслеживание кредиторской и дебиторской задолженности, своевременное предоставление документов в налоговые органы и осуществление всех обязательных платежей в бюджет.

Особый интерес вызывает должность экономиста. Исходя из должностной инструкции работник, занимающий эту должность, выполняет, по сути, работу бухгалтера, а не экономиста (отслеживает кредиторскую и дебиторскую задолженность, ведет учет платежных документов и расчетов с банками). Единственная обязанность, которую можно отнести к разряду обязанностей экономиста заключается в расчете себестоимости одного пакета.

Еще одной важной характеристикой организационной структуры является иерархичность или величина расстояния между высшим и низшим звеном организации. Чем больше расстояние (число уровней) между руководителем и рядовым исполнителем, тем выше степень иерархичности в организации.

Иерархичность организации эффективны с точки зрения контроля над распределением и использованием ресурсов, обеспечивают высокую степень концентрации на отдельных направлениях деятельности. В тоже время в таких структурах малоэффективным является процесс коммуникаций (особенно снизу вверх), ограничена самостоятельность сотрудников, высокая инертность. Организация с меньшим числом иерархичных уровней более динамична, легче приспосабливается к переменам, однако требует более высокого уровня ответственности и подготовленности от своих сотрудников.

ООО «Транскомплект» имеет небольшую иерархичность, поэтому обладает всеми преимуществами и недостатками такой структуры.

Ознакомление с работой менеджера по управления персоналом.

Весь производственный процесс начинается с закупки товаров для ООО «Транскомплект», которыми являются авто-товары. Закупку осуществляет отдел закупа на основе запланированных объемов продаж.

Функционирование любой организации обеспечивают ее работники или персонал организации. В зависимости от численности сотрудников, их квалификации, опыта работы зависит качество выполняемой работы и результаты хозяйственной деятельности предприятия в целом.

Поэтому управлению персоналом на предприятии должно уделяться большое внимание.

В ООО «Транскомплект» среднесписочная численность 2003 года составила 23 человек. Так в отделе управления работает 5 человек, в отделе закупок – 5 человек, в отделе продаж – 10 человек,  в бухгалтерии 3.

С точки зрения выполняемых функций сотрудники организации традиционно подразделяются на три основные категории – руководителей, исполнителей и специалистов.

Руководители распоряжаются ресурсами организации и принимают решения об их использовании. К их числу в ООО «Транскомплект» относятся: учредители, генеральный директор, начальники структурных подразделений. Специалисты не обладают административной властью, но являются экспертами в определенной области и оказывают помощь руководителям в процессе принятия решений. Специалисты фирмы «Транскомплект» - менеджеры, маркетолог, главный бухгалтер, специалисты. Исполнители претворяют в жизнь решения руководителей, непосредственно реализуют планы организации. Для торговой фирмы исполнителями являются продавцы, бухгалтера, кассиры, механики и т.д.

Особенность кадрового состава Общества заключается в том, что большинство сотрудников офиса являются молодыми специалистами в возрасте от 21 до 28 лет (в том числе генеральный директор).

Таблица 1.

Состав персонала ООО «Транскомплект» по возрасту

Это связано с кадровой политикой организации, которая определяется привлечением молодых специалистов. Кадровая политика – главное направление в работе с кадрами, набор основополагающих принципов, которые реализуются кадровой службой предприятия. В этом отношении кадровая политика представляет собой стратегическую линию поведения в работе с персоналом.

При выборе кадровой политики учитываются факторы, свойственные внешней и внутренней среде предприятия, такие как:

- требования производства, стратегия развития предприятия;

- финансовые возможности предприятия, определяемый ими допустимый уровень издержек обращения на управление персоналом;

- количественные и качественные характеристики имеющегося персонала и направленность их изменения в перспективе и др.;

- ситуация на рынке труда;

- спрос на рабочую силу со стороны конкурентов, складывающийся уровень заработной платы;

-  требование трудового законодательства, принятая культура работы с наемным персоналом и др.

К кадровой политики в современных условиях применяются следующие требования:

1. Кадровая политика должна быть тесно связана со стратегией развития (или выживания) предприятия. В этом отношении она представляет собой кадровое обеспечение реализации этой стратегии.

2. Кадровая политика должна быть достаточно гибкой. Это значит, что она должна быть, с одной стороны, стабильной, поскольку именно со стабильностью связаны определенные ожидания работника, с другой - динамичной, т.е. корректироваться в соответствии с изменением тактики предприятия, производственной и экономической ситуации. Стабильными должны быть те ее стороны, которые ориентированы на учет интересов персонала и имеют отношения к организационной культуре фирмы. Последняя включает ценности и убеждения, разделяемые работниками и предопределяющие нормы их поведения, характер жизнедеятельности предприятия.

3. Поскольку формирование квалифицированной рабочей силы связанно с определенными издержками для предприятия кадровая политика должна быть экономически обоснована, т.е. исходить из его реальных финансовых возможностей.

4. Кадровая политика должна обеспечить индивидуальный подход к своим работникам.

Таким образом, кадровая политика в новых условиях должна быть направлена на формирование такой системы работы с кадрами, которая ориентировалась на получение не только экономического, но и социального эффекта при условиях соблюдения действующего законодательства, нормативных актов и правительственных решений.

По словам генерального директора, кадровой политики ООО «Транскомплект» связана с принципом, что человека без опыта работы проще научить выполнять работу так, как необходимо компании, а не переучивать его заново. Чаще всего таких работников привлекают на вакантные места менеджера по продажам, дизайнера, рекламного агента, мерчендайзера. Работники данных должностей не должны придерживаться однообразных методов продаж или ограничивать свое воображение, а это (по мнению начальников отделов, менеджера по персоналу и генерального директора) свойственно молодым специалистам без большого опыта работы.

В 2002 году торговой фирмой «Транскомплект» была использована практика поиска сотрудника в техникумах города (взяли механиков). Кроме того, на формирование кадровой политики повлиял горький опыт привлечения специалистов с большой репутацией и опытом работы (и требованиями соответствующей оплаты труда). После нескольких месяцев работы, заметных результатов в увеличении объемов реализуемой продукции и оказываемых услуг не произошло.

При поиске кандидатов на вакантные должности учитывается не только их возраст, но и пол. Так на должность кассира приглашаются только женщины, а на должность продавца и механика только мужчины, по остальным - принципиального значения пол не имеет.

По всему предприятию соотношение мужчин и женщин не одинаковое. В офисе работает много мужчин, чем женщин.

Таблица 2.

Деление персонала ООО «Транскомплект» по полу

Содержание кадровой политики не должно ограничивается наймом на работу (выбор источников пополнения кадров, требованиям к исполнителям и т.д.), а касаться принципиальных позиций предприятия в отношении подготовки, развития персонала, обеспечения взаимодействия работника и организации.

Организация «Транскомплект» при осуществлении своей кадровой политики придерживается определенных принципов по подготовке кадров предприятия. Так бухгалтера и менеджеры по продажам ежегодно посещают курсы и лекции. Для бухгалтеров это курсы повышения квалификации и лекции о ведении бухгалтерской отчетности при изменении положений «О бухгалтерском учете» или иных нормативно-правовых актах. Для менеджеров по продажам это лекции по новым методам продажи товаров. Обучение работников происходит на базе учебного центра “Business school”. С данным центром у Общества подписан контракт, по которому он пересылает темы всех читаемых лекций.

Остальной персонал обучается по мере необходимости на базе предприятия или учебного центра.

В организации ООО «Транскомплект» все сотрудники офиса имеют высшее образование, а некоторые даже два. Определение кадровой политики играет важную роль в управлении персоналом, так как правильно выбранная политика обеспечит предприятию:

o       своевременное укомплектование кадрами рабочих и специалистов в целях обеспечения бесперебойного функционирования производства, своевременного освоения новой продукции;

o       формирование необходимого уровня трудового потенциала коллектива предприятия при минимизации затрат;

o       стабилизация коллектива благодаря учету интересов работников, предоставление возможностей для квалификационного роста и получения других льгот;

o       формирование более высокой мотивации к высокопроизводительному труду;

o       рациональное использование рабочей силы по квалификации и в соответствии со специальной подготовкой и т.д.

Оценивая кадровую политику торговой фирмы «Транскомплект» необходимо определить все ее «плюсы» и «минусы».

К положительной стороне можно отнести совпадение принципов кадровой политики со стратегическими целями предприятия (в условиях расширения ассортимента, формирования новых отделов возникает необходимость в новых специалистах).

В кадровом составе ООО «Транскомплект» существует еще некоторая особенность (на мой взгляд, положительная). Весь персонал организации напоминает своего рода скелет, головой и позвоночником которого являются специалисты в разных областях, работающие в «Транскомплект» с момента его основания (это начальники отделов, менеджеры, генеральный директор, учредители), а все остальные работники были наняты со временем по мере надобности. Возможно, именно этот факт позволяет осуществлять предприятию выбранную кадровую политику.

Отрицательным аспектом кадровой политики торговой фирмы является отсутствия индивидуального подхода к каждому работнику (это ярко выражено в мотивации труда) и как следствие для большинства сотрудников нет взаимосвязь с организацией.

В ООО «Транскомплект» как такового планирования трудовых ресурсов на долгосрочный период не происходит. Обычно потребность в кадрах возникает непосредственно в процессе деятельности организации. Только тогда начальники отделов делают заказ менеджеру по персоналу на поиск работника на вакантную должность. Такая политика организации в отношении планирования кадров, замедляет работу фирмы, некоторые работники получают дополнительные обязанности, следствием чего является перегруженность сотрудников Общества работой.

Работой с персоналом в ООО «Транскомплект» занимается менеджер по персоналу.

Мотивация как общая функция управления является неотъемлемой стадией управленческого труда руководителя.

Условно мотивационные теории можно разделить на две группы – одни объясняют трудовую мотивацию действием для человека факторов, вторые видят источники мотивации во внутреннем мире человека, его потребностях, ценностях, устремлениях.

Мотивация представляет собой комплекс условий или мотивов, оказывающих воздействие на поведение человека, направляющих его деятельность в нужную для организации сторону, регулирующих интенсивность труда, трудозатраты, побуждающих проявлять добросовестность, настойчивость, старательность в достижении целей.

Мотивы формируются под воздействием множества внешних и внутренних, субъективных и объективных факторов, начинают действовать под влиянием стимулов. Стимулы могут быть материальными, в виде действия других людей, представляющихся возможностей, надежд и т.д.

По содержанию стимулы делятся на экономические и неэкономические. В свою очередь, последние делятся на организационные и моральные.

Для успешного руководства людьми каждый менеджер должен хотя бы в общих чертах представлять, чего хотят или не хотят его подчиненные, каковы внешние и внутренние мотивы их поведения, в каком соотношение они находятся, как можно воздействовать на них и каких результатов следует ожидать.

В процессе исследования мотивации труда работников были опрошены начальники подразделений и генеральный директор. Со стороны руководства стимулирование труда происходит исключительно с помощью материального поощрения и похвалы, в случае достижения высоких показателей продажи и строгих выговоров или штрафов, в случае невыполнения обязанностей.

Практически все начальники отделов уверены, что работники выполняют добросовестно, только потому, что им за это заплатят, и чем усердней они будут работать, тем больше им заплатят. Деньги, по мнению руководства, главный стимул в работе персонала.

Для определения мотивации самих работников была проведена анкета по определению преобладающих потребностей и по исследованию персонала.

Результаты анкетирования показали, что денежное вознаграждение за труд не является главным стимулом для сотрудников ООО «Транскомплект».

Интересная и ответственная работа является главным мотивом для одних работников, дружный и сплоченный коллектив для других, возможность самореализовать себя для третьих.

Таким образом, можно сделать вывод, что руководство фирмы совершенно не знает о реальных мотивах труда своих подчиненных и, к сожалению даже не стремиться выяснить этого. Возможно, именно по этой причине существует достаточно высокая текучесть кадров в офисе.

Подбор кандидатов на вакантные должности начинается с собеседования. Обычно собеседование проводит менеджер по персоналу.

После того как, претендент был выбран ему назначается испытательный срок. Главная цель испытательного срока – это определить не только профессиональные качества работника, но и выявить его умение общаться с коллегами по работе (влиться в коллектив).

Адаптацией занимаются начальник отдела, в котором будет работать новый сотрудник и остальной персонал подразделения. Работники оказывают всяческую помощь на протяжении всего испытательного срока.

В соответствии с Трудовым Кодексом РФ испытательный срок должен длиться не менее трех месяцев, по истечению которых сотрудника принимают на работу или нет (не прошел испытательный срок). На постоянную работу сотрудника могут оформить и раньше истечения испытательного срока, для этого начальник отдела должен написать записку генеральному директору с просьбой принять работника на постоянную работу.

На любом предприятии существует такая процедура как увольнение. Работник может уйти из организации по собственному желанию или его могут уволить. Причины увольнений могут быть совершенно разные от неисполнения должностных обязанностей до прогулов.

Одним из важных показателей характеризующих стабильность рабочей силы является коэффициент текучести кадров, который рассчитывается как отношение количества уволенных к среднесписочной численности.

В ООО «Транскомплект» в 2002 г. по офису уволилось 8 чел. практически все работники уволились по собственному желанию. В 2003 г. в офисе было уволено 6 чел, в частности секретарь не прошел испытательный срок, маркетолог не отвечает требованиям данной специальности, менеджер по продаче – из-за конфликтов с начальником. Остальные уволились по собственному желанию. По словам менеджера по персоналу, наибольшая текучесть кадров происходит по рабочим. Это связано с тем, что работа достаточно тяжелая и при полной занятости рабочего дня рабочие получают около 5 – 7 тыс. руб. Но если работы мало, заработная плата снижается, т.к. имеет сдельную форму, а за 3 тыс. руб. многие просто отказываются работать. Необходимо отметить тот факт, что практически все работники увольнялись по собственному желанию. Хотя в некоторых случаях их просто попросили написать такие заявления, т.к. руководство организации не хотело составлять акты о систематических прогулах, о появлении на работе в нетрезвом состоянии. Практически все работники, уволившиеся по собственному желанию, не пишут причин подвергших их сделать такой поступок. Со стороны руководства необходимо более тщательно отнестись к этому вопросу, особенно если это касается сотрудников офиса, а тем более аппарата управления.

Ознакомление с организацией контроля за работой торговой организации.

Любая организация существует не в вакууме, а в постоянном взаимодействии с окружающим ее миром или внешней средой. Внешняя для организации среда состоит из отдельных людей, групп или учреждений, предоставляющих ей ресурсы, влияющих на то, как принимаются решения внутри организации, или являющихся потребителями результатов ее деятельности.

Можно выделить следующие основные элементы внешней среды для современных организаций:

• клиенты/потребители продукции и услуг (рынки сбыта);

• поставщики (рынки ресурсов, в том числе рынок труда);

• конкуренты;

• техника и технология;

• государство;

• общественные организации и группы.

 Клиенты являются ключевой для любой организации группой, поскольку за их счет она существует и развивается. В обыденной жизни понятие клиент ассоциируется с покупателем магазина или посетителем ресторана. На самом деле оно гораздо шире и включает в себя как непосредственных потребителей продукции и услуг (пользователей), так и тех, кто приобретает эти услуги у организации (заказчиков). Во многих случаях потребители и заказчики не совпадают. Четкое представление о том, кто является клиентами организации, и каковы их потребности, является важнейшим условием успеха организации. Ее цели, структура, системы управления должны отражать эти потребности и обеспечивать их удовлетворение.

Фирма «Транскомплект» в качестве своих клиентов выбрала мужчин и женщин среднего достатка в возрасте от 25 до 65 лет, имеющих машины-иномарки.

Вторым элементом внешней среды являются поставщики. Они предоставляют организации ресурсы, необходимые для достижения ее целей. Наличие и цена ресурсов оказывают сильное влияние на деятельность организации и учитываются при разработке стратегических задач и подготовке краткосрочных планов.

Документы, функционирующие в сфере управления, закрепляют как внутрифирменные, так и отношения с другими организациями. Эти документы не редко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемые гражданскими, арбитражными и третейскими судами.

В целях совместимости документов различных предприятий, снижение трудоемкости обработки документов, повышение качества оформления, более эффективного использования персональных компьютеров в делопроизводстве проводиться унификация документов и разработка унифицированной системы документации.

В организации ООО «Транскомплект» делопроизводством доверено заниматься секретарю.

Все документы изначально делятся по назначению на: организационно-правовые, распорядительные, информационно-справочные документы и переписка.

В процессе организационной деятельности учреждения формируется комплекс организационно-правовых документов, содержащих положения, определяющих статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

В частности в торговой фирме «Транскомплект» из организационно-правовых документов имеется:

-Устав организации, который определяет организационно-правовую форму предприятия (общество с ограниченной ответственностью «Транскомплект»), его миссию, основные виды деятельности и т.д.

-Положение об организации, в котором выделен правовой статус ООО «Транскомплект», основные задачи, права, ответственность и порядок деятельности.

Одним не мало важным организационно-правовым документом является положение о структурном подразделении, которое устанавливает статус, функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений и иных органов предприятия.

Руководство любой организации наделяется правом осуществлять исполнительно - распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы.

Основное назначение распорядительных документов – регулирование и координация деятельности, позволяющие органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности. Распорядительные документы содержат управленческие решения, обязательные для выполнения.

К распорядительным документам организации относятся: приказы, распоряжения и указания.