Рис. 1 Формирование каналов коммуникаций в управленческой системе

В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента: 1. Отправитель – лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее. 2. Сообщение – собственно информация, закодированная с помощью символов. 3. Канал – средство передачи информации. 4. Получатель – лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача – составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Это трудно, ибо каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может быть искажен или полностью утрачен. Указанные взаимосвязанные этапы следующие: 1. Зарождение идеи. 2. Кодирование и выбор канала. 3. Передача. 4. Декодирование.

Предлагается следующая классификация информации: 1) по объекту – показатели качества товара, его ресурсоемкость, параметры инфраструктуры рынка, организационно-технического уровня производства, социального развития коллектива, охраны окружающей среды и др.; 2) по принадлежности к подсистеме системы менеджмента – информация по целевой подсистеме, научному обоснованию системы, экономике менеджмента, функциональной и обеспечивающей подсистемам, внешней среде системы, управляющей подсистеме; 3) по форме передачи – вербальная (словесная) информация и невербальная; 4) по изменчивости во времени – условно-постоянная и условно-переменная (недолговечная); 5) по способу передачи – спутниковая, электронная, телефонная, письменная и др.; 6) по режиму передачи – в нерегламентируемые сроки, по запросу и принудительно в определенные сроки; 7) по назначению – экономическая, техническая, социальная, организационная и др.; 8) по стадии жизненного цикла объекта – по стадии стратегического маркетинга, НИОКР, организационно-технологической подготовке производства и т.д. до списания; 9) по отношению объекта управления к субъекту – между фирмой и внешней средой, между подразделениями внутри фирмы по вертикали и горизонтали, между руководителем и исполнителями, неформальные коммуникации.

Идея классификации информации используется при ее кодировании.

Перейдем к рассмотрению сущности понятия «информации». Понятие информации не однозначно. На общеупотребительном уровне информация выступает как совокупность данных об экономической ситуации, доведенных до сведения агентов институтами статистики, органами прогнозирования или же органами содействия принятию решения. Проблемы информационного обеспечения принятия решений являются ключевыми в теории и практике организации управления [1, c.247].

В научной литературе под информацией понимаются сведения, необходимые для принятия решения. Это определение подразумевает сведения обо всем многообразии информации и созвучно с пониманием информации в статистической теории информации К. Шеннона. Шеннон ввел энтропийную меру количества информации, которую определил через степень разрешения неопределенности выбора из множества альтернатив возможных решений. При этом следует учитывать, во-первых, что под информацией понимаются не все сообщения, а только те, которые относятся к разрешению неопределенности выбора, т.е. декларируется целенаправленный отбор полезной информации. Во-вторых, смысл информации, т.е. семантика (от греческого слова Semantikos - обозначающий) полезных сообщений не рассматривается. Последнее обстоятельство служит существенным ограничением сферы применения такого определения, поскольку он не позволяет оценивать качественную сторону информации, ее полезность или ценность.

Некоторые авторы определяют ценность информации через величину ее вклада в разрешение неопределенности выбора. Информация может быть: полезной (в той или иной степени увеличивать вероятность выбора); бесполезной (не менять эту вероятность) и, наконец, дезинформацией, которая уменьшает вероятность правильного принятия решения. Однако ценность информации не ограничивается лишь разрешением проблемы неопределенности выбора решения, поскольку такая «технология», т.е. возможность уменьшения неопределенности выбора, происходит внутри организации, в то время как «производство» выбора предназначено для других организаций в качестве сигнала о себе. Иначе говоря, этот сигнал связывает организацию с другими организациями на рынке. И в этом заключается смысл и ценность информации для организации, действующей в условиях рыночной экономики (рис. 2).

Безусловно, определение информации оказалось продуктивным для многих направлений науки и практики, например, теории связи, теории принятия решений и многих других [1, c.249].

Однако статистическая концепция информации акцентирует внимание на оценке количества информации и не претендует на отражение ее содержания и многочисленных свойств, которые рассматриваются в других теориях.

Рис. 2 Ценность информации в процессе управления [1, c.250]

По современным воззрениям информация может быть представлена в следующих аспектах (рис. 3): семантическом, отражающем смысловое содержание или значение информации; аксиологическом, отражающем ценность информации для самоуправляемой системы; семиотическом, где рассматриваются способы отражения конкретной информации в определенной знаковой системе; коммуникативном, отражающем информационные связи в системе; теоретико-отражательном, рассматривающем роль информации в процессах отображения; гносеологическом (теоретико-познавательном), представляющем информацию как средство познания; казуальном, отражающем роль информации в причинно-следственных отношениях; количественном, как форме измерения информации; физическом, как материальном воплощении информации и др.

Количество, содержание и своевременность получения информации определяют качество принимаемых решений и в конечном счете эффективность деятельности организации. Таким образом, структура организации, распределение функций, полномочий и ответственности во многом детерминированы возможностями коммуникаций, методами сбора, обработки, хранения, передачи и представления информации (рис. 4).

Рис. 3 Аспекты и концепции информации в процессе управления [1, c.251]

Рис. 4 Важность информации в процессе управления [1, c.248]

2. Требования к информации для принятия решений

Для принятия решения необходима информация, содержащая сведения: цели и задачи управляемого объекта (организация или ее подразделение); критерии деятельности и границы управляемости объекта; состояние объекта управления; механизм функционирования, закономерности, тенденции развития объекта; возможные изменения условий деятельности организации (прогноз эволюции внешней среды); альтернативные стратегии деятельности; возможные альтернативы решения; последствия реализации альтернатив; механизм выбора лучшей альтернативы [1, c.259].

Информация может характеризоваться двумя взаимосвязанными показателями – количеством и неопределенностью, выраженной через энтропию (от гр. entrope – поворот, превращение). Каждая составляющая приведенной информационной структуры решения представляет собой набор количественных или качественных параметров. Неопределенность информации выражается в том, что действительные (истинные) значения параметров неизвестны.

Информационная структура управленческого решения представлена на рис. 5.

Рис. 5 Информационная структура управленческого решения[1, c.261]

3. Качество информации

Основные требования к качеству информации [3, c.76-77]: своевременность; достоверность (с определенной вероятностью); достаточность; надежность (с определенной степенью риска), комплексность системы информации (по качеству и ресурсоемкости товара, условиям по стадиям жизненного цикла товаров фирмы и конкурентов и т.д.); адресность; правовая корректность информации; многократность использования; высокая скорость сбора, обработки и передачи; возможность кодирования; актуальность информации.

Организация массива информации. Информационный массив – это упорядоченная по определенным признакам совокупность всех видов информации, используемой органами для выработки управляющих воздействий.

Цель создания массива информации – повысить эффективность управления за счет рациональной систематизации информации, правильного ее распределения по уровням управления в соответствии с характером решаемых задач.

Информационный массив должен обеспечивать: прямое обращение потребителей к хранимой информации и возможность многократного ее использования; наиболее полное удовлетворение информационных потребностей органов управления на всех уровнях; оперативный поиск и выдачу информации по запросу; предохранение информации от искажений; защиту от несанкционированного доступа к информации.

Организация потоков информации. Под потоком информации понимается целенаправленное движение информации от источников до потребителей.

Рационализация потоков информации имеет цель исключить дублирование информации, минимизировать маршруты ее прохождения и обеспечить рациональный обмен информацией между органами управления.

Информационный поток характеризуется адресностью (наличием источника и потребителя информации), режимом (регламентом) передачи от источника до потребителя и объемом передаваемой информации.

По режиму передачи информация может подразделяться на поступающую потребителю принудительно, в нерегламентируемые сроки и по запросу, а также ежедневную, декадную, месячную, квартальную, годовую. Объем информации – количественная характеристика, измеряемая с помощью условных единиц информации (биты, слова, сообщения, знаки, буквы, листы и др.). Объем информации используется для определения информационной загруженности органов управления, принятия решений по автоматизации управленческих процедур.

4. Компьютерная информационная поддержка принятия решений