2.1.         Система счетов бухгалтерского учета

Непрерывное текущее наблюдение и контроль за фактами хозяйственной жизни, характеризующими состояние и изменение хозяйственных средств и источников их образования, осуществляется с помощью счетов бухгалтерского учета. Счета бухгалтерского учета – это способ систематизации и текущего учета состояния и изменения хозяйственных средств, источников их образования и хозяйственных процессов для получения информации, необходимой для управления и контроля за ними. Систематизация обеспечивается тем, что на каждую группу экономически однородных хозяйственных средств и их источников открываются отдельные счета.

Счет является квалификационным признаком, позволяющим идентифицировать объекты бухгалтерского учета. Для этого счет имеет название, соответствующее учитываемому на нем объекту, и кодовое обозначение (согласно Плану счетов). Счета открываются на каждый вид хозяйственных средств, источников их образования и хозяйственных процессов в соответствии с классификацией объектов бухгалтерского учета (счет «Основные средства», «Касса»).

Счета связаны с бухгалтерским балансом: они открываются на основании статей баланса и соответственно подразделяются на активные и пассивные. Активные счета предназначены для текущего учета за состоянием и изменением имущества предприятия; пассивные счета – источников средств (обязательств). Связь счетов с балансом проявляется в том, что начальное состояние (размер) хозяйственных средств и их источников записывается на счете из предшествующего баланса, затем на основании хозяйственных операций отражаются изменения. Конечное состояние хозяйственных средств и источников записывается в новый баланс. Активно-пассивные счета предназначены для текущего учета состояния и изменений одновременно хозяйственных средств и источников их образования. Активно-пассивные счета бывают двух видов: с односторонним сальдо (дебетовое или кредитовое) и с двусторонним сальдо (дебетовое или кредитовое одновременно). К счетам с односторонним сальдо относят счет «Прибыли и убытки». Если у предприятия за отчетный период сумма доходов превысила сумму расходов, то разница между ними дает прибыль, поэтому сальдо будет кредитовым, т.к. прибыль является источником средств предприятия и отражается в пассиве баланса. Если сумма доходов окажется меньше суммы расходов, то финансовым результатом станет убыток и сальдо по счет будет дебетовым. К активно-пассивным счета с двусторонним развернутым сальдо относится счет «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». Сальдо по дебету этого счета означает дебиторскую задолженность, а сальдо по кредиту – кредиторскую.

Остаток хозяйственных средств и источников называется сальдо. Изменение хозяйственных средств и источников их образования за анализируемый промежуток времени называется оборотом. Для отражения хозяйственных операций на счетах используется особый элемент метода бухгалтерского учета – двойная запись. Сферой двойной записи являются хозяйственные средства, находящиеся в соответствии с национальным законодательством в собственности хозяйствующего субъекта. Любой отдельно взятый хозяйственный факт движения хозяйственных средств, составляющих собственность предприятия, записывается два раза: в дебет одного счета и в кредит другого в одной и той же сумме, что называется двойной записью или корреспонденцией счетов. Счета, участвующие в хозяйственной операции, называются корреспондирующими. Запись операций на счетах называется бухгалтерской проводкой.

Информации о состоянии и движении хозяйственных средств и источников их образования, которую получают из счетов, открываемых на основании статей баланса, носит обобщенный характер. Для управления хозяйственной деятельностью предприятия такой информации недостаточно. Нужна более подробная информация. Поэтому все счета по масштабу группировки делятся на два основных вида: синтетические счета – предназначены для укрупненной обобщающей группировки и учета однородных средств и источников. Учет, который ведется на синтетических счетах называется синтетическим учетом, он ведется только в денежных измерителях. Счета, открываемые в развитие синтетических счетов для детализированной подробной группировки и учета средств, называются аналитическими. Учет, который ведется на синтетических счетах называется аналитическим учетом. В аналитическом учете используются три вида измерителей, так как из данных этого учета получают сведения о конкретных видах основных средств, о задолженности каждому работнику в отдельности и т.п.

Для получения сводных данных по счетам бухгалтерского учета и проверки тождественности синтетического и аналитического учета необходимо обобщить данные бухгалтерского учета. Такое обобщение обычно проводится в конце месяца путем составления оборотных ведомостей по синтетическим и аналитическим счетам. Оборотная ведомость представляет собой сводку оборотов и остатков за определенный период времени. Данные для составления оборотной ведомости берутся из счетов. Оборотная ведомость включает в себя три графы: сальдо начальное, обороты и сальдо конечное. Каждая из граф состоит из двух колонок – дебет и кредит. Конечные итоги дают три пары равных результатов. По итогам оборотной ведомости составляется баланс. Дебетовые сальдо счетов записывают в актив баланса, а кредитовые – в пассив.[2]

2.2.         Документация хозяйственных операций

Документ – носитель юридической и экономической информации, отражающий динамику собственности, то есть сведения о движении материальных ценностей и денежных средств.

В ходе работы бухгалтер имеет дело с различными документами. К первичным документам относятся такие, как, приходный и расходный кассовые ордера, счет, товарно-транспортная накладная, доверенность на получение чего-либо, платежное поручение, чек из чековой книжки и т.д. Согласно принципу непрерывности, бухгалтерский учет осуществляется без перерыва с момента организации предприятия и все факты хозяйственной деятельности находят отражение на счетах бухгалтерского учета на основании первичных документов.

При налоговой проверке бухгалтерские документы имеют значение как письменное свидетельство о факте совершения хозяйственной операции или о праве на ее совершение и служит основным средством проверки правильности и достоверности отражения хозяйственных операций в бухгалтерском учете. Отсутствие или неправильное оформление любых документов может привести к серьезным проблемам со своими работниками, с инвесторами, с контролирующими органами и т.п. При этом первичные документы могут быть приняты к учету только в том случае, если они:

–         составлены по образцу содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации;

–         подписаны лицом, уполномоченным на совершение таких действий.

Первичный документ составляется, как правило, в момент совершения операции или сразу после ее окончания на бланке типовой формы, отпечатанном типографским способом, заполненным от руки или с использованием ПЭВМ. Оформляется документ обычно в нескольких экземплярах, свободные строки в нем прочеркиваются.

Каждый первичный документ отражает одну совершенную хозяйственную операцию. Под хозяйственной операцией понимается отражение в бухгалтерском учете движения имущества предприятия, осуществляемое в денежной форме с использованием двойной записи.

К первичным документам предъявляются определенные требования. Документ имеет обязательные реквизиты: наименование документа; название и юридический адрес сторон (субъектов), участвующих в хозяйственной операции; дата составления документа (правильное написание даты: 01.01.04 г.); содержание хозяйственной операции. Необходимо соблюдать требования строгого соответствия между наименованием документа и содержанием проводимых по нему операций. При этом содержание хозяйственной операции вытекает из наименования документа, в котором оно имеется в общей форме. Например, расходный кассовый ордер предназначен для оформления выбытия денежных средств из кассы. Конкретное же содержание этой операции описывает, кому и на что выданы средства, например, на заработную плату работникам; измерители осуществляемой операции; наименование должностных лиц, ответственных за операцию; личные подписи и их расшифровка.

Отсутствие в первичных документах какого-либо из обязательных реквизитов является нарушением правил ведения бухгалтерского учета и может стать причиной применения к предприятию финансовых санкций, так как ненадлежащим образом оформленные документы не являются подтверждением факта совершения хозяйственной операции и, следовательно, возможно утверждение, что операция фактически не проводилась.[3]

2.3.         Учетные регистры бухгалтерского учета

Процесс учетной регистрации хозяйственных операций:

В документах регистрируется каждая отдельная операция, на синтетических и аналитических счетах ведется текущий учет и группировка средств и операций предприятия, в балансе периодически обобщается и отражается в денежной оценке на определенную дату состояние средств предприятия и их источников. Необходимо, чтобы каждая хозяйственная операция, оформленная документом, была отражена в том или ином учетном регистре.

В первичных документах регистрируются только отдельные хозяйственные операции, в них не ведется обобщение всех операций. Сведения из первичных документов переносятся в учетные регистры. Вся организация бухгалтерского учета строится на сочетании различных регистров. Записи в учетные регистры основываются на тщательно проверенных документах, поэтому и сами регистры приобретают доказательную силу при использовании их показателей для анализа хозяйственной деятельности предприятия, для контроля за состоянием средств и при выявлении финансовых результатов.

Учетные регистры представляют собой специальным образом разграфленные листы, в которые производятся текущие учетные записи хозяйственных операций. Учетные регистры классифицируются по внешней форме, видам учетных записей и объему содержания.

По внешней форме учетные регистры могут быть:

–         свободные листы изготавливаются в типографии на отдельных листах бумаги, определенным образом разграфленных. Они обязательно имеют название (журнал-ордер, ведомость и т.п.), указание периода, на который рассчитан учетный регистр (месяц, квартал), таблицу для ведения учетных записей

–         карточкой называется бланк, отпечатанный в виде таблицы. Они по существу похожи на свободные листы, но изготовлены из более плотной бумаги и имеют меньший размер. Используются для ведения аналитического учета товарно-материальных ценностей и подлежат регистрации в специальном реестре. По форме различают контокоррентные карточки – для учета в денежном выражении расчетов с дебиторами и кредиторами, подотчетными лицами; и карточки количественно-суммового учета – для учета товарно-материальных ценностей.

–         книги как учетные регистры отличаются тем, что помещенные в них листы с отпечатанными таблицами скреплены переплетом и последовательно пронумерованы. В настоящее время книги в качестве регистров в основном используются для учета денежных средств – кассовая книга, а также Главная книга как регистр синтетического учета и Книга остатков материалов на складах как регистр аналитического учета.

По содержанию учетные регистры делятся на:

–         регистры синтетического учета предназначаются для записи хозяйственных операций по синтетическим счетам. В основу их построения заложена шахматная форма графления учетных таблиц. Дебетуемые счета располагаются в горизонтальных колонках (строках), а кредитуемые – в вертикальных (столбцах) – шахматная форма учетных таблиц. Если разделить шахматную таблицу по вертикали, то получим так называемые журналы-ордера, в которых происходит регистрация и группировка операций по кредиту синтетических счетов с разбивкой по дебету  корреспондирующих с ними счетов. Дебетовые обороты по синтетическим счетам получаются при суммировании итогов всех журналов-ордеров.

–         для аналитического учета применяются три вида учетных регистров: регистры, которые ведутся параллельно регистрам синтетического учета и отдельно от них (контокоррентные карточки); регистры, записи в которые производится с целью группировки и накапливания однородных хозяйственных операций по аналитическим счетам для последующего их переноса итогом за месяц в регистры синтетического учета; регистры, которые совмещают синтетический и аналитический учет (журнал-ордер по счету «Расчеты с подотчетными лицами»).

По видам учетных записей регистры подразделяются на:

–         хронологические регистры используются для регистрации хозяйственных операций по мере их совершения и поступления документов в бухгалтерию, без иной систематизации, что обеспечивает контроль за сохранностью поступающих в бухгалтерию документов и полнотой бухгалтерских записей.

–         систематические регистры применяют для записей однородных по содержанию хозяйственных операций (Главная книга).

–         комбинированные (комплексные) регистры – в них сочетаются хронологические и систематические записи (журналы-ордера, записи в которых ведут по синтетическим счетам в хронологическом порядке).

Записи в хронологических и систематических регистрах должны дополнять друг друга, вследствие чего сумма оборотов хронологических регистров равна сумме дебетовых или кредитовых оборотов систематических регистров.[4]

Задание 2

Таблица 1.

Состав хозяйственных средств ОАО "ИнвестСтрой" и источников их образования по состоянию на 01.01.2003 г.