Содержание

1. Общее описание базы данных «Материалы» …………………………………..3

2. Создание таблиц ………………………………………………………………….3

2.1. Создание таблицы «ВидыМатериалов» ……………………………..4

2.2. Создание таблицы «Материалы»……………………………………..5

2.3. Создание справочной таблицы «Контрагенты» …………………….5

2.4. Создание таблицы оперативной информации 

     «Журнал операций»…………………………………………………….6

3. Создание связей между таблицами ……………………………………………..8

4. Создание запросов………………………………………………………………. 9

4.1. Создание запроса «Список контрагентов, поставляющих

        Ткань шерстяную»…………………………………………………... 9

4.2. Создание запроса «Сумма инвентаря и хозяйственных 

        принадлежностей, отпущенных в каждое подразделение» ………11

4.3. Создание запроса для вычисления средней цены

        бензина, поступившего в марте 2003 г. ……………………………12

4.4. Формирование перекрестной таблицы по поступившим

        материалам в разрезе поставщиков за январь – февраль 2003 г… 13

Список литературы ………………………………………………………………...16


1. Общее описание базы данных «Материалы»

База данных «Материалы» будет содержать информацию об имеющихся материалах, инвентаре, контрагентах и произведенных хозяйственных операций.

При помощи запросов должна быть реализована возможность получения следующей оперативной информации:

·        список контрагентов, от которых поступала Ткань шерстяная;

·        сумма инвентаря и хозяйственных принадлежностей, отпущенных в каждое подразделение;

·        средняя цена поступившего в марте 2003 г. бензина;

·        вывод перекрестной таблицы по поступившим материалам в разрезе поставщиков за январь – февраль 2003 г.

База данных будет разрабатываться в системе управления базами данных (СУБД) Microsoft Access.

Для начала создания новой базы данных необходимо на правой панели Главного окна  кликнуть «Создание > Новая база данных». После этого появится окно задания файла базы данных и указания папки, в которой база данных будет храниться.

Первым шагом в разработке объектов базы данных является создание таблиц и занесение в них необходимых данных.

2. Создание таблиц

Именно таблицы в базе данных используются для хранения всего массива информации.

Создание таблиц будет производиться при помощи Конструктора. Для этого из указанного списка необходимо выбрать вариант «Создание таблицы в режиме конструктора».

2.1. Создание таблицы «ВидыМатериалов»

В таблице «ВидыМатериалов» будут храниться все используемые виды материалов, а также номера счетов, на которых данный вид материла учитывается бухгалтерией.

Создадим эту таблицу в режиме Конструктора. Присвоим полям КодСчета и ВидМатериалов текстовый тип данных и сделаем поле КодСчета ключевым. В результате созданная таблица в режиме Конструктора примет вид:

Следующим шагом является занесение данных в созданную таблицу. Для этого нужно переключиться в режим Таблица, нажав кнопку Вид на панели инструментов.

Занесем в таблицу ВидыМатериалов 4 записи о применяемых видах материалов. После занесения записей, таблица ВидыМатериалов примет следующий вид:

ВидыМатериалов

КодСчета

ВидМатериалов

10.1

Сырье

10.3

Топливо

10.5

Запасные части

10.9

Инвентарь и хоз.принадлежности


2.2. Создание таблицы «Материалы»

В таблицу «Материалы» будет заноситься информация о всех имеющихся материалах, а также номера счетов, на которых учитываются конкретные материалы.

Поля НаименованиеМатериала и КодСчета будут хранить текстовую информацию и, соответственно, иметь тип Текстовый.

Поле КодМатериала содержит уникальный номер для каждого материала. Это поле является ключевым полем.

После задания свойств для всех полей таблицы Материалы окно Конструктора примет следующий вид:

Переключимся в режим таблицы и занесем в таблицу Материалы записи. После чего она примет следующий вид:

Материалы

КодМатериала

НаименованиеМатериала

КодСчета

1

Нитки

10.1

2

Пуговицы

10.1

3

Ткань шерстяная

10.1

4

Иглы швейные

10.5

5

Утюг

10.9

6

Бензин

10.3

7

Светильник "ГАЛ-5"

10.9

2.3. Создание справочной таблицы «Контрагенты»

В таблице «Контрагенты» заносится информация обо всех контрагентах, их наименованиях и виду. Поле КодКонтрагента содержит уникальные номера каждого контрагента, имеет тип Счетчик и является ключевым. Поля Наименование и ВидКонтрагента имеют Текстовый тип.

После задания свойств для всех полей таблица «Контрагенты» в режиме Конструктора имеет следующий вид:

Занесем в созданную таблицу информацию обо всех контрагентах. Таблица примет вид:

Контрагенты

КодКонтрагента

Наименование

ВидКонтрагента

1

Швейный цех

Подразделение

2

Цех раскроя

Подразделение

3

Администрация

Подразделение

4

ООО "Текстиль плюс"

Поставщик

5

АО "Электрика"

Поставщик

6

ЗАО "Логос"

Поставщик

7

НП ОАО "ВИСТ"

Поставщик

8

АЗС-18

Поставщик

2.4. Создание таблицы оперативной информации       «Журнал операций»

В таблицу «Журнал операций» заносится информация обо всех выполненных операциях с материалами, датами совершения операций, по дебету и кредиту каких счетов созданы бухгалтерские записи, цена, количество и сумма проданных материалов, их коды и коды контрагентов.

Поля НомЗап имеет тип Счетчик и содержит порядковый номер хозяйственной операции. Это поле является ключевым. Поле Дата содержит дату совершения операции и имеет тип Краткий формат даты. Поля Дебет и Кредит содержат номера счетов и контрсчетов, по которым заносится бухгалтерская проводка по хозяйственной операции. Эти поля имеют текстовый тип. Поля Сумма и Цена имеют Денежный тип. Поля Количество, КодМатериала и КодКонтрагента имеют Числовой тип.

В режиме Конструктора таблица ЖурналОпераций имеет вид:

Занесем в таблицу «Журнал операций» следующие данные:

ЖурналОпераций

НомЗап

Дата

Дебет

Кредит

Сумма

Количество

Цена

КодМатериала

КодКонтрагента

1

05.01.2003

10.3

60.1

150,00р.

20

7,50р.

6

8

2

05.01.2003

26

10.3

150,00р.

20

7,50р.

6

3

3

05.01.2003

10.1

60.1

5 000,00р.

50

100,00р.

1

4

4

06.01.2003

26

10.9

900,00р.

2

450,00р.

7

3

5

06.01.2003

20

10.9

1 800,00р.

4

450,00р.

7

2

6

06.01.2003

20

10.9

2 700,00р.

6

450,00р.

7

1

7

06.01.2003

10.9

60.1

6 750,00р.

15

450,00р.

7

5

8

08.01.2003

20

10.1

500,00р.

5

100,00р.

1

2

9

08.01.2003

20

10.1

800,00р.

40

20,00р.

2

1

10

08.01.2003

20

10.1

2 000,00р.

20

100,00р.

1

1

11

08.01.2003

10.1

60.1

2 000,00р.

100

20,00р.

2

7

12

15.01.2003

10.9

60.1

18 000,00р.

10

1 800,00р.

5

5

13

16.01.2003

20

10.1

400,00р.

20

20,00р.

2

1

14

16.01.2003

10.1

60.1

15 000,00р.

100

150,00р.

3

4

15

18.01.2003

20

10.9

9 000,00р.

5

1 800,00р.

5

2

16

20.01.2003

10.3

60.1

195,00р.

25

7,80р.

6

8

17

20.01.2003

26

10.3

195,00р.

25

7,80р.

6

3

18

20.01.2003

20

10.1

5 250,00р.

35

150,00р.

3

2

19

04.02.2003

10.3

60.1

160,00р.

20

8,00р.

6

8

20

04.02.2003

26

10.3

160,00р.

20

8,00р.

6

3

21

05.02.2003

10.5

60.1

640,00р.

800

0,80р.

4

7

22

06.02.2003

20

10.5

40,00р.

50

0,80р.

4

1

23

07.02.2003

10.1

60.1

1 900,00р.

20

95,00р.

1

6

24

09.02.2003

20

10.1

1 750,00р.

70

25,00р.

2

1

25

09.02.2003

20

10.1

2 250,00р.

15

150,00р.

3

2

26

09.02.2003

10.1

60.1

2 500,00р.

100

25,00р.

2

6

27

09.02.2003

20

10.1

2 500,00р.

25

100,00р.

1

1

28

18.02.2003

10.1

60.1

200,00р.

100

20,00р.

2

6

29

22.02.2003

10.3

60.1

168,00р.

20

8,40р.

6

8

30

22.02.2003

26

10.3

168,00р.

20

8,40р.

6

3

31

22.02.2003

20

10.9

9 000,00р.

5

1 800,00р.

5

1

32

23.02.2003

10.1

60.1

5 500,00р.

50

110,00р.

3

4

33

03.03.2003

10.3

60.1

164,00р.

20

8,20р.

6

8

34

03.03.2003

26

10.3

164,00р.

20

8,20р.

6

3

35

05.03.2003

20

10.5

40,00р.

50

0,80р.

4

1

36

15.03.2003

10.5

60.1

250,00р.

500

0,50р.

4

7

37

15.03.2003

10.1

60.1

3 000,00р.

100

30,00р.

2

7

38

16.03.2003

20

10,1

950,00р.

10

95,00р.

1

1

39

18.03.2003

20

10.1

7 500,00р.

50

150,00р.

3

2

40

23.03.2003

10.3

60.1

180,00р.

20

9,00р.

6

8

41

23.03.2003

26

10.3

180,00р.

20

9,00р.

6

3

42

25.03.2003

20

10.5

40,00р.

50

0,80р.

4

1

43

25.03.2003

10.1

60.1

12 000,00р.

100

120,00р.

3

6

44

28.03.2003

26

10.9

450,00р.

1

450,00р.

7

3

45

28.03.2003

20

10.1

4 800,00р.

40

120,00р.

3

2

46

28.03.2003

20

10.1

5 500,00р.

50

110,00р.

3

2


3. Создание связей между таблицами

Связывание таблиц служит для возможности отбора данных в одном запросе из нескольких таблиц.

В окне создаваемой базе данных откроем Схему данных, нажав соответствующую кнопку на панели инструментов.

В открывшем окне из контекстного меню нужно выбрать пункт Добавить таблицу и выбрать таблицу ВидыМатериалов. Таким же способом добавляются таблицы Материалы, Контрагенты и Журнал операций.

Создадим связи между ключевым полем КодСчета таблицы ВидыМатериалов и полем КодСчета таблицы Материалы, между ключевым полем КодМатериала таблицы Материалы и полем КодМатериала таблицы ЖурналОпераций и между ключевым полем КодКонтрагента таблицы Контрагенты и полем КодКонтрагента таблицы ЖурналОпераций. При создании каждой из перечисленных связей необходимо при создании установить следующие параметры:  Обеспечение целостности данныхКаскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей. Установка перечисленных параметров обеспечивает одновременное изменение данных во всех связанных таблицах. Схема данных будет выглядеть следующим образом:

4. Создание запросов

Запросы служат для отбора данных, удовлетворяющих заданным условиям, из всего массива данных.

Для создания запроса также воспользуемся Конструктором.

4.1. Создание запроса «Список контрагентов, поставляющих Ткань шерстяную»

В бланк запроса добавим три ранее созданные таблицы: ЖурналОпераций, Материалы, Контрагенты. Перетащим поле Дата из таблицы ЖурналОпераций, поле Наименование из таблицы Контрагенты и поле НаименованиеМатериала из таблицы Материалы. Зададим Условие отбора Ткань шерстяная для поля НаименованиеМатериала. В результате созданный запрос в режиме Конструктора примет вид:

Созданный запрос выдаст следующий список контрагентов, от которых поступала шерстяная ткань.

Список контрагентов ткани шерстяной

Дата

Наименование

НаименованиеМатериала

16.01.2003

ООО "Текстиль плюс"

Ткань шерстяная

20.01.2003

Цех раскроя

Ткань шерстяная

09.02.2003

Цех раскроя

Ткань шерстяная

23.02.2003

ООО "Текстиль плюс"

Ткань шерстяная

18.03.2003

Цех раскроя

Ткань шерстяная

25.03.2003

ЗАО "Логос"

Ткань шерстяная

28.03.2003

Цех раскроя

Ткань шерстяная

28.03.2003

Цех раскроя

Ткань шерстяная

4.2. Создание запроса «Сумма инвентаря и хозяйственных принадлежностей, отпущенных в каждое подразделение»

Для создания такого запроса потребуется создать перекрестный запрос. Но перед созданием перекрестного запроса нужно создать простой запрос, содержащий все необходимые поля.

Добавим в бланк запроса все 4 ранее созданные таблицы. Перенесем поля Дата, Сумма и Количество из таблицы ЖурналОпераций, поле Наименование из таблицы Контрагенты и поле ВидМатериала из таблицы ВидыМатериалов. Зададим условие отбора Инвентарь и хозпринадлежности для поля ВидМатериалов, а для поля ВидКонтрагентаПодразделение. В результате Конструктор запроса будет иметь вид:

Созданный запрос выдаст следующий результат:

Инвентарь и хозпринадлежности

Дата

Сумма

Количество

Наименование

ВидКонтрагента

ВидМатериалов

06.01.2003

900,00р.

2

Администрация

Подразделение

Инвентарь и хозпринадлежности

06.01.2003

1 800,00р.

4

Цех раскроя

Подразделение

Инвентарь и хозпринадлежности

06.01.2003

2 700,00р.

6

Швейный цех

Подразделение

Инвентарь и хозпринадлежности

18.01.2003

9 000,00р.

5

Цех раскроя

Подразделение

Инвентарь и хозпринадлежности

22.02.2003

9 000,00р.

5

Швейный цех

Подразделение

Инвентарь и хозпринадлежности

28.03.2003

450,00р.

1

Администрация

Подразделение

Инвентарь и хозпринадлежности

Теперь на основании только что созданного простого зароса создадим перекрестный запрос. В главном окне Microsoft Access перейдем на вкладку Запросы, нажмём  кнопку Создать и выберем Перекрестный запрос. На первом шаге запустившегося мастера, в качестве источника данных, выберем только что созданный простой запрос.

В качестве Заголовков строк выбираем Наименование, а в качестве Заголовка столбцов – ВидМатериала. Для поля Сумма зададим функцию Сумма и отменим вычисление итогового значения для каждой строки. Созданный запрос выдаст следующий результат:

Инвентарь и хозпринадлежности_перекрестный

Наименование

Инвентарь и хозпринадлежности

Администрация

1 350,00р.

Цех раскроя

10 800,00р.

Швейный цех

11 700,00р.

4.3. Создание запроса для вычисления средней цены бензина, поступившего в марте 2003 г.

Первоначально создадим простой запрос, содержащий поля Дата и Цена из таблицы ЖурналОпераций, поле НаименованиеМатериала из таблицы Материалы. Для поля Дата зададим условие отбора с 01.03.2003 по 31.03.2003, а для поля НаименованиеМатериала – Бензин. Созданный запрос в режиме Конструктора выглядит так:

Запустив этот запрос, получим результат:


Бензин в марте

Дата

Цена

НаименованиеМатериала

03.03.2003

8,20р.

Бензин

03.03.2003

8,20р.

Бензин

23.03.2003

9,00р.

Бензин

23.03.2003

9,00р.

Бензин

Теперь по только что созданному простому запросу создадим перекрестный запрос.

Зададим в качестве Заголовков строк НаименованиеМатериала. Для Заголовков столбцов выберем Дата. Интервал зададим Дата. Для поля Цена зададим вычисление функции Среднее. Получим следующий результат:

Бензин в марте_перекрестный

НаименованиеМатериала

Итоговое значение Цена

03_03_2003

23_03_2003

Бензин

8,60р.

8,20р.

9,00р.

4.4. Формирование перекрестной таблицы по поступившим материалам в разрезе поставщиков за январь – февраль 2003 г.

Для получения такой таблицы также потребуется создание перекрестного запроса.

Сначала создадим простой запрос. Добавим в него поле Дата из таблицы ЖурналОпераций, поле Наименование из таблицы Контрагенты и поле НаименованиеМатериала из таблицы Материалы.

Зададим Условие отбора для поля Дата с 01.01.2003 по 28.02.2003.

В режиме Конструктора созданный запрос будет выглядеть так:

Созданный запрос выдаст следующие данные:

Поступившие материалы в январе и феврале

Дата

Наименование

НаименованиеМатериала

Сумма

05.01.2003

АЗС-18

Бензин

150,00р.

05.01.2003

Администрация

Бензин

150,00р.

05.01.2003

ООО "Текстиль плюс"

Нитки

5 000,00р.

06.01.2003

Администрация

Светильник "ГАЛ-5"

900,00р.

06.01.2003

Цех раскроя

Светильник "ГАЛ-5"

1 800,00р.

06.01.2003

Швейный цех

Светильник "ГАЛ-5"

2 700,00р.

06.01.2003

АО "Электрика"

Светильник "ГАЛ-5"

6 750,00р.

08.01.2003

Цех раскроя

Нитки

500,00р.

08.01.2003

Швейный цех

Пуговицы

800,00р.

08.01.2003

Швейный цех

Нитки

2 000,00р.

08.01.2003

НП ОАО "ВИСТ"

Пуговицы

2 000,00р.

15.01.2003

АО "Электрика"

Утюг

18 000,00р.

16.01.2003

Швейный цех

Пуговицы

400,00р.

16.01.2003

ООО "Текстиль плюс"

Ткань шерстяная

15 000,00р.

18.01.2003

Цех раскроя

Утюг

9 000,00р.

20.01.2003

АЗС-18

Бензин

195,00р.

20.01.2003

Администрация

Бензин

195,00р.

20.01.2003

Цех раскроя

Ткань шерстяная

5 250,00р.

04.02.2003

АЗС-18

Бензин

160,00р.

04.02.2003

Администрация

Бензин

160,00р.

05.02.2003

НП ОАО "ВИСТ"

Иглы швейные

640,00р.

06.02.2003

Швейный цех

Иглы швейные

40,00р.

07.02.2003

ЗАО "Логос"

Нитки

1 900,00р.

09.02.2003

Швейный цех

Пуговицы

1 750,00р.

09.02.2003

Цех раскроя

Ткань шерстяная

2 250,00р.

09.02.2003

ЗАО "Логос"

Пуговицы

2 500,00р.

09.02.2003

Швейный цех

Нитки

2 500,00р.

18.02.2003

ЗАО "Логос"

Пуговицы

200,00р.

22.02.2003

АЗС-18

Бензин

168,00р.

22.02.2003

Администрация

Бензин

168,00р.

22.02.2003

Швейный цех

Утюг

9 000,00р.

23.02.2003

ООО "Текстиль плюс"

Ткань шерстяная

5 500,00р.

Теперь по этому простому запросу создадим перекрестный запрос.

В качестве заголовков строк выберем поле НаименованиеМатериала. Для заголовков столбцов выберем Наименование. Для поля Сумма зададим функцию Сумма. Полученный запрос выдаст следующий результат:

Поступившие материалы в январе и феврале_перекрестный

НаименованиеМатериала

Итоговое значение Сумма

Администрация

АЗС-18

АО "Электрика"

ЗАО "Логос"

НП ОАО "ВИСТ"

ООО "Текстиль плюс"

Цех раскроя

Швейный цех

Бензин

1 346,00р.

673,00р.

673,00р.







Иглы швейные

680,00р.





640,00р.



40,00р.

Нитки

11 900,00р.




1 900,00р.


5 000,00р.

500,00р.

4 500,00р.

Пуговицы

7 650,00р.




2 700,00р.

2 000,00р.



2 950,00р.

Светильник "ГАЛ-5"

12 150,00р.

900,00р.


6 750,00р.




1 800,00р.

2 700,00р.

Ткань шерстяная

28 000,00р.






20 500,00р.

7 500,00р.


Утюг

36 000,00р.



18 000,00р.




9 000,00р.

9 000,00р.






Список литературы

1.     Microsoft Access 2000 для «чайников». Издательство «Эком» 2001 г.

2.     Microsoft Office XP. – Москва. Издательство «Диалектика» 2002 г.