Факторам внешней окружающей среды в системе управления в нашей управленческой науке как на более раннем периоде, так и в настоящее время не уделялось достаточно внимания. Следовательно, проблема остается малоисследованной и особенно такие ее факторы, как:  значение внешней среды для управления; определение внешней среды; взаимосвязь факторов внешней среды; сложность внешней среды; подвижность внешней среды; неопределенность внешней среды; среда прямого воздействия; среда косвенного воздействия; международное окружение.

Под факторами внешней среды понимается сила, с которой изменения одного фактора воздействуют на другие факторы. Отсюда следует понимать, что при организации управления необходимо максимально учитывать факторы внешнего воздействия и рассматривать конкретную организацию как целостную систему, состоящую из взаимно связанных частей.

Внешняя среда организации включает перечень элементов, таких как потребитель, конкуренты, государственные органы, поставщики, финансовые организации, трудовые ресурсы, технологии, культура, демография, релевантных по отношению к организации.

Сущность анализа состояния внешней среды и деятельности предприятия - в систематическом изучении и оценке контролируемых и неконтролируемых факторов (объектов и событий), относящихся к предприятию. Главной целью такого анализа является получение необходимой планово-прогнозной информации, а дополнительная цель - выявить сильные и слабые стороны самого предприятия, а также и возможностей и рисков, связанных с его внешней средой[4]. 

При анализе состояния внешней среды особое внимание уделяется анализу рынков, уровня конкуренции и технологий. Анализ работы предприятий конкурентов строится по такой же схеме, как и собственное производство. Данный подход даем полную картину сравнительного анализа.

В практике используют разные виды анализа и его комбинации. Так, различают анализ, проводимый исключительно на базе прошлой фактической информации (анализ фактов), на базе информации, ориентированной в прошлое и будущее (анализ событий и отклонений), на базе будущей информации (анализ планируемых показателей). Анализ отклонений является частью процесса контроля; анализ планируемых показателей служит для оценки планов и выбора новых альтернатив.

3.2 Методы анализа внешней среды

Внешняя среда окружения представляет собой макроокружение и непосредственное окружение. Макроокружение создает общие условия среды нахождения организации. Экономические компоненты макроокружения: величина ВНП; темп инфляции; уровень безработицы; процентная ставка; производительность труда; нормы налогообложения.

Метод SWOT- анализа

Применяемый для анализа среды метод SWOT (англ. SWOT) — сила (strength), слабость (weakness), возможности (opportunities) и угрозы (threats) — является широко признанным подходом, позво­ляющим провести совместное изучение внешней и внутренней среды. Применяя метод SWOT, удается установить линии связи между силой и слабостью, которые присущи организации, и внеш­ними угрозами и возможностями. Методология SWOT предполага­ет сначала выявление сильных и слабых сторон, а также угроз и возможностей, и после этого установление цепочек связей между ними, которые в дальнейшем могут быть использованы для форму­лирования стратегии организации.

После того как конкретный список слабых и сильных сторон организации, а также угроз и возможностей составлен, наступает этап установления связей между ними. Для установления этих свя­зей составляется матрица [5]СВОТ, которая имеет следующий вид (рис.1).

Рис. 1. Матрица SWOT

Слева выделяется два блока (сильные стороны, слабые сторо­ны), в которые соответственно выписываются все выявленные на первом этапе анализа стороны организации. В верхней части мат­рицы также выделяется два блока (возможности и угрозы), в кото­рые выписываются все выявленные возможности и угрозы. На пересечении блоков образуется четыре поля: СИВ (сила и возмож­ности); СИУ (сила и угрозы); СЛВ (слабость и возможности); СЛУ (слабость и угрозы). На каждом из полей исследователь должен рассмотреть все возможные парные комбинации и выделить те, ко­торые должны быть учтены при разработке стратегии поведения организации.

В отношении тех пар, которые были выбраны с поля СИВ, сле­дует разрабатывать стратегию по использованию сильных сторон организации для того, чтобы получить отдачу от возможностей, ко­торые появились во внешней среде. Для тех пар, которые оказались на поле СЛВ, стратегия должна быть построена таким образом, чтобы за счет появившихся возможностей попытаться преодолеть имеющиеся в организации слабости. Если пара находится на поле СИУ, то стратегия должна предполагать использование силы орга­низации для устранения угрозы. Наконец, для пар, находящихся на поле СЛУ, организация должна вырабатывать такую стратегию, ко­торая позволила бы ей как избавиться от слабости, так и попытать­ся предотвратить нависшую над ней угрозу.

Матрица возможностей

Для успешного анализа окружения организации методом СВОТ важно не только уметь вскрывать угрозы и возможности, но и уметь оценивать их с точки зрения важности и степени-влияния на стратегию организации.

Для оценки возможностей применяется метод позиционирова­ния каждой конкретной возможности на матрице возможностей (рис.2).

Рис. 2. Матрица возможностей

Матрица строится следующим образом: сверху по горизонтали откладывается степень влияния возможности на деятельность орга­низации (сильное, умеренное, малое); слева по вертикали отклады­вается вероятность того, что организация сможет воспользоваться возможностью (высокая, средняя, низкая). Полученные внутри матрицы девять полей возможностей имеют разное значение для организации. Возможности, попадающие на поля ВС, ВУ и СС, имеют большое значение для организации, и их надо обязательно использовать. Возможности же, попадающие на поля СМ, НУ и НМ, практически не заслуживают внимания организации. Исполь­зовать возможности, попавшие на оставшиеся поля, можно, если у организации имеется достаточно ресурсов.

Матрица угроз

Похожая матрица составляется для оценки угроз (рис. 3). Сверху по горизонтали откладываются возможные последствия для орга­низации, к которым может привести реализация угрозы (разруше­ние, критическое состояние, тяжелое состояние, «легкие ушибы»). Слева по вертикали откладывается вероятность того, что угроза будет реализована (высокая, средняя, низкая)[6].

Рис. 3. Матрица угроз

Те угрозы, которые попадают на поля ВР, ВК и СР, представля­ют очень большую опасность для организации и требуют немед­ленного и обязательного устранения. Угрозы, попавшие на поле ВТ, СК и HP, также должны находиться в поле зрения высшего руководства и быть устранены в первостепенном порядке. Что ка­сается угроз, находящихся на полях НК, СТ и ВЛ, то требуется внимательный и ответственный подход к их устранению. Хотя при этом не ставится задача их первостепенного устранения. Попавшие на оставшиеся поля угрозы также не должны выпадать из поля зрения руководства организации. Необходимо внимательно отсле­живать их развитие.

Составление профиля среды

Наряду с методами изучения угроз, возможностей, силы и слабости организации для анализа среды может быть применен метод со­ставления ее профиля. Данный метод удобно применять для со­ставления профиля отдельно макроокружения, непосредственного окружения и внутренней среды. С помощью метода составления профиля среды удается оценить относительную значимость для организации отдельных факторов среды.

Метод составления профиля среды состоит в следующем. В таб­лицу профиля среды (рис. 4 выписываются отдельные факторы среды. Каждому из факторов экспертным образом дается оценка:

важности для отрасли по шкале: 3 — большая, 2 — умерен­ная, 1 — слабая;

влияния на организацию по шкале: 3 — сильное, 2 — умерен­ное, 1 — слабое, 0 — отсутствие влияния;

направленности влияния по шкале: +1 — позитивная, -1 — негативная.

Рис. 4. Таблица профиля среды[7]

Далее все три экспертных оценки перемножаются и получается интегральная оценка, показывающая степень важности фактора для организации. По этой оценке руководство может заключить, какие из факторов среды имеют относительно более важное значение для их организации и, следовательно, заслуживают самого серьезного внимания при разработке стратегии, а какие факторы заслуживают меньшего внимания.

3.3 Анализ макросреды организации

К компонентам внешней среды, оказывающим влияние на эффективность и устойчивость функционирования фирмы, относятся те, на которые фирма не может воздействовать, которыми она не управляет. Эти компоненты влияют на фирму напрямую (налоговая система, политика поставщиков, потребителей и др.), либо косвенно (политическая, экономическая и другие сферы страны). Факторы макросреды фирмы оказывают влияние на нее косвенно В таблице 1 приведены сферы и факторы макросреды фирмы, влияющие на эффективность и стабильность ее работы.

Таблица 1. Сферы и факторы макросреды фирмы[8]

3.4 Анализ микросреды (непосредственного окружения) организации

К факторам прямого воздействия внешней среды на устойчивость и эффективность функционирования фирмы или к факторам микросреды относятся следующие[9]:

  – вход системы (поставщики сырья, материалов, информации и других ресурсов);

  – потребители товара;

  – конкуренты;

  – контактные аудитории;

  – маркетинговые посредники;

  – законодательство по налоговой системе и внешнеэкономической деятельности.

В таблице 2 перечислены факторы микросреды фирмы и показатели, влияющие на эти факторы.

Таблица 2. Факторы и показатели микросреды фирмы[10]

Таким образом, для принятия эффективных управленческих решений, руководство фирмы должно понимать и анализировать внешнее окружение. Для сканирования внешней среды компании могут использовать исследования и сбор информации, изучение потребительского рынка с помощью рыночных исследований (surveys) и фокус-групп (focus groups). Более того, компании должны постоянно отслеживать события и тренды, происходящие во внешней среде, наряду с отслеживанием действий конкурентов (competitor intelligence). Отслеживание внешней среды включает в себя сбор информации о социальных, культурных, демографических, экономических, политических, государственных и технологических трендах. Для данной цели работники компании могут использовать как собственные наблюдения, так и другие информационные ресурсы, такие как журналы, периодические издание и газеты.

4. Анализ среды прямого воздействия на ОАО «СибТранс»

4.1 Анализ потребителей

При проведении анализа непосредственного окружения ОАО «СибТранс» в первую очередь необходимо рассмотреть потребителей данной организации, которые оказывают очень сильное влияние на нее. Специфика производимых услуг такова, что ОАО «СибТранс» не является производителем товаров народного потребления, поэтому подавляющее число потребителей – это, прежде всего, юридические лица различных организационно-правовых форм.

На долю же физических лиц, пользующихся услугами ОАО «СибТранс» не приходится и 2% от общего объема оказанных услуг.

В Новосибирске постоянными потребителями организации являются следующие предприятия, нуждающиеся в транспортных услугах:  АО «Новосибстройзаказчик», АО «Домострой», муниципальные унитарные предприятия  г. Новосибирска, муниципальное предприятие «Госкапстройзаказчик», государственное предприятие «Мордовкоммунэнерго»[11].  

Необходимо при анализе потребителей учитывать и тот факт, что более половины из всех предлагаемых услуг оказываются не на региональном, а на федеральном рынке (за 3 квартала этого года 46% транспортных перевозок было реализовано в Новосибирской области и 54% за ее пределами).

С 2000 года наблюдается устойчивый рост потребления услуг ОАО «СибТранс» за пределами Новосибирской области. Причем изменяется и география потребителей, отмечается тенденция сокращения регионов, куда осуществляются поставки. Но это нельзя считать отрицательным фактором, так как прекращается взаимодействие с регионами РФ, значительно удаленными от Новосибирской области. В условиях, когда ОАО «СибТранс» испытывала проблемы с оказанием своих услуг, договора заключались с любыми организациями независимо от их месторасположения, причем со многими из них были бартерные отношения. Теперь же в результате конъюнктурных изменений, когда спрос на их услуги заметно возрос, ОАО «СибТранс» может само определяться в отношении тех регионов, где продолжать оказывать свои услуги. Естественно, теперь предпочтение отдается соседним и близлежащим регионам. Исключением из этого является лишь Тюменская область. Причина этого заключается в том, что там находится ряд конкурентов организации.

4.2 Анализ поставщиков

Далее необходимо проанализировать основных поставщиков ОАО «Сибтанс» (Приложение 1.). Данная таблица показывает, что все наиболее важные источники «сырья» для оказания основных видов услуг (транспортные перевозки) на ОАО «СибТранс» приходится закупать от части за пределами региона, что приводит к повышению цен на услуги из-за высоких транспортных расходов. За последнее время организация сменила двух стратегически важных поставщиков оборудования. Поставки топлива до этого года осуществляло Ачинский НПЗ, но после истечения срока договора из-за более низкой цены при аналогичном качестве было решено отдать предпочтение другой организации из другого города; также изменился и поставщик грузовиков, ранее поставки машин на ОАО «СибТранс» производил только ОАО «Мечел», но в 2003 году был заключен контракт с другой сибирской компанией транспортных перевозок «АвтоТрансСервис»[12]. Остальные менее значимые детали закупаются на территории Новосибирска.

4.3 Анализ конкурентов

При анализе микроокружения ОАО «Сибтранс» также следует изучить конкурентов. В Новосибирской области крупных конкурентов у предприятия нет, так как ни одна из местных транспортных организаций не охватывает такую широкую географию перевозок. Но, тем не менее, непосредственными конкурентами являются транспортное предприятие «Сибирь», транспортное предприятие «Новосибтранспорт», ПАПТ-6 и транспортное предприятие «ЭСТИМ». Рассмотрим ценовую конкуренцию между этими организациями (Приложение 1.)

Исходя из вышеприведенной таблицы видно, что ОАО «СибТранс» не является лидером по уровню цен, и многие конкуренты устанавливают цены ниже их уровня, что, естественно, не может не сказываться на уровне спроса. Это результат обусловлен высокой себестоимостью услуг по сравнению с конкурентами, так как приходится завозить материалы из других регионов, а также уже длительное время неизменной технологией и медленно обновляемым оборудованием. Ситуация по ценовой конкуренции позволяет организации незначительно отставать, а по некоторым услугам по сравнению с конкурентами и превосходить их за счет того, что в регионе значительно дешевле рабочая сила и зарплата на предприятии не превышает за 9 месяцев 2000 года 1580 рублей, тогда как у других транспортных предприятий, предоставляющих аналогичные услуги затраты на оплату труда выше в 2 и более раза, что позволяет ОАО «СибТранс» поддерживать цены на конкурентном уровне. Но высокий уровень спроса на услуги нивелирует ценовые преимущества, а номенклатура услуг на ОАО «СибТранс» выше, чем у конкурентов. Объемы перевозок превышают в 1,6 и 2 раза соответственно Транспортное предприятие «Сибирь» и Транспортное предприятие «Новосибтранспорт». Поэтому  эти организации не удовлетворяют потребности своих потребителей и ОАО «СибТранс» успешно действует на этой территории, предоставляя до 24% транспортных услуг. Благоприятно складывающаяся конъюнктура рынка позволяет осуществлять и замену оборудования и его увеличение (в среднем за последние 2 года основные фонды увеличились на 4 млн. рублей, и составили сумму в 42,0 млн. рублей), что при сохранении устойчиво повышенного спроса может снизить себестоимость услуг и за счет этого.

4.4 Анализ рабочей силы и привлекательности рынка

Далее при анализе микроокружения следует исследовать рынок рабочей силы новосибирской области. Численность экономически активного населения и численность занятых в экономике в Новосибирской области сокращается. Сравнивая динамику безработицы в Новосибирской области со средними данными по Российской Федерации, видим, что уровень общей безработицы в области выше средних по стране показателей, а уровень зарегистрированной безработицы - ниже. Среди зарегистрированных безработных высока доля женщин (70 – 80 % за рассматриваемый период 1992 – 2002 гг.). Работающее население Новосибирской области характеризуется высоким уровнем образования. Доля лиц с высшим и средним образованием среди занятого населения заметно выше средних по Российской Федерации показателей.

Вообще, в нашем случае, эта компонента оказывает малое воздействие на ОАО «СибТранс», так как на ближайшие 3 года планируется увеличить персонал только на 7 человек. А притом, что уровень безработицы (официально зарегистрированный) составляет около 10 тыс. человек и в регионе низкий уровень средней зарплаты, то трудностей с поиском кандидатов на вакансии не предвидится.

При оценке привлекательности отрасли следует отметить тот факт, что в регионе относительно высокими оценками в инвестиционном рейтинге оказалась транспортная (7 место) составляющая. Это не случайно, так как территория области характеризуется высокой хозяйственной и транспортной сетью. Из составляющих транспорт элементов ОАО «СибТранс» наиболее взаимодействует с Акционерным коммерческим «Кредитно-страховым банком», в котором имеются расчетные счета организации и через который происходят все финансовые операции, а также  Новосибирским отделением социального страхования.

5. Анализ среды косвенного воздействия

5.1 Анализ технологии в отрасли

Анализ современных тенденций и проблем развития транспортной инфраструктуры и основных фондов указывает на то, что они приняли системный характер и требуют комплексного подхода к их решению. Прогнозируемое возрастание спроса на перевозки всех видов транспорта с одной стороны, и негативные явления в транспортной системе в целом и отдельных ее подотраслях с другой, создают угрозу общеэкономическому росту России в целом и отдельных ее регионов, ослабления позиций России на мировом рынке транспортных услуг. На международных транспортных рынках в условиях постоянного ужесточения технических требований к транспортным средствам следствием является снижение конкурентоспособности отечественных перевозчиков.

Технико-экономические характеристики большинства эксплуатируемых транспортных средств Новосибирской области, в том числе и новых, поставляемых транспортным машиностроением, существенно ниже мирового уровня. В транспортной инфраструктуре Новосибирска наиболее существенно отставание в применении современных транспортных технологий, а также в информатизации транспорта[13].

Следствием этого на внутреннем рынке Новосибирской области являются недостаточное качество предоставляемых услуг, высокий уровень издержек, сохранение недопустимо высоких показателей транспортной аварийности и негативного экологического воздействия транспорта.

Таким образом, ОАО «СибТранс» испытывает недостаток современных технологий для эффективной работы транспортного предприятия по мировым стандартам. Отсутствует необходимые запасные части, недостаток топлива, средств автоматизации, недостаточный подвижной состав предприятия.

5.2 Анализ экономического состояния региона

Ведущая отрасль экономики области – промышленность. В структуре валового регионального продукта в 2000 году промышленность составляла 23,2%; сельское хозяйство – 18,8%; строительство – 3,8%; транспорт – 10,4%; торговля – 13,3%.

Валовой региональный продукт (ВРП) в расчете на душу населения за 2000 год – 28,1 тыс. рублей (в СФО – 34,5; по России – 43,3). По объему ВРП на душу населения область занимает 6-е место в СФО. (см. приложение 1.)

Предприятия и организации. Число учтенных в ЕГРПО (Едином государственном регистре предприятий и организаций, включая их филиалы) предприятий и организаций на 1 января 2002 года – 87660 (на 1 января 2001 года – 78100), что составляет 21,3% от числа предприятий в СФО; 2,4% от числа предприятий России.

Промышленность. Удельный вес региона в 2001 году в промышленности России – 0,8% (52 место в РФ), в промышленном производстве СФО – 7,9% (4-е место).  Объем промышленного производства за 2001 год - 48490 млн. рублей, в расчете на душу населения– 17,8 тыс. рублей (по России – 34,2 тыс. рублей). Ведущие отрасли промышленности в 2001 году по отраслям: электроэнергетика – 22,8%; топливная – 0,8%; черная металлургия – 0,8%; цветная металлургия – 8,6%; химическая и нефтехимическая промышленность – 1,5%; машиностроение и металлообработка – 22,9%; лесная, деревообрабатывающая и целлюлозно-бумажная –1,4%; производство строительных материалов – 4,3%; легкая -3,0%; пищевая – 22,3%; другие – 11,6%.