2. Практическая часть

2.1. Постановка задачи

Результатом выполнения данной работы является создание базы данных «Анализ затрат» в СУБД Access.

Данные таблиц базы данных и их структура должны соответствовать приведённым выше таблицам 1 – 4.

При помощи запросов, должна быть реализована возможность получения следующих данных:

·        список операций по дебету счетов 26 и 25;

·        вычисление суммы единого социального налога (ЕСН), начисленного на фонд оплаты труда сотрудников Бухгалтерии;

·        расчёт плановой и фактической суммы по материальным затратам за февраль 2003.;

·        формирование итоговой ведомости по подразделениям в разрезе затрат за январь 2003 г.

2.2. Создание структуры таблиц

2.2.1. Структура таблицы Подразделения

После создание необходимых полей в режиме Конструктора, нужно сохранить созданную таблицу Подразделения и заполнить её данными из  Таблицы 1 (см. Теоретическую часть).

2.2.2. Структура таблицы Журнал операций

После создания структуры таблицы Журнал операция в неё нужно занести данные из Таблицы 4 (см. Теоретическую часть).

2.2.3. Структура таблицы Виды затрат

После создания структуры таблицы Журнал операция в неё нужно занести данные из Таблицы 4 (см. Теоретическую часть).

2.2.4. Структура таблицы План на 1 квартал 2003 г.

После создания структуры таблицы План на 1 квартал 2003 г. в неё нужно занести данные из Таблицы 3 (см. Теоретическую часть).

2.3. Создание связей между таблицами

Связывание нескольких таблиц в базе данных позволяет производить выборку данных из разных таблиц.

Для связывания таблиц, необходимо открыть окно Схема данных, нажав одноименную кнопку на панели инструментов. После этого нужно при помощи контекстного меню добавить в Схему данных все ранее созданные 4 таблицы. После чего, путем перетаскивания полей из одной таблицы на соответствующие поля другой таблицы, создать связи. При создании каждой связи, для неё нужно установить такие параметры, как: Обеспечение целостности данных, Каскадное обновление связанных полей, Каскадное удаление связанных записей.

В итоге Схема данных примет следующий вид:

2.4. Создание запросов

Для отбора и анализа данных, хранящихся в базе данных служат запросы. Ещё запросы позволяют выводить необходимые данные в компактном виде, наподобие электронной таблицы. При этом можно производить различные математические вычисления.

2.4.1. Создание запроса для получения списка операций по дебету счетов 25 и 26

Создадим простой запрос. Зададим Условие отбора для поля Дебет «25», а в графе Или поля Дебет зададим «26». В Конструкторе запроса он будет выглядеть следующим образом:

В результате выполнения созданного запроса будет выведен список всех операций по Дебету 25 и 26 счетов:

2.4.2. Создание запроса для вычисления суммы единого социального налога, начисленного на фонд оплаты труда сотрудников Бухгалтерии

Первоначально создадим простой запрос, включающий поля Код, Дата, Дебет, Кредит и Сумма из таблицы Журнал операций, поле НаимеонваниеВидаЗатрат из таблицы ВидыЗатрат и поле Подразделение из таблицы Подразделения.

Зададим в качестве условия отбора для поля НаименованиеВидаЗатрат значение «ЕСН», а для поля Подразделение – «Бухгалтерия».

В результате Конструктор запроса примет вид:

Сохраним полученный запрос присвоим ему имя «ЕСН Бухгалтерии».

Этот запрос выдаст следующий набор записей:

По только что созданному простому запросу создадим перекрестный запрос, нажав кнопку Создать в главном меню Microsoft Access и выбрав Перекрестный запрос.

Первоначально запустившийся мастер требует выбрать простой запрос на основании которого и будет строиться перекрестный запрос. Выберем только что созданный запрос.

Для Заголовков строк выберем поле Подразделение, а в качестве Заголовков столбцов выберем поле Дата. В качестве Интервала группировки – Месяц и для поля Сумма зададим функцию Сумма. Сохраним полученный запрос.

В результате выполнения запроса получим следующую Сводную таблицу:

2.4.3. Создание запросов для вычисления плановой и фактической суммы по материальным затратам за февраль 2003 г.

Сначала создадим два простых запроса, содержащих все нужные поля из таблиц ВидыЗатрат, Подразделения и Журнал операций. В качестве Условия отбора для поля Дата зададим интервал с 1.02.2003 по 28.02.2003, а для поля НаименованиеВидаЗатрат установим Материальные затраты.  В Конструкторе созданные запросы примут вид:

и

При запуске первый созданный запрос выдаст следующий набор данных:

а второй:

Теперь на основе только что созданных простых запросов создадим перекрестные запросы. Для этого в главном меню Microsoft Access на вкладке Запросы нажимаем кнопку Создать и выбираем Перекрестный запрос.

При первом вопросе запустившегося Мастера нужно выбрать только что созданный простой запрос Плановые мат затраты. В качестве Заголовков строк выберем НаименованиеВидаЗатрат, а в качестве Заголовков столбцов выберем Дата. В качестве интервала выберем Месяц.  Зададим для поля ПлановыеЗатраты функцию Сумма. В результате выполнения созданного запроса получим следующий результат:

Теперь создадим аналогичный перекрестный запрос для расчета фактической суммы. Но как исходный простой запрос выберем простой запрос Фактические мат затраты за февраль. Для Заголовков строк выберем НаименованиеВидаЗатрат, а для Заголовков столбцов – Дата. Интервал – месяц. Для поля Сумма выберем функцию Сумма. Отменим вычисление Итогового значения для каждой строки, сбросив соответствующий флажок. Полученный запрос выдаст следующий набор данных:

2.4.4. Формирование сводной ведомости по подразделениям в разрезе затрат за январь 2003 г.

Первоначально создадим Простой запрос, содержащий поля Подразделение из таблицы Подразделения, НаименованиеВидаЗатрат из таблицы ВидЗатрат и Сумма из таблицы Журнал операций.

В Конструкторе созданный запрос примет вид:

Теперь по созданному Простому запросу создадим Перекрестный запрос. В качестве Заголовков строк выберем Подразделение, а в качестве Заголовков столбцов выберем поле Сумма и зададим для него функцию Сумма. В результате выполнения запроса получим следующий набор данных:

Список литературы

1.           “IBM PC для пользователя. Краткий курс”. Фигурнов В. Э. Москва. Издательство ИНФРА-М. 1998 г.

2.           Справочная документация к архиватору WinRAR.

3.           “Информатика: Учебник”  Под ред. проф. Н. В. Макаровой. Москва. Издательство “Финансы и статистика”. 1998 г;

4.           “Информатика”. В. А. Острейковский. Москва. Издательство “Высшая школа”. 1999 г.

5.           “Информационные технологии. Учебное пособие”. Под ред. А. К. Волкова. Москва. Издательство “Инфра-М”. 2001 г.

6.     “Курс компьютерной технологии с основами информатики”. О. Ефимова. Москва. Издательство «АСТ». 2003 г.