2. Практическая часть

2.1. Постановка задачи

Целью данной работы является разработка базы данных «Анализ затрат» в СУБД Access.

Структура таблиц базы данных должна полностью соответствовать приведённым выше таблицам 1 – 4.

При помощи запросов, должна быть реализована возможность получения следующих данных:

·        список операций по дебету и кредиту счета 20;

·        вычисление суммы единого социального налога (ЕСН), начисленного на фонд оплаты труда сотрудников Администрации за 1 квартал 2003 г.;

·        расчёт плановой и фактической суммы затрат на оплату труда и единый социальный налог в январе 2003.;

·        формирование сводной ведомости по подразделениям в разрезе затрат за февраль 2003 г.

2.2. Создание структуры таблиц

2.2.1. Структура таблицы Подразделения

После создание необходимых полей в режиме Конструктора, нужно сохранить созданную таблицу Подразделения и заполнить её данными из  Таблицы 1 (см. Теоретическую часть).

2.2.2. Структура таблицы Журнал операций

После создания структуры таблицы Журнал операция в неё нужно занести данные из Таблицы 4 (см. Теоретическую часть).

2.2.3. Структура таблицы Виды затрат

После создания структуры таблицы Журнал операция в неё нужно занести данные из Таблицы 4 (см. Теоретическую часть).

2.2.4. Структура таблицы План на 1 квартал 2003 г.

После создания структуры таблицы План на 1 квартал 2003 г. в неё нужно занести данные из Таблицы 3 (см. Теоретическую часть).

2.3. Создание связей между таблицами

Для возможности выбора данных одновременно из нескольких таблиц необходимо установить связи между созданными таблицами.

Создание связей осуществляется в окне Схема данных. Открыв названное окно, нужно добавить при помощи контекстного меню все 4 ранее созданные таблицы. После этого методом перетаскивания заголовков одной таблицы на соответствующие заголовки другой таблицы, установить связи. При создании каждой связи нужно устанавливать флажки Обеспечение целостности данных, Каскадное обновление связанных полей, Каскадное удаление связанных записей.

В результате выполнения перечисленных действий Схема данных примет следующий вид:

2.4. Создание запросов

Запросы в базе данных служат для отбора и анализа набора данных из всего массива, удовлетворяющих определённым условиям. Также в запросах можно производить различные математические операции с данными.

2.4.1. Создание запроса для получения списка операций по дебету и кредиту счета 20

Создадим простой запрос. Зададим Условие отбора для поля Дебет «20», а для поля Кредит в графе Или тоже зададим «20». В Конструкторе запроса он будет выглядеть следующим образом:

В результате выполнения созданного запроса получим список всех операций по Дебету и Кредиту  20 счета:

2.4.2. Создание запроса для вычисления суммы единого социального налога, начисленного на фонд оплаты труда сотрудников Администрации за 1 квартал 2003 г.

Первоначально создадим простой запрос, включающий поля Код, Дата, Дебет, Кредит и Сумма из таблицы Журнал операций, поле НаимеонваниеВидаЗатрат из таблицы ВидыЗатрат и поле Подразделение из таблицы Подразделения.

Зададим в качестве условия отбора для поля НаименованиеВидаЗатрат значение «ЕСН», а для поля Подразделение – «Бухгалтерия».

В результате Конструктор запроса примет вид:

Сохраним полученный запрос под именем «ЕСН Администрации».

При выполнении данного запроса получим следующий набор записей:

Теперь нужно по созданному простому запросу создать перекрестный. Для этого в главном меню Microsoft Access на вкладке Запросы нажимаем кнопку Создать и выбираем Перекрестный запрос.

На первом шаге запустившегося мастера выбираем ранее созданный простой запрос. В качестве Заголовков строк выберем поле Подразделение, а в качестве Заголовков столбцов выберем поле Дата. В качестве Интервала группировки – Месяц и для поля Сумма зададим функцию Сумма. Сохраним полученный запрос.

В результате выполнения запроса получим следующую Сводную таблицу:

2.4.3. Создание запросов для вычисления плановой и фактической суммы затрат на оплату труда и ЕСН в январе 2003 г.

Сначала создадим два простых запроса, содержащих все нужные поля из таблиц ВидыЗатрат, Журнал операций и План1кв2003. В качестве Условия отбора для поля Дата зададим интервал с 1.01.2003 по 31.01.2003, а для поля НаименованиеВидаЗатрат установим Затраты на оплату труда or ЕСН.  В Конструкторе созданный запросы примут вид:

и

При запуске первый созданный запрос выдаст следующий набор данных:

а второй:

Теперь на основе только что созданных простых запросов создадим перекрестные запросы. Для этого в главном меню Microsoft Access на вкладке Запросы нажимаем кнопку Создать и выбираем Перекрестный запрос.

При первом вопросе запустившегося Мастера нужно выбрать только что созданный простой запрос Плановая сумма мат затрат. В качестве Заголовков строк выберем НаименованиеВидаЗатрат, а в качестве Заголовков столбцов выберем Дата. В качестве интервала выберем Месяц.  Зададим для поля ПлановыеЗатраты функцию Сумма. В результате выполнения созданного запроса получим следующий результат:

Теперь создадим аналогичный перекрестный запрос для расчета фактической суммы. Он создается также как и предыдущий, только зададим суммирование для поля Сумма. В результате выполнения запроса, получим следующие данные:

2.4.4. Формирование сводной ведомости по подразделениям в разрезе затрат за февраль 2003 г.

Первоначально создадим Простой запрос, содержащий поля Подразделение из таблицы Подразделения, НаименованиеВидаЗатрат из таблицы ВидЗатрат и Сумма из таблицы Журнал операций.

Теперь по созданному Простому запросу создадим Перекрестный запрос. В качестве Заголовков строк выберем Подразделение, а в качестве Заголовков столбцов выберем поле Сумма и зададим для него функцию Сумма. В результате выполнения запроса получим следующий набор данных: