1. Руководитель и его время

Проблемы, связанные со временем, стоят перед очень многими людьми. С подобными проблемами сталкиваются все предприниматели и менеджеры. Для их преодоления обычно составляют планы, расписывают до часа дни, недели… Но планы почти никогда не выполняются или рушатся как по независящим от нас причинам, так и потому, что просто не успеть все сделать.

Приведем 15 признаков слабого руководства в связи с недостатками в организации труда.

1.     Всегда сталкивается с непредвиденными обстоятельствами, так как не способен предугадать их, почувствовать их приближение и подготовиться к ним, исключив из этого процесса экспертов и штабные подразделения.

2.     Убежден, что знает дело и умеет его делать лучше всех, поэтому старается все сделать сам.

3.     Занят деталями, участвует во всех делах, из-за чего никогда не имеет времени. Принимает посетителей, держа в одной руке телефонную трубку, а второй подписывая телеграмму и в то же время консультируя стоящего у письменного стола сотрудника – вот принцип его работы.

4.     Письменный стол его всегда загружен бумагами. Причем  совершенно не понятно, какие из них важные, какие срочные, а какие и вовсе не нужны.

5.     Работает по 10-14 часов. Засиживается на работе допоздна. Работает даже по ночам.

6.     Всегда ходит с портфелем, в котором носит непрочитанные бумаги с работы домой, а из дома на работу.

7.     Решение старается отложить на завтра; ведь вопрос может решиться сам или его решит кто-то другой.

8.     Никогда ничего не решает до конца, бремя нерешенных вопросов ложится на его плечи, давит на психику.

9.     Все видит белым и черным, для него нет оттенков, полутонов, нюансов.

10.            Склонен из мухи делать слона. Случайным, второстепенным вопросам придает слишком большое значение, не способен отличить главного от второстепенного.

11.            Старается принять наилучшее решение, вместо того, чтобы принять выполнимое.

12.            Фамильярен с подчиненными, похлопывая по плечу или обнимая за талию, старается приобрести репутацию хорошего руководителя.

13.            Готов к любому компромиссу, чтобы избежать ответственности, склонен сваливать вину за свои ошибки на других, ищет «козлов отпущения».

14.            Работает, руководствуясь практикой «открытых дверей»; к нему в кабинет идет, кто хочет, когда хочет и по любому поводу.

15.            Когда коллективу выделяется премия или награда, он и в списках первый. В президиуме занимает место в первом ряду.

Время нужно не само по себе, а для достижения определенных целей. Проблема состоит в том, чтобы привести в соответствие объем реально имеющегося времени и потребности. [2, 464 c.]

Сколько же у нас имеется времени? 7 дней в неделю и 24 часа в сутки. Скомпонуем затраты времени в укрупненные блоки: поддержание жизнеспособности (питание, сон и т.д.); восстановление работоспособности; вспомогательное время (подготовка рабочего места, покупки, уборка и пр.); прямое рабочее время; приобретение жизненного опыта ( чтение, нерабочее общение, посещение музеев, концертов, кинотеатров и т. д.); потери.

Для повышения результативности деятельности часто увеличивают рабочее время за счет других блоков. Это недопустимо, так как подрывает здоровье и жизненный потенциал, приводя к значительно большим потерям времени. Действительно, даже уменьшение времени сна и питания в течение нескольких дней требует больших временных затрат на компенсацию.

Чтобы привести в соответствие наличное время и дела, необходимо в течение нескольких дней (7-10) выполнять «фотографию» своего времени. Для этого надо в блокноте или на отдельных листах, или на бумажной ленте разбить сутки на 24 часа, каждый час – на 4 части и условными знаками отмечать все дела, оставляя пропуски при их отсутствии. При этом необходимо выполнять два условия: 1) делать пометки сразу, не откладывая на потом, так как через несколько часов забудутся «проколы» во времени и будет казаться, что все время шла нормальная работа; 2) никому не показывать свои записи, даже близким и друзьям.

Каждый вечер проводите анализ «фотографии» дня. Это займет 10-15 минут. Выявите утечки времени, их причины и в дальнейшем старайтесь устранять и то, и другое. Не менее важно нормирование работы с целью уточнения индивидуальной производительности в различных видах деятельности.

Только после этого планы будут реальными и соответствовать наличию времени. Планирование может проходить в три этапа: 1) расстановка приоритетов по срокам важности; 2) планирование дел по времени суток и дням недели с учетом индивидуальной производительности и таких факторов, как сложность переговоров, стыковка дел по месту, потери времени на транспорт и т.д.; 3) подборка запасных вариантов дел и возможного резерва времени. [3, 512 c.]

К. Хаберкорн считает, что даже самые высококвалифицированные руководители впадают в один из семи «грехов» (а иногда и во все сразу).

Грех первый: перенос решения на завтра. Самый распространенный. Кипа бумаг на вашем столе – его первый признак. Главная причина – слабость характера, в которой надо четко себе признаться. Нужно преодолеть страх перед безотлагательным решением, которое часто оттягивается, если проблемы и цели неясны. В последнем случае помогает письменная формулировка ближайших задач. Ускоряют решение жесткие сроки, установленные контрагентом, а если их нет – сделайте сами.

Грех второй: выполнение работы наполовину. Куда полезней для дела и здоровья (особенно для нервной системы) ограничиться окончательным решением нескольких проблем, а не хвататься за все, не доводя дела до конца.

Облегчает работу расстановка приоритетов и плановость.

Грех третий: стремление сделать все сразу. Это верный путь к неврозам. Большинство из нас могут интенсивно заниматься решением только одной проблемы. Поэтому переходить к новой задаче следует, если решив предыдущую, или получив полное представление о ее решении.

Грех четвертый: стремление все сделать самому. Задача руководителя не в том, чтобы загрузить себя работой, а в том, чтобы планировать, направлять и контролировать работу других.

Грех пятый: убеждение, что вы знаете все лучше всех. Многие руководители не осознают, что часто оказываются в роли «субподрядчиков», взвалив на себя некоторые специализированные управленческие задачи, которые специалисты решили ли бы быстрее и лучше. Отбросьте ложный стыд, не бойтесь уронить свой авторитет – обращайтесь к специалистам.

Грех шестой: неумение разграничивать функции. Отсутствие четкого разграничения задач, ответственности и служебных функций приводит к неразберихе и конфликтам. Возникает ненужное личное соперничество – «Кто более влиятелен?». Руководители, отбиваясь от вмешательства извне, часто сами вмешиваются в чужие дела. самое эффективное средство борьбы с дублированием функций и претензиями на всестороннюю компетентность – четкие и детализированные должностные инструкции, учитывающие гибкость развития организации и меняющиеся цели ее деятельности.

Грех седьмой: попытки свалить вину на других. Перекладывание вины на других в случае неудачи, когда энергия направляется в прошлое, хотя исправить уже ничего нельзя.

Обычно мы оттягиваем решение сложных задач просто потому, что не знаем, с какого конца за них лучше взяться. Выход – разбить задачу над подзадачи. Иногда мы оправдываем свою медлительность тем, что якобы ждем вдохновения. Однако, к тем, кто сидит сложа руки, оно приходит редко. Еще одной стандартной отговоркой является отсутствие настроения. Задавайте себе почаще вопрос: «Если у меня нет настроения этим заниматься, то чем бы я не прочь заняться сегодня?». Кажется, что так мы потакаем собственной лени. Нет, это один из наиболее действенных методов заставить свое настроение работать на нас.

Желание застраховать от ошибок на 100% приводит к бесконечным сборам информации, консультациям, совещаниям и отсрочкам.

Руководителю необходимо рационально использовать рабочее время, учитывая следующее:

1.                           используйте ваше рабочее время исключительно на решение проблем, представляющих наибольшую важность.

2.                           распределите ваше время таким образом, чтобы его хватило на решение непредвиденных проблем.

3.                           не пытайтесь выжать из отрезка времени больше, чем это необходимо.

4.                           избегайте людей, отнимающих у вас время или стремящихся выиграть его за ваш счет.

5.                           старайтесь как можно более упростить менее важные для вас обыденные дела, чтобы высвободить для себя побольше времени.

6.                           давайте себе через определенные промежутки времени отчет о его исполнении.

7.                           берегите малые и даже самые маленькие промежутки времени.

8.                           не откладывайте работу на потом, не страшитесь ее, а принимайтесь за дело немедленно.

9.                           излишний педантизм мешает делу.

10.                      никогда не говорите, что не стоит что-то начинать, если времени мало. Начать всегда стоит, ведь вы сами знаете, что нужно использовать самые небольшие отрезки времени

11.                      творческие паузы просто необходимы, в то время как бесцельное времяпровождение равносильно краже времени.

Прислушиваясь к этим советам, вы сумеете практически подойти к планированию собственного бюджета времени.

1.                          делегируйте заблаговременно решение о том, что и кому вы хотите или должны поручить, принимайтесь сразу после составления рабочего плана.

2.                          делегируйте, сообразуясь со способностями и возможностями своих сотрудников.

3.                          делегируйте также с учетом необходимости мотивации и стимулировании своих сотрудников.

4.                          делегируйте задачу или работу по возможности целиком, а не в виде частичных изолированных заданий.

1.1 Основные правила планирования времени

60% - запланированная активность;

20% - непредвиденная активность (резервы времени и непланируемые действия);

20% - спонтанная активность (управленческая деятельность, творчество).

Фиксируйте в планах результаты или цели (конечное состояние), а не просто какие-либо действия.

Предусматривайте в своем плане ровно столько времени на то или иное дело, сколько оно действительно требует.

Опыт показывает: на работу, как правило, тратится столько времени, сколько его имеется в распоряжении.

Устанавливайте точные сроки исполнения для всех видов деятельности. таким образом вы приучаете себя к самодисциплине. Избегайте нерешительности, промедления и откладывания дел.

С самого начала устанавливайте в своих планах, какую работу вы должны выполнять лично, а какую можно перепоручить (делегировать).

Оставляйте определенный процент своего времени в качестве резерва для неожиданных посетителей, телефонных разговоров, кризисов или случай недооценки продолжительности отдельных дел.[5, 224 c.]

1.2 Вспомогательные вопросы для планирования работы в течение недели

На чем я должен сконцентрироваться в первую очередь на этой неделе (центральная задача)?

Какая задача на этой неделе самая существенная и требующая наибольших затрат времени?

Какие другие дела на этой неделе необходимо завершить, подготовить к завершению или начать (обязательные задачи)? И т.д.

Дневной план представляет собой последнюю и одновременно самую важную ступень в системе планирования времени, конкретное воплощение (реализацию) поставленных целей.

Принципиально важно составлять дня в письменном виде.

Планы дня, которые держат в голове, легко отвергаются.

Письменные планы дня обеспечивают разгрузку памяти.

Письменно фиксируемый план имеет психологический эффект самомотивации к работе. Ваша деловая активность становится более целенаправленной и ориентированной на строгое следование программе дня.

Реалистичный план дня должен в принципе содержать лишь то, что вы хотите или должны, а также можете сделать в этот день.

Потребуется в среднем не более 10 минут для составления ежедневного плана.

Метод включает пять стадий:

1.     Составление заданий.

2.     Оценка длительности акций.

3.     Резервирование времени ( в соотношении 60:40).

4.     Принятие решений по приоритетам и перепоручению.

5.     Контроль (учет несделанного).

Старайтесь каждый день выигрывать 1 час времени – «золотой час»

Составьте список важнейших дел, которые вы должны сделать завтра, и пронумеруйте их очередь в соответствии со значимостью. Рано утром начните с задачи №1 и работайте над ней до тех пор, пока она не будет решена. Перепроверьте затем установленные вами приоритеты еще раз и приступайте к №2, но не идите дальше до тех пор, пока не кончите это дело. Потом переходите к №3 и т.д. Даже если вы не сможете выполнить весь свой план на день, это не трагедия. К концу дня по крайней мере будут завершены важнейшие дела, прежде чем вы потратите  время на задачи меньшей важности. Ключ к успеху в том, чтобы ежедневно делать следующее: перепроверяйте относительную значимость предстоящих задач, принимайте решение о приоритетах, составьте их список, отразите его в плане дня и придерживайтесь его. Пусть это будет привычным делом каждого рабочего дня. Если вы убедитесь в ценности этой системы, «передайте» ее дальше своим сотрудникам.

В процессе работы за первые 20% расходуемого времени достигается 80% результатов.

Остальные 80% затраченного времени приносят лишь 20% общего итога.

Применительно к повседневной работе это означает, что не следует браться сначала за самые легкие, интересные или требующих минимальных затрат времени дела. необходимо приступать к вопросам, сообразуясь с их значением и важностью:

Сначала – немногие «жизненно важные» проблемы, а потом уже – многочисленные «второстепенные»

Принцип Эйзенхауэра

В зависимости от степени срочности и важности задачи различаются четыре возможности их оценки и (в итоге) выполнения.

1.     Срочные / важные дела.

За них следует приниматься немедленно и самому их выполнять.

2.     Срочные / менее важные дела.

Здесь существует опасность попасть под «тиранию спешности и в результате целиком отдаться решению конкретной задачи, потому что она срочная. Если же она, однако, является не столь важной, то она должна быть в любом случае делегирована, поскольку для ее выполнения не требуется каких-либо особых качеств.

3.     Менее срочные / важные задачи.

Их не надо выполнять срочно, они, как правило, могут подождать. Сложности здесь возникают тогда, когда эти задачи рано или поздно превращаются в срочные и должны быть лично вами разрешены в кратчайшие сроки.

Поэтому рекомендуется перепроверять степень важности и попробовать  задачи этого типа полностью или частично поручать своим сотрудника. Исходя из этого,  мы можем способствовать повышению мотивации в работе и квалификации в работе своих подчиненных, доверяя им ответственные дела.

4.     Менее срочные / менее важные дела.

Очень часто дела этой категории оседают на письменном столе, и без того заваленном бумагами. Если вы вдруг начинаете заниматься этими делами, забывая о задачах первой категории, то вам не следует жаловаться на перегрузку работой. Даже ваши подчиненные не должны приниматься за задачи этой группы. [4, 512 c.]

От задач несущественных и несрочных следует воздерживаться!

1.3 Организация дня

Организация вашего рабочего дня должна соответствовать основному принципу: «Работа должна подчиняться мне, а не наоборот».

20 организационных принципов во временном аспекте можно разделить на 3 группы:

начало дня                          основная часть дня                  конец дня

(1)-(8)                                   (9)-(20)                                     (21)-(25)

Правила начала дня:

1.     начинать день с позитивным настроением.

Каждое утро задавайте себе три вопроса:

Что я должен сделать, чтобы получить от этого дня как можно больше радости?

Как этот день может приблизить меня к моим целям?

Что я сегодня могу в качестве компенсации сидячей работы для своего здоровья (например, провести тренировку, расслабиться и т.п.)?

2.     хорошо позавтракайте и без спешки – на работу.

3.     начинайте работу по возможности в одно и то же время.

4.     перепроверка планов дня.

5.     вначале – ключевые задачи.

6.     приступать без «раскачки».

7.     согласовать план дня с секретарем.

8.     утром заниматься сложными и важными делами.

Правила, касающиеся хода дня:

9.     хорошая подготовка к работе.

10.            влиять на фиксацию сроков.

Установленные ранее сроки очень часто принимают безоговорочно. Старайтесь, обговаривая сроки, которые плохо укладываются в ваши планы, приспосабливать их к своим интересам и «выторговывать» альтернативные варианты. Это часто получается легче, чем вы думаете.

11.            избегайте действий, вызывающих обратную реакцию.

Активные и коммуникабельные руководители склоняются к тому, чтобы заниматься все новыми и новыми делами, проблемами и идеями, и вызывают тем самым соответствующую реакцию на свои действия и вместе с этим негативные последствия для временного распорядка.

12.            отклонять дополнительно возникающие неотложные проблемы.

На каждом предприятии и в каждом подразделении возникают какие-либо неотложные обстоятельства или непредвиденные ситуации.

13.            избегайте незапланированных импульсивных действий.

14.            выкраивайте спокойный час.

Для выполнения важных дел требуется спокойная обстановка – это азбучная истина, но как воплотить ее в жизнь?

Хорошо себя зарекомендовало ежедневное резервирование одного спокойного или закрытого часа, в течение которого вам никто не может помешать. Таким образом, вы назначаете время, возможно, самое важное для вас:

Время для себя (1 час)!

Занесите это время в свой план так же, как вы отводите время на совещания или на визит посетителей. Подобный период никем не нарушаемой концентрированности существенно повысит производительность вашего труда.

Используйте этот время для важных, но не срочных дел, носящих долговременный характер, например, для выполнения уровня квалификации или других задач, которые зачастую тонут в суете дня.

Отгородите себя на это время от внешнего мира – лучше всего с помощью секретаря или просто закройте дверь в свою комнату, предварительно предупредив, что вас нет на месте.

Правила завершения рабочего дня:

15.            завершить несделанное.

Все начатые небольшие дела, такие, как просмотр корреспонденции, диктовка писем и памятных записок, старайтесь завершать в течение одного дня. Всякая отсрочка их выполнения может привести к дополнительным затратам труда, когда вы снова займетесь незавершенными делами и будете ликвидировать накопленные завалы.

16.            контроль за результатами и самоконтроль.

Сравнение намеченного в нашем распорядке дня объема работы с реально выполненным с учетом поставленных целей и отклонений от них  представляет собой важную составную часть организации труда, самостоятельную функцию самоменеджмента.

17.            план на следующий день с установлением целей, приоритетов, делегированием.

18.            домой с хорошим настроением.

Радуйтесь предстоящему заслуженному отдыху после трудового дня! Наслаждайтесь дорогой домой и настраивайтесь на вечернее времяпрепровождение. Старайтесь понемногу, но регулярно заниматься спортом, например, бегом трусцой, гимнастикой.

10 минут движения на свежем воздухе ежедневно – этого достаточно, по мнению медиков, чтобы как-то поддерживать физическую форму.

19.            каждый должен иметь свою кульминацию.

В смысле позитивного образа жизни важно осознать, какое качество и какую ценность имеет каждый день для вашей жизни. В этой связи недостаточно замыкаться на успешных шагах в направлении к цели карьеры. Нужно каждый прожитый день по возможности делать в целом удавшимся днем.

20.            обзор истекшего дня (самоконтроль).

В конце рабочего дня необходимо контролировать и отражать не только выполнение поставленных задач, но и личную ситуацию.

Применяйте метод «пяти пальцев», который ориентируется на начальные буквы названий пальцев.

М (мизинец) – мыслительный процесс: какие знания, опыт я сегодня получил?

Б (безымянный палец) – близость цели: что я сегодня сделал и чего достиг?

С (средний палец) – состояние духа: каким было сегодня мое преобладающее настроение, расположение духа?

У (указательный палец) – услуга, помощь: чем я сегодня помог другим, чем услужил, порадовал или «поспособствовал»?

Б (большой палец) – бодрость, физическая форма: каким было мое состояние сегодня? Что я сделал сегодня для своего здоровья, поддержания своих физических кондиций?