Переговоры – это деловое взаимное общение с целью достижения совместного решения. На протяжении всей нашей жизни мы ведем переговоры, обмениваемся обязательствами и обещаниями. Всякий раз, когда двум людям нужно прийти к согласию, они должны вести переговоры.

Переговоры протекают в виде деловой беседы по вопросам, представляющим интерес для обеих сторон, и служат налаживанию кооперационных связей.

Переговоры существенно различаются по своим целям: заключение договора о поставках, на проведение научно-исследовательских или проектных работ, соглашение о сотрудничестве и координации деятельности и т. д.

В процессе переговоров люди хотят:

-добиться взаимной договоренности по вопросу в котором как правило сталкиваются интересы;

-достойно выдержать конфронтацию, неизбежно возникающую из-за противоречивых интересов не разрушая при этом отношения.

Чтобы достичь этого надо уметь:

a) Решить проблему;

b) Наладить межличностное взаимодействие;

c) Управлять эмоциями.

За столом переговоров могут сойтись люди, имеющие различный опыт ведения переговоров. Они могут иметь различный темперамент (например, сангвиник и холерик) и различное специальное образование (например, техническое и экономическое).

В соответствии с этим большим разнообразием отличается и сам ход переговоров. Они могут протекать легко или напряженно партнеры могут договориться между собой без труда или с большим трудом или вообще не прийти к какому-либо соглашению

Подготовка и порядок ведения переговоров.

1. Подготовка переговоров:

-анализ проблемы (определение предмета переговоров, информация о партнере, наличие альтернатив, ваши интересы и интересы партнера);

-планирование переговоров (выработка переговорной концепции,определение целей, задач, стратегии переговоров, экономические расчеты, основные позиции, возможные варианты, подготовка необходимой технической и справочной документации);

-планирование организационных моментов;

-первые контакты с партнером.

2. Ведение переговоров.

Нельзя предложить точную модель проведения любых конкретных переговоров, если не считать, конечно, крайне обобщенные схемы:

-приветствие и введение в проблематику;

-характеристика проблемы и предложения о ходе переговоров;

-изложение позиции (подробно);

-ведение диалога;

-решение проблемы;

-завершение.

Переговоры предназначены в основном, для того чтобы с помощью взаимного обмена мнениями (в форме различных предложений по решению поставленной на обсуждение проблемы) “выторговывать” отвечающее интересам обеих сторон соглашение и достичь результатов, которые бы устроили всех участников переговоров.

Переговоры проводятся:

-по определенному поводу (например, в связи с необходимостью налаживания кооперационных связей);

-при определенных обстоятельствах (например, несовпадение интересов);

-с определенной целью ( например, заключение соглашения);

- по определенным важным вопросам (политического, экономического, социального или культурного характера).

Зачастую удается достичь договоренности лишь после всестороннего обсуждения проблемы; в ходе всяких переговоров обнаруживаются различные интересы,и партнеры пропускают их через призму собственных потребностей. Немало важную роль играет и то, с какими преимуществами (или негативными моментами) связано для партнеров заключение того или иного соглашения, особенно при оценке новых, выдвинутых лишь в процессе переговоров, вариантов решения.

Всякие переговоры требуют тщательной подготовки: чем интенсивней они ведутся (с использование анализов, расчетов экономического эффекта, заключений и т. д.), тем больше шансы на успех. Обратная же картина наблюдается в том случае, когда при ведении переговоров в должной мере не учитываются различные объективные и психологические аспекты.

В чем же состоят эти недостатки?

a) Недостатки при ведении переговоров

b) “Холодный запуск”. Партнер вступает в переговоры не обдумав предварительно в достаточной степени:

-их необходимость и цель;

-сложности и возможные последствия.

В этом случае за ним лишь “ответный ход”, т. е. он будет реагировать, а не действовать (не от него будет исходить инициатива).

“Отсутствие программ”. У партнера нет четкого плана действий в пределах максимальных и минимальных требований. Легче вести переговоры имея в голове (или на бумаге) различные варианты действий. Обычно (вне переговоров) для осуществления необходимых решений достаточно распоряжения.

“Главное чтобы меня это устраивало”. Партнер настолько выпячивает собственные интересы, что представители другой стороны не видят для себя никаких преимуществ. Подобное несовпадение интересов, зачастую вызываемое узко эгоистичными ведомственными соображениями блокирует собеседника, отбивая у него охоту вести, переговоры вообще.

“Пускать все на самотек”. Партнер не имеет четкого представления о собственных конкретных предложениях и аргументах детальных требованиях и критериях оценки предмета переговоров позиции и ожидаемой реакции противоположной стороны. Эффективность переговоров снижается из-за недостаточной их подготовки.

“Коммуникативные заморыши”. Неправильное поведение одного из партнеров отрицательно сказывается на атмосфере переговоров мешает достижению их цели. Партнер разучился слушать (или некогда не владел этим искусством). А это является условием эффективности всяких переговоров. Монолог – типичное занятие для пустомели!

Участник переговоров в ответ на высказывание партнера:

- ведет себя не по-деловому, а излишне эмоционально не сдержано;

- не аргументирует, а своенравно отстаивает свою позицию;

- не приводит новые факты, не выдвигает новые предложения, а излагает известные мешающие решению проблемы позиции;

- участник переговоров не руководствуется общими интересами совместной ответственности за общее дело, не выделяет этот аспект.

С помощью анализа реального положения дел выявляется несовпадение интересов участвующих в переговорах сторон, что ведет к возражениям, встречным требованиям, отказам и т. д. Недооценивается значение психологических моментов (например, готовности участников переговоров пойти на встречу партнеру). У многих руководителей эти способности развиты недостаточно.

Успех переговоров не в последнюю очередь зависит от принципиального отношения собеседников к переговорам вообще и от их поведения в конкретной ситуации.

c) Поведение при ведении переговоров

Надо исходить из того, что переговоры необходимы и полезны для решения кооперационных задач отдела предприятия комбината. Если мы хотим чтобы переговоры прошли конструктивно и с пользой для обеих сторон надо учитывать приведенные ниже рекомендации.

Надо настойчиво добиваться намеченной цели убедительно аргументировать свои предложения, но не будьте слишком упрямы и глухи к мнению партнера: на переговорах, как известно приказов не отдают.

Достойно представлять свои интересы вносить предложения по решению обсуждаемой на переговорах проблемы.

Стремится достичь таких соглашений, которые бы отвечали интересам не только вашей службы, но и общества в целом.

Надо помнить, что субъективными важнейшими условиями успешного ведения переговоров являются:

- политическая компетентность и сознательность;

- реалистичный подход и заинтересованность в деловом общении;

- сила воображения и дар комбинирования.

Было бы иллюзией полагать, что собеседника можно перехитрить с помощью разных условий и трюков или с “ломом в руках” заставить его пойти на чрезмерные уступки.

На любых переговорах не обойтись без терпеливой целенаправленной аргументации. Вот что следует делать на переговорах:

- использовать временный фактор для давления на собеседника;

- “давить” на собеседника сроками;

- добиваться для себя преимуществ путем имитации “недопонимания”, одурачивания, лести и т. д.

Чтобы переговоры развивались успешно необходимо сразу же после их начала постараться найти общую с партнером позицию. В начале переговоров затроньте бесспорные не вызывающие разногласий аспекты обсуждаемого предмета. После этой фразы переходите к обсуждению таких пунктов, договориться по которым можно относительно легко. И только после этого остановитесь на важнейших вопросах повестки переговоров требующих подробного обсуждения. С самого начала серьезно воспринимайте высказываемые партнером по переговорам мнениям обоснованиям проблемы требованиям оговоркам пожеланиям и т. д.

Чтобы не мешать развитию переговоров не акцентируйте внимание на расхождение во взглядах, если они не принципиальны. Надо говорить спокойно и контролировать свою речь; когда вы знакомите партнера с соответствующей проблемой, характеризовать причины ее возникновения и возможные последствия, а также невыясненные пункты переговоров. Обобщая сказанное, следует выделить, что поведение должно соответствовать возникающим на переговорах ситуациям. Они оцениваются через визуальный контакт с собеседником: участники переговоров должны говорить убедительно, но не навязчиво.

d) Психологически целесообразное и целенаправленное ведение переговоров.

Прежде всего, надо обращать внимание на относящиеся к комплексу проблемы аргументы, выдвинутые вашим партнером при изложении своей точки зрения. Не пытайтесь парировать утверждения партнера с помощью встречных утверждений. Попросить его уточнить, почему он придерживается изложенной точки зрения. Руководители, обладающие опытом ведения переговоров, придерживаются следующего принципа: они концентрируют внимание на предмете и одновременно учитывают личностные качества партнера. Надо позаботиться о том, чтобы партнер мог спокойно изложить свои аргументы возражения предложения. Для всех участников переговоров, прежде всего, важно “уловить” конкретную ситуацию, т. е. выяснить позицию собеседника по отношению к предмету переговоров и сопоставить эту оценку с собственными целевыми ориентациями. Поэтому всегда будьте, настроены на “прием”. Если внимательно выслушать партнера это создаст основу для прогресса на переговорах, поможет понять проанализировать и оценить позицию собеседника. Это позволит избежать ненужных встречных вопросов недоразумений и обеспечит плавный ход обсуждений затронутых на переговорах вопросов. Если же переговоры зашли в тупик положение можно поправить.

Рассмотрите проблему с другой стороны. С помощью встречных вопросов уточните, правильно ли вы поняли партнера: “Если я вас правильно понял, у вас есть некоторые сомнения относительно сроков поставки...” Проявите решительность в деле и сдержанность в тоне. Может случиться, что переговоры увязнут в обсуждении второстепенных вопросов, хотя стороны не пришли еще к согласию по основным пунктам. А ведь именно такое согласие является предпосылкой для успешного хода переговоров. В этом случае необходимо “отсортировать” уже достигнутые (главные) результаты переговоров и на основании этого определить следующие подлежащие обсуждению пункты.

Методы ведения переговоров.

Вариационный метод.

При подготовке к сложным переговорам надо выяснить следующие вопросы:

- в чем заключается идеальное решение поставленной проблемы в комплексе?

- от каких аспектов идеального решения можно отказаться?

- в чем следует видеть оптимальное решение проблемы при дефференциальном подходе к ожидаемым последствиям, трудностям, помехам?

- какие аргументы необходимы, для того чтобы должным образом отреагировать на ожидаемое предположение партнера, обусловленное несовпадением интересов и их односторонним осуществлением?

- какие экстремальные предложения партнера следует обязательно отклонить и с помощью, каких аргументов?

Такие рассуждения выходят за рамки чисто альтернативного рассмотрения предмета переговоров. Они требуют обзора всего предмета деятельности живости мышления и реалистических оценок.

Метод интеграции.

Предназначен для того, чтобы убедить партнера в необходимости оценивать проблематику переговоров с учетом общественных взаимосвязей и вытекающих отсюда потребностей развития кооперации. Применение этого метода не гарантирует достижения соглашения в деталях; пользоваться им следует в тех случаях когда, например партнер игнорирует общественные взаимосвязи и подходит к осуществлению своих интересов с узковедомственных позиций.

Компромиссный метод.

Участники переговоров должны обнаруживать готовность к компромиссам: в случае несовпадения интересов партнера следует добиваться соглашения поэтапно придерживаясь следующего принципа: склоняйтесь постепенно, как Пизанская башня, но не падайте сразу!

При компромиссном решении согласие достигается за счет того, что партнеры – после неудавшейся попытки договориться между собой с учетом новых соображений частично отходят от своих требований. Они от чего-то отказываются, выдвигают новые требования.

Подведение итогов переговоров.

Независимо от того были переговоры успешными или безрезультатными их итоги должны быть обсуждены. Чего мы действительно достигли на переговорах и чего не достигли по сравнению с поставленной перед нами задачей? В чем заключается основные причины достижения на переговорах данных результатов? Какие выводы можно из этого сделать для ведения переговоров в будущем? Пришлось ли нам в ходе переговоров пойти на уступки и почему?

Обобщая сказанное, хотелось бы еще раз подчеркнуть, что важнейшими предпосылками успешного проведения переговоров является хорошая подготовка концентрация на предмете ориентированное на решение проблемы мышления стремление выработать общую позицию учет личностных качеств партнера реализм соблюдение интересов гибкость и т. д.

2. Охарактеризовать основные стили лидерства.

Лидерство — наиболее изученный и наименее понятный конструкт в социальной психологии (В. Гриффин, 1987). К середине 70х гг. стало ясно, что попытка достигнуть единого понимания лидерства на основании «синтетического» подхода закончилась неудачей и привела лишь к возникновению большого количества «минитеорий». Существенно важен анализ основных тенденций теоретических и экспериментальных разработок, выполненных в этой области, с целью выяснения степени и направления изменения ситуации с этого момента до конца 80х гг.

«Синтетические» модели лидерства породили громадное количество экспериментальных работ, число которых возрастало в геометрической прогрессии: если в 1974 г. в своем обзоре по этой проблеме Р. Стогдилл определяет общее количество исследований по лидерству как приближающееся к 3 тыс., то уже в 1981 г. в аналогичном исследовании Б. Басе оценивает общее число работ, как превышающее 7000й рубеж. Быстрый рост эмпирических исследований происходил на фоне отсутствия солидного теоретического обеспечения, в условиях, когда даже само понятие «лидерство» не было соответствующим образом теоретически интерпретировано. Это привело к парадоксальной ситуации, когда возникло «столько же определений лидерства, сколько существует людей, пытающихся определить это понятие».

В результате ряд видных теоретиков лидерства (Дж. Пфеффер, Б. Кармел) заявили о наличии кризисной ситуации в этой области психологических исследований, в которой вследствие недостаточной методологической разработанности проблемы быстрое увеличение экспериментальных работ лишь «продолжает мутить воду», и начали атаковать само понятие «лидерство». Дж. Пфеффер доказывает, что в этом понятии слишком много концептуальной нелепости, многозначности, что оно не было должным образом определено и отделено от таких понятий, как «авторитет» и «социальная власть». Б. Кармел считает, что дихотомическое определение лидерства как «ориентации на . людей — на задачу», лежащее в основе практически всех традиционных исследований этого феномена, является основным тормозом прогресса в этой области.

Выход из создавшегося положения, к которому пытаются прийти исследователи, заключается в стремлении, вопервых, разграничить понятия «лидерство» и «руководство», «лидерство» и «власть» и, вовторых, расширить и углубить теоретическую платформу изучения лидерства за счет экспансии в эту область понятий и концептуальных схем из более глобальных теоретических подходов, прежде всего из теории атрибуции, транзактного подхода, когнитивных теорий, теории систем, психоаналитической ориентации.

Лидерство или руководство?

Существуют ли различия между лидерством и руководством? В сборнике «Перекрестные направления в лидерстве» приводятся различные точки зрения американских ученых на этот вопрос. Для одних авторов эти понятия являются синонимами. Они доказывают, что лидером нельзя стать, не будучи эффективным руководителем, и наоборот. Другие отделяют лидера от руководителя совершенно отчетливо. Для них руководство определяется как набор действий, основанных на использовании заранее заученных техник и средств, в то время как лидерство является загадкой, основывающейся прежде всего на личности и самозванно возникающей из процессов влияния и власти. На взгляд X . Минцберга, лидерство является одной из ролей руководителя. А. Залезник считает, что лидеры и руководители различаются с точки зрения их личностных особенностей, отношения к целям организации, представлений о работе, отношений с другими и представлений о самом себе. Но если организации заинтересованы в лидерах, то они могут формировать их точно так же, как сейчас формируют руководителей. Ч. Холломан операционально разграничивает управляющее руководство и лидерство. Первое характеризуется отношениями власти, в то время как второе рассматривается с точки зрения личностного влияния. Руководство сохраняется системой директив, это формально институализированный авторитет, тогда как лидерство опирается на мнение группы и зависит от того, принимает ли группа назначенного руководителя (лидера). Ч. Холломан настаивает на разграничении между самим индивидом и позицией, которую он занимает.

Как мы можем видеть, общепринятые принципы руководства резко контрастируют с неясным и часто оспариваемым содержанием понятия «лидерство», и американские авторы во все большей степени приходят к заключению о существовании значительного различия между руководством и лидерством. Но в то же время сущность этого различия может значительно изменяться в зависимости от того, как определяется лидерство тем или иным автором, и так как определений столько же, сколько направлений исследования, то единого понимания лидерства и его различий с руководством на настоящий момент не достигнуто. Поэтому необходимо рассмотреть основные исследовательские ориентации в этой области.

Лидерство как образ (когнитивный подход).

С точки зрения когнитивного подхода человек рассматривается в качестве наблюдателя, который активно оценивает и интерпретирует информацию, поступающую из внешнего мира, а не пассивно воспринимает ее. Причем интерпретация, причинное объяснение социальных событий и поведения наблюдаемых людей является предметом теории атрибуции, которая исследует «наивную психологию» людей — причинноследственный анализ поведения и восприятия «человека с улицы», в то время как классификацию — подведение воспринимаемого поведения под определенный стереотип — изучает концепция категоризации.

Приложение идей когнитивного подхода к лидерству, осуществленное в последнее время, было направлено на решение двух основных вопросов.

Вопервых, пристальное внимание исследователей привлекли те причины, которые выдвигают лидеру для объяснения плохого выполнения группового задания последователями, а также то, каким образом причинная интерпретация влияет на оценку, даваемую лидером своим последователям, и на его поведение по отношению к ним.

Вовторых, ученых интересовало, каким образом определенный индивид в группе людей начинает восприниматься как лидер, каковы механизмы и условия возникновения «имиджа» лидера у членов группы и каково влияние поведения лидера, соответствующего или, наоборот, противоречащего этому «имиджу», на лидерство этого индивида в группе. Здесь исследовались имплицитные теории людей о том, что такое эффективное лидерство.

В первой из рассматриваемых областей исследования одним из магистральных направлений является изучение содержания ответов лидера на различные уровни (в особенности плохие) выполнения групповой задачи последователями. Исследования обращены к широкому кругу поведенческих реакций лидера на «плохое» и «хорошее» выполнение задач последователем, в особенности на то, как «плохой исполнитель» воспринимается лидером. Основная идея такова: когда последователь выполняет задание на определенном уровне, лидер собирает (воспринимает) информацию о его (ее) поведении и затем на основе этих блоков информации приписывает причины поведения своим последователям. Впоследствии, опираясь на порожденную им интерпретацию поведения последователя, лидер производит ответную реакцию по отношению к нему.

Можно, вслед за С. Грином и Т. Митчеллом, представить эти положения в виде простейшей модели: «поведение последователя — причинное приписывание — поведение лидера». Несмотря на исключительную простоту, данная модель и ее дальнейшие разработки являются работающими моделями, поскольку обеспечивают сжатую формулу для постановки эмпирических исследований.

В ходе эксперимента лидерам сообщались особенности выполнения задания последователями, а затем изучались причины, ими приписываемые, и поведенческие ответы, совершаемые на их основе. Следует отметить две особенности выполненных по этому вопросу исследований. Вопервых, большая группа авторов (С. Грин, Т. Митчелл, Р. Вуд, Д. Илджен, Л. Калб, Дж. Рассел) рассматривает не поведение лидера, а только то, как влияет выполнение задания последователями на причинное приписывание лидера. Вовторых, в последнее время возрастает интерес исследователей (Д. Илджен, Р. Л идеи) к ситуационным факторам, которые опосредствуют исследуемые взаимосвязи. Вот основные экспериментальные факты:

1. Лидер и последователи различаются по их взглядам на причины плохого выполнения задания. Лидеры склонны приписывать причины к внутренним факторам, а последователи — к внешним. Если последователь на плохом счету у лидера, вероятность приписывания к внутренним факторам возрастает. Если последователи находят оправдание для плохого выполнения задания, то лидер с меньшей вероятностью использует приписывание к внутренним факторам.

2. Когда лидер реализует приписывание к внутренним факторам, то его ответом на плохое выполнение задания последователем с большей вероятностью будет наказующее поведение или усиление контроля над последователем. Особенности поведенческого ответа лидера определяются предшествующими заслугами последователя, тем, были ли последствия серьезными или нет, а также были или не были у последователя оправдания для подобного результата.

3. На оценку последователя лидером воздействует множество ситуативных факторов. Было обнаружено, что лидер отвечает на плохое выполнение задания последователем более позитивно тогда, когда его собственное" вознаграждение зависит от результатов последователя. Когда такая взаимосвязь очевидна, способности «плохого» последователя оцениваются с большей вероятностью высоко и делаются попытки поиска новой схемы вознаграждения последователя.

Модель причинного приписывания Т. Митчелла и С. Грина была, с одной стороны, подвергнута критике, а с другой — дополнена. Исследование Л. Джеймса и Дж. Байта доказывает, что плохое выполнение задания последователем может непосредственно воздействовать на поведение лидера: чем хуже выполнение, тем вероятнее, например, более жесткий контроль или наказание. Эти отношения прямые и лишь изредка могут опосредствоваться причинным приписыванием. Авторы полагают, что модель причинного приписывания нуждается в доказательстве своей правомочности и не следует слишком уж явно полагать, что взаимосвязь «выполнение задания последователями — поведение лидера» является непрямой.

Л. Джеймс дополняет рассматриваемую модель принципом взаимной причинности и считает, что поведение лидера и выполнение задания последователями взаимосвязаны как в прямом, так и в обратном направлении. Модель в редакции Л. Джеймса получает следующее строение: «выполнение задания последователями — приписывание причин — поведение лидера — выполнение задания последователями». Опираясь на выдвинутую модель, американский ученый пытается доказать, что поведение отдельного лидера изменяется как функция ситуации и отдельного последователя.

Безусловно, что собранные вместе эмпирические данные, которые были получены в ходе валидизации моделей атрибуции, позволяют лучше увидеть влияние действий последователей на восприятие их лидерами и поведение лидеров по отношению к ним. Они также раскрывают некоторые ситуационные факторы, воздействующие как на восприятие, так и на поведение лидеров. Вместе с тем очевидным недостатком приведенных исследований является сложность исследовательской процедуры, которую, к сожалению, не оправдывают часто тривиальные конечные результаты. К тому же практически все разработки были выполнены исключительно в лабораторной среде, что, конечно же, снижает их ценность.

Другая важнейшая линия приложения атрибутивного подхода к сфере лидерства отражена в работах Дж. Пфеффера и Б. Калдера. Дж. Пфеффер рассматривает причинное приписывание лидерства определенному лицу. Лидерство, по его мнению, является обыденным конструктом, который широко распространен и часто употребляется. Для исследования представляет интерес, когда и при каких обстоятельствах люди приписывают его поведению других. Согласно Б. Калдеру, лидерство — «ярлык», который наклеивается на поведение других людей (и на свое собственное). Лидерство является ненаблюдаемым качеством, которое выводится из наблюдаемого поведения по мере того, как определенные последствия ассоциируются с этим поведением. В данном случае важна общераспространенная «вера, что качество, определенное как лидерство, производит определенное поведение. Эта вера преобразуется в ожидание того, что образец такого поведения будет предполагать существование качества». Из этого следует вывод, что необходимо изучать факторы, которые люди рассматривают, когда приписывают определенные результаты лидерству.

Одним из последствий приписывания причинности лидерам и лидерству является тот факт, что лидеры становятся символами (например, «козлом отпущения»). Так, когда за неудачу нельзя уволить спортивную команду, то увольняют тренера, основываясь на скрытой посылке, что успех является результатом действия отдельного лица. Однако, хотя воздействие лидера на группу объективно может быть менее существенно, чем действие других факторов, таких, как, например, характеристики задачи (теория «лидерство без лидера» С. Керра и др.), субъективно лидерство все же будет влиять на процесс выполнения групповой задачи, поскольку люди в глубине души верят, что лидерство причинно соотносится с выполнением задач группой.

Процесс приписывания причинности лидерству осложняется тем, что в окружении существует множество различных причинных факторов. Наблюдатель должен выбрать одну среди нескольких альтернативных причин. В соответствии с излагаемым подходом наблюдатель с большей вероятностью будет приписывать лидерство некоему лицу, если это лицо является наиболее подходящим объяснением наблюдаемого результата. Два фактора рассматриваются как усиливающие возможность лидера восприниматься в качестве наиболее подходящей причины для наблюдаемого результата: структура взаимосвязей поведения лидера с другими возможными причинами, вызвавшими данный результат, и степень выделенности лидера в перцептивном поле наблюдателя. Вследствие сложности ситуации, ограниченности времени для наблюдения и принятия решения люди полагаются на наиболее доступную в данной ситуации информацию. Не имея возможности охватить все аспекты ситуации, наблюдатели ориентируются в процессе причинного приписывания на наиболее заметные ее аспекты. Поэтому в организациях повсеместно выделяют руководящие посты, делают их более заметными, выделенными из окружения через всевозможные избирательные процедуры, титулы и другие символы статуса.

3. Какие виды служебных записок вы знаете.

Классификация служебных документов

Рассмотрим основные, на наш взгляд, виды служебных документов.

Жизнедеятельность любой организации начинается с разработки организационно-правовых документов. С помощью этих документов реализуется одна из основных управленческих функций - организационная, в рамки которой вписывается, в частности, юридическое оформление создания организации, установление ее организационно-штатной структуры и численности персонала, регламентация деятельности организации в целом, а также ее структурных подразделений, включая регулирование вопросов взаимодействия между ними.

Введение организационно-правовых документов в действие осуществляется после утверждения документа соответствующим руководителем (утверждение отдельных видов документов может осуществляться постановлением, решением, приказом или распоряжением соответствующего органа (должностного лица).

Организационно-правовые документы относятся к документам бессрочного действия и сохраняют свою юридическую силу до момента их отмены или введения в действие новых взамен устаревших.

Организационно-правовые документы - документы прямого действия, затрагивающие, как правило, комплекс взаимосвязанных вопросов.

Общие требования к оформлению организационно-правовых документов остаются едиными для всех документов данной группы. Среди наиболее распространенных организационно-правовых документов следует выделить устав организации, положение о структурном подразделении (коллегиальном органе) организации, штатное расписание, правила внутреннего распорядка, инструкции по отдельным видам деятельности, должностные инструкции.

Нормативные правовые акты издаются в виде постановлений, приказов, распоряжений, правил, инструкций, положений.

Нормативный правовой акт может быть издан совместно несколькими органами государственной власти или одним из них по согласованию с другими.

Подготовка акта возлагается на одно или несколько структурных подразделений с учетом их функций и компетенции или на специально создаваемые рабочие группы. В подготовке акта принимает обязательное участие юридическая служба.

Срок подготовки проекта акта не должен превышать 1 месяца. В процессе работы должна быть изучена нормативно-правовая база по этому вопросу, практика применения соответствующих нормативно-правовых актов, научная литература, материалы периодической печати по рассматриваемому вопросу, а также данные социологических опросов, если таковые проводились.

Структура нормативно-правового акта должна обеспечивать логическое развитие темы правового регулирования.

Для разъяснения целей и мотивов принятия акта в проекта дается вступительная часть (преамбула). Положения нормативного характера в преамбулу не вносятся.

Нормативные предписания излагаются в виде пунктов, нумеруемых арабскими цифрами без точки и заголовков. Пункты, в свою очередь, могут подразделяться на подпункты, имеющие буквенную или цифровую нумерацию. Для полноты изложения вопроса могут воспроизводиться отдельные положения законодательных актов со ссылками на эти акты и официальный источник их опубликования.

Одновременно с подготовкой проекта акта продумываются предложения об изменении, дополнении или признании утратившими силу ранее изданных актов, их частей или отдельных положений. Указание на отмену, изменение или дополнение включается в текст акта. В случае, если эти изменения или дополнения носят значительный характер, разрабатывается новый акт.

К категории информационно-справочных документов относятся следующие: письма, телеграммы, телефонограммы, факсограммы, телексограммы, сообщения электронной почты.

(Ограничимся этой констатацией, т.к. теме служебных писем намерены посвятить отдельный выпуск Краткого справочника).

Служебные записки, дайджесты, обзоры (ревю) являются информационно-аналитическими документами.

Необходимость в составлении служебной записки возникает, как правило, в тех случаях, когда руководитель того или иного уровня начинает испытывать нехватку свежей оперативной и конкретной информации о состоянии дел на порученном ему участке. Или - когда его интересует всего лишь ход решения небольшой, но важной проблемы. Как правило, этот документ служит для сжатого, почти фрагментарного освещения вполне конкретных служебных вопросов, раскрытия их действительного состояния.

Среди характерных особенностей, отличающих служебную записку, следует выделить малые сроки подготовки, ограниченный контингент составителей документа, небольшой объем текста, актуальность включенной в нее информации. Служебная записка не является фрагментом доклада или другого более объемного документа, это - самостоятельный документ.

Различают несколько видов служебных записок: докладные, аналитические, обзорные, информационно-статистические, записки о состоянии дел за конкретный период времени.

В деловой среде все большее значение в последнее время приобрели сравнительно новые виды информационно-аналитических документов - дайджесты и обзоры (ревю).

Особенность этих документов состоит в том, что они представляют собой сжатое изложение той или иной темы и готовятся в короткие сроки. При составлении этих видов документов необходимо указать в обязательном порядке тему, объем, привлекаемые (из числа доступных и предпочтительных по тем или иным причинам) источники, сроки подготовки, наличие аналитической части, ее объем, основные акценты в ней, особенности оформления, количество экземпляров.

Важно раскрыть тему так, чтобы с помощью подготовленного документа руководитель мог найти ответы на абсолютное большинство вопросов по данной проблематике. Особое значение приобретают наглядные материалы: графики, схемы, выводы и т.д.

Документами переговорной и совещательной деятельности являются протоколы (а также стенограммы) и доклады (содоклады).

Протокол - основной документ регистрации совещательной и переговорной деятельности, представляющий собой оформленную в соответствии с установленными правилами полную и точную письменную информацию о порядке проведения конкретного служебного мероприятия (заседания, совещания, собрания, переговоров и т.д.).

Протоколированию в обязательном порядке подлежат следующие сведения: время, дата и место проведения мероприятия, количество участников (для определения кворума), результаты голосования предложения по повестке дня, порядок обсуждения повестки дня, особые мнения по выработке постановлений (решений) по вопросам повестки дня, реплики, справки, замечания, другая значимая информация о ходе мероприятия.

Дополняющими материалами к протоколу являются тексты (тезисы) докладов, содокладов и выступлений, данные мандатной комиссии о составе участников, списки участников мероприятия, справочно-статистические и информационно-аналитические документы, проекты и окончательные тексты постановлений и решений, соглашений и договоров, другие рабочие материалы, содержащие полезную информацию.

Той же цели - фиксированию состоявшегося события (мероприятия) служит и стенограмма - дословная запись всех выступлений участников совещаний, собраний, заседаний. Благодаря ей, можно при необходимости восстановить ход обсуждения того или иного вопроса, уточнить позиции участников обсуждения.

Доклад как вид служебного документа отличается от всех других тем, что предназначен для устного прочтения, поэтому в процессе его подготовки следует прежде всего ориентироваться на аудиторию, которой предназначено выступление, и интонацию, которой вы собираетесь воспользоваться. Полезно было бы также ответить себе на следующие вопросы: почему пригласили именно вас? каковы возможности восприятия аудиторией излагаемой вами информации? нужны ли наглядные пособия в качестве аргументов вашего повествования? И т.д. Для надежности и полноты выражения предполагаемой темы опытные ораторы советуют составлять конспект выступления.

Кроме того, документы учреждений, организаций и предприятий принято различать:

по количеству отраженных в тексте вопросов -

документы простые и сложные: под простыми понимают документы, содержание которых посвящено одному вопросу (факту, событию, явлению). Такие документы легко обрабатываются, регистрируются, контролируются.

В сложных документах отражается несколько вопросов. Это влечет за собой значительные трудности в работе с ними и в делопроизводстве, и в архиве. Необходимо стремиться к сокращению числа сложных документов и замене их простыми. Практика показывает, что в большинстве случаев подготовка сложных документов не вызывается необходимостью;

по форме ?

документы индивидуальные, создаваемые по произвольной форме, например личного характера;

документы типовые, представляющие собой текст-образец, на основе которого строятся тексты документов аналогичного содержания с сохранением основных конструкций и формулировок (примером могут служить типовые номенклатуры дел для однородных предприятий);

трафаретные, когда часть текста документа отпечатана заранее (постоянная информация) , а часть текста вписывается при его составлении (переменная информация). Трафаретные тексты фиксируются, как правило, на бланках;

по средствам фиксации -

документы рукописно-печатные (рукописные, машинописные, изготовленные на множительных аппаратах и типографским способом);

графические (чертежи, схемы, графики, рисунки); фотокинодокументы, позволяющие запечатлеть явления и процессы, фиксация которых с помощью других средств была бы затруднительной, а иногда и невозможной;

звуковые, получающие все большее распространение в последнее время, особенно в целях документирования заседаний коллегиальных органов;

по стадиям создания -

документы принято делить на оригиналы (подлинники) и копии.

Под оригиналом понимается документ, созданный в первый раз индивидуальным или коллективным автором. Если оригинал составлен по определенной форме и подписан соответствующими должностными лицами, то его называют подлинником. Оригиналы, или подлинники, составленные в нескольких экземплярах, называются умноженными. При этом каждый из экземпляров имеет одинаковую юридическую силу. Примером могут служить договоры, заключаемые несколькими сторонами.

Копия - это повторное, абсолютно точное воспроизведение оригинала (подлинника), засвидетельствованное в установленном порядке.

Различают несколько видов копий. Наиболее распространенными являются выписки - копии, воспроизводящие часть текста документа, и отпуски - полные копии отосланных документов, подшиваемые в дела учреждения-отправителя. Как правило, отпуск создается одновременно с подлинным документом. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью. Правильность отпуска удостоверяется пометкой "верно" и подписью лица, ответственного за делопроизводство.

Особый вид копий представляет собой дубликат, имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником. Обычно дубликат выдается в случаях утери владельцем подлинного документа (паспорта, удостоверения и т.д.).

Литература

1. Управление персоналом / Под ред. Т.Ю.Базарова и Б.Л.Еремина. – 2-е изд.-М.: ЮНИТИ, 2001.

2. Семенов А.А., Маслова Е.Л. Психология и этика менеджмента и бизнеса. – М.: Информцентр, маркетинг, 2000.

3. Этика делового общения / Под ред. Проф. В.Н.Лавритенко. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003.