Банк (база) данных ООО «Эол» будет содержать информацию о видах оказываемых салоном услуг, клиентской базе, ценах на услуги, сопутствующих товарах, доходах и расходах предприятия.

Банк данных будет состоять из 3 таблиц, 2 запросов и 2 отчетов.

Создание базы данных начинается с открытия следующего окна:

После этого построение базы данных начинается с составления списка таблиц. Оглавления таблиц (главное окно или меню базы данных) выглядит следующим образом:

Запросы и отчеты как таковые не содержат информацию – они скорее служат способом извлечения нужной (более сжатой) информации из таблиц. О структуре и содержании запросов и отчетов речь пойдет ниже.

2. Заполнение таблиц

Основная информация по салону красоты о видах оказываемых салоном услуг, клиентской базе и ценах на услуги и сопутствующие товары содержится в таблицах с соответствующими названиями. Таблицы будут создаваться в режиме конструктора:

При выборе полей  в таблицах будем выбирать код услуги в качестве ключевого поля для установления связи между таблицами.

Аналогичным образом составляется список полей в таблицах «Клиентская база» и «Цены на услуги и сопутствующие товары».

Окно с заголовками таблиц выглядит следующим образом:

Установим связи между таблицами вызовом команды Сервис / Схема данных:

Таблицы будут связаны друг с другом по ключевым полям «Код услуги», причем в характеристиках связей между таблицами поставим все три галочки «Обеспечение целостности данных», «Каскадное обновление связных полей» и «Каскадное удаление связных полей»:

Заполним таблицы информацией по салону красоты, скопируем их из файла Access и поместим в файл Word:

Таблица «Виды услуг»

Таблица «Цены на услуги и сопутствующие товары»

Таблица «Клиентская база»

2. Составление запросов

Для наиболее удобного и быстрого извлечения информации из таблиц составляются такие формы отчетности, как запросы. Аналогично таблицам, создание запросов (на выборку) начинается выбором в главном меню базы данных опции «Запросы», а затем опции «Создания запроса с помощью мастера»:

Первый запрос будет служить для того, чтобы по коду услуги сопоставить ее цену с ценой сопутствующего товара и доходом, получаемым салоном от единичного оказания этой услуги. Запрос будем создавать с помощью мастера, который начинает создавать запрос с выбора таблиц и интересующих нас полей:

В результате набор и содержание запроса будет следующим:

или та же информация, через буфер обмена помещенная в Word:

Аналогичным образом составим второй запрос, позволяющий по названию услуги сопоставить тип услуги и тип клиентуры, пользующийся этой услугой. Результат этого запроса будет выглядеть следующим образом:

Заметим, что в результате работы этого запроса на экран выводятся не все услуги салона, а только те, то которым в банке данных есть сопоставление показателей «Тип клиента» и «Тип услуги».

4. Составление отчетов

Аналогично созданию запросов создаются отчеты: создание отчетов начинается выбором в главном меню базы данных опции «Отчеты», а затем опции «Создания запроса с помощью мастера»:

Дальнейший алгоритм проиллюстрируем на примере создания отчетов, позволяющих по названию услуги узнать ее цену и доходность (первый отчет) и по коду услуги установить ее наименование и название основного сопутствующего товара (второй отчет).

Аналогично мастеру запросов, мастер отчетов также начинает свою работу с выбора таблиц и интересующих нас полей из этих таблиц:

Выберем табличный вид отчета:

В результате получим следующий отчет:

Аналогичным образом составим отчет, позволяющий по коду услуги установить ее наименование и название основного сопутствующего товара:

В Приложении приведены распечатки этих отчетов.

Список литературы

1.          Microsoft Access 2000 для «чайников». Издательство “Эком”. 2001 г.

2.          Microsoft Office XP. – Москва; Издательство “Диалектика”. 2002 г.

3.          Информатика. Под ред. В.А. Острейковского. – Москва. Издательство “Высшая школа”. 2002.

4.          Информатика: Учебник. Под редакцией проф. Н.В. Макаровой. – Москва. Издательство “Финансы и статистика”. 2000.

5.          Информационные технологии. Учебное пособие. Под ред. А. К. Волкова. – Москва. Издательство “Инфра-М”. 2001 г.

6.          Кузминский Е.М. и др. Хозяйственный учет на базе ЭВМ. М.: Финансы и кредит, 2002.

Приложение