Методы социологических исследований широко используются в решении про­блем, связанных с работающими, их ролью в возникновении отклонений от запланированных целей, в вы­боре направлений действий и заинтересованностью в выполнении намеченного плана мероприятий. Социо­логические исследования проводятся путем сбора и обработки информации. Подходы, способы, приемы, с помощью которых осуществляются различные виды управленческих работ, носят название конкретных или специфических методов, классификация конкретных методов осуществляется по трем основным направле­ниям, позволяющим выделить: 1) методы управления функциональными подсистемами; 2) методы выпол­нения функций менеджмента; 3) методы принятия управленческих решений.

1. Первое направление связанно со структурой организации, в которой имеется функциональное разделение управленческого труда по таким видам работ как маркетинг, инновации, производство, финан­сы, персонал, оборудование и т.д.

2. Методы управления, применяемые в различных функциональных подсистемах организации, свя­заны с выполнением функций менеджмента, которые составляют содержание процесса управления. Поэтому, несмотря на специфику каждой подсистемы организации в ней обязательно осуществляются такие дей­ствия управляющей подсистемы, как планирование, организация, координация, контроль и мотивация.

Специалисты по планированию осуществляющие разработку прогнозов, используют в своей работе методы экстрополяции, регрессивного анализа, построения сценариев, моделирования, мозговой атаки, экспертный и т.д.

Методы организации совместной деятельности людей можно подразделить на три группы: организационно-распорядительные, экономические и социально-психологические. Они оказывают прямое и косвенное воздействие на мотивы поведения, интересы и потребности людей, которые также сгруппированы по трем направлениям. Более детальная группировка потребностей по А.Маслоу (см. рисунок) может служить основанием для разработки и использования методов их удовлетворения в процессе организации и совместной деятельности. В основу иерархии потребностей положено стремление человека удовлетворить в первую очередь самые важные потребности. Как только это достигнуто, она на время перестает быть движущим мотивом его поведения. Одновременно появляется побуждение к удовлетворению следующей по важности потребности (движение снизу вверх на рисунке). Поэтому состав методов применяемых в организации, должен отражать структуру иерархии потребностей работающих в ней людей. Удовлетворение потребностей первого уровня требуют разработки и применения прежде всего методов экономического воздействия, включающих способы индивидуального, группового и коллективного стимулирования труда, методы экономического взамодействия между подразделениями и службами организации, методы участия в прибылях и доходах и т.д. Но удовлетворение потребностей среднего уровня направлены методы организационно-распорядительного воздействия, в составе которых можно выделить способы прямого воздействия путем распоряжений, команд, указаний, построения формальной структуры власти-подчинения, а также способы коственного воздействия, осуществляемого по линии неформальных связей и структур. На высшем уровне иерархии наиболее предпочтительны социально-психологические способы, обеспечивающие потребность работающих в саморазвитии и самореализации.

                                                                                      Пот-

                                                                                  ребности в

                                                                            самоутверждении

                                                                         (саморазвитие и

                                                                            самореализация)

                                                               Потребности в уважении (само-

                                                                 уважение, признание, статус)     

                                                   Социальные потребности (чувство духовной

                                                                          близости, любовь)

                                       Потребности самосохранения (безопасность, защищенность)

 Физиологические потребности (голод, жажда ...)

Осуществление функции  координации в первую очередь возложено на руководителей разного уровня, которые должны обеспечить непрерывность и эффективность протекания всех процессов производства и управления в организации. Это требует использования методов коммуникации.

Методы, применяемые при выполнении функции контроля, зависят от характера учетных, аналитических и контрольных операций.

Методы стимулирования включают все виды и формы побуждения людей к труду: оплата труда, премиальных систем, участия в прибылях, моральных стимулов, повышения в должности, обучения и т.д.

3. Методы принятия управленческих решений - третье направление классификации, которое бази­руется на представлении процесса управления как совокупности процессов разрешения проблем: 1) методы постановки проблем; 2) методы решения проблем; 3) методы организации выполнения принятых решений.

При определении состава и выборе методов менеджмента руководители и специалисты чаще всего пользуются комбинацией методов, в наибольшей мере отвечающей особенностям тех или иных задач, а также устанавливают те сферы мтодической работы, которые не обеспечены научными методами принятия решений. В связи с тем, что многие виды управленческой деятельности периодически повторяются и методы их решения известны, разработка новых методов охватывает лишь часть необходимого методического инструментария. Это создает реальные условия для экономии времени и средств, которые приходится затрачивать менеджерам, решая управленческие проблемы.

Связующие процессы. Четыре функции управления - планирование, организация, мотивация и контроль имеют две общих характеристики: все они требуют принятия решений, и для всех необходима коммуникация, обмен информацией, чтобы получить информацию для принятия правильного решения, и сделать это решение понятным для других членов организации. Из-за этого, а также вследствие того, что эти две характеристики связывают все четыре управленческие функция, обеспечивая их взаимозависимость, коммуникации и принятие решений часто называют связующими процессами.

Согласно исследованиям, руководитель от 50 до 90% всего времени тратит на коммуникации. Это кажется невероятным, но становится понятным, если учесть, что руководитель занимается этим, чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессах принятия решений, не говоря об управленческих функциях. В связи с тем, что обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности, мы называем коммуникации связующим процессом.

Коммуникации и принятие решений относятся к связующим процессам, поскольку связывают функции планирования, организации, мотивации и контроля. Менеджер, в процессе управления занимается тем, что планирует решения, стимули­рует выполнение решений и т.д. Принятие решений и коммуникации тесно взаимосвязаны. Коммуникации - это обмен информацией, на основе которого руководитель получает информацию, необходимую для приня­тия эффективных решений и доводит принятые решения до работников организации. Если коммуникации налажены плохо, решения могут оказываться ошибочными, люди могут неверно понимать, чего же хочет от них руководство, или, от этого могут страдать межличностные отношения. Эффективностью коммуникаций часто определяют качество решений и то, как они действительно будут реализованы. Именно потому, что обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности, мы называем коммуни­кации связующим звеном.

Коммуникации между организацией и ее средой. Организации пользуются разнообразными средст­вами для коммуникаций составляющими своего внешнего окружения. С имеющимися и потенциальными потребителями они сообщаются с помощью рекламы и других программ продвижения товаров на рынок. В сфере отношений с общественностью первостепенное значение уделяет созданию определенного образа. Организациям приходится подчиняться государственному регулированию и заполнять в этой связи письменные отчеты. Это лишь немногие примеры взаимодействия организации и внешнего окружения.

Коммуникации между уровнями и подразделениями.

1. Межуровневые коммуникации в организациях  (информация перемещается внутри организации с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций).

2. Коммуникации по восходящей  (коммуникации снизу вверх, так же как и первые выполняют функцию опо­вещения верха о том, что делается на низших уровнях).

3. Коммуникации между различными отделами (подразделениями) - в дополнение к обмену ин­формацией по нисходящей и восходящей организации нуждаются в горизонтальных коммуникациях. Орга­низация состоит из подразделений, поэтому обмен информацией между ними нужен для координации за­дач и действий.

4. Коммуникации руководитель – подчиненный (Этот обмен составляет основную часть коммуникативной деятельности руководителей. Некоторые из многочисленных разновидностей обмена информацией между руководителем и подчиненным связаны с прояснением задач, приоритетов и ожидаемых результатов; обеспечением вовлеченности в решение задач отдела; с обсуждением проблем эффективности работы и другими сведениями).

5. Коммуникации между руководителем и рабочей группой (В дополнение к обмену информацией между руководителем и подчиненным имеет место обмен между руководителем и его рабочей группой. Коммуникации с рабочей группой в целом позволяют руководителю повысить эффективность действий группы. Поскольку в обмене участвуют все члены группы, каждый имеет возможность поразмышлять о новых задачах и приоритетах отдела, о том, как следовало бы работать вместе, о предстоящих изменениях и возможных их последствиях для этого и других отделов и о многом другом).

6. Неформальные коммуникации  (Канал неформальных коммуникаций можно назвать каналом распространения слухов. Поскольку по каналам слухов информация передается много быстрее, чем по каналам формального сообщения, руководители пользуются первыми для запланированной утечки и распространения определенной информации. Приписываемая слухом репутация неточной информации сохраняется и до сегодняшнего дня. Тем не менее исследования показывают, что информация, передаваемая по каналам неформального сообщения, то есть слухи, чаще оказывается точной, а не искаженной).

Обмен информацией происходит только в том случае, когда одна сторона “предлагает” информацию, а другая воспринимает ее. Чтобы было именно так, следует уделять пристальное внимание коммуникационному процессу. Коммуникационный процесс - это обмен информацией между двумя или более людьми. Его основ­ная цель - обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, т.е. сообщений. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения участвовавших в обмене людей. Чтобы лучше понимать процесс обмена информацией и условия его эффективности, следует иметь представления о стадиях процесса, в котором участвуют двое или больше число людей.

В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента:

1)  1)      отправитель, лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее;

2)  2)      сообщение, собственно информация, закодированная с помощью символов;

3)  3)      канал, средство передачи информации;

4)  4)      получатель, лицо, которому предназначена информация и который интерпретирует ее.

При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов: -зарождение идеи (Обмен информации начинается с формулирования или отбора информации.); -кодирова­ние и выбор канала (Прежде чем передать идею, отправитель должен с помощью символов закодировать ее, использовав для этого слова, интонации и жесты. Такое кодирование превращает идею в сообщение.);  -передача (На третьем этапе отправитель использует канал для доставки сообщения получателю. Речь идет о физической передачи сообщения.);  -декодирование (После передача сообщения отправителем получатель декодирует его. Декодирование – это перевод символов отправителя мысли получателя. Если символы, выбранные отправителем, имеют точно такое же значение для получателя, последний будет знать, что именно имел в виду отправитель, когда формулировалась его идея. Если реакция на идею не требуется, процесс обмена информации на этом должен завершиться.).

                 Формирует           Кодирует            Передает

                        или                  и выбирает                      по                  Декодирует

            отбирает                 канал             каналу

                     Отправитель                       Идея              Сообщение                    Получатель                  Понята ли идея?

Обратная связь и помехи. Обратная связь - это опорная реакция на то, что услышано, прочитано или увидено. Обратная связь заметно повышает шансы на эффективный обмен информацией, позволяя обе­им сторонам подавлять шум. На языке теории передачи информации шумом называют то, что искажает смысл.

Руководитель от 50 до 90% своего времени тратит на разговоры, поэтому можно выделить здесь прямой межличностный обмен информацией (Межличностные коммуникации).

Преграды на пути межличностных коммуникаций:

-               -                преграды, обусловленные восприятием (Преграда возникает по причине конфликта между сферами компетенции, основами суждений отправителя и получателя. Люди могут интерпретировать одну и ту же информацию по-разному в зависимости от накопленного опыта.);

-               -                семантические барьеры (Вступая в информационный контакт и используя символы, мы пытаемся обмениваться информацией и добиваться ее понимания. К используемым нами символам относятся слова, жесты и интонации. Семантика изучает способ использования слов и значения, передаваемые словами. Семантические вариации часто становятся причиной неверного понимания, ибо во многих случаях вовсе не очевидно точное значение, приписываемое символу отправителем.);

-               -                невербальные преграды (Хотя вербальные символы (слова) - основное наше средство для кодирования идей, предназначенных к передаче, мы используем и невербальные символы для трансляции сообщений. В невербальной коммуникации используются любые символы, кроме слов. Зачастую невербальная передача происходит одновременно с вербальной и может усиливать или изменять смысл слов. Обмен взглядами, выражение лица, например, улыбки и выражения неодобрения, поднятые в недоумение брови, живой или остановившийся взгляд, взгляд с выражением одобрения или неодобрения - все это примеры невербальной коммуникации.);

-               -                плохая обратная связь (Другим ограничителем эффективности межличностного обмена информацией может быть отсутствие обратной связи по поводу посланного вами сообщения. Обратная связь важна, поскольку дает возможность установить, действительно ли ваше сообщение, принятое получателем, истолковано в том смысле, который вы изначально ему придали.);

-               -                неумение слушать (Эффективная коммуникация возможна, когда человек одинаково точен, отправляя и принимая сообщения. Необходимо уметь слушать.).

Совершенствование искусства общения:

-               -                прояснение идей перед началом передачи (Прояснение собственных идей перед их передачей означает, что вам необходимо систематически обдумывать и анализировать вопросы, проблемы и идеи, которые вы хотите сделать объектами передачи.);

-               -                восприимчивость к потенциальным семантическим проблемам (Не жалейте сил на то, чтобы исключить из сообщения двусмысленные слова или утверждения.);

-               -                соблюдение правил языка собственных поз, жестов и интонаций (Следите за выражением своего лица, жестами, позой и интонацией, чтобы не посылать противоречивых сигналов. Постарайтесь взглянуть на себя и услышать себя так же, как видит и слышит вас собеседник. Посылая гармоничные знаки, которые не содержат противоречивых сообщений, вы добиваетесь большей ясности и понимания ваших слов.);

-               -                излучение симпатий и открытости;

-               -                обязательное установление обратной связи (Существует ряд способов установления обратной связи. Один из них - задавать вопросы. Ёще один способ создания обратной связи заключается в оценке языка поз, жестов и интонаций человека, которые как будто указывают на замешательство или непонимание. Обратную связь можно установить также путем контроля первых результатов работы. Соответствующая информация позволит вам оценить, в какой мере воплощается то, что вы намеревались сообщить. Наконец, ёще один способ установления обратной связи - проведение с подчиненными политики открытых дверей. Пусть они знают, что вы готовы обсудить с ними любые вопросы, затрагивающие их интересы, и подкрепить свои слова действиями).

-               -                Понимание процесса межличностного обмена информацией и методов совершенствования вашего умения общаться должно способствовать росту эффективности вашей управленческой деятельности. Однако дополнение к межличностным контактам управляющий должен иметь представление о преградах на пути обмена информацией в организации и методах совершенствования такого обмена (Организационные коммуникации).

Преграды в организационных коммуникациях:

-               -                искажение сообщений (Когда информация движется внутри организации вверх и вниз, смысл сообщений несколько искажается. Такое искажение может быть обусловлено рядом причин. Сообщения могут искажаться непреднамеренно в силу затруднений в межличностных контактах. Сознательное искажение информации может иметь место, когда какой-либо управляющий не согласен с сообщением. В этом случае управляющий модифицирует сообщение так, чтобы изменение смысла происходило в его интересах. Проблемы обмена информацией вследствие искажения сообщений могут возникать также вследствие фильтрации. Концепция фильтрации относится к тенденции искажения сообщений по мере их движения вверх, вниз или с уровня на уровень организации или отдела. Сообщения, отправляемые на верх могут искажаться в силу несовпадения статусов уровней организации. Руководители высшего звена обладают более высоким статусом, поэтому возникает тенденция снабжать их только положительно воспринимаемой информацией. Это может приводить к тому, что подчиненный не информирует руководителя о потенциальной или существующей проблеме, поскольку не хочет сообщать начальнику плохие новости.);

-               -                информационные перегрузки (Преграды на путях обмена информацией могут также быть следствием перегрузки каналов коммуникаций.);

-               -                неудовлетворительная структура организации (Если структура организации продумана плохо, возможности руководителя планировать и добиваться реализации поставленных целей сужаются. В организации с многочисленными уровнями управления растет вероятность информационных искажений, поскольку каждый последующий уровень управления может корректировать и отфильтровывать сообщения).  

Совершенствование коммуникаций в организациях

-               -                регулирование информационных потоков (Руководители на всех уровнях организации должны представлять потребности в информации собственные, своих начальников, коллег и подчиненных. Руководитель должен научиться оценивать качественную и количественную стороны своих информационных потребностей, а также других потребителей информации в организации.);

-               -                управленческие действия (Руководитель может практиковать короткие встречи с одним или несколькими подчиненными для обсуждения грядущих перемен, новых приоритетов, распределение работы и т.п. Руководитель может также по своему усмотрению предпочесть вариант периодических встреч с участием всех подчиненных для рассмотрения тех же вопросов.);

-               -                системы обратной связи (В той же мере, в какой обратная связь может способствовать совершенствованию межличностного обмена информацией, могут действовать и системы обратной связи создаваемой в организации. Такие системы составляют часть системы контрольно-управленченской информационной системы в организации.);

-               -                системы сбора предложений (системы сбора предложений разработаны с целью облегчения поступления информации наверх. Чаще всего такая система реализуется в варианте ящиков для предложений, куда работники фирмы могут анонимно подавать свои предложения. Организация может развернуть частную телефонную сеть, через которую работники получают возможность анонимно звонить и задавать вопросы о назначениях и продвижениях в должности.);

-               -                информационные бюллетени (относительно крупные организации, как правило, издают ежемесячные бюллетени, которые содержат информацию для всех работников. В подобные ежемесячные бюллетени могут входить статьи с обзором предложений по поводу управления, на темы охраны здоровья работников, нового контракта, нового вида продукции или услуг, ответы руководства на вопросы рядовых сотрудников и многое другое.);

-               -                современная информационная технология (Последние достижения в области информационной технологии могут способствовать совершенствованию обмена информацией в организациях. Персональный компьютер уже оказал огромное воздействие на информацию, которую руководители, вспомогательный персонал и рабочие рассылают и получают. Электронная почта даёт работникам возможность направлять письменные сообщения любому человеку в организации, а также это эффективное средство связи между людьми, находящимися в разных конторах, городах и даже в разных областях и странах. Это должно уменьшить традиционно неиссякаемый поток телефонных разговоров. Последние нововведения в системах телефонной связи позволяют одному человеку направить несколько сообщений разным людям , а затем позвонить и получить ответы на исходные сообщения. В ходе видеоконференций люди, находящиеся в разных местах, в том числе и в разных странах, обсуждают всевозможные проблемы, глядя друг другу в лицо).