Содержание
Введение………………………………………………………………………...3
ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ
РЕГЛАМЕНТИРОВАНИЯ
1.Регламенты управления
подразделениями предприятия…………………5
2.Трудовой
договор, как форма регламентации
деятельности
работника…………………………………………………11
ПРАКТИЧЕСКИЙ АНАЛИЗ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ
1. Общая характеристика
предприятия……………………………………..14
2. Внешняя
среда организации………………………………………………17
3. Миссия и
цели предприятия………………………………………………20
4. Методы
управления……………………………………………………….21
5. Организационная
структура управления………………………………..23
6
Характеристика структурного подразделения…………………………..24
7 Анализ функций
управления……………………………………………..25
8 Схема
функциональных взаимосвязей подразделения…………………27
9
Информационная система структурного подразделения……………….28
10 Регламенты
управления…………………………………………………..30
11. Оценка
уровня организации системы управления……………………..32
Заключение………………………………………………………………….…..34
Список
литературы……………………………………………………………..35
Введение.
Большое
значение в нашей жизни имеют документы по личному составу, отражающие трудовую
деятельность работника.
В условиях рыночных отношений, с созданием большого
числа различных фирм, предприятий, организаций остро встала проблема
правильного документирования трудовых правоотношений, организации работы и
сохранения кадровой документации, что отражает актуальность темы. Почти
повсеместно из-за малочисленности и некомпетентности персонала фирмы не придают
значения оформлению, ведению и сохранению документации по личному составу.
Важнейшая роль этих документов в жизни каждого человека зачастую
недооценивается руководителями коммерческих структур (хотя они несут
персональную ответственность за документальный фонд предприятия), в результате
чего кадровая документация ведется с грубыми нарушениями соответствующих
требований общегосударственных законодательных и нормативных актов (например ТК
РФ), Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в
учреждениях и организациях и др.) Таким образом, ошибки при ведении кадровой
документации не просто выражают неуважение к сотрудникам, но и являются
нарушением требований трудового законодательства.
При
работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами РФ,
которые предусматривают составление документов по определенным правилам,
ведение номенклатуры (списка) дел, создание архива организации для обеспечения
сохранности наиболее ценных документов. Поэтому очень важно рассмотреть процесс
регламентирования законодательными и нормативными актами РФ таких документов
как трудового договора (контракта), приказов по личному составу, трудовых
книжек, что позволяет юридически грамотно оформить трудовые отношения с
работником.
Целью данной курсовой работы
является рассмотрение процесса регламентации общегосударственными
законодательными и нормативными актами кадровой документации. При написании
курсовой работы были использованы такие источника, как Трудовой Кодекс Российской Федерации, который регулирует
трудовые правоотношения предприятия с работником. Инструкция о порядке ведения
трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях подробно
рассматривает, регламентирует правила оформления и ведения основного документа
о трудовой деятельности работника – трудовой книжки.
ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ
РЕГЛАМЕНТИРОВАНИЯ
1.Регламенты управления
подразделениями предприятия.
Производственно
хозяйственная деятельность каждого предприятия, его права и обязанности
регулируется законом о предпринимательской деятельности.
Управление
предприятием осуществляется в соответствии с его Уставом. Предприятие является
юридическим лицом, пользуется правами и выполняет обязанности, связанные с его
деятельностью.
Управление
предприятием осуществляется на базе определенной организационной структуры.
Структура предприятия и его подразделений определяется предприятием
самостоятельно. При разработке организационной структуры управление необходимо
обеспечить эффективное распределение функций управления по подразделениям.
Данные функции закрепляются в специальных регламентирующих документах –
Положениях о подразделениях. При этом важно выполнение следующих условий:
- решение одних и также вопросов не должно
находится в ведение разных подразделений
- все
функции управления должны входить в обязанности управляющих подразделений
- на данное подразделение не должно возлагаться
решение вопросов, которые эффективнее решать в другом.
- между функциями и
обязанностями, с одной стороны, и полномочиями и ответственностью с другой,
необходимо поддерживать соответствие, нарушение которого приводит к дисфункции
системы управления в целом.
Состав,
компетенция и правила организации высших звеньев управления акционерным
обществом установлены законодательством. Этими звеньями управления, образующими
подсистему высшего руководства, являются общее собрание акционеров, совет
директоров и правление.
Руководство
текущей деятельностью общества осуществляет правление, председателем которого
является генеральный директор (директор), или единолично генеральный директор
(директор). Однако помимо правления, в практике предприятий конкретное
оперативное управление осуществляют штатные органы управления и линейные
руководители производственных подразделений, которые как субъекты управления
должны быть включены в систему управления компании. Организация такого
управления строится на основе внутренних документов (положений, стандартов,
регламентов). Изложенные в положениях по подразделениям функции и задачи
рассмотрим на примере некоторых
подразделений предприятия.
Задачи и
функции отдела главного конструктора (ОГК)
1 Обеспечение конструкторского
сопровождения производства
2
Конструкторский надзор за процессом производства продукции
3 Решение
технических вопросов по конструкциям арматуры
4 Развитие
и совершенствование методов конструкторской подготовки производства
5
Обеспечение подразделений ОАО ПК “Сплав” и ОАО “ Контур” технической
документацией и документами системы качества.
6
Составление отчётов о работе
7
Согласование технической документации с техническими службами предприятия
8
Согласование с заказчиками извещений об изменении технических условий на
изделие
9 Участие в
испытаниях изделий
10 Контроль
за соблюдением конструкторской документации
11 Изучение
опыта эксплуатации потребителями продукции, производимой предприятием
12 Составление
паспортов, технических описаний и инструкций по эксплуатации на серийные
изделия
13
Обеспечение цехов и отделов технической документацией
14
Оформление лицензий на выпускаемые изделия.
Задачи и функции ОГТ
1.
Организация и ведение технологической подготовки
производства основной продукции предприятия.
2.
Разработка и внедрение технически и экономически
обоснованных норм расхода сырья и материалов.
3.
Проектирование специальной оснастки, режущего и
мерительного инструмента.
4.
Организация и контроль за соблюдением технологической
дисциплины.
5.
Разработка и внедрение технически обоснованной
трудоёмкости изготовления деталей.
6.
Анализ технологичности конструкций.
7.
Разработка планов ТПП.
8.
Внедрение передовой технологии.
9.
Разработка маршрутов прохождения деталей и узлов
продукции по цехам предприятия.
10.
Разработка и отладка управляющих программ для
обработки деталей на станках с ЧПУ.
11.
Участие в проведении контроля оборудования на
технологическую точность.
12.
Расчёт технически обоснованных норм времени по видам
работ и внедрение их в производство
13.
Контроль за выполнением норм времени.
14.
Контроль за внедрением и соблюдением утверждённых норм
расхода материалов в цехах предприятия и в производственных подразделениях и
принятие мер по экономии материальных ресурсов цехами и подразделениями
предприятия.
Задачи и
функции планово—диспетчерского отдела (ПДО)
1
Организация оперативного (месячного, декадного) планирования производства по
выпуску готовой продукции
2
Организация выпуска заготовок и готовых деталей по кооперации с другими
предприятиями
3
Организация надзора за выполнением оперативных заданий по цехам основного
производства и по кооперации
4
Организация хранения заготовок, готовых деталей и готовой продукции
5
Совершенствование планирования и организации производства
6
Календарное планирование работы цехов основного и вспомогательного производства
на основе годового, квартальных и месячных планов отдела
финансово—экономического планирования (ОФЭП) и заявок других подразделений
7
Разработку и выдачу в цеха основного и вспомогательного производства месячных
планов выпуска заготовок, готовых деталей и готовой продукции
8
Обеспечивает приёмку, хранение и выдачу заготовок, готовых
деталей и
готовой продукции
9
Осуществляет учёт и контроль за ходом выполнения планов цехами основного и
вспомогательного производства в части выполнения заданий по выпуску готовых
деталей согласно ведомости технологических маршрутов
10
Организацию, проведение диспетчерских совещаний для решения оперативных
вопросов по выполнению производственного плана
11
Проведение анализа выполнения производственного плана, определения виновных в
срыве выполнения производственных заданий и предоставление данных материалов
руководству предприятия
12
Организация работ по поставкам заготовок и деталей по производственной
кооперации с другими предприятиями
Основная задача ОТК
Основной
задачей работников ОТК является обеспечение в пределах функций, прав и
ответственности ОТК надёжного, эффективного и своевременного технического
контроля качества продукции и её элементов, на соответствие требованиям
конструкторской, технологической, нормативной документации и действующим
программам обеспечения качества, с конечной целью поставки потребителям
продукции, соответствующей установленным требованиям к её качеству.
Функции ОТК
1.
Выполнение контрольных операций по техническому
контролю продукции на всех стадиях производственного процесса в соответствии с
требованиями производственной и нормативной документации.
2.
Выявление несоответствующей продукции в процессе
выполнения технического контроля и испытаний, обеспечение её изоляции,
осуществление контроля за действиями с несоответствующей продукцией на всех
этажах её существования в пределах предприятия.
3.
Оформление, ведение т хранение первичной учётной
технической документации по результатам выполненных работниками ОТК операций и
процедур контроля качества изготовления продукции и её элементов.
4.
Выполнение операций входного контроля качества
закупаемой продукции (основные и сварочные материалы, материалы для
дефектоскопии, полуфабрикаты, комплектующие изделия), используемой в
технологических процессах изготовления и контроля продукции предприятия, в
соответствии с требованиями НД.
5.
Согласование технологических процессов, а также
отступлений от НД в части назначения контрольных точек и методов контроля.
6.
Выполнение контроля технологической дисциплины и
условий производства на рабочих местах на соответствие требованиям действующей
производственной и НД.
7.
Участие в проверках совместно с работниками ЭМО оборудования
на технологическую точность.
8.
Участие в периодических, типовых и квалификационных испытаниях продукции.
9.
Предъявление продукции предприятия представителям
государственных надзорных органов и аккредитованных органов по сертификации.
10.
Присутствие работника ОТК при инспекторских проверках
производственного процесса представителями государственных надзорных органов и
аккредитованных органов по сертификации.
11.
Представление информации по качеству продукции
заинтересованным подразделениям предприятия по установленным и согласованным
формам.
12.
Ведение:
-учёта технических решений и отступлений;
-учёта претензий и рекламаций потребителей;
-анализа деятельности ОТК по собственным
методикам;
-переписки с потребителями продукции и
поставщиками материалов, полуфабрикатов и комплектующих изделий по вопросам
качества;
-рабочей документации ОТК в соответствии с
номенклатурой дел;
-архива ОТК;
-методического обеспечения технического
контроля;
-собственной хозяйственной деятельности по
обеспечению функционирования отдела;
13.
Планирование работ и отчётность.
Необходимо отметить, что все регламенты управления,
как правило, разрабатываются на уровне высшего
звена управления, визируются директором предприятия только после
просмотра и визирования юриста, дабы избежать двоякости толкования функций и
нарушения трудового законодательства.
2.Трудовой
договор, как форма регламентации деятельности работника.
Документы
по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой
тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности
на протяжении длительного срока.
Первое,
с чем сталкивается любой предприниматель, становясь работодателем, это прием
работников. Прием на работу необходимо надлежащим образом оформить. Одним из
первых шагов при этом является составление и подписание трудового договора, в
котором фиксируются права и обязанности работника.
При
положительном решении вопроса с поступающим на работу заключается трудовой
договор (контракт), издается приказ о приеме на работу.
Определение
трудового договора (контракта) дает
статья 56 ТК: «Трудовой договор (контракт) есть соглашение между трудящимся и
предприятием, учреждением, организацией, по которому трудящийся обязуется
выполнять работу по определенной специальности, квалификации или должности с
подчинением внутреннему трудовому распорядку, а предприятие, учреждение,
организация обязуются выплачивать трудящемуся заработную плату и обеспечивать
условия труда, предусмотренные законодательством о труде, коллективным
договором и соглашением сторон».
В
комментариях законодательства о трудовом договоре отмечается, что ТК РФ
употребляет термины «трудовой договор» и «контракт» как равнозначные понятия,
амонимы. «Такое соседство означает, что законодатель не видит различий между
трудовым договором и контрактом».
В
статье 67 ТК РФ указывается: «Трудовой
договор (контракт) заключается в письменной форме. Прием на работу оформляется
приказом (распоряжением) администрации предприятия, учреждения, организации.
Приказ (распоряжение) объявляется работнику под расписку». Таким образом, «в настоящее время письменная форма
обязательна для всех трудовых договоров», и заключение договора (контракта) не
исключает необходимости создания приказа.
Трудовой
договор имеет типовую форму, в которую вносятся индивидуальные условия работы
сотрудника, должность, должностные обязанности. Различаются основные и
дополнительные условия трудового договора (контракта). К основным условиям
трудового договора (контракта) относятся соглашения: о работе по одной или нескольким
специальностям (должностям), соответствующей квалификации; месте работы
(предприятие, его структурное подразделение, их местонахождение); сроке
действия и виде трудового договора (контракта); об условиях оплаты труда.
К дополнительным относятся условия трудового
договора (контракта), которые могут касаться любых иных вопросов труда, а также
социально-бытового обслуживания работника, например, установление
испытательного срока, совмещение профессий (должностей), переподготовка,
обучение второй профессии и другие.
Согласно
статьй 57 и 70 ТК РФ, при заключении
трудового договора (контракта) может быть обусловлено соглашением сторон
испытание с целью проверки соответствия работника поручаемой ему работе.
Условие об испытании должно быть указано в приказе (распоряжении) о приеме на
работу. В статье 70 отмечается, что «срок испытания, если иное не установлено
законодательством, не может превышать трех месяцев, а в отдельных случаях, по
согласованию с соответствующим комитетом профсоюза, - шести месяцев».
В
соответствии со статьей 58 ТК РФ трудовые договора (контракты) заключаются:
-
на неопределенный срок, т.е. на постоянную работу;
-
на определенный срок не более пяти лет;
- на время выполнения определенной работы.
Срочный
договор (контракт) заключается, в
случае, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный
срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения, или
интересов работника, а также в случаях, непосредственно предусмотренных
законом. Срочные трудовые договоры заключаются прежде всего в тех случаях,
когда работа не имеет постоянного характера. Например, для замещения
работников, находящихся в отпуске по уходу за ребенком, в декретном отпуске или
выехавших в длительную командировку и т.д. День выхода такого работника на
работу и будет считаться днем окончания срочного трудового договора замещающим
работником.
В
трудовых договорах, заключаемых на время выполнения каких-либо работ, срок
оговаривается временем завершения определенной работы. Разновидностью срочных
трудовых договоров являются договора о временной и сезонной работе. Таким
образом, фактом приема на работу является подписание трудового договора
(контракта) – документа, который фиксирует согласие сторон об установлении
трудовых правоотношений и
регулирует их. Сторонами трудового контракта являются
предприятие (работодатель) и работник (контрактант). В случае возникновения
конфликтной ситуации, письменная форма трудового договора (контракта) будет
являться основным документом, определяющим взаимоотношения работника и
работодателя, и надежной гарантией от возможных недоразумений.
АНАЛИЗ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ЗАО «ВАРК»
1.
Общая характеристика предприятия.
Для
анализа выбрана фирма «ВАРК» деятельность, которой заключается в проектировании
и изготовлении рекламной продукции по заказу клиентов
Организационно-правовая
форма предприятия – Общество с ограниченной ответственностью.
География
деятельности – ванинский район. Емкость рынка составляет примерно 2 тысячи
потенциальных клиентов.
Потребителями
продукции ЗАО «ВАРК» являются предприятия и организации города, которым
необходимо прорекламировать свою деятельность широкой аудитории, тем более это
актуально с появлением жесточайшей конкуренции на рынке и борьбы за
потенциальными потребителями. Поставки расходных материалов: краска, бумага,
пленка и т.д, осуществляются местными предприятиями по мере надобности.
Собственного склада ЗАО «ВАРК» не имеет и следовательно не несет связанных с
ним расходов.
Основные
технико-экономические показатели работы фирмы.
Таблица 2.1 Основные
технико-экономические показатели ЗАО «ВАРК»
|
Наименование
показателя
|
2001 год
|
2002 год
|
2003 год
|
Δ 03/02
|
|
Выручка от продаж
|
9300 тыс. руб.
|
9800 тыс. руб.
|
10500 тыс.руб
|
+700 тыс.руб
|
|
Чистая прибыль
|
94 тыс. руб.
|
107 тыс.руб.
|
115 тыс. руб.
|
+8 тыс. руб.
|
|
Рентабельность
|
21%
|
28%
|
32%
|
+ 4%
|
|
Норма прибыльности
|
17%
|
18%
|
19%
|
+1%
|
|
Численность работающих
|
14 чел.
|
16 чел.
|
17 чел.
|
+1
|
|
Доля рынка
|
11%
|
16%
|
22%
|
+6%
|
Из
таблицы видно, что фирмы имеет постоянную тенденцию к росту и последовательно
укрепляет свое положение на рынке. Это является положительным моментом, которая
говорит о правильной политике руководства организацией.
Анализ
персонала ЗАО «ВАРК» дан в таблице 2.2
Таблица 2.2 Персонал ЗАО «ВАРК»
|
Наименование
показателя
|
2001
год
|
2002
год
|
2003
год
|
Δ03/02
|
|
Пол:
мужской
|
10
|
11
|
12
|
+1,
1%
|
|
женский
|
4
|
5
|
5
|
0
|
|
Образование: высшее
|
4
|
6
|
8
|
+2,
30%
|
|
средне-специальное
|
9
|
9
|
8
|
-1,
11%
|
|
среднее
|
1
|
1
|
1
|
0
|
|
Стаж работы : до 3 лет
|
2
|
2
|
1
|
-1,
50%
|
|
от 3 до 5 лет
|
6
|
6
|
8
|
2,
30%
|
|
от 5 до 12 лет
|
4
|
5
|
5
|
0
|
|
более 12
|
2
|
3
|
3
|
0
|
|
Возраст: до
20 лет
|
3
|
2
|
2
|
0
|
|
от 20 до 30 лет
|
7
|
6
|
7
|
+1,
17%
|
|
более 30 лет
|
4
|
5
|
5
|
0
|
Из таблицы видно, что большинство
сотрудников фирмы – мужчины, средний возраст работников от 20до 30 лет,
образование почти у всех выше среднего и имеется стаж работы.
Рассмотрим
графики динамики по персоналу за три года.
Рисунок 2.1
График динамики персонала по полу
Рисунок
2.2 График динамики персонала по образованию
Рисунок
2.3 График динамики персонала по стажу
Таким образом, фирма уверенно держится в данном
бизнесе на рынке, деятельность ведется успешно, хотя и существуют отдельные
недоработки.
2.
Внешняя среда организации
Фирма
функционирует рамках макросреды сил,
которые либо открывают новые возможности, либо грозят фирме новыми опасностями.
Эти силы представляют собой те самые «не поддающиеся контролю» факторы, за
которыми фирма внимательно следит и на которые должна реагировать. Макросреда
слагается из шести основных сил, представленных на рисунке.
Рисунок
2.4 Факторы макросреды
2.2 Демографический фактор
Демография-наука, изучающая население с
точки зрения его численности, плотности и так далее. Для ЗАО «ВАРК»
демографическая среда представляет большой интерес, поскольку рынки состоят из
людей.
В рамках краткосрочных и среднесрочных периодов
демографические тенденции являются исключительно надежными факторами изменения
рынка (развития).
Фирма может взять перечень основных демографических
тенденций и точно определить, какое значение будет иметь для нее каждая из них.
Изучение окружающих условий позволяет выявить как имеющиеся возможности, так и
трудности для предприятия.
Рост численности населения
сопровождается и ростом человеческих нужд, которые бизнесу необходимо
удовлетворить. А это означает рост рынков при наличии достаточной покупательной
способности. Однако если покупательная способность окажется недостаточной,
наступит спад и произойдет сужение рынков.
Это влияет на необходимость увеличения рекламы и наоборот.
2.3 Научно-технический фактор.
Значительно сокращается и время от
внедрения идеи до достижения на ее основе максимально возможного уровня
производства. Девяносто процентов всех, когда-либо живших на Земле ученых -
наши современники. Научно-техническая мысль питает сама себя.
Повышение
внимания к внедрению небольших усовершенствований в уже существующие товары.
Вместо того чтобы рисковать, предлагая крупные новшества, многие компании
занимаются незначительными усовершенствованиями уже существующих товаров.
В этих условиях рекламная деятельность
просто необходима для широкого освещения потенциальным покупателям новых или
улучшенных товаров, при этом важно не отстать от своих конкурентов.
2.4 Экономический фактор.
Деятели рынка – торговые предприятия
должны обращать внимание и на характер распределения доходов. А распределение
доходов в Российской Федерации до сих пор носит крайне неравномерный характер.
Лидируют потребители, принадлежащие к высшему классу, на характере затрат
которых никоим образом не сказались последние события в экономике и которые
остаются основным рынком сбыта предметов роскоши.
Если потенциальные клиенты ЗАО «ВАРК»
будут мало продавать и предлагать на рынок, то ни о какой рекламе так же не
сможет идти речь и наоборот.
2.5 Политический фактор
Законодательство
по регулированию предпринимательской деятельности. С течением времени
растет число законодательных актов, регулирующих предпринимательскую
деятельность. Появились они в силу самых разных причин. Первая
причина-необходимость защитить фирмы друг от друга. Вторая причина
государственного регулирования - необходимость защиты потребителей от
недобросовестной деловой практики.
Руководитель анализируемого предприятия
должен хорошо знать федеральные законы, охраняющие добросовестность конкуренции,
интересы потребителей и высшие интересы общества, а также законы субъектов РФ
и местные законы, под действие которых подпадает его деятельность в данном районе.
3. Миссия и цели предприятия
В
узком смысле миссия «ВАРК» состоит в оказании помощи различным фирмам,
организациям в становлении и развитии их бизнеса за счет рекламы их деятельности широкому кругу
потребителей.
По оценкам специалистов-маркетологов, рекламные щиты являются одним из
самых действенных способов рекламного воздействия. «Дерево целей» фирмы
представлено на рисунке 2.5.
Рис. 2.5 «Дерево целей» фирмы «ВАРК»
Из
данных таблицы видно, что главной целью фирмы является завоевание большей доли
рынка. Поэтому цены на предоставляемые услуги значительно меньше цен
конкурентов.
4.
Методы управления.
На анализируемом предприятии используется ряд различных методов
управления сведенных в общем итоге в таблицу 2.3
Таблица 2.3 Методы управления в ЗАО
«ВАРК»
|
Организационно-административные
методы
|
Экономические методы
|
Социально-психологические методы
|
|
приказы
|
премии
|
публичная похвала
|
|
распоряжения
|
единовременные выплаты
|
-
|
|
должностные инструкции
|
ценные подарки
|
-
|
|
Учет и финансирование
|
|
|
|
|
Теперь
рассмотрим каждый из представленных методов более подробно
1)
приказы и распоряжения
Выдаются исполнителям в письменной или
устной форме начальниками отделов или директором и несут категоричные заявления
о характере работ, ходе выполнения работ, методе выполнения. Разрабатываются и
выдаются руководителями предприятия конкретно к каждому рабочему моменту. То
есть здесь говорится о том, что должно быть сделано, как должно быть сделано и
в какие сроки.
Невыполнение приказа или распоряжения
несет за собой штрафные санкции, вплоть до увольнения с места работы. Приказы и
распоряжения не обсуждается и их выполнение носит обязательный характер.
2) должностные инструкции
Разрабатываются управленческим
персоналом специально для каждой рабочей профессии отдельно. Здесь дается подробное
перечисление того, что должен сделать работник той или иной профессии, то есть
его функциональные обязанности. Не имеют привязки к конкретной работе, но
является основным документом и поводом для начала работ для сотрудников.
3) премии и ценные подарки.
ЗАО «ВАРК» выплачивает премии в размере
до половины оклада особо отличившимся работникам по результатам работы за
период – квартал, год. Применяется для материальной мотивации персонала на
выполнение работ быстро и качественно. Работники стремятся повысить свое
благосостояние и поэтому работают лучше, принося своей фирме большую прибыль и
укрепляя ее. Ценные подарки служат роль отличительного знака для работника и
побуждают его «биться» за него, кроме того – это престиж и материальное
поощрение.
4) единовременные выплаты
Даются работникам в дни юбилеев и дней
рождений с целью показать единство коллектива.
5) публичная похвала
Применяется для нематериального
стимулирования работников управленческим персоналом организации. Цель –
показать, что за работником наблюдают, радуются его успехам и выделяют среди
остального персонала.
Таким образом на фирме представлены все
методы управления, но в недостаточном объеме. Особенно это касается
социально-психологических методов.
5. Организационная структура управления.
Структура
управления производством – это соподчиненность управленческих связей между
управляющей и управляемой подсистемами системы управления. Она характеризуется
составом и информационными взаимосвязями самостоятельных подразделений или
отдельных исполнителей, расположенных в последовательной соподчиненности и
наделенных определенными правами и обязанностями.
Число
звеньев в структуре определяет ее
уровни. Структуры могут быть одноуровневыми и многоуровневыми. В зависимости от
их характера связей они подразделяются на линейные , функциональные и
комбинированные. Каждое структурное подразделение характеризуется
количественными и качественными параметрами.
Организационная структура управления представлена
на рисунке 2.6..
Рисунок
2.6 Структура управления ЗАО «ВАРК»
Эта структура имеет ряд преимуществ, что
позволяет оперативно и эффективно управлять. Она наиболее простая: имеет один
канал связи (по вертикали), каждый подчиненный имеет только одного начальника.
Это способствует четкому и оперативному управлению, повышению ответственности
руководителя за эффективность работы возглавляемого им звена. Эта структура
характерна для малых предприятий, где круг решаемых вопросов незначителен и
производственных связей не много. Следовательно ЗАО «ВАРК» имеет подходящую
организационную структуру, за исключением, пожалуй тог, что стремясь достигнуть
своей цели предприятие заметно растет и скоро у директора возникнет недостаток
времени и энергии курировать все вопросы.
Так структура управления имеет линейный
тип выделить функциональные уровни не представляется возможным.
6 Характеристика структурного
подразделения.
Анализ будет производиться по отделу
продаж, основной деятельностью которого является поиск клиентов и заключение с
ними договоров на изготовление рекламы.
Отдел занимает второй уровень в иерархии
организации и в своей повседневной деятельности подчиняется начальнику отдела
и, естественно, директору предприятия. Последнему – и в вопросах носящих
стратегический характер.
Основные функции управления следующие:
-
краткосрочное планирование продаж на срок не более 2-х
месяцев;
-
организация деятельности предприятия путем
предоставления ему заказов от клиентов;
-
мотивация сотрудников отдела, в том числе и
материальная (сотрудники заключившие большее количество контрактов получат и
большую премию);
-
контроль за деятельностью сотрудников и выполнение ими
ежедневных заданий.
В число отдела продаж входят: начальник
отдела, имеющий высшее торговое образование и стаж работы 8 лет в том числе 5
на анализируемом предприятии и менеджеры по продажам – 3 сотрудника, имеющие
средне специальное образование по специальности и стаж работы до 4 лет.
Таким образом, отдел функционирует нормально и
с поставленными перед ним задачами справляется достаточно хорошо.
7 Анализ функций управления
Все менеджеры анализируемого предприятия имеют свои
функции, различающиеся не только в своих масштабах, но и в специфике.
Рассмотрим их более подробно.
Директор предприятия ведет общее управление
деятельность. В его компетенцию входят вопросы оперативного и
стратегического планирования
деятельности, заключающиеся в выборе направления работы, поставщиков
комплектующих изделий и материалов, планирование всех экономических показателей
производства в краткосрочном и среднесрочном периодах. Мотивация деятельности
затрагивается директором лишь по вопросу выбора схемы поощрения сотрудников
(сроки и размер премий, единовременных выплат, ценных подарков). Директор ЗАО
«ВАРК» организует деятельность компании, упорядочивает ее техническую,
организационную и экономико-социальную подсистемы. Кроме того, он согласует все
вопросы, касающиеся поставок сырья, проектирования компьютерной техники и их
продажи между отделами (однако здесь следует оговориться – это касается лишь
крупных заказов на изготовление компьютерных центров их последующей установки).
Фирме необходим постоянный контроль в общем
виде осуществляемый директором предприятия. Так он ведает вопросами
качества готовой продукции, уровнем продажного обслуживания.
Таблица 2.4 Классификатор
основных функций управления
|
№ п/п
|
Наименование и содержание
функций управления
|
Наименование и содержание
подфункций управления
|
Наименование и содержание
задач
|
|
1
|
планирование
|
оперативное
|
план работы по заказ
|
|
расчет экономических
показателей
|
|
стратегическое
|
выбор направления работы
|
|
2
|
организация
|
общая
|
упорядочение технической,
организационной и экономико-социальной подсистемы
|
|
частная
|
выдача ежедневных заданий
|
|
3
|
мотивация
|
экономическая
|
выдача премий
|
|
моральная
|
публичная похвала
|
|
благодарность
|
|
4
|
контроль
|
общий
|
сверка согласно плану
|
|
наблюдение
|
проверка выполнения
дневногозадания
|
|
5
|
координация
|
прямая
|
согласование заданий
и деятельности
|
|
косвенная
|
документальная сверка
|
Начальник отдела продаж планирует деятельность
своего отдела на ближайший месяц исходя из данных продаж последних месяцев
работы и тенденции роста либо спада активности потенциальных покупателей. Кроме
того он сверяется с ценами конкурентов и делает предложения по изменению цены
на конкретный заказ в зависимости от сроков и объема работы. Мотивация
деятельности сводится к вынесению на рассмотрение директора кандидатур
заслуживающих поощрение и организацией массовых мероприятий (совместных выездов
на природу, празднований дней рождений). Кроме того он ежедневно выдает задания
своим работникам и в течении всего рабочего дня контролирует его выполнение.
Таким образом, стратегические вопросы находятся в
ведении исключительно директора предприятия. Вопросами оперативного плана
ведают все руководителем каждый в своей сфере. В результате складывается
перевес должностных обязанностей на стороне директора предприятия. Что
отрицательно сказывается на ведении бизнеса.
Для того чтобы провести организационные изменения,
необходимо дать первоначальную оценку уровня данной системы
Таким образом, уровень организации
системы управления отдела продаж является удовлетворительным. Но при этом
необходимо автоматизировать выполнение задач управления и уменьшить
«дублируемость» функций аппарата управления.
8 Схема функциональных взаимосвязей
подразделения.
На основе проведенного анализа
деятельности отдела продаж разработаем схему функциональных взаимосвязей
подразделения с другими отделами и должностными лицами.
Таблица 2.5 Схема функциональных
взаимосвязей подразделения
|
№ п/п
|
Наименование и содержание функций управления
|
Наименование и содержание подфункций управления
|
Наименование и содержание задач
|
Директор
|
начальник отдела продаж
|
начальник сборочного цеха
|
начальник отдела поставок
|
|
1
|
планирование
|
оперативное
|
план работы по заказ
|
У
|
О,Р
|
У
|
У
|
|
расчет экономических показателей
|
С
|
О,Р
|
О,Р
|
О,Р
|
|
стратегическое
|
выбор направления работы
|
О
|
П
|
У
|
У
|
|
2
|
организация
|
общая
|
упорядочение технической, организационной
и экономико-социальной подсистемы
|
Р
|
О
|
О
|
О
|
|
частная
|
выдача ежедневных заданий
|
_
|
О,Р
|
О,Р
|
О,Р
|
|
3
|
мотивация
|
экономическая
|
выдача премий
|
О
|
П
|
П
|
П
|
|
моральная
|
публичная похвала
|
_
|
О
|
О
|
О
|
|
благодарность
|
_
|
О
|
О
|
О
|
|
4
|
контроль
|
общий
|
сверка согласно плану
|
Р
|
О
|
У
|
_
|
|
наблюдение
|
проверка выполнения дневногозадания
|
У
|
О
|
О
|
О
|
|
5
|
координация
|
прямая
|
согласование заданий и деятельности
|
О,Р
|
У
|
У
|
У
|
|
косвенная
|
документальная сверка
|
_
|
О
|
О
|
У
|
9 Информационная система структурного
подразделения
Уровень делопроизводства в отделе
определим по формуле:
Код =
(К1+К2+К3) / 3 (2.8)
К1 – уровень оперативности работы с
документами и другими источниками информации.
К1 = Д1 /
Д2
(2.9)
Где Д1 – количество входящей информации
правильно переданной для исполнения;
Д2 – общее количество входящей информации.
К1 = 354 / 402 = 0,88
К2 – уровень оперативности размножения
документов
К2 = Д3 /
Д4
(2.10)
Где Д3 – количество своевременно
размноженных документов;
Д4 – общее количество документов для размножения.
К2 = 210 / 245 = 0,86
К3 – уровень оперативности работы с
письмами
К3 = Д5 /
Д6
(2.11)
Где Д5 – количество вовремя дошедших
писем;
Д6 – общее количество отправленных писем.
К3 = 38 / 49 = 0,78
Тогда уровень делопроизводство в отделе
продаж будет равен (0,88 + 0,86 + 0,78) / 3 = 0,85
Данная цифра свидетельствует об
удовлетворительном состоянии информационной системы анализируемого
подразделения. Потребность в дополнительном информационном потоке отсутствует,
система отлажена четка и совершенствовать ее нет необходимости.
10 Регламенты управления.
Таблица 2.6 Положение об отделе продаж
|
№ п/п
|
наименование раздела
|
содержание раздела
|
|
1
|
Общая часть
|
1. Цель
деятельности - поиск клиентов
|
|
2. Подчинен
директору предприятия, функции: организации, мотивации, планирования,
контроля
|
|
3. Реорганизуется
по решению совета акционеров
|
|
4. Начальник
отдела - 1 чел.; менеджеры по продажам - 3 чел.
|
|
5. Менеджеры по
продажам подчинены начальнику отдела
|
|
6. Должностные
инструкции, устав
|
|
2
|
Функции и задачи
|
Планирование: план
работы по заказу, расчет экономических показателей, выбор направлений работы;
организация:
упорядочение рабочих подсистем, выдача ежедневных заданий;
мотивация: премии,
публичная похвала, благодарность, контроль: сверка по плану, проверка
дневного задания; координация: согласование заданий, документарная сверка.
|
|
3
|
Права
|
На медицинское
обслуживание, 8-и часовой рабочий день, обеденный перерыв, дополнительную
информацию, на оклад
|
|
4
|
Ответственность
|
За невыполнение
приказов, прогулы, нарушение дисциплины - в зависимости от степени тяжести
проступка
|
|
5
|
Поощрения
|
1.Количество
обслуженных клиентов за квартал
|
|
2. Премия, 13-я
зарплата, публичная похвала.
|
Рассмотрим должностную инструкцию
Начальник отдела продаж
1) Основные
положения
-осуществление руководства отделом,
осуществление контроля над персоналом, организация взаимодействия с другими
отделами, мотивация и планирование деятельности на период;
-
должностная инструкция, Устав;
-
подчинен директору;
-
смещение с должности – по решению совета акционеров.
-
Оклад + премия
-
8-часовой рабочий день.
2)
Обязанности
- Планирование:
план работы по заказу, расчет экономических показателей, выбор направлений
работы;
- организация: упорядочение рабочих
подсистем, выдача ежедневных заданий;
-
мотивация: премии, публичная похвала, благодарность,
-
контроль: сверка по плану, проверка дневного задания;
-
координация: согласование заданий,
документарная сверка.
3) Права
– решение всех
оперативных вопросов без предварительного согласования;
-
визирование внутренних документов;
-
получать информацию из внешнего источника;
-
контролировать работу внутри отдела
4) Ответственность
-
за невыполнение должностных обязанностей;
-
за халатность;
-
за недисциплинированность;
-
проверка результатов по данным бухгалтерского анализа,
бланки отчетности
5) Взаимосвязи
-
директор;
-
начальники отделов;
-
бухгалтер;
-
секретарь.
11. Оценка уровня организации системы
управления
Уровень организации системы
управления структурным подразделением
или предприятием в целом, характеризуется значением показателей состояния
системы управления в тот или иной период ее функционирования.
Уровень организации системы
управления - Косу – равен следующей
величине: (0,82 + 0,92 + 0,71 + 0,98 + 0,85) / 5 = 0,87
В целом можно сделать общий вывод, что
организация системы управления в организации достаточно эффективно, но в то же
время имеют место некоторые недостатки, которые следует устранить.
Для
совершенствования схемы распределения функциональных обязанностей я предлагаю
следующее:
1) ввести должность заместителя директора,
структура управления, таким образом, станет линейно-функциональной
Данный шаг позволит несколько разгрузить директора
предприятия, оставив ему в ведение вопросы стратегического и частично
оперативного характера и сделает систему управления более эффективной, так как
многие никакие вопросы теперь не будут выпадать из поля зрения и функции
управления будут реализовываться более своевременно;
2) предать
функции мотивации персонала непосредственно в руки начальников отделов
Это позволит самим начальникам отделам решать,
когда и сколько должен получить каждый отличившийся работник премиальных так
как они лучше знают своих работников и могут создать эффективную систему
мотивации. Благодаря этому работоспособность сотрудников значительно возрастет
и предприятие станет работать с большей отдачей;
3) ввести в функциональные обязанности начальника
отдела продаж маркетинговую деятельность
На предприятии вопросы анализа рынка и места в нем фирмы незаслуженно обойдены
стороной, хотя, по мнению многих специалистов, это помогает избежать многих
серьезных ошибок в ходе деятельности. Во-первых, необходимо отслеживать своих
конкурентов, во-вторых, следить за состоянием спроса на продукцию и, в-третьих,
получать информацию о предпочтениях потенциальных клиентов.
Заключение
Обязательное
ведение регламентирующей документации на любом предприятии предусмотрено соответствующими
общегосударственными законодательными и нормативными актами.
Следовательно,
одной из наиболее важных функций кадровой
службы предприятия (или сотрудника, ответственного за работу с кадрами)
является правильное документирование трудовых правоотношений.
Таким
образом, процедуры, выполняемые кадровой службой при оформлении движения
кадров, документируются посредством работы с определенными документами,
важнейшими среди которых являются трудовой договор (контракт), приказы по
личному составу, трудовая книжка.
Одним
из основных правовых институтов законодательства о труде является трудовой
договор. С его помощью граждане реализуют свою способность к труду, определяют
основные и дополнительные условия труда, а также прекращают трудовые отношения.
Он составляется в двух подлинных экземплярах, один из которых остается на
предприятии, а другой хранится у работника.
Каждый пункт приказа по личному составу – правового
акта,
издаваемого по вопросам регулирования трудовых правоотношений граждан с
администрацией предприятий, учреждений и организаций - должен быть
сформулирован в строгом соответствии с требованиями Кодекса законов о труде
Российской Федерации.
Список
литературы.
1.
Ансофф И. Новая корпоративная стратегия. - М.: Деловой мир, 1999.
2.
Басовский А.Я. Менеджмент. - М.: Дело, 1997
3.
Веснин Р.В. Практический менеджмент персонала. – М.: Юрист, 1998.
4.
Виханский В.С. Менеджмент. - М.: ЮНИТИ, 1997.
5.
Гупалов В.К. управление рабочим временем. – М.: Финансы и статистика, 1998.
6. Доблаев
В.Л. Теория организации. - М.:
Экономика, 1995
7. Красовский Ю.Д. Организационное поведение. – М.: ЮНИТИ,
1999. с.
8. Молл Е.Г. Менеджмент. Организационное поведение. – М.:
Финансы и статистика, 1999.
9. Ромашов О.В. Социалогия труда. Учебное пособие. – М.:
Гардарика, 1999.
10.Русинов Ф.М.
Менеджмент в системе рыночных отношений. - М.: Дело, 2000.
11.Смолкин
А.М. Менеджмент. Основы организации. – М.: ИНФРА-М, 1999. 521 с.
12.
Травин В.В. Основы кадрового менеджмента. – М.: Дело, 1995.
13.
Трусов О.В. Психология в вопросах, задачах управления. – Самара: 1994.
14.
Удальцов М.В. Социология управления. – М.: ИНФРА-М, 1998.
15.
Уткин З.А. Курс менеджмента. -
М.:Дрофа, 1998