Содержание
1. Что такое бланк документа. 2
2. Какие виды документов вы знаете по средствам фиксации и срокам хранения 3
3. Как составляются и оформляются служебные письма. 4
4. Каков порядок датирования документов. 5
5. Что включается в документ «Правила внутреннего распорядка». 6
6. Что определяет Устав предприятия. 7
Практика. 13
Список литературы.. 15
1. Что такое бланк документа
Бланк документа – стандартный лист бумаги с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа. Применение бланков сокращает время на составление документов, повышает культуру документационного обеспечения управления[1].
Для изготовления бланков документов используются два основных формата бумаги: А4 и А5- допускается также использование бумаги форматов А3 и А6.
ГОСТ устанавливает минимальные размеры полей на документе, изготовленном как на бланке, так и на обычной бумаге (в мм): левое – не менее 20; правое – не менее 10; верхнее – не менее 15; нижнее – не менее 20.
Бланки документов могут быть изготовлены типографским способом, средствами оперативной полиграфии и с помощью компьютерной техники, за исключением бланков с изображением государственного герба, герба субъекта РФ или муниципального образования.
Гербовые бланки изготавливаются только типографским способом.
Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливаются следующие виды бланков:
- Общий бланк, который используется для составления всех видов организационно-распорядительных документов, кроме писем
- Бланк письма;
- Бланк конкретного вида документа.
Для документов, составляемых в повторяющихся управленческих ситуациях могут составляться бланки с унифицированным текстом.
В соответствии с законодательством, бланки документов могут изготавливаться на двух языках – русском и национальном, или на русском и иностранном (если организация осуществляет внешнеэкономическую деятельность)если бланк организации составлен на русском и национальном языках, то слева угловым способом печатаются реквизиты на национальном языке, а справа – те же реквизиты организации – автора документа на русском языке.
При составлении бланка организации на русском и иностранном языках используется продольный способ расположения реквизитов и сначала печатается реквизит на русском языке, а под ним – на иностранном.
2. Какие виды документов вы знаете по средствам фиксации и срокам хранения
Сроки хранения документов — постоянные или временные (один, три, пять, десять, 15 лет и т.д.) — устанавливаются в зависимости от значимости документов. Если в деле содержатся документы временного хранения различной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается для наиболее ценной документации, т.е. больший. Например, если в деле находятся документы со сроками хранения один год, три года и пять лет, все дело хранится пять лет.
Срок хранения исчисляется с 1 января того года, который следует за годом окончания дела. Например, срок хранения: дела, законченного делопроизводством в 1998 г., исчисляется с 1 января 1999 г.
Существует четыре группы документов с различными сроками хранения:
- постоянного хранения в государственных архивах;
- временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет);
- временного хранения (до 10 лет);
- подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.
По средствам фиксации существуют следующие виды документов[2]:
- Для обязательного рассмотрения руководством организации в соответствии с распределением обязанностей;
- Не требующие резолюции руководства и направляемые сразу в структурные подразделения исполнителям.
3. Как составляются и оформляются служебные письма
Служебное письмо – текст и формы писем не унифицированные.
Чаще общие реквизиты писем такие:
- эмблема (знак);
- наименование предприятия, учреждения, организации (автора документа);
- наименование структурного подразделения;
- адрес (индекс предприятия связи пишется спереди);
- телефон;
- телеграфный шифр;
- отделение банка и расчетный счет;
- дата;
- почтовый индекс адресата;
- заглавие (если письмо написано на листе А4).
Письмо начинается ссылкой на номер и дату документа, который стал поводом для написания письма, потом идет текст, а после него ставится реквизит «подпись должностной особы».
В левом нижнем углу письма пишется фамилия исполнителя документа, и номер его телефона, а также делается отметка о исполнении документа и направление его в дело. Если письмо пишется не на бланке, тогда для углового штемпеля оставляется место: 15 междустрочных интервалов.
Служебные письма имеют большое количество видов:
- сопровождающие;
- информационные;
- гарантийные;
- рекламные;
- претензионные;
- арбитражные и т. д.
Более жесткие правила оформления имеет коммерческое письмо, которое являет собой документ, где каждое слово и выражение имеет определенное значение и не допускаются другие толкования. Такие письма пишутся на бланках стандартного образца.
4. Каков порядок датирования документов
Дата – один из основных реквизитов, обеспечивающих юридическую силу документа. Датой документа может быть дата его подписания, утверждения или дата события, зафиксированного в документе. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является дата проставления последней подписи.
Даты в документе оформляются цифровым способом в следующей последовательности: день месяца, месяц, год: 22.08.2003.
Допускается оформление даты словесно-цифровым способом: 15 апреля 2004 года, а также цифровым способом, но в обратной последовательности: 2004.07.05.
Кроме даты документа, датируются все служебные отметки на документе (резолюции, визы, отметка об исполнении документа и др.)[3].
Расположение – проставляется дата подписания документа в его левой верхней стороне вместе с исходящим номером (левее от него) на седьмой строке. Если документ составлен не на бланке, его дата проставляется ниже левее.
5. Что включается в документ «Правила внутреннего распорядка»
Организация работы предприятия, взаимные обязанности работников и администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников, внутри объектный режим и другие вопросы отражаются в правилах внутреннего трудового распорядка. Этот документ составляется на бланке предприятия, согласовывается путем обсуждения на собрании трудового коллектива, визируется юристом и утверждается директором предприятия. Он состоит из следующих разделов[4]: общие положения, порядок приема и увольнения рабочих и служащих, основные обязанности рабочих и служащих, основные обязанности администрации, рабочее время и его использование, поощрение за успехи в работе, ответственность за нарушение трудовой дисциплины.
В разделе «Общие положения» определена основная цель правил внутреннего распорядка, приведены конституционные гарантии работников в области занятости.
В разделе «Порядок приема и увольнения рабочих и служащих» рассмотрена процедура приема работников, в частности список необходимых документов, без предъявления которых прием на работу не допускается, оформление приказа, проведение инструктажа по технике безопасности, условия работы, разъяснения прав и обязанностей работников. Подробно регламентируются вопросы перевода работников на другую должность внутри предприятия. Указывается порядок расторжения трудового договора по инициативе работника и администрации.
В разделе «Основные обязанности рабочих и служащих» перечислен круг обязанностей, которые должны выполнять рабочие и служащие по своей специальности, квалификации или должности.
В разделе «Основные обязанности администрации» определен перечень обязанностей администрации, которые необходимо выполнять в соответствии с законодательством: правильно организовать труд рабочих и служащих, совершенствовать формы и методы оплаты труда, соблюдать законодательство об охране труда, проводить профилактику производственного травматизма, контролировать знание и соблюдение работниками требований инструкции по технике безопасности, производственной санитарии и гигиене труда, противопожарной охране и т.д.
В разделе «Рабочее время и его использование» установлено начало и окончание работы и перерыва для отдыха и питания, определяются график сменности, формы организации яви на работу, очередность предоставления очередных отпусков и т.д.
В разделе «Поощрения за успехи в работе» приведен список поощрений, которые могут быть применены за образцовое выполнение трудовых обязанностей, повышение производительности труда, другие достижения в труде.
В разделе «Ответственность за нарушение трудовой дисциплины» представлен перечень мер дисциплинарного взыскания, определены виды нарушений трудовой дисциплины, порядок их фиксирования и санкции.
6. Что определяет Устав предприятия
Устав – это собрание правил, которые регулируют[5]:
- основы организации и деятельности предприятий и учреждений определенной отрасли хозяйства;
- условия создания, состав, строительство и деятельность конкретного предприятия, организации, или учреждения определенной отрасли или сферы управления;
- конкретную сферу деятельности организаций.
Устав включает такие реквизиты:
- гриф утверждения высшей организации или органа управления;
- наименование вида документа (устав);
- заглавие;
- текст;
Текст включает такие разделы:
- Общие положения, в которых раскрываются цель, задания и функции, устава по объектам и субъектам и др.
- Главная деятельность, ее содержание.
- Планирование и учет работ.
- Предназначение вспомогательных служб.
- Взаимодействие с другими органами, аналогичными по деятельности.
- Специфическая особенность деятельности.
- Ответственность организации за надлежащее выполнение обязанностей и порядок решения споров, предъявление претензий.
Обычно, текст устава разбивают на статьи (пункты), которые группируются в разделы (отмечаются римскими цифрами).
Устав
Товарищества с ограниченной ответственностью “Пурце”
1. Наименование товарищества, местонахождение и вид деятельности.
1.1. Товарищество с ограниченной ответственностью “Пурце”, является самостоятельным коммерческим предприятием, действующим на основе настоящего Устава, законодательства и других нормативных актов Российской Федерации, определяющих деятельность ТОО, а также норм международного права.
1.2. Официальное название ТОО - “Пурце”.
1.3. Цель ТОО - совместная деятельность его членов путем производства продукции и оказания услуг для поддержания этой деятельности.
1.4. Вид деятельности товарищества:
- производство сварочных аппаратов;
- изготовление, ремонт и обслуживание промышленного и бытового оборудования для предприятий и населения, кроме лицензированных работ;
- автосервис, кроме лицензированных работ;
- транспортные услуги в пределах Эстонской Республики.
1.5. ТОО является юридическим лицом, имеет печать со своим наименованием, расчетные и другие счета в банках. ТОО расположено по адресу: Новосибирск, Никитина, 89.
2. Члены товарищества, их права и обязанности.
2.1. Членом товарищества может быть лицо не моложе 16 лет или юридическое лицо.
2.2. Принадлежность к товариществу добровольная.
2.3. В члены товарищества принимаются на основе письменного заявления по решению правления.
2.4. Решением правления в установленном законом порядке в приеме в члены товарищества может быть отказано, при этом в отказе должна быть указана причина.
2.5. Члены товарищества имеют право:
1) принимать участие в общих собраниях,
2) избирать и быть избранными в руководящие органы,
3) получать информацию о результатах деятельности товарищества.
4) получать долю прибыли, распределенной между членами товарищества,
5) выйти из товарищества и отчуждать свой внесенный пай,
6) при выходе или исключении из товарищества получить обратно внесенный пай в установленном законом порядке.
2.6. Член товарищества обязан:
1) выполнять исходящие из настоящего устава и закона обязанности, а также решения руководящих и контролирующих органов,
2) платить в указанном в уставе размере и порядке паевые взносы,
3) принимать активное участие в деятельности товарищества.
Член товарищества вправе на основании письменного заявления, поданного правлению, выйти из товарищества в установленном законом порядке.
2.8. Член товарищества считается выбывшим из товарищества со дня принятия соответствующего решения правлением.
2.9. Товарищество отвечает за свои обязательства всем своим имуществом.
2.10. Член товарищества не отвечает за обязательства товарищества, если он полностью внес свой паевой взнос. Если член товарищества не оплатил полностью свой паевой взнос, то он отвечает за обязательства в установленном законом порядке.
3. Имущество товарищества, паевой взнос и порядок его оплаты
3.1. Имущество товарищества складывается из паевых взносов его членов, из прибыли от деятельности товарищества.
3.2. Величина паевого взноса 10000 крон.
3.3. Паевой взнос может быть денежным и не денежным. Не денежный взнос оценивает независимый эксперт.
Член товарищества должен заплатить паевой взнос в течение года после получения в письменном виде решения общего собрания о приеме его в члены.
4. Руководящие и контролирующие органы товарищества
4.1 Руководящим органом товарищества является общее собрание членов товарищества и правления.
4.2 Общее собрание членов является высшим руководящим органом товарищества.
4.3. Общее собрание определяет численный состав правления.
4.4. Правление является постоянно действующим руководящим органом товарищества и срок его полномочий 5 лет.
4.5. В компетенцию правления входит решение вопросов, не входящих в компетенцию общего собрания.
4.6. В компетенцию общего собрания входит:
1) изменение, дополнение и принятие нового устава,
2) решение об объединении, разъединении и прекращении деятельности товарищества,
3) утверждение годового отчета и баланса,
4) утверждение отчета ревизионной комиссии,
5) оценка деятельности правления,
6) распределение прибыли и образование капиталов,
7) установление численности правления, порядок оплаты их труда,
8) избрание членов правления.
4.7. Каждый член правления может представлять товарищество.
5. Распределение прибыли и покрытие убытков.
5.1. Прибыль товарищества вычисляемая по бухгалтерским предписаниям и распределяется по решению общего собрания.
5.2.При распределении чистой прибыли на общем собрании определяются:
1) отчисления в резервный капитал не менее 20% чистой прибыли,
2) величина части прибыли , выплачиваемой членам в виде дивидендов, в соответствии с законом,
3) часть и ставка прибыли, распределяемой между членами соответственно их участию в совместной деятельности и его паевого взноса.
5.3. Убыток хозяйственного года покрывается за счет резервного капитала.
5.4. Величина резервного капитала составлять половину паевого капитала.
6. Заключительные положения.
6.1. Товарищества прекращается:
1) на основании решения общего собрания,
2) по решению суда,
3) если в товариществе осталось менее трех членов и в течение двух месяцев численности членов не возросла.
Под выше названным уставом подписались все члены товарищества и проголосовавшие за принятие данного устава нижеследующие члена товарищества.
Т. Ефимова
Н. Иванова
Ю. Михолушко
Практика
Министерство высшего
образования РФ
Московский Педагогический институт
ПРИКАЗ
12.09.00 №15-л/с
О переводе на другую работу
Соловьева К.Ф.
ПЕРЕВЕСТИ:
Соловьева Константина Федоровича, старшего лаборанта института на должность заведующего кабинетом иностранных языков с 13.09.00.
Установить Соловьеву К.Ф. оклад 880 рублей в месяц.
Основание: заявление Соловьева К.Ф. с визами.
Ректор Илларионов К.Д. Илларионов
С приказом ознакомлен
Соловьев 12.09.00
В дело №05-17
Иванова 13.09.00
[ Министерство топлива и энергетики Российской Федерации Главное управление по добыче газа и нефти УПРНЕФТЕГАЗДОБЫЧА 105575, Москва, наб. М.Тореза, 26\3 Тел\факс (095) 376-98-53 E-Mail: root@gaz.msk.ru р\с 2500545654738 АО «Мосбизнесбанк» ИНН 771100064 БИК 065008447 ОКПО 14825267 |
Директору института неорганической химии СО РАН И.С. Исаеву Россия 630090 Новосибирск, пр. Лаврентьева,10 |
12.08.00 №432-12
на №201-15 от 15.07.00
О проведении совещания
3 сентября 2000 г. в Москве состоится совещание «Добыча, подготовка и транспортировка сероводородосодержащих газов» по адресу: Москва, наб. М.Тореза, 26\3, Упрнефтегаздобыча.
Начальник управления Пегов К.И. Пегов
Сидоров
324 51 92
Отправлено 13.08.00, квитанция № 233\13
В дело №17-5 Смирнова
Список литературы
1. Басаков М. И. Делопроизводство и корреспонденция. - Ростов на дону.: Феникс, 2001.
2. Басаков М. И. Основы делопроизводства для менеджера. - Ростов на дону.: РГЭЛ, 2002.
3. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2002.
4. Кудрявцев В.А. Организация работы с документами: учебник - М.: ИНФРА-М, 1998.
5. ГОСТ РФ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
6. Павлюк Л. В. Киселева Т. И. Воробьев Н. И. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. - Санкт Петербург.: Издательский торговый дом «Герда», 2003.
7. Чуковенков А. Ю. Янковая В. Ф. Оформление документов: комментарии к ГОСТ Р 6.30-2003. - М.: дело, 2003.
[1] Басаков М. И. Делопроизводство и корреспонденция. - Ростов на дону.: Феникс, 2001. – с. 27.
[2] В.А. Кудрявцев. Организация работы с документами: учебник - М.: ИНФРА-М, 1998. – с. 155.
[3] Павлюк Л. В. Киселева Т. И. Воробьев Н. И. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. - Санкт Петербург.: Издательский торговый дом «Герда», 2003. – с. 67.
[4] Т.В. Кузнецова. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2002. – с. 93.
[5] Басаков М. И. Основы делопроизводства для менеджера. - Ростов на дону.: РГЭЛ, 2002. – с. 41.