Содержание
1. Понятие коммерческой тайны…………………………….………………3
2. Условия, при которых информация может
быть отнесена к коммерческой тайне, и обеспечение ее защиты………………………….6
3. Ведение делопроизводства,
обеспечивающего учет и сохранность документов, содержащих коммерческую тайну………………………..12
4. Оформление документа, содержащего
сведения коммерческой тайны………………………………………………………………………14
5. Правила оформления реквизита «Отметка
о наличии приложения»……………………………………………………………....15
Список литературы……………………………………………………..……16
1.Понятие коммерческой тайны.
В современной российской рыночной
экономике обязательным условием успеха предпринимателя в бизнесе, получения
прибыли и сохранения в целостности созданной им организационной структуры
является обеспечение экономической безопасности е деятельности. Одна из главных
составных частей экономической безопасности - информационная безопасность,
достигаемая счет использования комплекса систем, методов и средств защиты
информации предпринимателя от возможных злоумышленных действий конкурентов и с
целью сохранения ее целостности и конфиденциальности.
Информация, используемая
предпринимателем в бизнесе и управлении предприятием, банком, компанией или
другой структурой, является его собственной или частной информацией,
представляющей значительную ценность для предпринимателя Эта информация
составляет его интеллектуальную собственность.
Обычно выделяется два вида собственной
информации:
1) техническая, технологическая: методы
изготовления продукции, программное обеспечение, основные производственные
показатели химические формулы, рецепты, результаты испытаний опытных образцов,
данные контроля качества и т.п.;
2) деловая: стоимостные показатели,
результаты исследования рынка, списки клиентов, экономические прогнозы,
стратегия действия на рынке и т.п.
Собственная информация предпринимателя в
целях ее защиты может быть отнесена к коммерческой тайне и является
конфиденциальной при соблюдении следующих условий:
1) информация не должна отражать
негативные стороны деятельности фирмы, нарушения законодательства и другие
подобные факты;
2) информация не должна быть
общедоступной или общеизвестной, возникновение или получение
информации должно быть законным и связано с расходованием материального,
финансового или интеллектуального потенциала фирмы;
3) персонал фирмы должен знать о
ценности такой информации и обучен
правилам работы с ней;
4) предпринимателем должны быть
выполнены действия по защите этой информации.
Для документирования информации
предпринимателя, являющейся результатом творческого интеллектуального труда в
науке и производстве, наиболее характерны не текстовые, а изобразительные способы.
Достаточно часто конфиденциальная информация документируется фотографическими,
видеографическими и иными способами.
Ценность информации может быть
стоимостной категорией и отражать конкретный размер прибыли при ее
использовании или размер убытков при ее
утере. Информация становится часто ценной ввиду ее правового значения для организации или
развития бизнеса, например, учредительные документы, программы и планы,
договоры с партнерами и посредниками и т.д. Ценность может отражать ее
перспективное научное, техническое или
технологическое значение.
Следовательно, собственная ценная информация предпринимателя не
обязательно является конфиденциальной. Часто обычный правовой документ важно
сохранить в целостности и безопасности от похитителя или стихийного бедствия.
Ценную конфиденциальную деловую информацию, как правило, содержат:
1) планы развития производства;
2) деловые планы;
3) планы маркетинга, бизнес-планы;
4) списки держателей акций и другие документы.
Наиболее ценны сведения о производстве
и продукции, рынке, научных разработках, материально-техническом обеспечении,
условиях контрактных переговоров, сведения о персонале, принципах управления
фирмой, системе безопасности фирмы и др.
Коммерческая ценность информации, как
правило, недолговечна и определяется временем, необходимым конкуренту для
выработки той же идеи или ее хищения и воспроизводства, опубликования и
перехода в число общеизвестных. Степень ценности информации и необходимая надежность
ее защиты находятся в прямой зависимости.
2. Условия, при которых информация может быть отнесена к коммерческой
тайне, и обеспечение ее защиты.
Выявление и
регламентация реального состава информации, представляющей ценность для
предпринимателя и подлежащей защите, является основополагающей частью системы
защиты. Состав ценной информации определяется ее собственником или владельцем
и фиксируется в специальном перечне.
Перечень ценных сведений, составляющих
тайну фирмы, является постоянным рабочим материалом руководства фирмы, служб
безопасности и конфиденциальной документации. Он регулярно обновляется,
корректируется и представляет собой инвентарный список сведений о конкретных
работах, конкретной продукции, конкретных исследованиях, конкретных контрактах
и т.п. В перечень включаются действительно ценные сведения («изюминки») о
каждой работе фирмы, хотя определенная номенклатура типовых сведений в перечне
может содержаться.
В каждой позиции перечня рекомендуется
указывать гриф конфиденциальности сведений, фамилии сотрудников, имеющих право
доступа к ним и несущих ответственность за их сохранность, срок действия грифа
или наименование события, снимающего это ограничение, виды документов и баз
данных, в которых эти сведения фиксируются и хранятся.
Важной
задачей перечня является дробление коммерческой тайны на отдельные
информационные элементы, известные разным лицам В свою очередь, закрепление
конфиденциальных сведений за конкретными документами позволяет исключить
возможность необоснованного издания документов или включения в них избыточных
данных
Аналогичные перечни в качестве разделов,
входящих в общий перечень сведений, составляющих тайну фирмы, могут иметь ее
крупные структурные подразделения.
На, основе перечня сведении составляется
и ведется перечень (список) документов фирмы, подлежащих защите и имеющих соответствующий
гриф ограничения доступа.
Под конфиденциальным (защищаемым,
закрытым) документом, т.е. документом, к которому ограничен доступ персонала,
понимается необходимым образом оформленный носитель ценной документированной
информации, составляющей интеллектуальную собственность и ценность предпринимателя.
Особенность конфиденциального документа
в том, что он представляет собой одновременно массовый носитель ценной,
защищаемой информации, основной источник накопления и распространения этой
информации, в том числе ее разглашения (утечки), и обязательный объект защиты.
Конфиденциальный характер включенной в
документ информации обозначается грифом ограничения доступа к документу, который
инициирует выделение его из общего потока и обработку в специальном автономном
режиме, а также распространяет на документ защитные и иные меры повышенного
внимания и контроля.
Гриф ограничения доступа к документу
или гриф конфиденциальности представляет собой служебную отметку (реквизит),
которая проставляется на носителе информации пли сопроводительном документе.
Информация и документы, отнесенные к
предпринимательской тайне, имеют несколько уровней грифон ограничения доступа,
соответствующих различным степеням конфиденциальности информации:
- первый, низший и массовый уровень -
грифы «Коммерческая тайна», «Конфиденциально», «Конфиденциальная информация»;
- второй уровень - «Коммерческая тайна
Строго конфиденциально», «Строго конфиденциально», «Строю конфиденциальная
информация», «Конфиденциально - Особый контроль».
В практической деятельности может
использоваться также одноуровневая система грифования (грифов только первого
уровня) или иногда - трехуровневая, при которой вводится высший по значимости
гриф - «Коммерческая тайна особой важности».
Под обозначением грифа всегда
укапывается номер экземпляра документа, срок действия грифа или иные условия
его снятия, а также уточняющие отметки типа - «Лично», «Только адресату» и др.
Документы и информация отнесенные к
профессиональной тайне (например, врачебной тайне, тайне страхования), как
правило, грифа ограничения доступа не имеют потому что в полном объеме
являются конфиденциальными. В данном случае конфиденциальны массивы документов
в целом, например истории болезни, массивы учетных персональных данных и др.
На ценных, но не конфиденциальных
документах может проставляться гриф (надпись, штамп), предполагающий особое
внимание к сохранности такого документа.
Например, «Собственная информация
фирмы», «Информация особого внимания», «Копии не снимать», «Хранить в сейфе» и
т.д. Могут использоваться дополнительные
цветовые идентификаторы ценных и конфиденциальных документов и дел для их
быстрого визуального выделения и контроля использования в процессе работы.
Система защиты информации (СЗИ)
представляет собой комплекс организационных, технических и технологических
средств, методов и мер, препятствующих несанкционированному (незаконному)
доступу к информации.
Собственник или владелец информации
лично определяет не только состав ценной информации, подлежащей защите, но и
соответствующие способы и средства защиты. Одновременно им разрабатываются меры материального и морального стимулирования
сотрудников, соблюдающих порядок защиты ценной информации, и меры ответственности
персонала за разглашение тайны фирмы. Система защиты информации должна быть
многоуровневой с иерархическим доступом к информации, предельно
конкретизированной и привязанной к специфике фирмы по структуре используемых
методов и средств защиты, открытой для регулярного обновления, надежной как в
обычных, так и экстремальных ситуациях. Она не должна создавать сотрудникам
фирмы серьезные неудобства в работе.
Комплексность системы защиты
достигается ее формированием различных элементов - правовых, организационных,
технических и программно-математических.
Соотношение элементов и их содержание обеспечивают индивидуальность системы
защиты информации фирмы и гарантируют ее неповторимость и трудность преодоления.
Конкретную систему защиты можно представить в виде кирпичной стены, состоящей
из множества разнообразных элементов кирпичиков. Соотношение элементов системы,
их состав и взаимосвязь отражают, определяют не только ее
индивидуальность, но и конкретный заданный уровень защиты с учетом ценности
информации и стоимости подобной системы.
Элемент правовой защиты информации
предполагает:
1) наличие в учредительных и организационных
документах фирмы, контрактах, заключаемых с сотрудниками, и в должностные
инструкциях положений и обязательств по защите сведений, составляющих тайну
фирмы и ее партнеров;
2) формулирование и доведение до
сведения всех сотрудников фирмы механизма правовой ответственности за
разглашение конфиденциальных сведений.
В правовой элемент системы защиты может
также включаться страхование ценной информации от различных рисков.
Элемент организационной защиты
информации содержит меры управленческого и ограничительного характера,
побуждающие персонал соблюдать правила защиты конфиденциальной информации и
включает в себя:
1)
формирование и регламентацию деятельности службы
безопасности фирмы, обеспечение этой службы нормативно-методическими
документами по организации и технологии защиты информации;
2)
регламентацию и регулярное обновление перечня (списка)
ценной, конфиденциальной информации, подлежащей защите, составление и ведение
перечня конфиденциальных документов фирмы;
3)
регламентацию системы (иерархической схемы)
разграничения доступа персонала к конфиденциальной информации;
4)
регламентацию технологии защиты и обработки
конфиденциальных документов фирмы;
5)
построение защищенного традиционного или безбумажного
документооборота;
6)
построение технологии документирования ценной
информации составления, оформления, изготовления и издания конфиденциальных
документов;
7)
построение технологической системы обработки и
хранения конфиденциальных документов;
8)
организацию
архивного хранения конфиденциальных документов;
9)
регламентацию
защиты ценной информации фирмы от несанкционированных действий персонала;
10)
порядок и правила работы персонала с конфиденциальными
документами и информацией, контроль за исполнением всеми сотрудниками этого
порядка и правил;
11)
отбор персонала для работы с конфиденциальной
информацией, обучения сотрудников;
12)
порядок защиты информации при ведении переговоров,
проведении совещаний по конфиденциальным вопросам, приеме посетителей,
осуществлении рекламной, выставочной и другой деятельности;
13)
регламентацию аналитической работы по выявлению угроз
ценной информации фирмы и каналов утечки информации;
14)
оборудование
и аттестацию помещений и рабочих зон, выделенных для осуществления
конфиденциальной деятельности, лицензирование технических систем и средств
защиты информации и охраны;
15)
регламентацию пропускного режима на территории, в
зданиях и помещениях фирмы, идентификацию персонала и грузов;
16)
регламентацию
системы охраны территории, здания, помещений, оборудования, денежных средств,
транспорта и персонала фирмы;
17)
регламентацию организационных вопросов эксплуатации
технических средств защиты информации и охраны;
18)
регламентацию действий службы безопасности и персонала
в экстремальных ситуациях;
19)
регламентацию работы по управлению системой защиты
информации фирмы.
3.Ведение делопроизводства,
обеспечивающего учет и сохранность документов, содержащих коммерческую тайну.
Документооборот как объект защиты
представляет собой совокупность (сеть) каналов распространения
документированной конфиденциальной информации по потребителям в процессе
управленской и производственной деятельности.
Движение документированной информации
нельзя рассматривать только как механическое перемещение документов по инстанциям,
как функцию почтовой доставки корреспонденции адресатам. Основной
характеристикой такого движения является его технологическая комплексность,
т.е. соединение в единое целое управленческих, делопроизводственных и почтовых
задач, определяющих в совокупности смысл перемещения документа.
При движении документов (в том числе
электронных) по инстанциям создаются потенциальные возможности утраты этой информации
за счет расширения числа источников, обладающих ценной информацией.
Угрозы документам в документопотоках
включают в себя:
1)
кражу (хищение), утерю документа или его отдельных
частей приложений, экземпляров, листов, вклеек, вставок, черновиков, редакций и
т.п.);
2)
копирование бумажных и электронных документов, фото-,
видео-, аудиодокументов и баз данных;
3)
подмену документов, носителей и их отдельных частей с
целью фальсификации или сокрытия факта утери, хищения;
4)
тайное или разрешенное ознакомление с документами и
базами данных, запоминание и пересказ информации злоумышленнику и др.
В процессе обработки поступивших
конфиденциальных документов решаются следующие задачи защиты информации и ее
носителей:
1) не допустить попадания в данную фирму
конфиденциальных документов других фирм и организаций;
2) убедиться, что конверты, пакеты с
конфиденциальными документами не вскрывались на пути следования от отправителя
до адресата;
3) предотвратить утрату документов
после вскрытия пакета;
4) исключить возможность ознакомления
технических работников фирмы с конфиденциальными документами;
5) исключить возможность ознакомления
любых работников фирмы с конфиденциальными документами, имеющими пометку «Лично»;
6) не допустить утерю документов и их частей
за счет неполного изъятия их из конвертов;
7) убедиться в комплектности документа,
наличии всех листов, экземпляров и иных частей, отсутствии факта подмены
документа.
Пакеты, конверты, содержащие
конфиденциальные документы, поступают из почтового отделения связи (ценные,
заказные и простые отправления), от курьеров учреждений и фирм, от
посетителей. Эти документы могут также приходить по факсимильной связи, электронной
почте, по телеграфной и телетайпной связи.
Трудность выделения конфиденциальных
документов из общего потока корреспонденции состоит в том, что на пакетах,
конвертах и часто на самих документах не ставится гриф конфиденциальности.
Объясняется это не только сугубо индивидуальным подходом к присвоению
информации статуса конфиденциальной, но и нежеланием отправителя обращать
внимание посторонних лиц на гриф ограничения доступа.
Учитывая эту особенность, вскрытие
конвертов, предварительное рассмотрение и распределение всей поступающей
корреспонденции выполняется квалифицированным сотрудником службы конфиденциальной
документации фирмы, хорошо знающим структуру фирмы, функции структурных подразделений
и сотрудников, состав конфиденциальной информации. Документы, поступающие по
линиям факсимильной связи, также просматриваются этим сотрудником с целью
определения возможной их конфиденциальности.
Сотрудник вскрывает все пакеты,
конверты, бандероли (кроме имеющих пометку «Лично»), проверяет правильность адресования и комплектность документов. Поступившие документы
он делит на две группы: имеющие гриф или какую-либо отметку ограничения доступа
и не имеющие такой отметки.
4.Оформление документа, содержащего сведения коммерческой тайны.
ОАО «Далькомбанк»
СПРАВКА
01.06.2004г. №118
О наличии денег на наличном счете
предприятия
Выдана главному бухгалтеру ООО «Арион», подтверждающая, что на 1 июня 2004г. на расчетном
счете предприятия находилось двести десять тысяч девятьсот рублей.
Кассир банка Свиридова
Н.Р.
6.
Правила оформления реквизита «Отметка
о наличии приложения».
Если документ имеет приложения, названное в тексте, то отметка о наличии
приложения оформляется по следующей форме:
Приложение: на 3 л. В 2 экземплярах
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их перечисляют с
указанием наименования, количества листов в каждом приложении и количества
экземпляров, например:
Приложение: 1. Акт сдачи – приемки
выполненных хоздоговорных работ на 3 л. в 2 экз.
2. Перечень объектов для
внедрения системы на 5 л. В 3 экз.
Список литературы:
1. Андреева В.И. Делопроизводство.- М.: Инфра-М, 2000
2. Делопроизводство/Под ред. Кирсанова.
– М.: ЮНИТИ, 2002
3. Кузнецова Т. В. Документы и
делопроизводство. – М.: ПРИОР, 2000