Тема. Формирование
дел и их обработка для последующего хранения
Содержание
Введение 3
1. Признаки
группировки документов и формирование дел. 4
2. Классификация документов и номенклатура дел 7
3. Экспертиза ценности документов
12
4. Характеристика предприятия и практика работы с документами 17
5. Оформление номенклатуры дел 22
6. Правила оформления реквизита «ВИЗЫ» 23
Заключение 25
Список использованной литературы 27
Введение
В современной социально-экономической обстановке в условиях
поиска оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в мировое
информационное пространство первостепенное значение приобретает решение
многоаспектной проблемы документационного обеспечения управления (ДОУ), при
помощи которого процессы документирования, организации документов и
документооборота приобретают нормативный или упорядоченный характер.
Документационное обеспечение управления (ДОУ) – это
совокупность различных видов документов, а также нормативно-справочных
материалов, используемых при решении задач организации труда и управления
предприятием, утвержденные в установленном порядке компетентными органами или
руководством организации.
Документы организации – как поступающие в нее из вне, так и
нарабатываемые в процессе повседневной работы внутри ее структурных
подразделений – подлежат по окончанию работы с ними к текущему хранению. Это
означает, что с одной стороны, работа с указанными документами проведена в
полном соответствии с резолюциями и требованиями руководящих документов,
требующих их исполнения, а с другой –
что потребность в этих документах пока сохраняется и в определенных
обстоятельствах они должны быть вновь
представлены для изучения, уточнения или рассмотрения. Подобный режим хранения,
как известно, получил название текущего или оперативного.
В данной работе будут рассмотрены следующие вопросы по
технологии работы с документами на предприятия: признаки группировки документов
и формирование дел; классификация документов и номенклатура дел; экспертиза
ценности документов, а так же на примере конкретного предприятия будет
рассмотрена практика работы с документами; оформление номенклатуры дел и
правила оформления реквизита «ВИЗЫ».
1. Признаки
группировки документов и формирование дел.
В качестве основания
для группировки документов
наиболее общие их отличительные признаки, в том числе номинальный, предметно –
вопросный, авторский, корреспондентский, хронологический и географический.
Основанием для группировки документов по номинальному
признаку служит название из разновидностей. Например: приказы, протоколы,
указания, акты, справки и т.д.
Предметно – вопросный признак позволяет распределять
документы по делам, исходя из направленности их содержания, например выделяя в
различные дела документы по вопросам материального и финансового обеспечения,
по планированию научно – технического развития и по планированию основной
производственной деятельности. Например: «документы по вопросам повышения
качества продукции (акты, справки, рекламации, докладные записки)».
Авторский признак подразумевает отнесение к одному делу
документов за подписью одного автора (исполнителя), например ведущего научного
сотрудника или главного инженера.
Для группировки переписки используется корреспондентский
признак. Данный признак используется для распределения по делам документов,
направленных на имя одного адресата. При этом в заголовке дел указывается
корреспондент, с которым ведется переписка и раскрывается содержание вопроса.
Например: «Переписка с машиностроительными предприятиями о взаимных расчетах за
200…г.».
Хронологический признак используется в качестве определяющего,
когда необходимо разделить документы по временным периодам, например, по
кварталам или месяцам. Например: «Квартальные отчеты об основной деятельности
предприятия и капитальных вложениях».
Географический признак используется в сравнении с ранее перечисленными
менее часто, помогает разделить по разным делам документы, поступающие из
различных населенных пунктов, регионов (или, напротив, направляемые в них).
Планово – отчетные документы группируются в дела по
номинальному, авторскому, предметно – вопросному и хронологическому признакам.
Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел
предприятия. В дело должны помещаться документы, которые своей содержательной
частью соответствуют заголовку дела.
При формировании дел
необходимо соблюдать следующие требования:
- документы постоянного и временного
сроков хранения необходимо группировать в дела раздельно;
- подлинники отделять от копий;
- годовые планы и отчеты - от квартальных и месячных, утвержденные документы – от их
проектов;
- включать в дело по одному
экземпляру каждого документа.
Каждый
документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и
других нормативных актов.
В
дело группируются документы одного календарного года, кроме переходящих дел, не
закрывающихся по окончании календарного года (например, личные дела, ведущиеся
на всем протяжении периода времени работы сотрудника на предприятии).
Для
оформления дел используются скоросшиватели или папки – файлы, представляющие
собой обложки из твердого материала. Дело должно содержать не более 250 листов,
при толщине не более 4 – х сантиметров.
Приложения
к документам, независимо от даты их утверждения или составления присоединяются
к документам, к которым они относятся.
Документы,
помещенные в дело, должны иметь подписи, дату, индекс, копии – заверительную подпись, отметку «В дело».
Документы
в деле должны располагаться в определенном порядке: сначала помещают основной
документ и относящиеся к нему приложения, а затем в хронологическом порядке
идут документы, возникающие по мере решения вопроса. Запрещается подшивать в
дело неисполненные документы, разрозненные экземпляры документов, документы,
подлежащие возврату, дублирующие документы.
Приняты
определенные правила группировки документов по видам и хронологии. Уставы,
положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются
приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Приказы по основной деятельности
группируются отдельно от приказов по личному составу; подлинные экземпляры
приказов по основной деятельности систематизируются и подшиваются в дела вместе
с приложениями в порядке их номеров. Документы к приказам по основной
деятельности группируются и подшиваются отдельно и храняться
у лица, готовившего их проекты. Приказы
по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками
их хранения. Документы, являющиеся
основанием для издания приказа по личному составу, подшиваются в личные дела
сотрудников или образуют самостоятельное дело приложений к данным приказам.
Утвержденные предприятием планы,
отчеты, сметы, лимиты, титульные списки группируются отдельно от их проектов.
Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию,
независимо от времени их составления или даты поступления. Перспективные планы,
рассчитанные предприятием на несколько лет, формируются в деле первого года, а
отчеты по выполнению перспективных планов - в деле последнего года. Документы в отчетах
необходимо располагать в определенной последовательности. Например, документы
отчета о финансовой деятельности предприятия, состоящего из баланса,
объяснительной записки и приложений к нему, располагаются в таком порядке:
объяснительная записка к отчету, затем баланс и в конце – приложения.
Лицевые счета сотрудников
предприятия по заработной плате группируются в самостоятельные дела и
располагаются в них в порядке алфавита фамилий.
Протоколы совещаний у руководства
предприятия и другие группируются по хронологии и порядку номеров. Документы,
подготовленные к заседаниям, помещаются после протоколов в последовательности
рассмотрения вопросов.
Переписка группируется за
календарный год и систематизируется в хронологической последовательности:
документ – ответ помещается за документом – запросом.
Обзоры, докладные записки, акты,
справки и другие документы, отражающие основное содержание деятельности
предприятия, группируются в одном деле, если они касаются одного и того же
вопроса.
2. Классификация документов и номенклатура дел
Все документы по отражаемым в них видам деятельности
делятся на две большие группы. Первая - это документы по общим и
административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием
(организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут
составлять работники всех подразделений предприятия. Вторая группа - документы
по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых
органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других
функциональных подразделений.
Документы классифицируются по наименованиям:
-
служебные письма,
-
приказы,
-
протоколы,
-
акты,
-
докладные записки,
-
договоры и т.д.
Оформление всех этих документов унифицировано, но
по содержанию они могут быть совершенно разными:
- по
месту составления: внутренние (документы, составляемые работниками данного
предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий,
организации и от частных лиц);
- по
содержанию: простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие
несколько вопросов);
- по
форме: индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои
особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа
отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для
группы однородных предприятии. Как правило, все типовые и трафаретные документы
печатаются типографским способом или на множительных аппаратах;
- по
срокам исполнения: срочные, требующие исполнения в определенный срок, и
несрочные, для которых срок исполнения не установлен;
- по
происхождению: служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и
личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;
- по виду
оформления: подлинные, копии, выписки, дубликаты;
- по
средствам фиксации: письменные, графические, фото кинодокументы и т.д.
Подлинник — это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр
документа, составленный в первый раз. Копия
— повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой
«копия»), засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим
должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особого
удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать.
Для обеспечения правильного
формирования и учета дел на предприятии должна составляться номенклатура дел.
Номенклатура дел – это
систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения,
оформленный в уставном порядке. В номенклатуру дел включают все документы, образующиеся в деятельности предприятия, кроме технической
документации и печатных изданий. При составлении номенклатуры дел предприятиям
необходимо учитывать требования к номенклатуре дел, содержащиеся в государственной системе документационного
обеспечения управления, Основных правил работы ведомственных архивов,
перечня документов с указанием сроков
хранения. Номенклатура дел предприятия разрабатывается специалистом,
ответственным за организацию работы с документами, утверждается руководителем
предприятия и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
Номенклатура дел составляется по
установленной форме (см. пункт 5 работы) и включает реквизиты: наименование
предприятия, наименование вида документа, дату, индекс, место составления, гриф
утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф согласования (одобрения).
Содержательная часть номенклатуры дел представляет собой таблицу из 5 – ти граф: индексы дел, заголовки дел, количество дел
(частей, томов) и № статьи по перечню, примечания.
В графе 1 таблицы номенклатуры
дел указывается делопроизводственный индекс дела. Присвоение номеров (индексов)
делам осуществляется на основе направленности документов, объединенных в
конкретное дело. В начале нумерации (индексации) следует, как правило, наиболее
важные дела, затем – второстепенные. В номенклатуре дел включаются все дела
организации, а так же журналы регистрации документов (книг учета).
Делопроизводственный индекс
дела должен включать:
- индекс структурного
подразделения предприятия по классификатору подразделений или индекс
направления деятельности (при отсутствии структурных подразделений);
- порядковый номер дела внутри
данного подразделения или направления.
В графе 2 располагаются в
определенной последовательности заголовки дел. Заголовки дел группируются по
разделам (подразделам) номенклатуры дел. Названиями разделов номенклатуры дел
являются наименования структурных подразделений или направлений деятельности
предприятия.
Порядок расположения заголовков
внутри разделов и подразделов определяется важностью документов, входящих в
дело. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно –
распорядительную документацию, далее – содержащих плановые и отчетные
документы, затем остальные заголовки в порядке убывания сроков хранения
документов.
При составлении заголовков дел
следует учитывать, что:
- заголовок должен полностью
соответствовать смысловому содержанию документов, группируемых в данном деле;
- заголовок должен быть кратким,
четко сформулированным;
- заголовки типа «Общая переписка»,
«Разные документы», «Справочные материалы», не допускаются.
Заголовки дел в процессе их
формирования могут уточняться.
Состав заголовка образует
следующие элементы:
- название вида (переписка, журнал и
т.д.) или разновидности документов (приказы, указания, протоколы решения и
т.д.);
- название предприятия или его
структурного подразделения;
- адресат или корреспондент документа;
- краткое содержание документов
дела;
- название территории (местности), с
которой связано содержание документов дела;
- даты (период), к которым относятся
документы дела;
- указание на копийность
документов.
Название вида заводимого дела или разновидности документов указывается в
начале заголовка, а слово «Копии» - в конце заголовка. Например: «Приказы
директора предприятия по основной деятельности за 2002 год».
В заголовках дел, предназначенных
для группировки документов одной разновидности, эта разновидность указывается
во множественном числе.
В заголовках дел, содержащих
переписку, указывается, с кем и по какому вопросу (вопросам) она ведется.
Например: «Переписка с Бизнес – Банком по вопросам бухгалтерского учета и
финансовой деятельности».
В заголовках дел, содержащих
переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а
указываются их общее видовое название. Например: «Переписка с заказчиками об
отказе от оплаты счетов предприятия».
В заголовках дел, содержащих
плановую или отчетную документацию, указывается период времени (месяц, квартал,
год) на (за) который составлены документы, вид документа (план, отчет) и автор.
В наименованиях дел, содержащих
организационно – распорядительные документы, указывается вид документа и автор.
В заголовках дел, содержащих
документы разного вида по одному вопросу, несвязанные последовательностью
делопроизводственных операций, в качестве вида дела употребляется термин
«документы», а конце заголовка в скобках указываются основные разновидности
документов, которые должны быть сгруппированы в деле. Например: «Документы о
приеме, сдаче и списании имущества и материалов (акты, описи, ведомости)».
Дела по вопросам, не разрешенным
в течении одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел
следующего года с тем же индексом.
В номенклатуру дел предприятия
также включаются справочные картотеки, журналы учета документов.
Графа 3 «Количество томов»
заполняется по окончании календарного года. В графе 4 «Срок хранения и номер
статьи по перечню» указывается срок хранения дела и номер статьи со ссылкой на
перечни или примерные номенклатуры дел. В графе 5 «Примечание» проставляются
отметки: о не заведении дел, о переходящих делах, об уничтожении дел, о месте
хранения подлинников. Здесь же даются
названия перечней, из которых взяты сроки хранения документов.
При оформлении номенклатуры дел
необходимо оставлять в каждом разделе резервные номера дел, которые могут быть
использованы в дальнейшем для внесения заголовков дел, не предусмотренных в
номенклатуре дел, но сформированных в течении календарного года на предприятии.
По окончании календарного года к
номенклатуре дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел
отдельно постоянного и временного хранения.
Номенклатура дел подписывается
руководителем службы ДОУ и утверждается заместителем руководителя организации
по управлению.
Номенклатура дел составляется,
как правило, в трех экземплярах, первый из которых храниться в деле, второй – в
месте хранения дел, третий – в архиве организации.
3. Экспертиза ценности документов
Документы предприятия,
отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное
хранение, либо хранятся краткие сроки и затем выделяются на уничтожение. Отбор
документов на хранение или уничтожение является результатом проведения
экспертизы ценности документов.
В учреждениях, организациях и на
предприятиях для проведения экспертизы ценности документов, созданных и
полученных извне, а также для рассмотрения нормативно-методических документов
по работе служб документационного обеспечения, должностных инструкций в части
работы с информацией, табелей форм документов и других вопросов, создаются
постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК). В крупных организациях с
большим объемом документооборота создается Центральная экспертная комиссия
(ЦЭК), рассмотрение и согласование результатов работы экспертных комиссий
структурных подразделений, цехов, филиалов.
Экспертные комиссии действуют на
основании утвержденных руководителями организаций Положений о постоянно
действующей экспертной комиссии. В целях достижения методического единства и
для облегчения разработки собственного Положения об ЭК Государственной архивной
службой Российской Федерации (Росархивом) разработано
Типовое положение.
В помощь организациям при
проведении экспертизы научной, социальной и практической ценности различных
функциональных групп документов:
- изобретений и открытий;
- документов с повторяющейся
информацией;
- научно-технической
документации;
- производственных
автоматизированных систем управления;
- редакционных документов и т.д.
Ежегодно в делопроизводстве организаций проводят отбор документов
на постоянное временное хранение, а также для уничтожения. Этот отбор приводит
персонал структурных подразделений при участии сотрудников ведомственного
архива. Он предполагает анализ фактического содержания документов, находящихся
в деле. Не только на основе заголовков
дел, а путем полистного просмотра документов определяется их научная и
практическая ценность и с ответствующие сроки хранения.
Если при просмотре в делах обнаруживаются документы постоянного и
временного сроков хранения, то такие дела подлежат перегруппировке: документы
постоянного хранения отделяют от документов временного хранения.
Кроме полистного просмотра дел постоянного срока хранения,
экспертиза ценности проводится на основе номенклатур дел и перечней документов
с указанием сроков хранения.
Наиболее полное и систематическое перечисление образующейся
документации дает ведомственный перечень. В перечне существуют специальные
отметки. Так, дела, сроки хранения которых в перечне обозначены отметкой «ЭПК»,
особо тщательно просматриваются ЭК учреждения. Эта отметка означает, что экспертиза данной категории документов
должна быть произведена с повышенным вниманием. Окончательное решение о сроках
хранения дел с отметкой «ЭПК» принимает ЭПК apxивной службы.
Экспертиза осуществляется на
основе общих критериев оценки происхождения, содержания, внешних особенностей
документов. Критериями оценки происхождения являются роль и место организации,
деятеля науки, культуры, политики в системе государственного управления,
экономики, политики, социальной жизни общества, значимость ее (его) деятельности,
время и место образования документов. Критериями оценки содержания можно
назвать значимость события, явления, предмета и фактов, отраженных в
документах, значение зафиксированной в документах информации, ее повторяемость
в других документах, целевое назначение, вид и разновидность конкретного
документа. К критериям оценки внешних особенностей документа относятся:
юридическая достоверность, т.е. наличие необходимых подписей, дат, печатей,
резолюций, отметок о прохождении и исполнении, особенности передачи текста,
материальной основе носителя информации, его физического состояния, способа
передачи информации.
Кроме того, для каждой группы
документов существуют и собственные, специфические критерии их оценки:
значимость информации для развития науки, техники, производства, новизна
поставленных задач и предложенных решений, приоритетность авторства,
экономическая эффективность, социальная значимость, комплектность и полнота
изложения сути проблемы и др.
В соответствии с многократностью
оценки документов и формируется состав экспертной комиссии. Члены комиссии
должны хорошо знать функции, структуру своей организации, систему
документационного обеспечения – состав и содержание всей совокупности
документов. Экспертная комиссия создается в соответствии с Положением о ней из
наиболее квалифицированных сотрудников. В состав экспертной комиссии
обязательно включают:
- должностное лицо, ответственное
за документационное обеспечение организации;
- специалистов по научной,
технической, учебной, производственной и другим видам документации;
- специалиста по обеспечению
защиты информации и др.
Председателем экспертной
комиссии, как правило, назначается один из заместителей руководителя
организации. Секретарем экспертной комиссии – секретарь организации или
сотрудник службы документационного обеспечения или архива. Заседания экспертной
комиссии проводятся по мере надобности, но не реже двух раз в год и оформляются
протоколами. Ведение всех документов и организация оформляются протоколами.
Ведение всех документов и организация заседаний являются обязанностями
секретаря экспертной комиссии. Экспертная комиссия – это совещательный орган,
ее решения вступают в силу после утверждения руководителем организации, так как
согласно законодательству он несет ответственность за сохранность документов.
Объектами рассмотрения экспертной комиссии прежде всего являются:
- ежегодно составляемая
номенклатура дел;
- описи дел постоянного и
долговременного (свыше 10 лет) хранения;
- акты об аннулировании и о
выделении к уничтожению документов и дел независимо от вида носителя;
- комплексы документов: дела,
проекты, единицы хранения на небумажных носителях на предмет правильности их
оформления для постоянного и долговременного хранения.
Протоколы экспертной комиссии о
согласовании (одобрении) номенклатуры дел, описей на дела постоянного хранения
и по личному составу, об увеличении типовых сроков хранения документов.
На практике существуют
специфические разновидности ведомственных архивов:
- центральный отраслевой архив министерства
(ведомства), который хранит документы организаций всех уровней подчиненности
независимо от их территориального местонахождения;
- центральный архив министерства,
хранящий в основном документы самого аппарата министерства и организаций
прямого подчинения, в основном ведущих НИИ;
- объединенный ведомственный
архив, который создается для хранения документов организаций, связанных
подчиненностью или однотипностью профиля деятельности, например: концерна «Мосхлеб», Главмостстрой, так
называемые «архивы личных дел» и т.д.;
- объединенный межведомственный
архив, который создается для хранения не только документов по личному составу,
но и документов, сроки которых достаточно велики, например «до ликвидации
организации», «до минования надобности» и т.д.
Перечень документов, подлежащих передаче
из подразделений в архив, устанавливается руководством организации и срока не
ограничен. Целесообразным считается передача в архив документов со сроками
хранения более трех лет.
В последнее время отмечается
возобновление интереса к такой разновидности ведомственного архива, как
экономический или предпринимательский архив фирмы. Состав документов, которыми
целесообразно комплектовать экономический архив фирмы, значительно
разнообразнее по сравнению с традиционным ведомственным архивом. В его состав дополнительно
включают образцы деловой переписки, контракты, заключенные фирмой, финансовые
отчеты, кредитные бумаги, акты на аренду, покупку земель, построек,
документацию по займам и страхованию имущества, аналитические документы по
сбыту и производству, отчеты о финансовых и торговых оборотах, маркетинговые
обзоры, технико-экономические и рекламные материалы, полученные патенты,
свидетельства, дипломы конкурсов, материалы презентаций, фотографические
материалы о росте фирмы, составе сотрудников, условий труда и т.д. В состав
экономических архивов, так же как и любого ведомственного архива, могут
включаться личные документы наиболее выдающихся сотрудников фирмы, газетные
вырезки и журнальные публикации и деятельности фирмы.
4. Характеристика предприятия и практика работы с документами
Молодежное кадровое агентство
«Кадры». Форма собственности: Закрытое акционерное общество (ЗАО).
Цель фирмы: 1) Максимизация
прибыли при минимизации издержек. 2) Увеличение объемов оказываемых услуг.
3)Удовлетворение разносторонних
потребностей клиентов.
Задачи фирмы: 1) Снижение
себестоимости услуг. 2) Увеличение объемов оказываемых услуг. 3) Повышение
качества услуг.
Основные виды деятельности:
Подбор кадров по заказу предприятий и организаций. Трудоустройство клиентов по специальности.
Кадровое агентство функционирует на рынке г. Владивостока с
1991 г. и в настоящий момент является одним из крупнейших агентств в Приморском
крае.
Организационная
структура управления фирмы представлена на рисунке 4.1.
I. Высший уровень управления
II.Средний уровень управления
III.
Низший уровень управления
|
Началь
-ник
отдела кадров
|
Началь-
ник
АХО
|
Началь-
ник
отдела
заказов
|
Началь-
ник
отдела
трудоуст-
ройства
граждан
|
Началь-
ник
отдела
выпол-
нения
заказов
|
Началь-
ник
отдела марке-
тинга
|
Глав-
ный
бухгал-
тер
|
Началь-ник
отдела разви-тия
|
|
Отдел
кадров
|
АХО
|
Отдел заказов
|
Отдел
Трудоус-
тройства
|
Отдел выпол-нения
заказов
|
Отдел марке-тинга
|
Бухгалте-рия
|
Отдел
развития
|
Рис. 4.1 Организационная структура
управления.
В качестве объекта для анализа практики работы с
документами был избран отдел кадров
фирмы.
Основная цель деятельности: обеспечение качественной работы
организации по приему, увольнению и расстановке кадров.
Отдел кадров подчиняется непосредственно зам. Ген. Директора
по кадрам. В отделе кадров работают 3 женщины в возрасте от 25 до 31 года.
Возглавляет отдел
начальник, в его подчинении находятся 2 ведущих специалиста. Область
деятельности каждого работника определена должностными инструкциями и
положением об отделе кадров.
Все работники отдела
имеют высшее образование и стаж работы в данной области - 5-10 лет.
Таблица 4.1.
Перечень
обрабатываемых документов.
|
Функции отдела
|
Обрабатываемая
документация
|
|
Начальник отдела
|
Специалист 1
|
Специалист 2
|
|
-Обеспечение персоналом
|
--график аттестации;
-план о приеме кадров;
-штатное расписание -график потребности в
персонале.
|
-график отпусков;
-должностные инструкции;
|
-приказы об увольнении, приеме, отпуске;
-справка о текучести кадров;
-заявление о приеме;
-заявление об увольнении;
-заявление об отпуске
|
|
-Использование персонала
|
-закон о соблюдении безопасности труда;
-КЗоТ;
-требования к результатам труда.
|
-положение о безопасности труда;
-инструкции по безопасности труда.
|
-организационные акты о безопасности труда;
-отчет о травматизме.
|
Через отдел кадров проходят все документы, регламентирующие
кадровую работу на предприятии. Все документы разделены между сотрудниками
отдела, согласно должностным инструкциям.
В документы, обрабатываемые и составляемые начальником
отдела входят наиболее значимые и трудоемкие: штатное расписание, график
аттестации и т.д. В ведение специалистов более простые документы: заявление о
приеме на работу, об увольнении и т.д. Данная ситуация позволяет руководителю
отдела осуществлять наиболее полный кадровый контроль на предприятии.
Рис. 4.2 Схема
документооборота в отделе.
В функции зам. генерального директора
входит составление штатного расписания, аттестация, прием и увольнение. Данный
подход позволит сократить дублирование разграничений функций зам. генерального
директора и отдела кадров. Руководитель отдела осуществляет контроль за
деятельностью сотрудников, имеет полную информацию о составе и структуре кадров
предприятия.
Рис.
4.3 Документооборот при увольнении
работников.
Заявление Рассмотрение
об увольнении заявления
Данная технология документооборота позволяет
систематизировать информацию о причинах увольнения.
5. Оформление номенклатуры дел
Министерство связи РФ
Хабаровский краевой узел связи
|
|
|
«УТВЕРЖДАЮ»
Директор ХКУС
……………М. Карпов
|
|
НОМЕНКЛАТУРА
ДЕЛ
НА 2002 ГОД
21 декабря 2001г.
21 декабря 2001г.
|
Номер дела
|
Наименование заголовка
дела
|
Количество дел
|
Срок хранения
|
Примечание
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
1. Учредительные
документы фирмы (устав, 4 Постоянно
договор и др.)
2. Должностные инструкции работников
фирмы 10 3 г. после
замены новыми
3. Штатное расписание фирмы 1 Постоянно
4. Приказы по основной
деятельности
5 Постоянно
5. Годовой план работы фирмы по
основным 1 Постоянно
видам деятельности
6. Переписка
с вышестоящими организациями. 2 2 года
Зав. канцелярией личная подпись О. Н.
Иванова
Одобрено
Протокол заседания
ЭК фирмы от 21.12.2001г. № 2
6. Правила оформления реквизита «ВИЗЫ»
Реквизит «Виза»
используется для внутреннего согласования документов.
Виза включает: личную подпись, ее расшифровку и дату, а при
необходимости – должность визирующего, например:
|
Юрисконсульт
Подпись К. И. Смелов
03,08.2003г.
|
|
При согласовании
возможны возражения со стороны визирующего, несогласие с представленным текстом
или его частями. В этом случае виза дополняется надписями: «Не согласен»,
«Возражаю», «с п. 7. не согласен», «Замечания прилагаются» и т.п.
При необходимости согласования с большим количеством
должностных лиц оформление визы производиться на «Листе согласования».
Внутреннее согласование документа целесообразно проводить в
следующей последовательности:
- составитель документа;
- руководитель
структурного подразделения, где составлен документ;
- заинтересованные должностные лица других подразделений
предприятия;
- общественные организации (при необходимости);
- руководитель финансовой или бухгалтерской службы;
- заместитель руководителя предприятия, курирующий данное
направление деятельности;
- руководитель
юридической службы.
Реквизит «Виза» используется и при оформлении процедуры
ознакомления с документом.
Виза ознакомления служит письменным подтверждением факта
доведения документа до сведения работника и начинается словами «С приказом
(актом, протоколом, должностной инструкцией и т.д.) ознакомлен. Виза
ознакомления включает личную подпись работника, ее расшифровку и дату.
Виза ставиться на обороте последнего листа подлинника
документа или копии отправляемого документа (письма).
Визы согласования и ознакомления располагаются ниже
реквизита «Подпись». Исходящие документы визируются на экземпляре, остающемся
на предприятии, остальные документы – на первом экземпляре.
Заключение
В данной работе были подробно рассмотрены вопросы технологии
формирования дел и их обработки для
последующего хранения.
Данный раздел делопроизводства требует тщательного изучения
поскольку успех любого процесса, в том числе и такого сложного, как
документационное обеспечение управления, в значительной степени зависит от
того, насколько грамотно он организован и осуществляется на практике.
В качестве основания для
группировки документов наиболее общие их
отличительные признаки, в том числе номинальный, предметно – вопросный,
авторский, корреспондентский, хронологический и географический.
Для
оформления дел используются скоросшиватели или папки – файлы, представляющие
собой обложки из твердого материала. Дело должно содержать не более 250 листов,
при толщине не более 4 – х сантиметров.
Для обеспечения правильного
формирования и учета дел на предприятии должна составляться номенклатура дел.
Номенклатура дел – это систематизированный перечень
заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в уставном порядке.
В номенклатуру дел включают все документы,
образующиеся в деятельности
предприятия, кроме технической документации и печатных изданий
Экспертиза ценности документов — это
отбор документов на государственное хранение или установление сроков их
хранения не основе принятых критериев, осуществляемое экспертной комиссией
(ЭК). Ежегодно в делопроизводстве организаций проводят отбор документов
на постоянное временное хранение, а также для уничтожения.
Так же была рассмотрена практика работы с документами
Молодежного кадрового агентства «Кадры». Через отдел кадров проходят все
документы, регламентирующие кадровую работу на предприятии. Отдел кадров
подчиняется непосредственно зам. Ген. Директора по кадрам. Возглавляет
отдел начальник, в его подчинении
находятся 2 ведущих специалиста. Все документы разделены между сотрудниками
отдела, согласно должностным инструкциям.
В целом по данному вопросу можно отметить, что российское законодательство
регулирует лишь часть отношений, возникающих в сфере документирования информации,
документооборота и документационного обеспечения.
В то же время, в России имеется нормативно-методическая база,
которая могла бы стать неплохим исходным материалом для разработки соответствующего
законодательства. Имеются в виду Государственная система документационного обеспечения
управления (1991г.), Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах
исполнительной власти (2001г.). Действуют стандарты, устанавливающие требования
к оформлению документов в стране и закрепляющие терминологию делопроизводства и
архивного дела.
Список использованной литературы
1. Государственная
система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования
к документам и службам документационного обеспечения. Одобрено коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988г., приказ Главархива СССР от 25 мая 1988, № 33 / Главархив
СССР. ВНИИДАД. - М., 1991. - 76 с.
2. Справочник
по подготовке и оформлению официальных документов / Государственно-правовое управление
Президента Российской Федерации. М., 1995. - 182 с.
3. Андреева
В.И. Делопроизводство. – М.: Интел-Синтез, 1997.
4. Басанов М.И.
Делопроизводство. ГОСТ 3.30.-97 с изменениями и дополнениями. – М.: Инфра-М, 2001.
5. Организация
работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В. А. Кудряева.
– 2-е изд. перераб. и доп. –М.: ИНФРА-М, 2002 г.
6. Рогожин
М. Ю. Документационное обеспечение управления. Практическое пособие – М.:
Издательство РДЛ, 2003.
7. Стенюков М. В. Документы. Делопроизводство. – М.: ПРИОР,
1995 г.
8. Чуковенков А. Ю. Янковская В. Ф. Оформление документов:
Комментарий к ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов» / Учебно-методический центр
документоведения и управления фирмы «Межрегионсервис».
– М.: Дело, 1999 г.