Содержание
1.
Роль делопроизводства в обеспечении деятельности предприятий................. 3
2. Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД)........................... 4
3. Организация документооборота на предприятии............................................ 5
4. Состояние делопроизводства и организация труда делопроизводственного
персонала.............................................................................................................. 10
5. Правила оформления реквизита «Гриф ограничения доступа к документу» 13
Список литературы............................................................................................... 14
1. Роль делопроизводства в обеспечении деятельности
предприятий
Термин «делопроизводство» в России возник, по данным словарей
русского языка, во второй половине XVIII
в. (во всяком случае, именно с этого времени фиксируют его употребление,
следовательно, в речевой практике он появился несколько раньше). Этот термин
образован от сочетания слов «производство дела». Значение его становится
понятным, если иметь в виду, что термин «дело» обозначал не папку с документами
(его современное понимание), а вопрос (судебный или административный), который
было необходимо решить органу управления. Именно это значение и легло в основу
термина «делопроизводство». Значение дела как собрания документов, относящихся
к какому-либо вопросу, - более позднего происхождения по сравнению с первым
значением. Из этого следует, что при возникновении термин «делопроизводство»
обозначал, прежде всего, деятельность, связанную с принятием решений
(производством дел).
В наше время термин «делопроизводство» определяется следующим
образом: отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию
работы с официальными документами. Наряду с термином «делопроизводство» в
последние годы употребляется и синонимичный ему термин «документационное
обеспечение управления». Возникновение его связано с изменением
организационно-технической основы делопроизводства и методологических подходов
к его совершенствованию, ставшее возможным благодаря активному внедрению в
сферу работы с документами средств вычислительной техники и современных
информационных технологий создания, сбора, обработки, накопления, хранения,
поиска и использования информации в управлении. Таким образом, термин
«документационное обеспечение управления» как бы подчеркивает информационно-технологическую
составляющую в современной организации делопроизводства.
Результатом документирования
является документ - зафиксированная на материальном носителе информация с
реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носитель - это материальный объект,
используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или
изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.
2. Единая государственная система делопроизводства
(ЕГСД)
ЕГСД - это совокупность принципом и правил, устанавливающих
единые требования к документированию управленческой деятельности и организации
работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях
(объединениях), в учреждениях и общественных организациях.
Основная цель ЕГСД - упорядочение документооборота
организаций, сокращение количества и повышение качества документов, создание
наиболее благоприятных условий для применения технических средств в современных
технологий сбора, обработки, анализа информации, совершенствование работы
аппарата управления. ЕГСД распространяется на все системы документации органов
государственного управления, суда, прокуратуры, арбитража, учреждений,
организаций и предприятий, включая документы, создаваемые средствами
вычислительной техники.
Основные положения ЕГСД охватывают вопросы документирования
управленческой деятельности, организации работы с документами, механизации и
автоматизации работы с документами, организации службы документационного
обеспечения управления. Раздел «Документирование управленческой деятельности»
содержит положения, определяющие состав управленческих документов, основные
направления и порядок проведения унификации и стандартизации документов,
оформления реквизитов управленческих документов, включая машиночитаемые
документы и машинограммы, а также общие требования к
составлению текстов документов. Раздел «Организация работы с документами»
устанавливает принципы и порядок организации документооборота учреждения,
построения информационно-поисковой системы по документам учреждения, контроля исполнения
документов и подготовки документов к передаче в ведомственный архив на
хранение.
3. Организация документооборота на предприятии
Документооборот - это движение документов с момента их
получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их
на хранение.
Соответственно масштабам движения документов может быть
выделен в качестве самостоятельного объекта рассмотрения документооборот
конкретного гражданина, семьи, должностного липа, структурного подразделения,
организации в целом, синдиката, отрасли государственного управления,
государства. Ведь, в конечном итоге, любой документ и каждая его копия где-то
откладывается и после истечения срока хранения аннулируется и уничтожается.
Различие состоит в длине пройденного пути, этапах обработки документов и сроках
их последующего хранения.
Действующие нормативные акты и методические пособия, в том
числе и «Государственная система документационного обеспечения управления.
Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного
обеспечения» (ГСДОУ), исходя из прагматических соображений, рассматривают в
качестве объекта регулирования только документооборот организации в целом и
соответственно потоки входящих, внутренних и исходящих документов.
Документооборот, или порядок движения документов в
организации, можно разделить на следующие этапы:
1. Экспедиционная
обработка документов, поступающих в организацию.
2. Предварительное
рассмотрение документов службой документационного обеспечения.
3. Рациональное
движение документов внутри организации.
4. Обработка
исполненных и отправляемых документов.
Обработки корреспонденции достаточно традиционна, как
правило, не вызывает трудностей при соблюдении определенных правил.
Корреспонденция, доставляемая курьерами, в том числе и лично
сотрудниками, выступившими в роли курьера в конкретном случае, поступающая по
почте, факсом, телеграфом или иным путем, должна приниматься и обрабатываться
специально выделенным должностным лицом: секретарем фирмы, работником службы
документационного обеспечения (канцелярии, общего отдела и др.).
Независимо от адресата корреспонденция в организации
должна передаваться этому должностному лицу. Если же должны передаваться и
документы, полученные сотрудниками организации за ее пределами (в
командировках, на совещаниях) для обеспечения полноценной
информационно-поисковой системы и их учета, необходимо зафиксировать сам факт
(при необходимости и время) поступления документов.
Заказная корреспонденция также передается для экспедиционной
обработки. При необходимости сотрудник, принимающий информацию, расписывается в
разносной книге, журнале или квитанции в приеме документов и отмечает дату их
получения. Если на конверте имеются надписи «Срочно», «Вручить немедленно» и
другие, отмечается, как и в документах, полученных по проводной связи, точное
время их получения.
Предпочтительней централизованная экспедиция, в которой
обрабатывается вся корреспонденция, это позволяет поднять производительность
труда, более точно определить необходимые штаты, лучше поставить учет
документов. В нерабочее время при наличии дежурных работников экспедиционная
обработка поступающих документов должна входить в их обязанности.
При получении корреспонденции прежде всего должна быть
проверена правильность ее доставки и целостность упаковки. Ошибочно доставленная
корреспонденция работниками экспедиции без задержки должна быть отправлена
адресату. При поврежденной упаковке особенно тщательно проверяется полнота
присланных материалов, механические повреждения. При необходимости к документам
следует приложить перечень выявленных дефектов. В особо серьезных случаях
повреждения пли получения неполных комплектов документов сотрудником,
производящим прием корреспонденции, составляется акт, который присоединяется к
документам и вместе с ними передается для его утверждения и принятия решения
поданному факту, но в любом случае инцидент не должен вызывать прекращения или
замедления обработки поступающих документов. Особенно это важно при некомплекте
документов на машинных носителях.
Следующий этап прохождения поступающих в организацию
документов в большей степени зависит от всей постановки документационного
обеспечения. Основное его значение - оперативное получение документов
исполнителями и формирование полноценного научно-справочного аппарата.
Значительным резервом сокращения сроков и инстанций
прохождения документов является установленное ЕГСД предварительное рассмотрение
документов в службе документационного обеспечения и распределения на этой
стадии документов на потоки - для обязательного рассмотрения руководителями
организации в соответствии с распределением обязанностей; а также направляемые
сразу в структурные подразделения исполнителям как не требующие резолюции
руководства.
Предварительное рассмотрение поручается самому опытному
сотруднику службы документационного обеспечения управления, хорошо знающему
структуру организации и должностные обязанности сотрудников. Эффективную помощь
при предварительном рассмотрении оказывает разработка серии справочных
материалов: примерного перечня документов, требующих обязательного рассмотрения
руководством; перечня должностных лиц и их обязанностей; технологические
графические схемы последовательности экспедиционной обработки и распределения
различных поступающих документов и т. д.
При оценке поступившего документа учитывается:
-
важность его содержания;
-
сложность и новизна поставленных вопросов;
-
авторство, то есть общественное положение лица, автора
документа, место учреждения-отправителя в структуре управления, роль
общественной организации в жизни общества;
-
реальная срочность исполнения документа;
-
вид документа: закон, распоряжение, письмо, отчет и т.
д.
В связи с нечетким разделением функций между отдельными
органами представительной власти и управления, нарушением сложившихся правил
ведения переписки и по другим причинам значительную часть корреспонденции могут
составлять документы по вопросам, не входящим в компетенцию их получателя. На
стадии предварительного рассмотрения эти документы отбираются и с типовым
сопроводительным письмом направляются по назначению.
После установления компетенции и ответственности, необходимых
для решения поставленных в документе вопросов, отбираются те из них, к
рассмотрению которых и определению порядка их исполнения следует привлечь
руководство организации. Руководству, как правило, направляются документы,
полученные из администрации Президента, правительственных органов, органов
представительной и исполнительной власти, документы вышестоящих управленческих
организаций, жалобы на действия подчиненных должностных лиц.
При рассмотрении документов руководителем целесообразно
соблюдать ряд рекомендаций, позволяющих ускорить обработку документов, избежать
сбоев, утерь, создать условия для их своевременного и ответственного
исполнения.
Руководитель не должен задерживать документы, а тем более
оставлять их у себя на неопределенный срок. Документы должны быть рассмотрены в
день их поступления и в тот же день, как исключение на следующий возвращены.
Поступать к руководителе и возвращаться после рассмотрения
документы должны в строго обусловленное время.
При необходимости использования документа в будущем для
руководителя по его заданию могут изготавливаться копии рассмотренных им
документов, однако стремление к созданию «архива» проходящих через руководителя
документов свидетельствует о его недоверии к работе службы документационного
обеспечения.
Руководитель, как правило, не должен принимать лично
документы от посетителей, подчиненных, представителей других организаций. В
любом случае документы должны быть переданы для их экспедиционной обработки и
регистрации.
Служба документационного обеспечения должна быть уведомлена:
кому документ определен на исполнение и какое решение руководителем принято и
зафиксировано в резолюции. В том числе и для последующего информирования
заинтересованных организаций по их запросам о ходе исполнения документов.
Для информирования о содержании резолюций руководителя
документы передаются его секретарю с регистрационными карточками, в которые
секретарь переносит резолюцию. Такой способ позволяет сократить время доведения
документа до исполнителя и не «потерять» его при обработке.
В учреждениях, где документы рассматриваются несколькими
руководителями, а служба документационного обеспечения должна быть
проинформирована о местонахождении каждого документа, целесообразно
использовать следующую технологию.
Секретари руководителей ежедневно по мере поступления к ним
документов с резолюцией руководителя заполняют специальную информационную карту
(лист, экранный формат), в которую вносят сведения о номере и дате документа,
содержании резолюции, сроке исполнения и исполнителе (подразделении), которому
направлен документ. В конце рабочего дня информационные листы секретарей всех
руководителей поступают в службу документационного обеспечения и на их
основании дополняются сведения в информационно-поисковой системе организации.
Такая технология в делопроизводственной практике получила название «переметка».
После введения в информационно-поисковую систему сведений о
поступивших документах, то есть регистрации, документы передаются исполнителям.
При наличии нескольких исполнителей документ передается ответственному
исполнителю, а при отсутствии такового - первому из состава исполнителей.
Необходимость размножения документа для его исполнения и количество копий
определяется лицом, организующим исполнение.
При внедрении автоматизированной системы регистрации
документов и автоматизации рабочих мест в технорабочем
проекте системы должен быть оговорен способ передачи информации исполнителю:
через компьютерную сеть или непосредственно сам исполняемый документ.
Обработка поступающих документов может считаться
удовлетворительной, если документ поступает на исполнение в течение дня или на
следующий день после его получения организацией.
Обработка телеграфных и телефонных сообщений (телеграмм и
телефонограмм), не требующих исходя из их содержания срочного исполнения,
осуществляется вместе с остальной корреспонденцией.
При необходимости срочного исполнения поступившего документа
предполагаемого исполнителя целесообразно ознакомить с его содержанием до
прохождения документом всех стадий обработки.
4. Состояние делопроизводства и организация труда
делопроизводственного персонала
Масштабные социально-экономические изменения, происходящие в
нашем обществе, обновление системы управления и составляющих ее элементов, динамичное
и повсеместное внедрение новейших информационных технологий предъявляют
повышенные требования к качеству современного управленческого персонала. Это
утверждение в равной степени относится ко всем категориям работников сферы
управления. Незыблемо сохраняются в теории и практике менеджмента основные
функции управления, открытые и постулированные еще А. Файолем:
от распорядительства до контроля, координации и стимулирования. Но их
содержание, соотношение в реальной деятельности руководителей различных уровней
претерпевают кардинальные изменения. В качестве «показательного» примера стоит
назвать функцию прогнозирования. Степень самостоятельности, вариантность выбора
при принятии решений в условиях рыночных отношений и конкурентной экономической
среды стали иными. Расширение масштабов деятельности, усложнение выполняемых
задач предполагают, что руководители должны больше заниматься решением
стратегических вопросов и делегировать выполнение многих тактических и
оперативных функций своим подчиненным. Незаменимым помощником руководителя в
его разносторонней управленческой деятельности является секретарь.
Можно без преувеличения сказать, что качество и эффективность
работы аппарата управления во многом определяется уровнем профессиональных
знаний секретаря, его умением четко выполнять свои обязанности, освобождая
руководителя от нерациональной траты времени.
Важными факторами успеха в работе секретаря является его
умение вести себя с людьми и способность создавать благоприятное впечатление,
повышающее авторитет его руководителя. Секретарь является личным организатором
руководителя, обычно решает, с кем ему необходимо встретиться, с кем
переговорить, какие вопросы заслуживают его внимания и срочного решения и какие
вопросы можно переадресовать другим сотрудникам. Именно это отличает работу
личного секретаря от работы обычной канцелярии. Секретарь - личный
представитель своего руководителя, и выполнение этой ключевой роли требует
умения производить благоприятное впечатление на работников организации и
представителей других фирм.
Радикальное изменение технологии управления связано с его
автоматизацией. Концепция электронного офиса давно перестала быть продуктом
только теоретических построений, многие ее элементы нашли практическое
воплощение в деятельности организаций, фирм. В настоящее время появилась
возможность автоматизировать многие функции секретаря при помощи специального
программного обеспечения. Использование компьютера значительно ускоряет
проведение операций по подготовке и обработке документов, помогает эффективнее
организовать рабочее время руководителя и самого секретаря, обеспечивает
недоступные ранее возможности по передаче данных через модемные устройства,
считыванию информации с печатных документов, обработке одновременно нескольких
документов и т. п.
Необозримые информационные перспективы открываются перед
организациями, фирмами и их руководителями в связи с развитием системы Интернет
- глобальной компьютерной сети, объединяющей десятки миллионов пользователей
более чем 150 стран мира. Интернет образует как бы ядро, обеспечивающее связь
различных информационных сетей, принадлежащих учреждениям многих стран.
Интернет становится все более популярной в деловом мире. Компании вполне
устраивает быстрота, дешевая глобальная связь, удобство для проведения совместных
работ, доступные программы, уникальная база данных сети. Новая информационная
технология требует повышения квалификации как руководителей, так и их
секретарей.
Существует типовой набор управленческих операций и процедур,
которые выполняет секретарь, по документационному обеспечению деятельности
организации и ее руководителя и по «бездокументному»
обслуживанию его работы: телефонные переговоры, прием посетителей, организация
проведения совещаний и т. п. Но объем и виды выполняемых секретарем функций
могут значительно изменяться в зависимости от масштабов деятельности
организации, специфики решаемых ею задач и других факторов. В крупных
организациях и при больших объемах работ многие перечисленные операции
выполняются или секретарем, или централизованно специализированными службами:
канцелярией, экспедицией, архивом и др. Для удобства изложения далее
употребляется: секретарь. При изложении материала нами будет сделан акцент на
полном анализе именно типовых операций секретаря.
Если рассматривать нормативно-методическую и правовую системы
управления персоналом в широком плане - это совокупность документов
организационного, организационно-методического, организационно-распорядительного,
технического, экономического характера, а также нормативно-справочные
материалы, устанавливающие нормы, правила, требования, характеристики, методы и
другие данные, используемые при решении задач организации труда и управления
персоналом и утвержденные в установленном порядке соответствующим компетентным
органом или руководством организации.
При характеристике секретарской деятельности, в первую
очередь, акцент сделан на документах организационно-методической направленности
- должностных и обучающих инструкциях.
Приходится констатировать тот факт, что российская
нормативно-методическая база деятельности служащих во многом устарела и требует
существенной переработки. Основополагающими документами в этой области до
настоящего времени остаются:
-
Единая номенклатура должностей служащих (ЕНДС);
-
Классификационный справочник должностей служащих;
-
Государственная система документационного обеспечения
управления.
5. Правила оформления реквизита «Гриф ограничения
доступа к документу»
Реквизит
«Гриф ограничения доступа к документу» указывается, если документ содержит
сведение ограниченного распространения. На первом месте такого документа, в
правом верхнем углу проставляется соответствующий гриф (например, секретно,
конфиденциально и др.) в зависимости от того, государственная или коммерческая
тайна содержится в данном документе.
Список литературы
1.
Андреева В.И. Делопроизводство. – М.: Интел-синтез,
1999.
2.
Бондырева Т.Н. Секретарское дело. – М.: Высшая школа,
1989.
3.
Делопроизводство / Под ред. Кирсанова. – М.: ЮНИТИ,
2002.
4.
Стюков М.В.
Документы. Делопроизводство. – М.: ПРИОР, 1998.