Вопрос 1

Так как имеются различные интересы, особенности и уровни в организации, то существуют в различные виды  информационных систем.  Никакая единственная система  не  может обеспечивать потребности  во  всей  информации  организации.   Организация – «Юридический Центр», разделена на уровни: стратегический,    управленческий,    знания    и    эксплуатационный    и    затем    далее    разделена    на функциональные области типа продажи и маркетинга, производства, финансов, бухгалтерского учета и человеческих   ресурсов.   Системы   создаются,   чтобы   обслужить.   эти   различные   организационные интересы.

Различные организационные уровни обслуживают четыре глав­ных типа информационных систем: системы с эксплуатационным уровнем, системы уровня знания, системы уровня управления н системы со стратегическим уровнем.

Системы эксплуатационного уровня поддерживают управляющие операции, следят за элементарными действиями организации типа продажи, платежей, обналичивают депозиты, платежные ведомости, кредитуют решения и управляют потоком материалов на фабрике. Основная цель систем на этом уровне состоит в том, чтобы ответить на обычные вопросы и проводить потоки транзакций через органи­зацию. Чтобы отвечать на эти виды вопросов, информация вообще должна быть легко доступна, оперативна и точна.

Системы уровня знания поддерживают работников знания и об­работчиков данных в организации. Цель систем уровня знания состоит в том, чтобы помочь деловой фирме интегрировать новое знание в бизнес и помогать организации управлять потоком до­кументов. Системы уровня знания, особенно в форме рабочих станций и офисных систем сегодня являются наиболее быстрора­стущими приложениями в бизнесе.

Системы уровня управления разработаны, чтобы обслуживать контроль, управление, принятие решений и административные действия средних менеджеров. Основное вопросы, адресованные к ним; хорошо ли работают объекты? Системы уровня управле­ния обычно обеспечивают периодические доклады очень быстро. Пример — система управления перемещениями, которая сообща­ет относительно перемещения общего количества, равномерности работы торгового отдела и отдела, финансирующего затраты для служащих во всех разделах компании, отмечая везде, где факти­ческие издержки превышают бюджеты.

Некоторые системы уровня управления поддерживают необыч­ное принятие решений. Они имеют тенденцию, чтобы сосредото­читься на менее структурных решениях, для которых информа­ционные требования не всегда ясны. Эти системы часто отвечают на вопросы «что, если?». Что произойдет с производственным календарным планом, если мы должны удвоить продажу в декаб­ре? Что случилось бы с нашим дивидендом, если оплата будет отсрочена в течение шести месяцев? Ответы на эти вопросы час­то требуют новых данных снаружи организация, так же как дан­ных изнутри, которые не могут быть получены от существующих систем с эксплуатационным уровнем.

Системы стратегического уровня есть инструмент помощи ру­ководителям высшего уровня и подготавливают стратегические исследования и длительные тренды и в фирме, и в деловом окру­жении. Их основное назначение приводить в соответствие изме­нения в условиях эксплуатации с существующей организацион­ной возможностью. Каков будет уровень занятости через пять лет? Каковы длительные промышленные финансовые тренды и где наши подъемы и спады? Какие изделия мы должны произво­дить через пять лет?

Информационные системы могу также быть дифференцированы функциональным образом. Главные организационные функции типа продажи и маркетинга, производства, финансов, бухгалтер­ского учета и человеческих ресурсов обслуживаются собствен­ными информационными системами, В больших организациях подфункции каждой из этих главных функций также имеют соб­ственные информационные системы. Например, функция произ­водства могла бы иметь системы для управления запасами, управления процессом, обслуживания завода, автоматизирован­ной разработки и материального планирования требований.

Типичная организация имеет системы различных уровней: экс­плуатационную, управленческую, знания и стратегическую — для каждой функциональной области. Например, коммерческая функция вообще имеет коммерческую систему на эксплуатаци­онном уровне, чтобы делать запись ежедневных коммерческих данных и обрабатывать заказы. Система уровня знания создаст содействующие дисплеи для демонстрации изделий фирмы. Сис­темы уровня управления отслеживают ежемесячные коммерче­ские данные всех коммерческих территорий и докладывают от­носительно территорий, где продажа превышает или надает ниже ожидаемых уровней. Система прогноза предсказывает коммерче­ские тренды в течение пятилетнего периода — обслуживает стра­тегический уровень.

Для повышения эффективности работы Юридического Центра по управлению производством и финансами необходимо полное и достаточное обеспечение всего персонала фирмы необходимыми програмно-техническими средствами.

Эти средства могут быть представлены в виде справочно-правовых систем, о которых мы проговорим позже. Так же обеспечение необходимым оборудованием для использования этих справочно-правовых систем.

Вопрос 2

Умение принимать решения  необходимо для реализации управленческих функций,  поэтому

процесс принятия решений является основой теории управления. Как наука это направление зародилась в Англии во время второй мировой войны, когда группа ученых получила задание на решение сложной военной проблемы — оптимального размещения различных подразделений гражданской обороны и огневых позиций своей армии. В 50-е годы эта теория была модернизирована и стала применяться для решения общегражданских проблем.

Отличительными особенностями теории управления являются:

—         использование научного метода, т.е. наблюдение, формулировка гипотезы, подтверждение достоверности гипотезы;

—         системная ориентация;

—         использование различных моделей.

Процесс моделирования часто применяется при решении сложных проблем в управлении, так как позволяет избежать значительных трудностей и издержек при проведении экспериментов в реальной жизни. Основой моделирования является необходимость относи­тельного упрощения реальной жизненной ситуации или события, вместе с тем это упрощение не должно нарушать основных зако­номерностей функционирования изучаемой системы.

Типы моделей:

физическая;

аналоговая (организационная схема, график);

математическая (использование символов для описания действия или объектов).

Процесс построения моделей состоит из нескольких этапов, та­ких как: постановка задачи; построение модели; проверка модели на достоверность описания данного процесса, объекта или явле­ния; применение модели; обновление модели в процессе иссле­дования или реализации.

Эффективность модели может быть снижена за счет ряда потен­циальных погрешностей, к которым можно отнести недостовер­ные исходные допущения, информационные ограничения, непо­нимание модели самими пользователями, чрезмерная стоимость создания модели и т.п.

Наиболее часто используются следующие модели:

Теория игр. Она первоначально разрабатывалась военными, что­бы учесть возможные действия противника.

В бизнесе теория игр применяется при моделировании поведения конкурента, особенно часто в связи  проблемами изменения ценовой политики.

Модель теории очередей (модель оптимального обслужива­ния). Модель используется для определения оптимального числа каналов обслуживания по отношению к потребностям в этих каналах.

Модель линейного программирования. Эта модель применяется для определения оптимального распределения дефицитных ре­сурсов при наличии конкурирующих между собой потребно­стей.

Имитационное моделирование. Часто применяется в ситуациях слишком сложных для использования математических моделей.

Экономический анализ является одной из форм моделирования. Примером может служить эко­номический анализ эффективности той или иной промышленной структуры.

Количественные методы прогнозирования. Их можно использовать для прогнозирования, когда деятельность предприятия в прошлом имела определенные тенденции, которые можно и необходимо про­должить в будущем, а информации для выявления тенденций в рассматриваемом периоде прогнозирования недостаточно.

Одним из методов такого прогнозирования является анализ временных рядов. Он основан на допущении, что на закономерностях прошлого можно прогнозировать будущее. Этот метод выявляет тенденции прошлого и проецирует их в будущее.

Причинно-следственный метод применяется в ситуациях, когда имеется несколько неизвестных. Это исследование статистиче­ской зависимости между рассматриваемым фактором и другими переменными.

Мнение жюри. Его суть состоит в соединении и усреднении мне­ний экспертов в данной области.

Модель ожиданий. Она базируется на опросе потребителей и обобщении их мнений.

Метод Дельфи. Суть его заключается в том, что эксперты запол­няют специальные опросные листы по рассматриваемой пробле­ме. Каждый из них индивидуально формирует свой прогноз. За­тем эти прогнозы передаются всем экспертам, принимающим участие в обсуждении. Они знакомятся с мнением коллег и, воз­можно, корректируют свой предшествующий прогноз на базе но­вых идей или информации. Эта процедура повторяется три-четыре раза, пока в конечном итоге все эксперты не придут к единому мнению.

Анализируя эти  программно-технические решения конкретно Юридического Центра, можно отметить, что для него присущи все эти виды. Разбирая подробнее каждый  метод, можно отметить, что наиболее использованные методы в «Юридическом Центре» – теория игр, количественный метод прогнозирования, мнение жюри.

Вопрос 3

Для организации коллективной работы с бумажным документом необходимо его многократное копирование (иногда до 15—20 раз), доставка в различные структурные подразделения, проведе­ние специальных совещаний, согласований, что отнимает нема­лое количество времени.

Другая проблема связана с продолжительным временем поиска необходимой информации по запросу в архивах бумажных доку­ментов. Тогда как при работе с электронными документами вре­мя поиска документа, а следовательно, время ответа на запрос значительно меньше.

Классификация прграммно-технических  пакетов автоматизации

—         Средства автоматизации карточного учета бумажного дело­ производства («Дело», «Золушка»).