В каждой работе существуют свои, далеко не всегда понятные несведущим людям, нюансы. Что же такое бухгалтерия? Это не только место, где выдают зарплату, сводят баланс и пытаются разобраться с очередным законом-головоломкой. Бухгалтерия - это центр финансовой информации предприятия и служба аналитической поддержки его руководства.

Действительно, если представить схему работы каждой организации в виде совокупности информационных потоков, проходящих через его отделы, то все они пересекаются именно в бухгалтерии. Именно здесь аккумулируются все сведения о финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Таким образом, бухгалтерия, как никто другой, знает о том, каково его реальное состояние дел и каковы его шансы на выживание и достижение превосходства над конкурентами. Поэтому, принимая то или иное решение, руководитель непременно обращается за необходимыми данными и дельным советом к работникам бухгалтерии. Поэтому столь актуальным является точный учет хозяйственных операций и в частности учет сырья и материалов в организации.

Сегодня условия для продуктивной работы сотрудников бухгалтерии можно создать только при помощи компьютерных технологий. Неудивительно, что в век развития компьютерных технологий и компьютерной техники ряд компаний строят свой бизнес именно на создании программных продуктов по автоматизации бухгалтерского учета. Можно сказать, появилась целая отрасль в этом направлении.

Цель данной работы – изучение работы с программным продуктом фирмы «1С» в части учета материалов в центральной районной больницы.

Для выполнения поставленной цели необходимо рассмотреть обязанности бухгалтера материальной группы центральной районной больницы, дать характеристику серии программ фирмы «1С» и изучить порядок работы бухгалтера материальной группы.

1. Основные задачи бухгалтера материальной группы центральной районной больницы

Центральной районной больницей является  районная больница,    на    которую    возложены   функции  органа  управления здравоохранением сельского административного района или  одновременно функции     органа     управления    здравоохранением     сельского административного района и функции органа управления здравоохранением города.[1] Это означает, что любая центральная районная больница (ЦРБ) является бюджетным медицинским учреждением, в котором ведение бухгалтерского учета регулируется Инструкцией по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях, утвержденной приказом Минфина РФ от 30.12.1999 г. №107н (в ред. от 09.06.2001 г. №44н).

Согласно указанной Инструкции бухгалтерский   учет   в  учреждении   должен   обеспечивать систематический контроль за ходом исполнения смет доходов и расходов, состоянием расчетов с юридическими и физическими лицами, сохранностью денежных средств и материальных ценностей.

Все  хозяйственные  операции,   проводимые  учреждением,   должны  оформляться  оправдательными  документами.  Оправдательные  документы служат первичными учетными документами, на основании которых  ведется бухгалтерский учет. Первичный учетный документ должен быть  составлен в момент совершения операции, а если это не представляется  возможным  - непосредственно после ее окончания.

Поступившие в бухгалтерию первичные учетные документы обязательно  подвергаются проверке как по форме (полнота и правильность оформления первичных  учетных  документов,  заполнения  реквизитов),  так  и  по содержанию  (законность  документируемых  операций, логическая увязка отдельных показателей).

На  счетах  материальных  запасов  учитываются:

§  строительные материалы;

§  оборудование  к  установке;

§  материалы;

§  продукты питания;

§  топливо и  горючее;

§  запасные части  к машинам и оборудованию.

Основными   задачами   учета   материальных   запасов   являются:

§  обеспечение  сохранности  и  контроля   за  движением  и   правильным использованием всех материальных ценностей;

§  соблюдение  установленных норм  запасов  и  расходов;

§  своевременное  выявление  неиспользуемых материалов, подлежащих реализации в установленном порядке;

§  получение точных сведений об их остатках, находящихся на складах учреждений.

Материальные  запасы  отражаются  в  учете  и  отчетности по фактической стоимости.  Фактической стоимостью  материальных запасов, приобретенных  за  плату,   признается  сумма  фактических   расходов учреждения на их приобретение.

Фактические расходы  на приобретение  материальных запасов  могут  включать в себя:

§  суммы,  уплачиваемые  в   соответствии  с  договором   поставщику;

§  суммы,    уплачиваемые    организациям    за    информационные  и консультационные  услуги,  связанные  с  приобретением   материальных ценностей;

§  расходы по заготовке и доставке материальных запасов до места  их использования,  включая  расходы  по  страхованию. 

Данные расходы, в частности,  включают  в  себя:   расходы  по  заготовке  и   доставке материальных  запасов,  расходы  за  услуги  транспорта  по  доставке материальных  запасов  до  места  их  использования и т.п. расходы. В состав данных расходов учреждения  могут также относить и  расходы по оплате  процентов   по  заемным   средствам,  если   они  связаны   с

приобретением   запасов   и   произведены   до   даты   оприходования материальных   запасов   на   складах   учреждения;   иные   расходы, непосредственно связанные с приобретением материальных запасов.

Расходы  на  наем  транспорта  по  доставке  продуктов   питания, медикаментов, перевязочных средств, минеральных вод, сывороток и т.п. для  лечебно  -  профилактических  учреждений   относятся  по   смете  доходов   и  расходов учреждения на прочие транспортные расходы.

Учет  материальных  запасов ведется раздельно по источникам, за счет которых они были приобретены: бюджетных, внебюджетных (средства ОМС), платных услуг.

Перечисленные выше задачи и порядок учета материальных ценностей входит в круг обязанностей бухгалтеров материальной группы ЦРБ. Понятно, что процесс учета материальных ценностей является одним из наиболее трудоемким и требует точности и достоверности, поэтому автоматизация учета материальных ценностей является необходимым условием ведения этого участка бухгалтерского учета.

2. Работа с программой «1С: Бухгалтерия» бухгалтера

материальной группы

Программный продукт «1С: Бухгалтерия» представляет из себя конвертер (фильтр), используемый MS Excel в режиме открытого файла, который позволяет открывать файлы табличного табличных документов (отчетов, печатных форм первичных документов). При этом сохраняется не только текстовое содержание табличного документа, но и элементы форматирования (рамки, шрифты, цвета), что является преимуществом перед другими автоматизированными бухгалтерскими программами.

Несомненным преимуществом программы «1С» является наличие универсального формата обмена данными «Конвертация данных» между различными информационными базами программы, при этом сохраняется объектная модель данных, а также наличие внешней компоненты V7lus.dill, посредством которой пользователи программы имеют возможность пользоваться электронной почтой и получать обновленные файлы программы, не прибегая к услугам специалистов.

Кроме того программой «1С» предусмотрено копирование таблиц и перенос их в электронные таблицы, что является большим преимуществом перед другими программами, так как это позволяет производить различные манипуляции аналитического плана специалистами любых служб предприятия.

План счетов - основа ведения бухгалтерского учета.  В бюджетных организациях применяется специализированная программа «1С: Бухгалтерия» для бюджетных организаций.

При необходимости система счетов может быть откорректирована  в  соответствии  с  потребностями предпринимателя. Для просмотра и корректировки  плана  счетов  следует  выбрать  пункт главного  меню Операции,  а в ней - команду Счета.  На экран будет выведен план счетов бухгалтерского учета.

План счетов представляется в виде списка, имеющего четыре графы:

Код          - код (номер) счета в соответствии с действующим планом счетов;

С/сч.        - код (номер) субсчета (для основного счета эта графа пуста);

Наименование - наименование счета или субсчета;

Вид субконто - наименование вида  объектов  аналитического  учета                    (субконто), если по данному счету (субсчету) ведется аналитический учет.

Список упорядочен по кодам (номерам) счетов и субсчетов. Просмотр, удаление, корректировка и ввод новой записи ведется, как и для всех списков. Быстрый поиск счета и субсчета осуществляется при вводе его номера с клавиатуры. При этом вводимый номер выводится в нижней строке окна, а курсор перемещается по графе Код.

     При вводе нового счета (субсчета) в список счетов он будет помещен там по порядку.  При вводе счетов с субсчетами  сначала  вводится строка с кодом счета,  пустым кодом субсчета и в ней указывается наименование счета.  Затем в строках с  тем  же  кодом  счета  и  кодами субсчетов  вводится наименование субсчетов.

     При корректировке графы  "Вид  субконто"  после  нажатия  клавиши Entrer на  экран  будет  выведен  список видов объектов аналитического учета (субконто). Из этого списка клавишами "­" и “Ї"  выбирается нужный вид субконто и нажимается клавиша Enter (см. рис.5) Список видов субконто содержит две графы: номер субконто и наименование субконто.  Список можно упорядочить как  по  номеру  субконто (F2), так и по наименованию субконто (F4).

В сформированном отчете сальдо на конец периода по каждому материалу выводится в количественном и суммовом выражении, а по каждому материалу в разрезе мест хранения - только в количественном. Если вид субконто “Места хранения” указать в качестве первого вида субконто ("Вид субконто1"), то остатки по всем видам субконто остатки будут распечатаны только в количественном выражении.

Список упорядочен по кодам (номерам) счетов и субсчетов. Просмотр, удаление, корректировка и ввод новой записи ведется, как и для всех списков. Быстрый поиск счета и субсчета осуществляется при вводе его номера с клавиатуры. При этом вводимый номер выводится в нижней строке окна, а курсор перемещается по графе Код.

При вводе нового счета (субсчета) в список счетов он будет помещен там по порядку.  При вводе счетов с субсчетами  сначала  вводится строка с кодом счета,  пустым кодом субсчета и в ней указывается наименование счета.  Затем в строках с  тем  же  кодом  счета  и  кодами субсчетов  вводится наименование субсчетов.

При корректировке графы  "Вид  субконто"  после  нажатия  клавиши Entrer на  экран  будет  выведен  список видов объектов аналитического учета (субконто). Из этого списка клавишами "­" и “Ї"  выбирается нужный вид субконто и нажимается клавиша Enter (см. рис.5) Список видов субконто содержит две графы: номер субконто и наименование субконто.  Список можно упорядочить как  по  номеру  субконто (F2), так и по наименованию субконто (F4).

Программа позволяет вести  неограниченное количество объектов аналитического учета  материалов.  Для  обобщенного объектов аналитического учета в программе используется термин субконто. Список субконто выводится и корректируется командой  Виды субконто  пункта главного меню Операции. Его можно менять и при просмотре счетов бухгалтерского учета  и при вводе операций.

Чтобы задать ведение аналитического учета по тому или иному  синтетическому счету  или  субсчету,  следует  в режиме просмотра счетов (команда Счета пункта главного меню Операции ) указать в  графе  Вид субконто наименование  вида субконто,  который будет связан с данным счетом или субсчетом. После этого при вводе проводок по данному счету или субсчету  программа  будет предлагать выбрать из соответствующего справочника объект,  к которому относится проводка.  Каждый вид субконто может быть прикреплен к любому числу счетов и субсчетов.

Обращение к списку значений субконто выполняется:

     - при нажатии клавиши F3 из окна Виды субконто (при этом выводится список для того вида субконто, на котором установлен курсор);

     - при  вводе данных в журнал операций для проводок по тем счетам, по которым предусмотрено ведение аналитического учета;

     - при корректировки плана счетов;

     - при составлении стандартных отчетов.

Список значений  субконто содержит три графы:  код,  наименование субконто и цена. Список можно упорядочить как по коду  субконто (F2), так и по наименованию субконто (F4). Просмотр, корректировка,  удаление, ввод новой записи списка значений субконто  осуществляются  так  же  как  и  для  других  списков. Печать списка значений субконто возможна из окна Виды субконто после нажатия клавиши F8.

Вид субконто1: “Материалы” (Разворачивать);

Вид субконто2: “Места хранения” (Разворачивать).