Требования к
оформлению документооборота
при написании курсовых
и дипломных работ
студентами
специальности 0605 “Бухгалтерский учет и аудит”
Описание
документооборота с использованием универсального языка моделирования (UML), ГОСТов, разработанных
для графического представления алгоритмов и программ, корпоративных стандартов,
требует глубоких знаний в соответствующих областях информационных систем и
технологий. Использование перечисленных стандартов студентами, обучающимися на
специальности 0605 “Бухгалтерский учет и аудит”, при написании курсовых и
дипломных работ необязательно (хотя и возможно). При описании документооборота
в курсовой или дипломной работе студентами могут быть использованы более
простые средства выражения, не закрепленные какими-либо стандартами, но
удовлетворяющие ряду требований:
1.
Схема должна содержать легенду с обязательной
расшифровкой всех использованных в этой схеме условных обозначений и их
синтаксических конструкций.
2.
Все элементы схемы должны быть закодированы с
использованием специальной системной кодировки, самостоятельно разработанной
студентом.
3.
Схема должна сопровождаться таблицами спецификаций,
расшифровывающими кодировку и назначение элементов схемы.
4.
Важнейшие фрагменты схемы должны быть описаны в тексте
курсовой или дипломной работы. Недостаточно просто привести схему, ее следует
объяснить.
5.
В приложения к курсовой или дипломной работе следует
включить заполненные формы документов, использованных при описании
документооборота. Причем не обязательно приводить абсолютно все формы
документов, достаточно рассмотреть только те из них, которые являются
существенными с точки зрения раскрытия темы работы.
Общим принципом, который должен использоваться при
разработке схем (в том числе и при описании документооборота) является
предположение, что читатель (в частности, преподаватель, проверяющий работу,
члены комиссии) не обязан знать, что означает тот или иной элемент схемы. Все
элементы схемы и их взаимосвязи должны быть расшифрованы и объяснены автором.
При описании
документооборота рекомендуется использовать следующие типы схем:
-
схемы информационных взаимосвязей;
-
схемы информационных процессов;
-
маршрутограммы;
-
календарные графики;
-
графики загрузки.
В зависимости
от источников и приемников информации и единиц обмена информации различают
несколько видов схем информационных взаимосвязей. Особенности разновидностей
схем информационных взаимосвязей представлены в табл. 1.
Таблица
1
Особенности
разновидностей схем информационных взаимосвязей
|
№
|
Источники и
приемники информации
|
Единицы обмена
информации
|
|
1
|
Подразделения
|
Документы
|
|
2
|
Исполнители
|
Документы
|
|
3
|
Документы
|
Показатели
|
|
4
|
Показатели (формулы)
|
Значения показателей
|
В традиционном
представлении документооборот обычно ассоциируется с третьей разновидностью
схем информационных взаимосвязей – со схемой информационных взаимосвязей
документов – и со схемами информационных процессов. В связи с наибольшей
популярностью именно этих средств описания документооборота рассмотрим их чуть
более подробно.
В схему
информационных взаимосвязей документов включаются все первичные документы, все
промежуточные документы и все отчетные документы, имеющие отношение к рассматриваемой
теме и рассматриваемому предприятию. Документы, которые не имеют отношения к теме
работы или рассматриваемому предприятию, в документообороте не отражаются и в
приложениях к работе не приводятся.
На рис. 1
приведен пример схемы информационных взаимосвязей документов учета отгрузки
продукции и ее оплаты покупателями при безналичных расчетах через банк. На
схеме документооборота блоки (прямоугольники) обозначают документы, каждому
документу присваивается шифр, который указывается в верхнем левом углу блока.
Рядом со стрелками, соединяющими документы на схеме документооборота, стоят
шифры реквизитов, которые передаются из одного документа в другой.
Схема
документооборота учета отгрузки продукции
и ее оплаты
покупателями при безналичных банковских расчетах
Рис. 1.
К схеме
документооборота прилагаются две таблицы спецификаций: список документов и список
основных реквизитов. Примеры спецификаций представлены в табл. 2, 3.
Таблица
2.
Список документов
|
№
|
Шифр
доку-мента
|
Краткое
название
|
Полное
название
|
Краткая
характеристика
документа
|
|
1
|
Д001
|
Накладная
|
Товарная
накладная (унифицированная форма № ТОРГ-12)
|
Первичный
документ, подтверждающий факт отгрузки продукции продавцом покупателю.
|
|
2
|
Д002
|
Счет-фактура
|
Счет-фактура
(Приложение № 1 к Правилам ведения журналов учета полученных и выставленных
счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах на добавленную стоимость)
|
Используется
как первичный документ при ведении расчетов по налогу на добавленную стоимость.
|
|
3
|
Д003
|
Выписка
банка
|
Выписка
банка
|
Подтверждает
поступление и списание денежных средств с расчетного счета.
|
|
4
|
Д004
|
Ведомость
№ 16
|
Ведомость
№ 16-сн “Реализация товаров, продукции и материальных ценностей”
|
Используется
для определения выручки от реализации продукции.
|
|
5
|
Д005
|
Журнал-
ордер № 6
|
Журнал-ордер
№ 6 “Учет расчетов с покупателями”
|
Используется
для ведения расчетов с покупателями.
|
|
6
|
Д006
|
Книга
продаж
|
Книга
продаж
Счет-фактура
(Приложение № 3 к Правилам ведения журналов учета полученных и выставленных
счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах на добавленную стоимость)
|
Используется
для ведения расчетов по налогу на добавленную стоимость.
|
Таблица 3.
Список реквизитов
|
№ п/п
|
Шифр
реквизита
|
Краткое
название
|
Полное
название
|
Характеристика
реквизита
|
|
1
|
Р001
|
Наим.
покупателя
|
Наименование
покупателя
|
Краткое
наименование покупателя согласно его учредительных документов
|
|
2
|
Р002
|
Наим.
товара
|
Наименование
товара
|
Наименование
товара, отгруженного по накладной
|
|
3
|
Р003
|
Ед.
изм.
|
Единица измерения
|
|
|
4
|
Р004
|
Цена
|
Цена
товара
|
Цена
товара с (без) НДС
|
|
5
|
Р005
|
Дата
отгр.
|
Дата
отгрузки
|
Дата
отгрузки товаров по накладной
|
|
6
|
Р006
|
Дата
опл.
|
Дата
оплаты
|
Дата
поступления денежных средств на расчетный счет предприятия
|
|
7
|
Р007
|
Сумма
опл.
|
Сумма
оплаты
|
Сумма
поступивших денежных средств на расчетный счет предприятия
|
|
8
|
Р008
|
№
док-та
|
Номер документа
|
Номер
документа, указанного в платежном поручении в качестве основания оплаты
|
|
9
|
Р009
|
Сумма
отгрузки
|
Сумма отгрузки по счету-фактуре с НДС
|
Общая
стоимость товаров, отгруженных покупателю, по данной счет-фактуре
|
|
10
|
Р010
|
Дата
сч-ф.
|
Дата
счета-фактуры
|
Дата
выписки счета фактуры
|
|
11
|
Р011
|
№
сч-ф.
|
Номер счета-фактуры
|
|
|
12
|
Р012
|
ИНН
|
ИНН покупателя
|
Идентификационный
номер налогоплательщика покупателя
|
|
13
|
Р013-Р016
|
Без НДС 20%,18%,
10%, 0%
|
Сумма
отгрузки по счету фактуре без НДС соответственно по ставкам 20%,18%,10%,0%
|
|
|
14
|
Р017-Р019
|
НДС
20%,18%,
10%
|
НДС по ставкам
20%,18%, 10%
|
|
Обратим
внимание на то, что на схеме показан только участок документооборота по отгрузке
продукции (без учета работ, услуг, которые могут также производиться
организацией) в режиме оптовой торговли (хотя предприятие может продавать те же
товары в розницу). Кроме того, оплата за реализованные товары производится
исключительно через банк, хотя теоретически могут использоваться и расчеты
векселями, и взаимозачеты, и расчеты наличными денежными средствами и т.д.
Документооборот должен отражать наиболее типичные и существенные особенности
определенного участка бухгалтерского учета на конкретном предприятии. Ничего
лишнего на схеме документооборота быть не должно. Именно поэтому представленная
в примере схема предельно проста. Для других предприятий схема информационных
взаимосвязей документов по этому же участку учета может быть более сложной
(если все-таки будут учтены возможности выполнения работ, оказания услуг,
расчетов векселями, наличными и т.д.).
В качестве
примера схемы информационных процессов приведем на рис. 2 схему процесса
транзитной продажи ТМЦ. Схема на рис. 2 разработана с использованием условных
обозначений пакета Oracle.
Обратите
внимание: все элементы схемы закодированы, все условные обозначения и их синтаксические
конструкции расшифрованы в легенде. Студентами могут использоваться и другие
системы обозначений, однако они обязательно должны расшифровываться и
объясняться.
Представленные
примеры описания документооборота не исчерпывают всех средств его выражения.
Также рекомендуется использовать для описания документооборота маршрутограммы,
календарные графики, графики загрузки.
Представление
информационного процесса при помощи схемы с использованием условных обозначений
Oracle
|
ММ2407: Транзитная продажа ТМЦ
|
Описание: Процесс оформления поступления и выбытия ТМЦ при
транзитных поставках заказчикам
|
Обновлено: Иванов Иван
|
18 Jul,
2001
|
Вер. 1.0
|
|
 
|
|
|
|
|
|
|
|