1.2 Общие положения и нормативное регулировании по проведению инвентаризации

При осуществлении практической деятельности хозяйствующим субъектом возникает необходимость периодической проверки фак­тического наличия имущества, сопоставления фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учёта, регулярной проверки полноты отражения в учете обязательств.

Перечисленные задачи достигаются посредством проведения инвентаризаций.

Общие требования к порядку и срокам проведения инвентариза­ций определены статьей 12 Закона о бухгалтерском учете и пункта­ми 26 – 28 Положения по ведению бухгалтерского учета. Детализация требований осуществлена в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49 (далее – Методические указания).

В соответствии с перечисленными документами целью инвента­ризации является обеспечение достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации. В ходе инвента­ризации имущества и обязательств проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Порядок и сроки проведения инвентаризации определяет руко­водитель организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Проведение инвентаризации обязательно:

§  при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при

§  преобразовании государственного или муниципального унитар­ного предприятия;

§  перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

§  при смене материально ответственных лиц;

§  при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

§  в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций;

§  при реорганизации или ликвидации организации; в других случаях, предусмотренных законодательством Россий­ской Федерации.

Объектами проверки при проведении инвентаризации являются: имущество организации, под которым понимаются основные средства, нематериальные активы, финансовые вложения, произ­водственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы, денежные средства и прочие финансовые активы; финансовые обязательства – кредиторская задолженность, кре­диты банков, займы и резервы.

Инвентаризации подлежит все имущество организации независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств. Кроме того, инвентаризации подлежат производственные запа­сы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам.

Инвентаризация имущества производится по его местонахожде­нию и в присутствии материально ответственного лица.

Количество инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливает руководитель организации, кроме слу­чаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Для проведения инвентаризации в организации создается посто­янно действующая инвентаризационная комиссия.

При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии.

При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается возлагать на нее.

Порядок работы и объем функций, возлагаемых на постоянно действующую инвентаризационную комиссию, целесообразно установить в специально разработанном и утвержденном положении, которое необходимо закрепить в качестве приложения к учетной политике организации.                                                                       При разработке такого положения (или просто при определении функций такой комиссии) следует иметь в виду, что комиссия долж­на выполнять комплекс работ, который должен, как минимум, вклю­чать следующие элементы:

§     выявление фактического наличия имущества организации;

§     проверка документального подтверждения размеров и сроков

§     обязательств организации;

§     сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;

§     документальное оформление фактов несоответствия количества, качества, ассортимента поступающих запасов соответствующим показателям (характеристикам), предусмотренным в договорах (поставки, купли-продажи) и других аналогичных документах;

§     документальное оформление актов сверки взаиморасчетов с дебиторами и кредиторами организации;

§     определение причин списания имущества и возможности ис­пользования материалов от такого списания;

§     определение причин возникновения просроченной кредиторской и дебиторской задолженности;

§     установление сумм стоимости излишествующего имущества и размера недостач;

§     подготовка распорядительного документа о взыскании сумм не­достач с виновных лиц или организации либо о списании сумм недостач;

§     разработка мероприятий,  предупреждающих возникновение инвентаризационных разниц в будущем.

Персональный состав постоянно действующей и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации, о чем издается распорядительный документ (приказ, распоряжение и т.п.). Данный распорядительный документ целесообразно утверждать отдельно от положения о комиссии (о котором говорилось выше). Это связано с тем, что положение может действовать в течение несколь­ких отчетных периодов, а состав комиссии персонифицирован, т.е. может меняться и в течение года.

В состав указанных комиссий целесообразно включать предста­вителей:

§     администрации организации (одного из заместителей руководи­теля организации или иного должностного лица, обладающего распорядительными правами);

§     бухгалтерской службы (в крупных организациях целесообразно включать двух работников: бухгалтера, ведущего учет соответ­ствующего вида имущества и обязательств, и бухгалтера, который по своим функциям с данным участком учета не связан, — как для обеспечения беспристрастности, так и для того, чтобы повы­сить эффективность проведения проверки);

§     юридической службы (такой специалист может оказаться неза­менимым в случаях, когда речь идет о недостачах материалов, по­ступивших от поставщиков, а также тогда, когда принимается решение о привлечении материально ответственных лиц и иных работников к материальной ответственности); инженеров (специалистов, обладающих необходимой квалифи­кацией и опытом для того, чтобы оценить рациональность ис­пользования отдельных видов имущества);

§     экономистов; техников;

§     других специальностей, знания и опыт которых позволят обес­печить эффективность проведения проверок и инвентаризаций. Кроме того, в состав инвентаризационной комиссии целесооб­разно включать представителей службы внутреннего аудита органи­зации, независимых аудиторских организаций.

До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.

Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отче­там), с указанием «до инвентаризации на "..." (дата)», что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имуще­ства к началу инвентаризации по учетным данным.

Материально ответственные лица дают расписки в том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбыв­шие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтен­ных финансовых обязательств записывают в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах.

Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансо­вых обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации.

Фактическое наличие имущества при инвентаризации опреде­ляют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера.

Руководитель организации должен создать условия, обеспечива­ющие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки: обеспечить рабочей силой для перевешива­ния и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяй­ством, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой. Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц.

Инвентаризационные описи могут быть заполнены как с исполь­зованием средств вычислительной и другой организационной техни­ки, так и вручную. Описи заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток.

Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их коли­чество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

На каждой странице описи указывают прописью число порядко­вых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне за­висимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограм­мах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.

Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть ого­ворены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются.

На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.

Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц принявший имущество расписы­вается в описи в получении, а сдавший – в сдаче этого имущества.

На имущество, находящееся на ответственном хранении, арен­дованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.

Если инвентаризация имущества проводится в течение несколь­ких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (в обеден­ный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

Для оформления инвентаризации необходимо применять типо­вые формы первичной учетной документации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, разработанные и утвержден­ные Минфином РФ.

По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. Их следует проводить с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т.п., где проводилась инвентаризация.

Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризации оформляются соответствующим актом.

В межинвентаризационный период в организациях с большой номенклатурой ценностей могут проводиться выборочные инвента­ризации материальных ценностей в местах их хранения и перера­ботки. Контрольные проверки правильности проведения инвента­ризаций и выборочные инвентаризации, проводимые в межинвен­таризационный период, осуществляют инвентаризационные комис­сии по распоряжению руководителя организации.

Основными обязанностями бухгалтерской службы при проведе­нии инвентаризаций и проверок и обработке их результатов являются следующие:

1. Осуществлять контроль за своевременностью и полнотой про­ведения инвентаризаций. Выполнение данной функции достига­ется посредством включения соответствующих мероприятий в планы работы бухгалтерии (бухгалтерской службы) на очередной месяц.

2.   Требовать сдачи материалов инвентаризаций в бухгалтерскую службу. Для этого при разработке распорядительного документа о проведении соответствующей инвентаризации или проверки необходимо указать сроки, в течение которых результаты про­верки должны быть представлены в бухгалтерию организации, и, может быть, меры ответственности за нарушение сроков. Если деятельность постоянно действующей комиссии, создаваемой для проведения инвентаризаций и проверок, регулируется поло­жением (или иным аналогичным документом), разработанным в организации, указанные элементы целесообразно включить в данное положение.

3. Следить за своевременным завершением инвентаризаций и документальным оформлением их результатов. Эта обязанность яв­ляется продолжением (развитием) предыдущей и, следовательно, может быть урегулирована соответствующим распорядительным документом.

4.  Отражать на счетах бухгалтерского учета выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имуще­ства и данными бухгалтерского учета. Порядок отражения в бухгалтерском учете инвентаризационных разниц более подробно будет рассмотрен ниже. Здесь же лишь подчеркну: эти разницы необходимо отразить таким образом, чтобы обеспечить своевре­менное и точное формирование налоговой базы по налогу на прибыль и другим налогам, зависящим от результатов проверок. В результате инвентаризаций и проверок принимаются соответ­ствующие решения по устранению недостатков в хранении и учете запасов и возмещению материального ущерба, а также по органи­зации бухгалтерского учета и документооборота.

Результатами инвентаризации могут быть излишки (фактическое наличие превышает наличие по данным бухгалтерского учета) или недостачи. Порядок регулирования инвентаризационных разниц установлен Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгал­терской отчетности.

Выявленные при инвентаризации излишки имущества прихо­дуются по рыночным ценам, и одновременно их стоимость отно­сится: в коммерческих организациях – на финансовые результаты; в некоммерческих – на увеличение доходов.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации – в годовой бухгалтерской отчетности. При этом для целей финансового учета должны быть учтены события после отчетной даты. Материалы инвентаризации используются при создании резерва под обесценение материальных ценностей.

Все эти требования установлены документами системы норма­тивного регулирования бухгалтерского учета и обязательны к испол­нению.

Целесообразно перечислить те элементы инвентаризационного процесса, которые могут явиться основанием для признания резуль­татов инвентаризации недействительными. Такое возможно, если:

§     персональный состав постоянно действующей или рабочей ко­миссии не утвержден руководителем организации; при проведении инвентаризации отсутствовал хотя бы один член комиссии;

§     последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и де­нежных средств не завизированы председателем комиссии;

§     у материально ответственных лиц не отобраны расписки в том, что все приходные и расходные документы проведены по учету, сданы в бухгалтерию или переданы комиссии;

§     производится сопоставление данных бухгалтерского учета с фак­тическим наличием имущества, а не наоборот (данный факт проверяют посредством анализа исполнения инвентаризацион­ных описей: наиболее ярким примером формализма является заполнение всех граф описей машинописным способом, а в слу­чае выявления расхождений исправление вручную);

§     идеальной следует считать такую организацию работы, при которой во время проверки непосредственно на местах хранения нет никаких учет­ных регистров – только имущество и незаполненные инвента­ризационные описи (для удобства их можно лишь разграфить), – а сопоставление данных наличия и учета производится камерально;

§     инвентаризационные описи составлены только в одном эк­земпляре;

§     на последней странице описи отсутствует отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку; кстати, итоги должны быть выведены на каждой странице, при этом записывается (прописью) число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, показанных на данной странице вне зависимости от того, в каких единицах это имущество показано. (Данное требование иногда вызывает недоумение, особенно у счетных работников. На самом деле эти итоги являются контрольными цифрами, их размерность значения не имеет, а их значение — в исключении исправлений в инвентаризационных описях после их утверждения. Особенно актуальным это может быть при заполнении инвентаризационных описей ручным спо­собом и наличии материальных ценностей, учитываемых в весо­вых или мерных единицах, т.е. с десятичными знаками.); исправленные ошибки не оговорены или подписаны только од­ним членом комиссии (а не всеми);

§     в описях после утверждения результатов инвентаризации оста­лись незаполненные строки;

§     на последней странице отсутствует подтверждение материально ответственного лица об отсутствии претензий к членам комис­сии и отметка о принятии перечисленного имущества на ответ­ственное хранение;

§     во время перерывов в работе не был закрыт доступ посторонним лицам к помещениям, в которых хранится проверяемое имуще­ство, а также к инвентаризационным описям.