Документальное оформление     и учет поступления основных средств

Одной из основных задач бухгалтерского учёта основных средств является правильное оформление документов и своевременное отражение в учёте поступления основных средств. [3]

Согласно пункту 2 статьи 52 Гражданского Кодекса Российской Федерации имущество (и объекты основных средств в том числе) может быть передано предприятию его учредителями. Кроме того, на основании пункта 2 статьи 218 ГК Российской Федерации право собственности на имущество (и на объекты основных средств в том числе) может быть приобретено на основании договора купли-продажи, мены, дарения, а также долгосрочной инвестиции в объекты строительно-монтажных работ, выполняемых подрядным и хозяйственным способом (строительство, реконструкция, расширение, достройка).

Первичные документы по поступающим в организацию объектам основных средств должны быть оформлены в строгом соответствии с требованиями постановления Госкомстата Российской Федерации от 30.10.1997 года № 71-а «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ капитального строительства».[6]

При поступлении основных средств (в зависимости от характера их поступления) могут быть использованы следующие унифицированные учетные формы:

1)   акт   приемки-передачи   основных   средств   (форма   №ОС-1),

Применяется для зачисления в состав основных средств отдельных объектов, поступивших путём:

Внесения учредителями в счет их вклада в уставный капитал;

Приобретения за плату у других организаций;

Получение от других организаций и лиц в безвозмездное пользование;

поступление по акту дарения;

передачи   в   обмен   на   другое   имущество   и   другими   способами,   не противоречащими действующему законодательству.

В случаях внутреннего перемещения основных средств из одной торговой точки в другую

При оформлении приемки основных средств акт составляется в одном экземпляре на каждый отдельный объект членами приемочной комиссии, назначенной распоряжением (приказом) руководителя предприятия. Составление общего акта, оформляющего приемку нескольких объектов основных средств, допускается лишь при учете производственного и хозяйственного инвентаря, инструмента, оборудования и т.п., если эти объекты однотипны, имеют одинаковую стоимость и приняты в одном календарном месяце. Акт после его оформления с приложенной технической документацией, относящейся к данному объекту передается в бухгалтерию, подписывается главным бухгалтером и утверждается руководителем или лицом, на это уполномоченным. [8]

При оформлении внутреннего перемещения основных средств (между торговыми точками) акт выписывается в двух экземплярах работником структурного подразделения-сдатчика. Первый экземпляр с распиской получателя и сдатчика передается в бухгалтерию, второй - структурному подразделению-сдатчику.

2) Инвентарная карточка учета основных средств (форма №ОС-6)

применяется для учета всех видов основных средств, а также для группового учета однотипных объектов основных средств, поступивших в эксплуатацию в одном календарном месяце и имеющих одно и то же производственно-хозяйственное назначение, техническую характеристику и стоимость. Инвентарная карточка ведется в бухгалтерии на каждый объект или группу объектов. В случае группового учета карточка заполняется путем позиционных записей отдельных объектов основных средств. Форма заполняется в бухгалтерии организации в одном экземпляре и на основании документов на зачисление объекта или его перемещение (форма №ОС-1 или другие).

В соответствии с пунктом 9 Методические указания по бухгалтерскому учету основных средств (приказ Минфина Российской Федерации от 20.07.1998 года №33) в небольших организациях, имеющих ограниченное количество объектов основных средств, допускается осуществлять пообъектный учет основных средств не в карточках формы №ОС-6, а в Инвентарной книге учета основных средств. Решение о ведении учета на инвентарных карточках или в инвентарных книгах находится в компетенции руководства организации и должно быть отражено в учетной политике предприятия. Показатели в книге могут быть примерно такими же, что и в инвентарных карточках. Ведение книги вместо карточек позволяет сократить объем учетных работ.

3) Акт приёмки оборудования (форма МОС-14) применяется для оформления поступившего на склад оборудования для установки. Акт составляется в двух экземплярах и подписывается приёмной комиссией. При осуществлении монтажных работ подрядным способом в состав приемной комиссии входит также представитель подрядно-монтажной организации. В этом случае отдельный акт на передачу оборудования и монтаж не составляется. В получении оборудования на ответственное хранение уполномоченный представитель монтажной организации расписывается непосредственно в акте, и ему передается копия акта.

В случае невозможности произвести качественную приемку оборудования при ее поступлении на склад, форма №ОС-14 составляется по предварительному наружному осмотру, о чём в форме делается обязательная переписка.

4)   Передача  оборудования  монтажным  организациям  оформляются «Акт приемки-передачи оборудования в монтаж» (форма OC-15).

5)    На   дефекты,   выявленные   в   процессе   ревизии,   монтажа   или испытании   оборудования,   составляется   «Акт   о   выявленных   дефектах оборудования» (форма ОС-16).

6) Акт приёмки-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных    объектов    (форма    №ОС-3)     оформляет    приемку законченных работ по ремонту, достройки и дооборудования объектов.  В случае проведения реконструкции и модернизации, приводящих к улучшению ранее принятых нормативных показателей функционирования, в данном акте указывается    изменение    технических    характеристик    объекта,    стоимость выполненного объема работ, первоначальная (балансовая) стоимость объекта до и после реконструкции и модернизации и другие данные.

По поступлению акта в бухгалтерию данные изменения фиксируются в прежней инвентарной карточке, на которой был учтен объект либо открывается новая инвентарная карточка (с сохранением ранее присвоенного номера).

При производстве ремонта объектов основных средств акт приемки-сдачи (формы №ОС-3) служит основанием для списания фактической себестоимости текущего и капитального ремонта на затраты производства. Если ремонт, реконструкцию и модернизацию выполняет сторонняя организация, акт составляется в двух экземплярах, один из которых передается указанной организацией. Акт подписывается главным бухгалтером и утверждается руководителем организации или лицом на то уполномоченным.

Синтетический учет поступления (приемки) и выбытия (реализации, передачи, списания) основных средств осуществляется на счете 01 «Основные средства».

Активный счет 01 «Основные средства» предназначен для обобщения информации о наличии движения принадлежащих организации на правах собственности основных средств, находящихся в эксплуатации, запасе, на консервации или сданных в аренду (кроме долгосрочно арендуемых).

На счете 01 «Основные средства» учитываются также:

Законченные капитальные вложения в земельные участки, лесные и водные угодья, недра, предоставленные организации в пользование. Сами земельные участки, лесные, водные угодья, месторождение ископаемых, предоставленные организации в пользование, в учете не отражаются. Если перечисленные объекты в соответствии с действующим законодательством переданы организации в собственность, они учитываются на счете 01 «Основные средства» обособленно;

 Законченные капитальные вложения в арендованные основные средства.

По дебету счета 01 «Основные средства» записями в сумме первоначальной стоимости объектов отражается оприходование объектов основных средств:

 Внесенных учредителями в счет их вкладов в уставной капитал организации

- в корреспонденции с кредитом счета 08 «Капитальные вложения»;

Полученных от других организаций и лиц безвозмездно, в том числе по договору дарения - в корреспонденции с кредитом счета 91 «Прочие доходы и расходы».

Приобретенных по договору купли-продажи в корреспонденции счета 08 «Капитальные вложения».

С кредита счета 01 «Основные средства» записями в сумме первоначальной стоимости отражается снятие (списание) с учета выбывших объектов основных средств независимо от причин выбытия (реализация, безвозмездная передача, списание, ликвидация и другие) - в корреспонденции с дебетом счета 91" Прочие доходы и расходы ".

Счет 08 «Вложения во внеоборотные активы» используется для отражения на нем затрат по объектам основных средств, приобретенным за плату, возведению (Сооружению) изготовлению основных средств. На счете 08 «Вложения во внеоборотные активы» формируется первоначальная (инвентарная) стоимость объекта основных средств, отражается состав расходов, включаемых в инвентарную стоимость основных средств, их связь с созданием данного объекта.

Все операции по поступлению основных средств могут быть записаны следующими бухгалтерскими записями (проводками):

Если взнос в уставной капитал осуществляется основными средствами или иными внеоборотными активами, то при отражении поступления имущества используется счет 08 «Вложения во внеоборотые активы».

дебет 08 кредит 75 «Расчеты с учредителями» - отражено поступление объектов основных средств, внесенных учредителям в счет его вкладам в уставной капитал.

Проводка осуществляется на величину согласованной учредителями денежной оценки внесенного имущества (объектов основных средств);

Далее на этом же счете собираются собственные затраты предприятия по доставке объектов, доведению их до состояния, пригодного к использованию, регистрации прав собственности на недвижимое имущество и т.п.;

дебет счета 08 кредит счета 60 «Расчет с поставщиками и подрядчиками» - отражены расходы, включаемые в первоначальную стоимость основных средств, осуществленные подрядным, хозяйственным способом или обособленными подразделениями организации;

Дебет счета 19 «НДС» кредит счета 60 - отражается сумма НДС по поступившим основным средствам, производственного характера.

После формирования окончательной величины первоначальной стоимости основных средств и получения подтверждения права собственности на него (в установленных законодательством случаях, например, для объектов недвижимости)     имущество     отражается     на     соответствующих     счетах бухгалтерского учета:

дебет счета 01 «Основные средства», кредит счета 08 «Вложения во внеоборотные активы» - отражено принятие к учету объекта основных средств, внесенных в качестве вкладов в уставный капитал.

Если учредитель вносит объект основных средств, бывший в эксплуатации, то в приемо-передаточных документах (форма №ОС-1) указывается степень изношенности передаваемого объекта. Однако при принятии такого объекта к учету накопленный ранее износ в учете организации не отражается.

При приобретении основных средств за плату у других организаций оформляется заключением договора купли- продажи. В марте месяце 2001 года «Нэта» приобрела витрины при получении основных средств поставщик выписывает счет- фактуру и оформляется актом приемки- передачи основных средств.

Учет поступления основных средств на счетах бухгалтерского учета отражается следующим образом:

ДЕБЕТ        КРЕДИТ                            СОДЕРЖАНИЕ

08                 60                      На сумму счета без НДС по договорным                                                                ценам

19                 60                      На сумму НДС

08               60,76                   На       сумму       транспортно-                                                                       заготовительных

                                               расходов, включенных в счет поставщика                                                      или   сторонней организации

19               60,76                   Сумма НДС по этим услугам

08               70,69                   На сумму заработной платы и отчислений в

                                               фонд социального страхования от                                                                           заработной         платы

60,76               51                   Оплата поставщику по счету за                                                                       приобретенные основные средства и услуги

68                 19                      Зачет суммы НДС

01                 08                      Основные средства введены в эксплуатацию                                                  по первоначальной стоимости

Если приобретаются основные средства бывшие в эксплуатации, то отражается износ, который передается по акту приемки-передачи:

ДЕБЕТ       КРЕДИТ                            СОДЕРЖАНИЕ

08                 60              На    договорную    стоимость    приобретенных

                                      основных средств

19                 60             На сумму НДС

01                 08               Ввод основных средств в эксплуатацию

01                  02             На сумму износа

Порядок отражения в бухгалтерском учете операции по договорам мены полностью зависит от оценки получаемого и передаваемого по договору имущества: «Если из договора мены не вытекает иное, товары, подлежащие обмену, предполагаются равноценными» (статья 568 ГК Российской Федерации). В связи с этим, в документах системы нормативного регулирования бухгалтерского учета определяется только порядок оценки выбывающего имущества, а оценка получаемого имущества к ней приравнивается:

«Первоначальной стоимостью основных средств, приобретенных по договорам, предусматривающим исполнение обязательств (оплату) не денежными средствами, признается стоимость товара (ценностей), переданных или подлежащих передаче организацией. Стоимость товара (ценности), переданных или подлежащих передаче, устанавливается исходя из цены, по которой в сравнимых обстоятельствах обычно организация определяет стоимость аналогичных товаров (ценностей)» (пункт 26 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств).

Проще всего бухгалтерский налоговый учет может быть организован в случае определения стоимости имущества в тексте самого договора мены.

В этом случае стороны будут выписывать первичные документы (в первую очередь - счета-фактуры) и на те суммы, которые фигурируют в договоре, и у них не возникает практически никаких проблем.

Речь идёт о проблеме возмещения НДС из бюджета. Дело в том, что при отсутствии договорной оценки каждая сторона выписывает счет-фактуру на сумму, по которой в её балансе числилось выбывающее имущество (или на иную сумму принятую в её учетной политике). Совпадение этой стоимости с той стоимостью, по которой это имущество будет оприходовано у противоположной стороны, мало вероятно, потому что приходовать каждая сторона будет по своей собственной оценке (пункт 6.3 ПБУ 9/99). Таким образом, проводка по дебету счета учета имущества (для нас - 01) не будет соответствовать стоимости, указанной в счет-фактуре, а НДС не будет равен 20 процентам от этой стоимости.

Если в договоре стоимостная оценка обмениваемых объектов отсутствует, то организация должна определить порядок её определения в своей учетной политике.

И при наличии и при отсутствии в договоре мены стоимостной оценки имущества бухгалтерские записи должны быть следующими :

дебет счета 08 кредит счета 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами", субсчет "Расчеты с поставщиками" - отражено приобретение основных средств по договору мены. Проводка осуществляется на договорной стоимости объекта (если она присутствует в договоре) или на иную, принятую в учетной политике, стоимость (если договор оценки не содержит);

дебет счета 19 кредит счета 76, субсчет "Расчеты с поставщиками" - отражен НДС по приобретенным объектам основных средств. Проводка осуществляется на основании счета-фактуры поставщика объектов основных средств;

дебет счета 08 кредит счетов 10,60,70 и др. - отражены расходы, включаемые в первоначальную стоимость основных средств, осуществленные подрядным, хозяйственным способом или обособленным подразделением торговой организации;

дебет счета 01 кредит счета 08 - отражено в принятие к учету объектов основных средств, приобретенных по договорам мены после формирования окончательной величины первоначальной стоимости основных средств и получения подтверждения права собственности на него (в установленных законодательством случаях, например, для объектов недвижимости);

После принятия объекта основных средств к учету при условии "оплаты" объекта (то есть передачи имущества и выполнение проводки по дебету счета 76 и кредиту счетов учета реализации имущества) НДС, "уплаченный" поставщику может быть отнесен на расчеты с бюджетом (пункт 48 Инструкции о порядке исчисления НДС):

дебет счета 68 кредит счета 19 - отражен зачетом НДС по объектам основных средств, приобретенным по договору мены.

Большую часть своего имущества организации покупают за деньги, обменивают на другие товары или же получают в качестве вклада в уставный капитал, но бывает, что организация получает имущество безвозмездно.

Согласно пункту 8 статьи 250 главы 25 Налогового Кодекса РФ "Налог на прибыль организаций", стоимость безвозмездно полученного от других предприятий имущества, включается во внереализационные доходы организации-получателя и облагается налогом на прибыль.

Стоимость безвозмездно полученных активов, учитываемая в целях налогообложения должна быть записана в акте приемки-передачи. Причем эта стоимость должна быть равна балансовой стоимости имущества, указанной в бухгалтерском учете передающей стороне. Именно с этой суммы взимается налог на прибыль. Вся стоимость полученного имущества облагается налогом в момент его получения. [4]

Статья 146 Налогового кодекса Российской Федерации относит к объектам обложения НДС операции по безвозмездной передаче права собственности на имущество. Передающая сторона обязана выписать счет-фактуру и заплатить НДС с рыночной стоимостью имущества.

Но организация-получатель не возмещает из бюджета эту сумму налога, а включает ее в первоначальную стоимость материальных ценностей, ведь она не оплачивает полученные активы и, следовательно, согласно статье 171 Налогового кодекса Российской Федерации, не имеет права на возмещение НДС.

В соответствии с пунктом 3.4 ПБУ 6/01, организации должны учитывать безвозмездно полученные основные средства по их рыночной стоимости.