1. Назначение учетных документов

Учетный документ – это оформление в установленном порядке свиде­тельства о совершении хозяйственной операции или письменное доказательство действительного осуществления этих операций. Ни одна хозяйственная операция не может быть отражена в бухгал­терском учете на счетах без подтверждения ее соответствующими документами. Нет документа в учете и контроле означает, что нет хозяйственной операции, нет (не может быть) записей на счетах бухгалтерского учета.

Документы являются основой построения всей системы бух­галтерского учета. Поэтому качество всего бухгалтерского учета в организациях в значительной мере зависит от качества первичных документов.

Таким образом, носителями первичной исходной информации бухгалтерского учета являются документы. Они составляются на местах и на момент свершения хозяйственных операций. В них от­ражаются или распоряжения на совершение хозяйственных опе­раций, или факт их совершения, или то и другое. Этот процесс в бухгалтерском учете называется документированием хозяйствен­ных операций.

Документы в системе бухгалтерского учета имеют важное прак­тическое, юридическое, контрольно-аналитическое, организаци­онно-управленческое и экономическое значение.

Практическое значение документов в оперативно-хозяйствен­ной деятельности заключается в том, что в них правильно и сво­евременно регистрируются все распорядительные и исполнитель­ные действия, например, отпуск материальных ценностей со склада в производство, выплата из кассы наличных денег, акцептование счетов поставщиков и перечисление денежных средств с расчет­ных счетов и др. Документы служат доказательством, подтверждающим поступление и расходование ценностей. Они подтверждают достоверность и точность данных счетов бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, помогают выявлять возможные ошиб­ки в бухгалтерских записях.

Юридическое значение документов заключается в том, что они обеспечивают доказательное обоснование показателей бухгалтер­ского учета и отчетности, устанавливают ответственность испол­нителей за произведенные хозяйственные операции. Документы или данные документов используются в качестве получения ауди­торских доказательств для составления аудиторского заключения о достоверности бухгалтерской отчетности экономического субъек­та, а также в качестве свидетельств при разрешении хозяйствен­ных и судебных споров, возникающих между организациями или между организацией и органами налогового контроля за налого­вые правонарушения и др. Судебные органы и арбитраж призна­ют за документами юридическую силу письменного свидетель­ства в том случае, когда они составлены своевременно и оформ­лены надлежащим образом.

Контрольно-аналитическое значение документов заключается в том, что они служат источником контрольных данных при осуще­ствлении внутрихозяйственного контроля за движением имуще­ства с целью установления законности и экономической целесо­образности хозяйственных операций. Кроме того, документы яв­ляются источником получения аудиторских доказательств для вне­шних аудиторов при проведении ими как обязательных аудиторс­ких проверок, так и инициативных с целью обоснованного решения целей и задач аудита, обусловленных предметом догово­ра между экономическим субъектом и аудиторской организацией. Документы служат также основанием проведения и источником информации контроля и ревизии, судебно-бухгалтерской экспер­тизы по определению суда или следственных органов.

Документы имеют важное значение для анализа производствен­но-хозяйственной и финансовой деятельности с целью выявле­ния причин и виновников недостач, потерь материальных и де­нежных средств, непроизводительных (холостых) расходов, а также выявления внутренних неиспользованных (скрытых) резервов и их мобилизации в производство.

В процессе оформления и обработки документов осуществля­ется самоконтроль за соблюдением расчетно-платежной и кредит­ной дисциплины, за экономным и рациональным расходованием материальных и трудовых ресурсов в первичных подразделениях организации.

Организационно-управленческое значение документов заключа­ется в том, что они являются основным поставщиком оператив­ной информации для принятия организационных и управленчес­ких решений для регулирования технологических процессов и др. с целью повышения эффективности производств. Путем систем­ного использования информации, носителем которой являются бухгалтерские документы, на всех иерархических уровнях управ­ления в организации можно добиваться взаимодействия всех фун­кций управления (учета, планирования, прогнозирования, конт­роля, анализа, регулирования) и всех систем хозяйственного ме­ханизма для достижения намеченных экономических показателей и получения максимума прибыли от данной деятельности.

Экономическое значение документов заключается также в том, что они играют важную роль в укреплении хозяйственного расче­та в организации и в ее отдельных центрах ответственности, бази­рующегося на принципах самоконтроля, самоокупаемости и са­мофинансирования. Данные первичных документов используются для определения важных экономических и производственных показателей, например производительности труда, фондоотдачи, материалоотдачи и др. по отдельным видам производства продук­ции.

2. Классификация документов

Для непрерывного и сплошного отражения всех распоряжений на совершение хозяйственных операций и фактов хозяйственной деятельности в организациях используются большое число раз­личных по форме и содержанию документов. Для лучшего пони­мания их назначения, а также правильности использования спо­собов отражения в документах сведений о хозяйственных фактах они подлежат классификации по определенным признакам.

Так, классификация документов производится:

По назначению бухгалтерские документы делятся на распоря­дительные, исполнительные (оправдательные), бухгалтерского оформления и комбинированные.

Распорядительные документы — это документы, которые со­держат распоряжения, задания, приказ руководителя организа­ции или других уполномоченных для этого лиц о совершении оп­ределенных операций. К ним относятся: приказы, распоряжения, чеки на получение денежных средств с расчетного счета в банке, расходные кассовые ордера на выдачу наличных денег из кассы, платежные поручения на перечисление денежных средств с бан­ковских счетов организации, доверенности на получение товар­но-материальных ценностей и др.

Исполнительные (оправдательные) документы представляют собой документы, удостоверяющие факты совершения хозяйствен­ных операций. К ним относятся накладные на выдачу материаль­ных ценностей, лимитно-заборные карты (ведомости) на получе­ние материальных ценностей, приходные кассовые ордера, наря­ды на сдельную работу и т.д. Исполнительные (оправдательные) документы являются источником информации текущего и после­дующего контроля хозяйственных операций.

Документы бухгалтерского оформления составляются работни­ками бухгалтерской службы организации с целью подготовки, обеспечения, сокращения и упорядочения учетных записей, а так­же с целью подготовки исполнительных (оправдательных) и рас­порядительных документов для отражения в бухгалтерском учете. К таким документам относятся: расчетно-платежные ведомости, ведомости начисления амортизации, бухгалтерские справки, рас­четы бухгалтерии, накопительные ведомости и т.п.

Комбинированные документы содержат одновременно призна­ки распорядительных, исполнительных документов и бухгалтерс­кого оформления. Например, расходный кассовый ордер содер­жит распоряжение о выдаче денег, подтверждает получение денег (исполнение операции) и содержит корреспондирующий счет с кредитом счета «Касса».

По объему содержащихся в документах сведений они делятся на первичные и сводные.

Первичные документы составляют на оформление хозяйствен­ных операций в момент их совершения. В них содержатся первоначальная исходная информация о конкретных операциях. К ним относятся накладные, акты на списание основных средств, чеки др.

Сводные документы отражают ряд однородных по экономичес­кому содержанию операций в течение определенного периода времени. К ним относятся отчеты о движении материальных цен­ностей, отчеты кассира, ведомости движения продукции и др. Сводные документы, таким образом, представляют сводку дан­ных первичных документов. Они имеют большое значение для со­кращения учетной работы и количества составляемых бухгалтерс­ких документов.

По способу отражения операций документы подразделяются на разовые и накопительные. В разовых документах отражается (ре­гистрируется) одна хозяйственная операция. К ним относятся рас­ходные и приходные кассовые ордера, авансовые отчеты, требо­вания-накладные, счета-фактуры и др.

В накопительных докумен­тах отражаются ряд однородных повторяющихся операций, ко­торые регистрируют постепенно, по мере их совершения. К ним относятся лимитно-заборные карты (ведомости) на отпуск мате­риалов, реестры, ведомости, накопительные учетные листы и др. Они позволяют сократить количество заполняемых документов, бухгалтерских записей, и тем самым, способствуют снижению трудоемкости бухгалтерской работы и других служб организа­ций.

По месту составления документы подразделяются на внешние и внутренние. Внутренние документы оформляются непосредствен­но в организации. Все документы, которые составляются в других организациях и поступают в данную организацию со стороны, относятся к внешним.

По способу обработки документы подразделяются на докумен­ты составляемые вручную, на пишущей машинке и на ЭВМ.

По количеству учетных позиций документы делятся на однопозиционные и многопозиционные.

Документы, в которых регистрируются операции одной пози­ции (например, прихода или расхода одного вида материалов по одному номенклатурному номеру), называются однопозиционные. Документы, в которых отражаются операции нескольких опреде­ленных видов объектов, называются многопозиционными (много­строчными).

3. Требования предъявляемые к документам

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицирован­ных (типовых) форм первичной учетной документации, а по до­кументам, форма которых не предусмотрена в этих альбомах и утверждаемым организацией, должны содержать обязательные реквизиты.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласова­нию с главным бухгалтером.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем орга­низации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Первичный учетный документ должен быть составлен в мо­мент совершения хозяйственной операции, а если это не пред­ставляется возможным – непосредственно по окончании опера­ции.