1. Порядок предоставления подотчетных сумм

Подотчетными лицами являются работники предприятия, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие административно-хозяйственные и командировочные расходы. Список лиц, имеющих право получать в кассе наличные деньги под отчет на хозяйственные нужды, утверждается руководителем предприятия. Размер этих сумм ограничен и определяется руководителем предприятия, выдача наличных денежных средств на хозяйственные нужды предусмотрена сметой предприятия. Сумма выдачи на расходы, связанные со служебными командировками, зависит от срока командировки и ее места назначения. Командированному работнику выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда (в оба конца), суточных и расходов по найму жилого помещения.

Кассир выдает подотчетному лицу денежные средства на основании надлежащим образом оформленного приказа руководителя или заявления работника с разрешительной надписью руко­водителя. При этом в приказе и заявлении должен быть указан срок, на который выдаются подотчетные средства по различным видам операций. Указание срока необходимо для обоснования нахождения средств в подотчете определенное время, так как согласно действующему Порядку ведения кассовых операций в Российской Федерации лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении сро­ка, на который они выданы, или со дня возвращения их из ко­мандировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Кроме того, следует помнить, что выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. При этом передача выданных под отчет наличных денег одним работником другому запрещается.                      

На основании приказа руководителя, например, о направле­нии в командировку, или о нормах на отдельные виды предста­вительских расходов бухгалтером составляется смета, итог кото­рой после утверждения ее в виде аванса выдается подотчетному лицу, что оформляется расходным кассовым ордером.

При составлении сметы следует учитывать действующие нор­мы командировочных расходов, нормы и порядок возмещения расходов при направлении работников предприятий и организаций для выполнения монтажных, наладочных, строительных работ, на курсы повышения квалификации.

При компенсации затрат работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок средства в подотчет выдаются на основании приказа руководителя при предъявлении соответствующих документов (копии техпаспорта автотранспортного средства) с учетом действующих норм и оформляются также расходным кассовым ордером.

Аналогично оформляются выдачи средств работникам на хо­зяйственные нужды - например, закупку материалов основных средств, товаров и т. д., оплату услуг. При этом размер данных сумм обычно отграничен (их выдача предусмотрена сметой предприятия).

2. Отчетность подотчетных лиц

После проведения хозяйственно-операционных, представительских расходов, возвращения из командировки подотчетное лицо предоставляет отчет о фактически израсходованных суммах с приложением оправдательных первичных документов, оформляет авансовый отчет, который в тече­ние 5 дней обрабатывается бухгалтером.

Целесообразность произведенных расходов подтверждается вышестоящим к подотчетному лицу должностным лицом. После проверки бухгалтером и определения суммы отчета он утвержда­ется руководителем предприятия, организации и принимается к учету. Остаток неиспользованных сумм сдается в кас­су подотчетным лицом по приходному кассовому ордеру, перерасход выдается по расходному кассовому ордеру.

В случае непредоставления отчета об израсходованных подот­четных средствах и невозвращения в кассу предприятия остатка неиспользованных сумм авансов в установленные сроки бухгалтер имеет право удержать из начисленной заработной платы данную задолженность в предусмотренном действующем законодательством порядке.

К учету принимаются авансовые отчеты, проверенные арифметически, по существу (в отношении целесообразности и необходимости расходов, соответствия их назначению аванса) и утвержденные руководителем предприятия. Бухгалтер обрабатывает авансовый отчет, проставляя на документах и на отчете корреспондирующие счета, отвечающие направлению расхода.

3. Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на синтетическом активно-пассивном счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами", сальдо которого отражает сумму задолженности подот­четных лиц предприятию (дебетовое) или сумму не возмещен­ного работнику перерасхода (кредитовое).

Подотчетные суммы для контроля за их расходованием учитываются в разрезе каждого работника предприятия в ведомости Журнале-ордере по счету 71.

Журнал-ордер - комбинированный регистр бухгалтерского уче­та, который сочетает синтетический и аналитический учет с ли­нейной формой записи, то есть каждой выданной под отчет сумме отводится одна строка, а записи, связанные с данной операцией (по мере представления авансового отчета, сдачи неиспользован­ных средств в кассу, получения денег в погашение перерасхода) производятся в этой строке.

Основанием для заполнения данного бухгалтерского регистра являются расходные и приходные кассовые ордера -при выдаче средств в подотчет и возврате их в кассу, а также авансовый отчет - при списании израсходованных сумм.

При этом по дебету счета 71 фиксируются полученные в под­отчет или в счет компенсации произведенных расходов денеж­ные средства обычно в корреспонденции со счетом 50 "Касса" (в этом случае возникает задолженность работника перед предприятием или погашается задолженность предприятия ему), по кредиту же - направление их расходования в корреспонденции с соответствующими счетами (при этом возникает задолженность работнику или погашается его задолжен­ность перед предприятием).

При имеющихся по счету 71 операциях с валютой его сальдо на конец периода подлежит переоценке по курсу ЦБ РФ, дейст­вующему на последний календарный день в отчетном периоде. Таким образом, может возникнуть курсовая разница - разница между рублевой оценкой соответствующего имущества или обя­зательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте, исчисленной по курсу, котируемому ЦБ РФ на дату расчета иди составления отчетности, и рублевой оценкой этих имущества и обязательств, исчисленной по курсу ЦБ РФ на дату принятия их К бухгалтерскому учету или дату составления отчетности за пре­дыдущий отчетный период. Следует отметить, что курсовая разница отражается в первую очередь на том счете, где возникает, т. е. по счету 71.

Кроме того, необходимо помнить о включении в облагаемый подоходным налогом доход работника суммы превышения вы­плачиваемых суточных, средств за пользование личным авто­транспортом сверх установленной законодательством компенса­ции. Также в облагаемый подоходным налогом доход работника включаются суммы, по которым работник не отчитался в тече­ние установленного срока. По средствам, выданным без уста­новления срока возврата, отраженным на отчетную дату по дебе­ту счета 71, налог не удерживается. Но при последующем списа­нии средств из подотчета без оправдательных документов эта сумма облагается подоходным налогом на общих основаниях. При этом подоходный налог начисляется по дебету счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" и кредиту счета 68 "Расчеты с бюджетом", субсчет "По подоходному налогу".

Практическая задача №9

Рассмотрим пример по отчетности подотчетных лиц:

В сентябре Заместителем председателя по финансам Чулымского потребительского общества был предоставлен авансовый отчет:

Подотчетные суммы в зависимости о вида деятельности организации могут списываться на различные счета, в производстве на 20 в торговле на 44, также могут относиться на 25 и 26 счета. Так как в задаче не указан вид деятельности, предположим что семинар был связан с торговлей.

Авансовый отчет был обработан бухгалтером в установленный срок и составлены следующие записи:

Дт44 Кт71  875 На сумму расходов связанных с командировкой.

Дт19  Кт71     75  На сумму НДС по расходам связанным с командировкой (кроме суточных).

Практическая задача №13

В журнале регистрации хозяйственных операций за 1-3 сентября значатся следующие хозяйственные операции:

На основании данных хозяйственных операций материально-ответственным лицо был составлен товарный отчет формы Торг-29 за период 1-3 сентября:

После сдачи материально-ответственным лицом отчета бухгалтером на основании записей были составлены следующие бухгалтерские проводки: