Отчетность материально-ответственных лиц

Отчеты материально ответственных лиц являются ос­новой организации бухгалтерского учета товарно-материальных ценностей по отдельным организациям и матери­ально ответственным лицам.

На основании отчетов материально ответственных лиц работники бухгалтерии, руководители организаций имеют возможность осуществлять контроль за объемами продажи товаров, проверять правильность и своевременность опри­ходования поступивших товаров и тары, осуществлять кон­троль за возвратом тары поставщикам и тарособирающим организациям.

В организациях розничной торговли материально от­ветственные лица обязаны в установленные сроки и за оп­ределенные периоды (за один день, за несколько дней) со­ставлять и представлять в бухгалтерию товарные отчеты (код по ОКУД 0330229). Отчет составляется материально ответственными лицами по отделам (секциям) или магази­ну в целом в двух экземплярах на основании всех приход­ных и расходных документов, относящихся к отчетному пе­риоду.

В титульной части отчета записывается: наименование и номер предприятия; наименование организации; фами­лия и инициалы материально ответственного лица (брига­дира); порядковый номер отчета и отчетный период.

До записей первичных документов в отчете указывают остаток товаров и тары на начало отчетного периода. Этот остаток должен соответствовать остатку товаров и тары на конец отчетного периода по предыдущему отчету либо их остатку по инвентаризационной описи, если отчет состав­ляется сразу после проведения инвентаризации.

Затем в приходной части отчета на основании первич­ных документов записывают источник поступления товаров и тары, номер и дату документа, сумму поступивших то­варов и тары. Здесь же, в приходной части, рассчитывают общую сумму оприходованных товаров и тары за отчетный период и итог прихода с остатком на начало периода.

В расходной части товарного отчета производятся аналогичные записи на основании расходных документов и под считывается общая сумма расхода товаров и тары за отчет­ный период.

После внесения в товарный отчет всех первичных до­кументов за указанный период арифметическим путем оп­ределяются остатки товаров и тары на конец отчетного пе­риода (остаток на начало + приход - расход).

В конце отчета материально ответственное лицо ука­зывает общее количество приходных и расходных доку­ментов и ставит свою подпись. При бригадной материальной ответственности отчеты подписывают бригадир или его за­меститель и один из членов бригады поочередно.

Материально ответственные лица обязаны представлять товарные отчеты в бухгалтерию лично на следующий за от­четным периодом день. В бухгалтерию сдается первый эк­земпляр отчета со всеми приложенными к нему документа­ми, на основании которых он составлен. Второй экземпляр отчета остается у материально ответственного лица.

Одновременно материально ответственные лица тор­говых организаций составляют "Отчет по таре" (код по ОКУД 0330230), в котором отражается движение каждого вида тары.

В системе потребительской кооперации, как правило, составляется товарно-денежный отчет (один раз в семь дней), который, в основном, заполняется аналогично то­варному отчету. Однако на оборотной стороне товарно-де­нежного отчета материально ответственное лицо ведет ведомость движения тары в натуральном выражении по наименованиям и ценам. Ведомость ведется на основании тех же приходных и расходных документов, что и лицевая часть отчета. Остатки тары, итоги прихода и расхода ее в денеж­ном выражении по ведомости должны совпадать с соответ­ствующими данными, показанными на лицевой стороне то­варно-денежного отчета в графе "Тара".

Кроме того, в потребительской кооперации для отдель­ных территориально отдаленных от правления предприя­тий разрешается сдавать отчеты через лиц, осуществляю­щих кольцевой завоз товаров, или пересылать их по почте. Работник, принявший отчет для передачи в бухгалтерию расписывается на втором экземпляре отчета, остающегося у заведующего магазином.

Аналитический учет товаров

Аналитический учет товаров ведут как материально ответственные лица, так и бухгалтерия. Его главная цель - получение информации, необходимой для управления товарными запасами (соблюдение нормативов, контроль за сохранностью товаров и т.п.).

Аналитический учет товаров может вестись в четырех основных разрезах:

1.                 в зависимости от агрегирования учетной информации;

2.                 в зависимости от способа хранения товаров;

3.                 по материально ответственным лицам;

4.                 по собственникам.

1.                Агрегирование учетной информации обычно встречается в трех вариантах:

1.1.         Наличие и движение товаров отражается в учете отдельно по каждому предмету.

Используется тогда, когда можно, а в ряде случаев и нужно, идентифицировать каждую единицу товара в отдельности (учет автомобилей, изделий из золота, товаров в розничной комиссионной торговле и т.п.). Такой учет называется попредметным.

Товары учитываются по наименованию и ценам (в натуральных и стоимостных измерителях). Отсюда его теоретическое название натурально-стоимостной учет. На практике его часто называют количественно-суммовой. Данный вариант обычно применяется на складах.

1.2.         Все товары учитываются вместе только в стоимостном выражении (без дифференциации по отдельным предметам или наименованиям). Такой учет называется стоимостным.

Наиболее предпочтительными вариантами аналитического учета товаров следует признать первый и второй, поскольку при этом имеется информация о наличии и движении по каждому предмету или наименованию товаров. Однако их применение возможно только в том случае, если поступление и выбытие товаров оформляются документами, в которых указываются наименование, цена и количество товаров.

1.3.         В розничной торговле при продаже товаров населению, как правило, документы не выписываются и, следовательно, информация о проданных товарах в разрезе наименований отсутствует. Поэтому в большинстве магазинов применяется третий вариант аналитического учета товаров.

Попредметный учет товаров возможен тогда, когда продажа населению некоторых товаров (изделий из золота, платины, серебра, драгоценных камней и др.), а также товаров, принятых на комиссию в организациях розничной торговли, оформляется товарными чеками, где указываются наименование, цена и количество товаров.

2.                Товары могут храниться двумя способами:

o        партионным;

o        сортовым.

При сортовом методе товары учитываются на карточках сортового учета, где отражаются наличие и движение (приход и расход) товаров. При автоматизации бухгалтерского учета соответствующие регистры бухгалтерского учета могут формироваться в бездокументарной форме на магнитных носителях. Сортовой метод учета изложен в пунктах 136 - 140 настоящих Методических указаний.

При партионном методе учет товаров ведется в таком же порядке, как и при сортовом методе, но отдельно по каждой партии товаров. Под партией понимаются товары, поступившие одновременно по одному документу либо по нескольким документам.

Партионный метод учета и хранения товаров следует применять одновременно в бухгалтерской службе и на складе.

Особенности партионного метода учета товаров:

а) при партионном методе аналитический учет товаров ведется на специальных карточках (партионных картах), на которых учитывается поступление товаров данной партии и расход товаров только из данной партии;

б) партионные карты (карточки) регистрируются с присвоением номера данной партии товаров;

в) каждая партия товаров на складе размещается обособленно, т.е. отдельно от других товаров;

г) в первичных расходных документах делаются отметки об отпуске товаров из данной партии (указывается номер партионной карты);

д) оборотные ведомости по товарам данной партии составляются отдельно от других товаров;

е) после полного выбытия со склада данной партии товаров или при наличии незначительных остатков производится по данной партии товаров инвентаризация. Выявленные в процессе инвентаризации излишки приходуются, а недостачи и потери от порчи списываются в дебет счета "Недостачи и потери от порчи ценностей". Недостачи и потери от порчи в пределах норм естественной убыли относятся на расходы по продажам, сверх норм естественной убыли - принимаются решения в порядке, указанном в пунктах 30, 31 настоящих Методических указаний.

3.                Для контроля за сохранностью товаров необходим их раздельный учет по каждому материально ответственному лицу (при индивидуальной материальной ответственности) или бригаде материально ответственных лиц (при коллективной материальной ответственности).

4.                В п. 2 ст. 8 Федерального закона "О бухгалтерском учете" говорится: "Имущество, являющееся собственностью организации, учитывается обособленно от имущества других юридических лиц, находящегося у данной организации". Отсюда следует, что если по одному и тому же наименованию товаров часть их является собственностью данной организации, а остальные - собственностью других лиц (юридических или физических), их необходимо учитывать отдельно. счетов.

Аналитический учет тары

Аналитический учет тары ведется бухгалтерией в количественном и денежном выражении по складам,  цехам, производственным участкам и другим местам хранения, по материально-ответственным  лицам, видам и группам тары, а также по ее назначению.

Рассмотрим пример по теме учет кассовых операций

1 Сентября в кассовой книге были сделаны следующие записи:

На основании данных операций при проверки отчета кассира бухгалтером были сделаны следующие записи:

С 1 по 3сентября на предприятии были совершены операции отраженные в журнале регистрации хозяйственных операций:

На основании данных операций материально-ответственным лицом был составлен товарный отчет по форме Торг-29:

При проверке отчета бухгалтер составил следующие проводки: