1. Краткая характеристика предприятия


ООО «Эфро» создано тремя учредителями и действует на рынке оптовой торговли вино – водочными изделиями, соками и газированными напитками около 5 лет.

ООО «Эфро» является коммерческой организацией, действует на основании Устава. Основная цель деятельности – извлечение максимально возможной прибыли. Для достижения этой цели ООО «Эфро» созданы два оптовых склада, которые являются центральными звеньями всей организационной структуры данной организации. Закуп товара производится по прямым поставкам от изготовителей без услуг посредников, что позволяет получать ежегодно валовую прибыль в пределах 1 млн. руб.

В организации осуществляют трудовую деятельность 48 человек.

Структура ООО «Эфро»приведена на рис.1:


Надпись: БухгалтерияНадпись: Экономист
 
















Рис. 4. Организационная структура ООО «Эфро»

Бухгалтерская служба возглавляется главным бухгалтером в подчинении которой находится кассир, бухгалтер по учету материальных ценностей, бухгалтер по расчету заработной платы, экономист.

Сис­те­ма бух­гал­тер­ско­го уче­та ООО «Эфро» от­ра­жа­ет эко­но­ми­че­скую дея­тель­ность организации. За­пи­си де­ла­ют­ся в со­от­вет­ст­вии с да­той со­вер­ше­ния сде­лок, ин­фор­ма­ция обоб­ща­ет­ся и оформ­ля­ет­ся для нужд ана­ли­ти­ков, ме­нед­же­ров и го­су­дар­ст­вен­ных налоговых ор­га­нов. Стандарты организации, отражающие способы ведения бухгалтерского учета отдельных объектов бухгалтерского учета, учитывающие специфику хозяйственной деятельности, являются неотъемлемой частью Учетной политики организации.

Сис­те­ма внут­рен­не­го кон­тро­ля вклю­ча­ет ме­ры, ис­поль­зуе­мые ор­га­ни­за­ци­ей, для пре­дот­вра­ще­ния оши­бок, не­обос­но­ван­ных трат, мо­шен­ни­че­ст­ва; для га­ран­тии на­деж­но­сти дан­ных; для обес­пе­че­ния со­от­вет­ст­вия ра­бо­ты организации с по­ли­ти­кой управ­ле­ния и для оцен­ки уров­ня вы­пол­не­ния по­став­лен­ных за­дач во всех от­де­ле­ни­ях организации. Для этих целей приказом генерального директора утвержден состав постоянно действующей главной инвентаризационной комиссии. Состав рабочих комиссий утверждается отдельными приказами генерального директора организации на проведение инвентаризации.

Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязаны исполнять все работники предприятия. Ответственность за своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете и достоверность содержащихся в них данных несут лица, составившие и подписавшие эти документы.

Все хозяйственные операции отражаются в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группируются по соответствующим счетам бухгалтерского учета. Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их. Содержание регистров бухгалтерского учета является коммерческой тайной.

Рабочий план счетов сформирован в соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета с изменениями от 7 мая 2003 года.

В организации применяется автоматизированная система ведения бухгалтерского учета при помощи универсальной бухгалтерской программы «1С: Бухгалтерия»

2. Функциональная структура информационной системы бухгалтерского учета

Основные учетные документы (бухгалтерские книги и журналы) в компьютерной системе бухгалтерского учета представляют собой файлы данных, прочитать или изменить которые без компьютера невозможно.

Компьютерная система включает в себя следующие элементы:

1)      Аппаратные средства. К ним относятся:

·         оборудование и устройства, из которых состоит компьютер, в частности центральный процессор;

·         оптические считывающие устройства, накопители на магнитной ленте;

·         дисководы;

·         принтеры;

·         терминалы.

2)      Программные средства.

·         системные программы. К этим программам, выполняющим общие функции, относится операционная система, которая управляет аппаратными средствами и распределяет их ресурсы для максимально эффективного использования; системы управления базами данных (СУБД), обеспечивающие выполнение стандартных функций по обработке данных; сервисные программы, которые выполняют в компьютере основные операции.

·         прикладные (пользовательские) программы, которые представляют собой набор машинных команд для обработки данных, которые организация приобрела у внешнего поставщика.

3) Документация – описание системы и структуры управления применительно к вводу, обработке и выводу данных, обработке сообщений, логическим и другим командам.

4) Персонал  – работники, которые управляют системой,  снабжают и контролируют систему обработки данных.

5) Данные – сведения о хозяйственных операциях и другая необходимая операция, которую вводят, хранят и обрабатывают в системе.

6) Процедуры контроля – процедуры, обеспечивающие соответствующую запись операций, предупреждающие или регистрирующие ошибки.


3. Описание обеспечивающих подсистем ИСБУ

Техническое обеспечение ИСБУ обеспечивается процессорами Intel Celeron – 2200AFCPGA2 BOX (S-478), мониторами 15” «Samsung SAMTRON 56E, источниками бесперебойного питания BACK UPS CS 500VA, клавиатурой Mitsumi ERGO, сетевым оборудованием FAST HUB 3COM 12x100TX OfficeConnect TP1200, принтером лазерным HPLaserJet41OON A4,24ppm,1200dpi,32MB,JetDirec.

Программным обеспечением является программа «1С: Бухгалтерия», которая является универсальной бухгалтерской программой и предназначена для ведения синтетического и аналитического бухгалтерского учета по различным разделам. Аналитический учет ведется по объектам аналитического учета (субконто) в натуральном и стоимостном выражениях.

Пакет программ «1С: Бухгалтерия» состоит из двух независимых программ: «Учет бухгалтерских операций» (bmp.exe) и «Платежные документы» (uro.exe).

Программа «Учет бухгалтерских операций» предназначена для:

·         ведения бухгалтерских проводок;

·          печати первичных документов;

·         расчета итоговых показателей;

·         формирования отчетов для налоговых органов.

Программа «Платежные документы» предназначена для формирования, печати и хранения платежных документов для банка.

Программа предоставляет возможность ручного и автоматического ввода проводок. Все бухгалтерские проводки заносятся в журнал операций. При просмотре проводок в журнале операций их можно ограничить произвольным временным интервалом, группировать и искать по различным параметров проводок.

Кроме журнала операций программа поддерживает несколько списков справочной информации (справочников):

·         план счетов;

·         список видов объектов аналитического учета;

·         списки объектов аналитического учета (субконто);

·         списки контрагентов и т.д.

На основании введенных проводок может быть выполнен расчет итогов. Итоги могут выводиться за квартал, год, месяц и за любой период, ограниченный двумя датами. Расчет итогов может выполняться по запросу и одновременно с вводом проводок.

После расчета итогов программа формирует различные ведомости:

·         сводные проводки;

·         оборотно-сальдовую ведомость;

·         оборотно-сальдовую ведомость по объектам аналитического учета;

·         карточка счета;

·         карточка счета по одному объекту аналитического учета;

·         анализ счета (аналог главной книги);

·         анализ счета по датам;

·         анализ счета по объектам аналитического учета;

·         анализ объекта аналитического учета по всем счетам;

·         карточка объекта аналитического учета по всем счетам;

·         журнальный ордер.

В программе существует режим формирования произвольных отчетов, позволяющий на бухгалтерском языке описать форму и содержание отчета, включая в него остатки и обороты по счетам и по объектам аналитического учета. С помощью данного режима реализованы отчеты, предоставляемые в налоговые органы, кроме того, данный режим используется для создания внутренних отчетов для анализа финансовой деятельности организации в произвольной форме.

Кроме того, программа имеет функции сохранения резервной копии информации и режим сохранения в архиве текстовых документов.

Информационное обеспечение содержится в справочниках программы, в случае внесения изменений в нормативные акты по бухгалтерскому учету, обновления вносятся в автоматическом режиме.

Организационное обеспечение осуществляется главным бухгалтером. Именно главный бухгалтер остановил свой выбор на данном комплексе, подбирал персонал бухгалтерии, способный работать в данной программе.


4. Характеристика средств безопасности в информационной системе

По сравнению с неавтоматизированными системами бухгалтерского учета, компьютерные системы более открыты для несанкционированного доступа, включая лиц, осуществляющих контроль. Они также открыты для скрытого изменения данных и прямого или косвенного получения информации об активах. Такая ситуация оставляет специалистам, имеющим доступ к компьютеру, возможность вмешательства в другие функции. В качестве меры пресечения несанкционированного доступа к информации каждое автоматизированное рабочее место бухгалтера имеет входной пароль. Кроме того, в организации установлен уровень доступа к различным участкам автоматизированного учета. Так, доступ к разделу программы «Заработная плата имеет только бухгалтер по расчету заработной платы». Доступ с других компьютеров блокируется. Ко всем участкам бухгалтерского учета имеет доступ только главный бухгалтер. Кроме того, роль сервера для связанных в единую сеть компьютеров играет компьютер главного бухгалтера, в который без входного пароля войти невозможно.

5. Достоинства, недостатки и перспективы развития ИСБУ организации

Достоинствами ИСБУ организации является полная автоматизация всех участков бухгалтерского учета, оснащенность достаточно современной компьютерной техников, мощность которой позволяет вести автоматизированный бухгалтерский учет. Современный лазерный принтер позволяет получать качественную быструю печать документов. Источники бесперебойного питания дают время на сохранение информации в случае перепадов напряжения или отключения энергии.

Необходимо отметить, что наиболее мобильной и простой в обращении на сегодняшний день является именно серия программ «1С». Одним из главных ее достоинством является возможность работы в электронных таблицах, навыками работы в которых обладает любой пользователь ПК, и обновление файлов в электронном виде. К примеру, для перенастройки или внесения изменений при пользовании другими программами необходимо вызывать специалиста фирмы или содержать в штате программиста для сопровождения программы. Кроме того ни одной программой, кроме «1С» не предусмотрено копирование таблиц в Excel, а наличие такой возможности облегчает работу специалистов для проведения аналитических манипуляций. Так, в ООО «Эфро» при использовании программы осуществляется конвертация отчетных форм бухгалтерского учета в программу Excel, что позволяет проводить анализ финансового состояния организации на базе электронных таблиц.

Список литературы


1.      Аглицкий И. Информационные технологии и бизнес // Эксперт автоматизации №29, 1997.

2.      Брага В.В. Компьютеризация бухгалтерского учета: Учебное пособие для вузов. ВЗФЭИ. М.: Финстатинформ, 1996.

3.      Кольвах О.И. Компьютерная бухгалтерия для всех. Ростов – на- Дону: Феникс, 1996.

4.      Кузминский Е.М. и др. Хозяйственный учет на базе микро ЭВМ. М.: Финансы и кредит, 1990.

5.      Чистов Д.В., Шуремов Е.Л. Классификация и выбор программного обеспечения автоматизации бухгалтерского учета. Учебное пособие. М.: Финансовая академия при правительстве РФ, 1996.



1.