1. Анализ рынка программного обеспечения автоматизации бухгалтерского учета: характеристика и классификация систем, основные тенденции и перспективы развития.

В современных условиях ведение бухгалтерского учета основывается на самом широком использовании средств вычислительной техники. Поэтому при выборе программного обеспечения автоматизации бухгалтерского учета необходимо учитывать такие факторы как:

·        Структура системы. Любая система представляет собой достаточно большой и сложный программный продукт, который выполнен в виде набора взаимосвязанных модулей, каждый из которых может функционировать как независимо, так и в составе комплекса. Поэтому необходимо определить, что конкретно требуется - полный комплекс программы или отдельные модули (склад, заработная плата и т.п.).

·        Технические возможности и организационно-методические принципы построения программного обеспечения.

·        Требования к оборудованию в зависимости от варианта программного комплекса -локального или сетевого. Данный фактор очень важен, так как для  сетевого варианта программы (для одноранговых сетей или сетей с выделенным сервером) дополнительно требуется сетевое оборудование и программа поддержки сетевого обмена, что потребует дополнительные затраты.

·        Степень защиты программного комплекса.

·        Методическая поддержка.

·        Информационно-техническое сопровождение.

·        Модификация программы.

·        Операционная система, в которой работает программа.

·        Мобильность в части обновления методологии учета и законодательной базы по бухгалтерскому учету.

·        Сопровождение работы программного комплекса.

·        Возможность экспорта данных аналитического учета в электронные таблицы, в которых наиболее удобно проводить всевозможные расчеты, анализы, строить графики и диаграммы.

·        Доступность программного комплекса для всех пользователей вне зависимости от их подготовки.

·         Стоимость программного комплекса, наличие скидок.

Программы фирмы «1С».

Система автоматизации бухгалтерского учета (САБУ) от "1С" реализованы для разных программных и аппаратных платформ: DOS, Windows, Macintosh (с начала 1996 г.), Power Macintosh (с лета 1996 г.).

Существует несколько модификаций системы: базовая, профессиональная (для решения более сложных бухгалтерских задач, включающих элементы анализа хозяйственной деятельности предприятий), сетевая (с весны 1996 г. реализована технология клиент/сервер). Наиболее распространенная современная версия "1С:Бухгалтерия Проф. 7.7" под Windows является, пожалуй, лучшей из представленных на российском рынке. В базовый комплект поставки входят одна или две дискеты, руководство пользователя и регистрационная анкета. Для установки и эксплуатации программы достаточно иметь 3 - 5 Мбайт свободного места на диске.

Работа пользователя, как и в любой другой аналогичной программе, начинается с настройки плана счетов и ввода шаблонов новых типовых операций (помимо предусмотренных в базовом комплекте). Вместе с продуктом предлагается широкий перечень заполняемых форм первичных документов, но если пользователя не устраивает какой-либо документ, он может изменить его печатную форму и алгоритм заполнения. Пользуясь внутренним макроязыком, можно описать практически любой документ. Реализованные в базовом комплекте алгоритмы переоценки валюты и начисления амортизации требуют от пользователя строгого соблюдения правил отражения информации на счетах. Система формирует всю отчетность, предоставляемую в налоговые инспекции. Для этого используется генератор отчетов, в котором при помощи внутреннего макроязыка создаются собственные отчетные документы. Чтобы расширить функциональное наполнение САБУ, можно разработать собственные алгоритмы переоценки валютных пассивов и активов в зависимости от действующего законодательства, начисления амортизации по нематериальным активам, формирования учетных регистров и т. д.

Помимо описанного продукта, фирма "1С" продвигает на рынок свои новую разработки, к примеру "1С:Торговля". Это программное обеспечение (ПО) представляет собой универсальную систему для автоматизации учета в торговле, складском хозяйстве и смежных отраслях деятельности предприятия. Приложение разработано на новой технологической платформе под условным названием V7, которая включает средства работы с базой данных, встроенные язык программирования, редактор диалоговых форм и текстовый редактор, единый механизм обработки запросов.

Система "1С:Торговля" может быть адаптирована к любым особенностям учета на конкретном предприятии при помощи модуля "1С:Конфигуратор", позволяющего настраивать все основные элементы программной среды, генерировать и редактировать документы с любой структурой, изменять их экранные и печатные формы, формировать журналы для работы с документами с возможностью их произвольного распределения по журналам. Кроме того, "1С:Конфигуратор" может редактировать существующие и образовывать новые справочники произвольной структуры, создавать регистры для учета средств в необходимых разрезах, задавать любые алгоритмы обработки информации, описывать поведение элементов системы на встроенном языке и т. д.

 Важно отметить, что для настройки продукта не требуется глубоких знаний в области программирования. При проверке настроенной конфигурации задействуется функция "Отладчик"; она же используется для выявления возможных сбоев при работе системы в целом.

Приложение "1С:Торговля" может применяться как автономно для управления товарными потоками без формирования бухгалтерских проводок, так и в сочетании с ПО "1С:Бухгалтерия" для регистрации движения товаров на счетах бухгалтерского учета. Кроме того, в пакете "1С:Торговля" имеются средства поддержки торгового оборудования (например, кассовых аппаратов "ЭЛЕКТРОНИКА-92 АКВАРИУС" и сканеров штрих - кодов, подсоединяемых через интерфейс RS-232).

Система "1С:Торговля" выполняется под управлением ОС Windows 98 и Windows NT. Сетевая версия может устанавливаться в наиболее распространенных локальных сетях. В последнем случае рабочие станции должны иметь процессор класса 486DX и выше и оперативную память объемом не менее 8 Мбайт, а сервер - оперативную память не менее 16 Мбайт и процессор Pentium/75 и выше.

ПО фирмы «Интеллект-сервис»

Для управления персоналом и начисления заработной платы используются модули "Кадры" и "Заработная плата", которые могут эксплуатироваться как отдельно, так и в составе комплекса "Интегратор". САБУ фирмы "Интеллект-Сервис" Отличительной чертой ПО "БЭСТ" является ориентация на комплексную автоматизацию предприятий. Этот продукт может функционировать как в локальном, так и сетевом варианте. В качестве сетевой среды используются ОС NetWare версий 3.11 и выше, Windows NT, VINES, LANtastic и др. Требования к аппаратному обеспечению: для станции-клиента необходимы процессор 386 и выше, оперативная память от 4 Мбайт; для сервера - процессор от 486DX, ОЗУ объемом не менее 16 Мбайт.

Структурно система "БЭСТ" выполнена в виде набора взаимосвязанных программных модулей:

·        настройка и системные утилиты;

·        ведение Главной книги (АРМ главного бухгалтера);

·        учет кассовых операций;

·        учет операций с банком; учет основных средств;

·        учет производственных запасов;

·        учет товаров и готовой продукции;

·        управление продажами (реализацией);

·        заработная плата.

Модуль "Управление продажами" (в западных системах он чаще всего носит название "Книга продаж", или "Оформление заказа") выполняет скорее менеджерские, нежели бухгалтерские функции. Он позволяет составлять заказы на приобретение контрагентами материальных ценностей у предприятия. Сформированный заказ служит основой для составления счетов и расходных накладных. Описываемый модуль автоматически контролирует количество выписываемого товара с определенного склада. После отработки всех документов в системе учета заказу присваивается статус исполненного. Составление заказов в значительной мере сокращает затраты рабочего времени менеджеров и облегчает планирование торгово-закупочной стратегии предприятия.

Другие ПО для автоматизации бухгалтерского учета

Помимо рассмотренных выше программных средств, наиболее часто используемых предприятиями, на российском рынке САБУ имеется еще около двух десятков тиражируемых систем и более 200 продуктов, разрабатываемых по конкретным заказам или в расчете на малый тираж и последующее сопровождение специалистами фирмы-производителя. Рамки настоящего обзора не позволяют подробно проанализировать возможности всех систем, поэтому далее охарактеризованы некоторые разработки, заслуживающие хотя бы краткого описания.

Cетевой программный комплекс бухгалтерского учета RS-Balance компании R-Style Software Lab состоит из модулей "Центральная бухгалтерия", "Торговый дом", "Касса", "Зарплата" и "Основные средства". Главным здесь является модуль "Центральная бухгалтерия", куда поступает информация, введенная в других системах. Особого внимания заслуживает ПО "Торговый дом", сочетающее в себе бухгалтерские и информационные (менеджерские) функции. Для бухгалтерии формируются ведомости и регистры бухгалтерского учета в любом разрезе. Для менеджеров составляются ведомости, необходимые для управления товарооборотом и проведения заготовительной деятельности. Движение товаров отслеживается от момента подготовки контракта на закупку до этапа реализации. Формирование цены производится с учетом таможенных сборов и прочих накладных расходов, что облегчает правильное определение финансового результата от реализации товаров.

Система DiasoftBALANCE компании "Диасофт", представляющая собой универсальный программный комплекс, позволяет совмещать автоматизацию бухгалтерского учета с комплексной автоматизацией банка (на базе ПО DiasoftBANK) или страховой компании (при помощи пакета DiasoftINSURANCE). В рассматриваемую САБУ встроен мощный язык описания расчетов, дающий возможность пользователю самостоятельно определять алгоритмы обработки первичной информации, например правила проведения расчетов, алгоритмы формирования проводок по их результатам, правила формирования сводных данных. Посредством этого языка можно получить доступ к любым данным САБУ, после чего с помощью арифметических и логических операций, а также специальных операторов языка сформировать новую характеристику объекта учета.

Принцип работы САБУ корпорации "Парус" прост и мало отличается от принципов, заложенных в другие продукты этой категории. Ввод информации в систему начинается с обработки первичных документов. Платежные поручения, приходные и расходные кассовые ордера и прочие платежные документы хранятся в специальном разделе, к которому разрешен прямой доступ. Накладные на отпуск продукции и счета хранятся отдельно друг от друга. После занесения первичных документов имеется возможность отработать документы в учетной части. Использование разного рода справочников организаций и материальных ценностей облегчает заполнение документов. САБУ "Парус" полностью совместима с новыми программными продуктами корпорации, предназначенными для автоматизации деятельности страховых фирм.

Среди других разработок можно отметить САБУ компаний "Звезда", "Информатик", "ИНФИН", "Новый Атлант", "Цефей", имеющих определенную долю на российском рынке, но не представляющих интереса для самостоятельного анализа.

Выбор систем для автоматизации должен соответствовать критерию затраты/результат и определяется в внутренними и внешними факторами. Внутренние факторы учитывают специфику организации:

·        цели автоматизации;

·        размерами организации;

·        направлением деятельности организации;

·        структурой бизнес -процесса организации.

    Внешние факторы определяются функциональными и техническими показателями программного обеспечения для автоматизации.

Цели, которые ставит перед собой организация в процессе автоматизации весьма многообразны. В одних случаях это может быть продуманный процесс внедрения информационной системы рассчитанный на определенный период и затрагивающий все подразделения организации. В этом случае автоматизация бухгалтерского учета является одним из этапов и функционирование систем бухгалтерского учета должно быть увязано с функционированием информационной системы в целом. Такая ситуация характерна для крупных и, в несколько меньшей мере, средних организаций.

В других случаях ставиться цель автоматизации отдельных операций бизнес - процесса, например, печать платежных поручений, выписка счет -фактур и т.д. Конечно, это не лучший вариант, но часто имеющий место в практической деятельности организаций любых размеров. В промежутке между приведенными крайними случаями возможно множество различных целей и выбор системы соответствующей поставленным целям не такая простая задача как это может показаться на первый взгляд.

Стремясь захватить больший сегмент рынка, разработчики ПО пытаются изготавливать универсальные продукты, пригодные "на все случаи жизни". 2. Анализ информационной системы бухгалтерского учета оптового склада «Новосибирск-бакалея».

Оптовый склад «Новосибирск-бакалея» был создан в 1996 году для снабжения продуктами сети магазинов г. Новосибирска, торгующих в розницу. По состоянию на 1 января 2003 года численность работников склада составляла 54 человека (рис. 1).

 

Рис. 1 Структура оптового склада «Новосибирск-бакалея»

Функциональная структура информационной системы склада построена посредством работы операторов в сети. В единую сеть соединены 6 персональных компьютеров, связанных, в свою очередь, с бухгалтерией офиса, что позволяет бухгалтеру учитывать, отслеживать и контролировать движение товара на складе. На складе применяется программный комплекс, разработанный фирмой «1С» «1С: Торговля и склад».

Данная программа предназначена для учета любых видов торговых операций. Программа способна выполнять все функции учета - от ведения справочников и ввода первичных документов до получения различных ведомостей и аналитических отчетов.

Программа позволяет:

·        вести раздельный управленческий и финансовый учет;

·        вести учет складских операций;

·        оформлять закупку и продажу товаров;

·        формировать все необходимые первичные документы в т.ч. счета-фактуры, книги продаж и покупок, вести учет импортных товаров в разрезе ГТД;

·        резервировать товары и контролировать оплату;

·        отслеживать состояние взаиморасчетов с контрагентами;

·        вести учет денежных средств, товарных кредитов и товаров на реализации;

·        получать разнообразную отчетную и аналитическую информацию о движении товаров и денег.

       «1С:Торговля и склад» представляет собой компоненту «Оперативный учет» системы «1С:Предприятие» с типовой конфигурацией для автоматизации складского учета и торговли. Компонента «Оперативный учет» предназначена для учета наличия и движения материальных и денежных средств. Области применения компоненты: автоматизация торговли, складской учет, учет материальных ценностей, учет в сфере обслуживания и т.д.

Таким образом, имея автоматизированную систему учета на складе, связанную единой компьютерной сетью, заведующему складом и бухгалтерии          представляется возможным в оперативном режиме осуществлять учет и контроль за оформлением документов на отпуск материальных ценностей, наличие товаров на складе и т.п.

Степень доступа к информационным ресурсам обеспечивается двумя уровнями. Первый уровень заключается в использовании возможности операционной системы:

·        ограничение доступа к определенным файлам (папкам);

·        ограничения на доступ к определенным файлам (папкам) в определенное время или определенный момент времени.

Полный доступ имеет только заведующий складом и бухгалтер. Операторы, к примеру, не имеют доступа к информации о контрагентах, их уровень – формирование счетов – фактур.

Второй уровень заключается в наложении ограничений на доступ к информации по определенному набору критериев. Такого рода ограничения заложены в базовом наборе самой операционной системы. Например, при попытке войти в систему без знания пароля входа в систему никакие манипуляции с файлами (основного рода единицами информации) невозможно.

Каждый работник бухгалтерии имеет свой код для входа в систему. Доступ ко всей информации имеет только главный бухгалтер. К примеру, бухгалтер по учету материальных ценностей не имеет доступа к блоку «Заработная плата».

Заключение

Подводя итоги в рамках изложенного материала, следует отметить, что бухгалтерский учет является центральным звеном в деятельности любой организации. Насколько мобилен и точен учет бухгалтерских регистров, в конечном счете, зависит финансовое благополучие бизнеса. Не случайно на рынке программного продукта по бухгалтерскому учету наблюдается жесткая конкуренция.

Следует отметить, что наиболее мобильной и простой в обращении на сегодняшний день является серия программ «1С». Одним из главных ее достоинством является возможность работы в электронных таблицах, навыками работы в которых обладает любой пользователь ПК, и обновление файлов в электронном виде. К примеру, для перенастройки или внесения изменений при пользовании другими программами необходимо вызывать специалиста фирмы или содержать в штате программиста для сопровождения программы. Кроме того ни одной программой, кроме «1С» не предусмотрено копирование таблиц в Excel, а наличие такой возможности облегчает работу специалистов для проведения аналитических манипуляций.

Отдать должное кропотливому труду российского бухгалтера, создать для него комплекс программ, отвечающих современным требованиям, сопроводив их максимальным сервисом  стремятся все компании, строящие свой бизнес на разработках программного обеспечения по автоматизации бухгалтерского учета, поэтому задача руководства, и в, первую очередь, главного бухгалтера, выбрать ту программу, которая соответствует стратегическим целям предприятия.

Список литературы

1.     Аглицкий И. Информационные технологии и бизнес // Эксперт автоматизации №29, 1997.

2.     Брага В.В. Компьютеризация бухгалтерского учета: Учебное пособие для вузов. ВЗФЭИ. М.: Финстатинформ, 1996.

3.     Кольвах О.И. Компьютерная бухгалтерия для всех. Ростов – на- Дону: Феникс, 1996.

4.     Кузминский Е.М. и др. Хозяйственный учет на базе микро ЭВМ. М.: Финансы и кредит, 1990.

5.     Чистов Д.В., Шуремов Е.Л. Классификация и выбор программного обеспечения автоматизации бухгалтерского учета. Учебное пособие. М.: Финансовая академия при правительстве РФ, 1996.