Разработка технологии процесса управления

1.             Значение совершенствования технологии управления для повышения эффективности работы управленческого аппарата.

Современное понятие “управление” означает процесс координации различной деятельности с учетом  целей, условий выполнения, этапов реализации. Говоря об управлении как элементе организации, следует в первую очередь определить, какие задачи выполняет управление в конкретной организации и как оно это делает, какие области являются предметом координации и регулирования и каким способом эта координация осуществляется.

Особенности поведения руководителей являются одной из самых комплексных проблем, поскольку самих руководителей можно рассматривать и как:

• субъектов, имеющих индивидуальные особенности;
• членов некоторой группы, обладающих корпоративной культурой;
• функционеров определенной управленческой технологии (типа управления), обладающей своими правилами поведения.

Хозяйственный процесс всегда обрамляется множеством событий, имеющих объективный и субъективный характер, влияние которых может проявляться и учитываться в управленческом процессе по-разному. Некоторые события немедленно отражаются на состоянии имущества и обязательствах предприятия, другие могут изменить их лишь потенциально.

Работники управления управленческого аппарата подразделяются на линейных и функциональных руководителей. К линейным относятся руководители структурных подразделений, реализующих технологический процесс производства и реализации продукции, товаров, услуг, - это начальники и директора предприятий, производств, цехов, складов и др. К функциональным относятся руководители служб, обеспечивающих основное производство и специализирующиеся на выполнении определенных функций управления, как например, планирование, учет, контроль и др., это руководители бухгалтерии, финансовой службы, планово-экономического отдела и т.д.

Существуют и другие классификации сотрудников аппарата управления, в частности руководителей различных подразделений нередко называют менеджерами и выделяют в зависимости от уровня управления менеджеров высшего, среднего и низшего звена.

В успешных компаниях управление персоналом — это личная забота руководителя компании, его любимое, хотя и «трудное» дитя. А поскольку миссия руководителя — развивать бизнес, то в результате и система управления персоналом оказывается настроенной на главное — на цели бизнеса. В этом случае на деле достигается стратегическая цель всей системы управления персоналом — развитие бизнеса компании за счет максимально эффективного использования человеческого капитала. Только такая интегрирующая цель позволяет объединить в стройную, целостную систему все многообразие функций управления персоналом, в числе которых:

1) формирование кадровой политики — стратегии и бизнес-плана по персоналу;

2) кадровое планирование (опережающее планирование потребности в персонале; карьерное планирование для менеджеров всех уровней);

3) обеспечение бизнеса кадрами — поиск, подбор и найм персонала;

4) профилирование ключевых должностей и профессий;

5) обучение и развитие персонала;

6) работа с кадровым резервом компании;

7) оценка эффективности труда работников и подразделений / аттестация персонала;

8) компенсационная политика компании (вопросы оплаты и стимулирования труда) и немонетарная мотивация персонала;

9) корпоративная культура и формирование системы коммуникаций, социальное развитие;

10) организационное развитие (оргструктура, оптимизация численности, положения о подразделениях, управление изменениями в компании);

11) трудовые отношения, кадровый учет, кадровое делопроизводство;

12) организация труда (организация рабочих мест и их аттестация, режимы труда, нормирование; учет и анализ использования рабочего времени).

Создание системы управления персоналом следует начинать с проектирования ее целостного образа. Оно должно осуществляться «сверху», методом построения дерева целей. Начальной точкой, из которой вырастет ветвистое дерево, должна стать стратегия бизнеса компании, все остальные 12 ветвей, исходящие из нее, суть многообразие средств достижения этой главной цели.

2. Элементы процесса управления и его технология

В силу ряда обстоятельств, структура организации (или организационная структура) может и должна рассматриваться как отражение отношения организации к своему персоналу. Именно структура организации определяет степень включенности людей в дела предприятия, типы и принципы формирования рабочих групп и управленческих команд, особенности построения сетей коммуникации.

Поскольку структура — это прежде всего, совокупность взаимосвязанных звеньев, образующих систему, то возможные связи между звеньями системы позволяют различать следующие виды структурирования:

·         линейная — звенья связаны друг с другом последовательно;

·         кольцевая — звенья связаны друг с другом также последовательно, но “выход” последнего звена одновременно является “входом” первого;

·         “колесо” — в отличие от кольцевой в центре (на месте “оси”) имеется звено, связанное со всеми остальными;

·         звездная — в отличие от структуры “колесо” отсутствуют периферийные связи (“обод”), а звенья связаны между собой лишь через центр (центральное звено);

·         многосвязная — в отличие от кольцевой структуры каждое звено связано со всеми остальными;

·         сотовая — каждое звено связано либо с четырьмя другими (либо с тремя) и имеет один внешний “выход” (“вход”), либо с двумя и имеет два внешних “выхода” (“входа”);

·         иерархическая — характеризуется наличием иерархии управления;

·         смешанная — в различных подсистемах возможны перечисленные виды структур.

Экспериментальное изучение этих видов структурирования показало различную их эффективность. Так, достаточно простым и четко поставленным задачам, а также рутинным заданиям, допускающим возможность ошибки, более соответствуют звездная и иерархическая структуры, поскольку обеспечивают быстрое получение решений. Многосвязная структура в смысле безотказности и правильности решения более подходит для сложных задач с неполной информацией, хотя процесс решения занимает больше времени. Линейная структура дает неплохие результаты при решении простых задач с малым объемом исходных данных. Кольцевая — предпочтительнее там, где требуется творческий подход к решению, она же способствует наибольшей удовлетворенности участников своей деятельностью. Наименьшее влияние на результат управленческого решения оказывает квалификация участников в многосвязной и сотовой структуре, а наибольшее — в звездной  и  иерархической.

Тип управления - это характеристика того, как принимаются (управленческая форма) и каким способом реализуются (рычаг управления) управленческие решения. Типы управления должны соответствовать культуре организации, и следовательно, особенностям персонала, который в ней работает. Одна из существенных причин неэффективности управления - рассогласование между этими параметрами организации. Можно выделить следующие типы управления.

Первый тип характеризуется коллективистской управленческой формой, которая предполагает единоличное принятие решений лидером коллектива, его вождем. Такая управленческая форма соответствует органической организационной культуре, при которой сотрудники организации являются послушными исполнителями, включенными в семейный тип отношений. Главный рычаг управления в этом случае - авторитет руководителя. Авторитет предполагает большой аванс доверия со стороны коллектива. Авторитетный руководитель получает практически беспрекословное подчинение, основанное на принятии его мнения как самого верного, продуманного и выгодного для сотрудников. Если руководитель действует в соответствии с нормами коллектива, сформулированными в виде традиций, правил поведения, то он воспринимается как “правильный”, эффективный руководитель, пользующийся доверием подчиненных. Однако аванс доверия небесконечен. Если руководитель начинает нарушать установленные нормы, нарушать традиции, то он может быть “свергнут”. Аванс нарушения норм, или идеосинкразический кредит, у каждого руководителя свой. Если руководитель обладает большим авторитетом, он может более существенно и в течение длительного срока нарушать правила, если авторитет меньший, то терпение сотрудников истечет раньше, и он будет сменен.

Следующий тип характеризуется рыночной управленческой формой. При ее использовании решения принимаются в соответствии с законами рынка, и рынок является основным мерилом их эффективности. Главным рычагом воздействия на персонал служат деньги, что вполне соответствует рассмотрению персонала как субъектов рынка труда. Руководитель будет казаться сильным, эффективным, если он сможет обеспечить своим сотрудникам вознаграждение, соответствующее затраченным силам, более выгодные финансовые условия, чем другой руководитель. Такая управленческая форма соответствует предпринимательской организационной культуре, в которой существуют, как правило, активные, пассионарные сотрудники, ориентированные на такое повышение в должности, которое будет сопряжено с увеличением ответственности, объема выполняемой работы, и соответствующий рост уровня вознаграждения.

Еще один тип управления связан с бюрократической управленческой формой. В этом случае решения принимаются, как правило, вышестоящим руководителем. Главным рычагом воздействия на подчиненных оказывается силовое воздействие, часто основанное на использовании методов прямого воздействия (приказов, наказаний). Главным мерилом эффективности и успешности руководителя оказывается степень его воздействия на подчиненных. Сильным руководителем в таком типе управления считается тот, чьи приказы не обсуждаются, а сразу же исполняются. Такого типа управленческая форма характерна для бюрократической организационной культуры, которая характеризуется наличием технологически дисциплинированных сотрудников, строго выполняющих свои функции и приказы начальства.

Относительно новый тип управления, возникший в партиципативной организационной культуре, характеризуется демократической управленческой формой. Этот тип управления связан с использованием закона как главного рычага управления. Для партиципативной организационной культуры характерно присутствие профессионалов, с одной стороны, ориентированных на достижение результата (получение нового знания), с другой стороны, стремящихся к собственному профессиональному развитию. Достижение подобных целей в группе, включающих разно ориентированных, активных, пассионарных личностей, невозможно, если не будут установлены определенные правила поведения - законы. Но эти законы должны быть демократическими и обеспечивать как достижение интересов законопослушного большинства, так и соблюдение законных прав меньшинства.

В последнее время исследователи стали упоминать еще один новый, только возникающий тип управления, характеризующийся диалоговой управленческой формой. Для этого типа управления характерна распределенность управленческих функций, которые могут быть эффективно реализованы только при активном, равноправном участии всех субъектов управления. Основная его особенность - использование в качестве главного рычага управления - знаний. Говорить о возникновении такого подхода к управлению возможно в том случае, когда эффективная управленческая деятельность не может быть осуществлена без использования знаний множества различных профессионалов, обладающих своими специфическими представлениями и фактами, описывающими управляемую реальность. В таком подходе целостное представление об управляемом объекте, его состоянии, путях изменения и этапах достижения цели не будет полным при потере хотя бы одного видения. Примером такого управления может служить работа управленческой команды на уровне государства, в которую должны быть включены профессионалы, способные увидеть самое большое количество аспектов принимаемых решений, предугадать их последствия и минимизировать возможный ущерб

Таблица 1. Связь организационных культур, управленческих форм и типов совместной деятельности

Тип совместной деятельности	Управленческая форма	Рычаг управления
Совместно-взаимодействующий	Коллективистская	Авторитет
Совместно-индивидуальный	Рыночная	Деньги
Совместно-последовательный	Бюрократическая	Сила
Совместно-творческий	Демократическая	Закон

Именно организация эффективной деятельности персонала и является основной заботой управления персоналом организации и соответственно менеджера по персоналу. Для достижения этой цели необходимо хорошо представлять себе такие особенности персонала организации:

• особенности индивидуального поведения;
• особенности группового поведения;
• особенности поведения руководителей, членов управленческой команды.

Особенности индивидуального поведения детерминируются многими параметрами, среди которых

• индивидуальные способности, склонности и одаренность - предрасположенность к реализации какой-либо деятельности, ориентация на ее выполнение;
• специфика мотивации - специфика потребностей человека, представление о целях профессиональной деятельности;
• индивидуальные ценности - общие убеждения, вера, мировоззрения, представления о мире;
• демографические - половые и возрастные особенности;
• национальные и культурные особенности - усвоенные в опыте способы, правила и нормы поведения, которые детерминируют конкретные реакции человека в конкретных ситуациях.

Особенности группового поведения связаны со многими параметрами, среди которых основные:

• особенности корпоративной культуры - ценности, правила поведения, характерные для конкретного трудового коллектива;
• феномены групповой динамики - этап развития коллектива, особенности лидерства, способа поведения в ситуации конфликта.

3. Характеристика предприятия

Консервный завод «Дальпромрыба» - динамично развивающееся предприятие. Завод оснащен современным оборудованием и лабораторией, которая контролирует качество поступающих материалов, тары и готовой продукции. Качество и безопасность продукции подтверждены сертификатами соответствия. Завод работает с начала 2002 года и находится в Домодедовском районе Московской области.

Цель. Предложить потребителю доступные по цене консервированные продукты питания, с неизменно высоким качеством и широким ассортиментом.

Стратегия. Изготовление рыбных консервов под собственной торговой маркой, с использованием российских и иностранных технологий для улучшения качества продукции, расширения ассортимента и совершенствования процесса производства. Поэтапный переход на выпуск консервов с легко вскрываемой крышкой (easy open).

Стратегия роста. В 2003 году намечается строительство второй очереди предприятия, которая позволит увеличить выпуск продукции в 2 раза и расширить ее ассортимент в 5 раз. Также планируется в ближайшее время строительство холодильного комплекса емкостью более 5 000 тонн.

Продукция                ООО "Дальпромрыба" производит продукцию гарантированного качества из рыб разных пород и морепродуктов: • Натуральные консервы • Консервы с добавлением масла • Консервы с различными соусами

Разработки                 Перспективные разработки нашего предприятия – деликатесная продукция из рыб разных пород и морепродуктов: • Краб • Осьминог • Трубач • Гребешок • Угорь • Осетр • Белуга • Семга • Осьминог • Каракатица • Гигантская креветка • Осьминожки • Мидии • Устрицы • 3 вида Морских коктейлей

Контакты

Завод 142032, Московская область, Домодедовский район, ПЗ Константиново, ул. Центральная, дом 1 Тел/факс: (095) 723-10-48 746-63-39

4. Анализ технологии управленческих работ на примере

 склада

№№ п/п	Перечень и последовательность операций	Исполнители	Содержание работ	Формы документов, оборудование и средства механизации
1	Прием различных материальных ценностей	Кладовщик	Взвешивание, счет, проверка и прием сопроводительных документов	Сопроводительные документы, складская программа на ПК
2	Разгрузка материальных ценностей	Грузчик	Перемещение материальных ценностей	Вручную, штабелеры
3	Сортировка, размещение материальных ценностей на складе	Кладовщик	Раскладка по видам, качеству, назначению и другим признакам	Стеллажи
4	Хранение материальных ценностей	Старший кладовщик	Инвентаризация, охрана	Акт инвентаризации, акт о недостачах
5	Выдача со склада материальных ценностей	Кладовщик	Взвешивание, счет, расходные документы	Сопроводительные документы
6	Погрузка материальных ценностей	Грузчик	Перемещение материальных ценностей	Вручную, штабелеры
7	Комплектование партий материальных ценностей по заявкам потребителей	Старший кладовщик	Подготовка сопроводительных документов	Сопроводительные документы
8	Осмотр материальных ценностей	Старший кладовщик	Составление дефектных ведомостей на неисправные ценности	Акт на ремонт, списание
9	Ведение отчетной документации по движению материальных ценностей	Старший кладовщик	Составление отчетных форм на основании первичного учета	Унифицированные формы, программные продукты

5. Предложения по рационализации технологии выполнения

управленческой процедуры на складе

Для систематического контроля за движением материальных ценностей на складе целесообразно применять автоматизированные системы управления. Существует много различных автоматизированных разработок по складскому учету. Рассмотрим две из них:

Автоматизированный комплекс AltaBase II  позволяет:

·         Возможность ведения сложных товарно-денежных взаиморасчетов с клиентами;

·         Осуществление смешанного учета по нескольким компаниям корпорации;

·         Надежная, масштабируемая, открытая для изменений и закрытая от несанционированного доступа система учета;

·         Возможность полностью интегрировать базу данных с документами Microsoft Word, таблицами Microsoft Excel и электронной почтой;

·         Работа с несколькими серверами специализированных данных, с объединением только необходимой информации без синхронизации;

·         Реализация нестандартных отчетов и возможность их надстройки средствами Microsoft Query / Microsoft Access;

·         Гибкая система печати и редактирования прайс - листов по многим ценам с указанием количества товара.

AltaBase II  - это:

·         Технология расширенного наследования документов - автоматически выпишите накладную на основании счета;

·         технология сложных проводок - автоматически проведите документ по нужным счетам в зависимости от его атрибутов, детализируйте дебеторскую задолженность.

·         Технология метадокумента - заказ, контролирующий свои оплаты и отгрузки.

·         Технология абстрактного настраиваемого документа.

·         Поддержка корпоративного плана счетов, представленного сетевой структурой.

·         Технология составных продуктов - хранение составных продуктов на складе, учет стоимости и состава, сборки и разборки продуктов, контроль стоимости продуктов, ценовая политика сборок.

·         Обеспечение мультивалютности финансового учета, как на уровне документов, так и на уровне счетов, складов и товаров;

·         Компания ВЭД использует AltaBase как базовую систему учета в течение 3 лет.

Назначением автоматизированной программы «Склад +» также является ведение складского учета: формирование приходных и расходных документов. Печать накладной, счет-фактуры, счета и приходного ордера. Расчет трех цен продажи с заданными коэффициентами относительно закупочной цены, с последующей возможностью выбора одной из этих цен для конкретного покупателя. Экспорт прайс - листа в MS Excel. Возможность редактирования и удаления неоплаченного документа. Возможность задания группе товаров соответствующего раздела. Просмотр информации по истории движения выбранного наименования товара. Создание отчетов о наличии товара, приходы товара, продажи товара, прибыль за оплаченный товар. Статистический анализ товарооборота.

Для предприятий с небольшим оборотом материальных ценностей программа «Склад +» наиболее приемлема вследствие ее доступности.

ЛИТЕРАТУРА

1.     Ковалев В.В.. Финансовый анализ. Методы и процедуры. Финансы и статистика. М.:2001

2.     Акофф Р. Планирование будущего корпораций. М.: Прогресс, 1985.

3.     Друри К. Введение в управленческий и производственный учет: Пер. с англ./Под ред. С.А. Табалиной.-М: Аудит, ЮНИТИ, 1994

4.     В.А. Гончарук. Развитие предприятия. М: 2001

5.     Ванькова О. Группа компаний «Топ-Мененджер Консалтинг. 2001

6.     Ковалев В.В., Волкова О.Н. Анализ хозяйственной деятельности предприятия. М.: Финансы и статистика. Проспект, 2000.