Для раскрытия данной темы необходимо описать все составляющие Microsoft Office: MS Word, MS Excel, MS Access, MS FrontPage, MS Picture Manager, MS Publisher и др.

Практическая часть данной курсовой работы представляет собой решение задачи, с помощью программы MS Excel. В данной задаче требуется сформировать и заполнить ведомость расчета ЕСН и по полученные данные представить в графическом виде.

3

Теоретическая часть

Введение

В настоящее время на рынке программного обеспечения имеются мощные программные пакеты, получившие название офисных систем. К наиболее популярным офисным системам следует отнести Microsoft Office фирмы Microsoft и Lotus Notes фирмы Lotus Development. Каждый из офисных пакетов содержит текстовый редактор, электронные таблицы, средства для создания и поддержки баз данных, средства коммуникаций.

Наиболее распространенным в России в настоящее время является пакет Microsoft Office. Это связано с тем, что фирма Microsoft Office – автор Windows и Microsoft Office – логично вписывается в интерфейс Windows. Понимая логику работы с Windows, достаточно легко освоить прикладные окна программных средств, входящих в Microsoft Office. Кроме того, совместное выполнение ряда программных средств, входящих в Microsoft Office, позволяет гибко распределять их ресурсы и работу, увеличивать общую производительность.

В Microsoft Office входят текстовый редактор Word, табличный процессор Excel, средство для создания баз данных Access, а также специальные программы для организации работы офисов.

4

1. Microsoft Office

Семейство Microsoft Office в целом представляет собой совокупность программных средств автоматизации офисной деятельности. В семейство входит множество приложений, каждое из которых предназначено для выполнения определенных функций и может быть использовано автономно и независимо от остальных. В то же время, все эти приложения в совокупности образуют единое целое. Можно выделить три отличительных признака приложений семейства Microsoft Office:

·         унифицированный интерфейс;

·         совместимость по данным;

·         единые средства программирования.

Часть приложений семейства Microsoft Office составляют так называемый пакет Microsoft Office. Состав Microsoft Office включает в себя основные программные компоненты, представленные в таб.1

Таблица 1. Основные компоненты Microsoft Office

5

1.1 Microsoft Word

Microsoft Word является издательской системой, предоставляющей возможность создания, чтения, редактирования и совместного использования документов.

Microsoft Word – это мощный интеллектуальный текстовый процессор, удобный и простой в использовании инструмент для создания профессионально оформленных документов. Реализованные в Word средства позволяют более эффективно обмениваться информацией, упрощают коллективную обработку документов, повышают продуктивность и обеспечивают более качественные результаты.

Microsoft Word входит в состав интегрированного пакета прикладных программ Microsoft Office.

После загрузки Word на экране появляется окно, основными элементами которого являются: панель меню, панели инструментов, область задач, линейки, полосы прокрутки и строка состояния. Word позволяет автоматически подстраивать набор команд меню под конкретного пользователя. При открытии меню отображаются наиболее часто используемые команды.

Панели инструментов обеспечивают возможность быстрого доступа к наиболее часто используемым командам. Как правило, на экране присутствуют две панели инструментов: стандартная и форматирование.

Панели задач облегчают выполнение ряда операций текстового редактора.

В рабочей области экрана Word вверху располагается горизонтальная линейка, слева – вертикальная линейка. С помощью линеек можно изменять поля страниц, абзацные отступы и метки табуляции. Белые части линеек соответствуют полосе набора текста, серые части – нерабочим областям страницы: полям, промежуткам между колонками текста и между ячейками таблицы.

6

Строка состояния содержит информацию о текущем состоянии программы и режимах работы с документом.

Ввод текста рекомендуется выполнять в обычном режиме просмотра документа. При этом текстовый курсор, имеющий вид вертикальной мерцающей линии, определяет точку ввода символов.

Для быстрой вставки текста, рисунков, таблиц и других элементов в пустую область документа удобно использовать возможности свободного ввода. Двойной щелчок в пустой области документа вызывает форматирование этой области для свободного ввода, при котором дальнейшая вставка элементов будет осуществляться, начиная с позиции двойного щелчка.

Свободный ввод недоступен в следующих областях: несколько колонок, маркированные и нумерованные списки, слева и справа от рисунков с обтеканием по верхнему и нижнему краям, а также слева и справа от  отступов. Кроме того, свободный ввод недоступен в следующих режимах: обычный режим, режим структуры и предварительный просмотр.

Операция автозамена предназначена для автоматического исправления в процессе ввода текста некоторых типичных ошибок или опечаток.

Операция автозамены позволяет выполнить ряд полезных функций:

·        исправление двух прописных букв на одну в начале слова;

·        преобразование строчной буквы в прописную в начале предложения;

·        устранение последствия случайного нажатия Caps Lock;

·        исправление раскладки клавиатуры.

Инструмент автотекст позволяет упростить ввод в документ часто используемых фрагментов текста и графических объектов.

7

1.2 Microsoft Excel

Microsoft Excel – приложение, предназначенное для работы с электронными таблицами. Excel – это простой, удобный и эффективный инструмент, позволяющий проанализировать данные и, при необходимости, проинформировать о результате заинтересованную аудиторию, используя электронную почту или Интернет.

Табличный процессор Microsoft Excel – инструмент для хранения, обработки и представления чисел и любой другой деловой информации. Объясняется это тем, что табличный способ представления информации существенно упрощает выполнение финансовых, научных и любых других видов расчетов. С помощью Excel можно вести простые базы данных для учета материалов, товаров, денег, времени и т.д. Кроме того, в Excel существует возможность оформления всех бухгалтерских и финансовых документов, а также возможность быстрого анализа данных и представление их в графическом виде.

Основу программы составляют: вычислительно-калькуляционный модуль, модуль диаграмм, доступ к внешним базам данных, модуль программирования для индивидуальных задач.

В Excel реализован целый ряд принципиально новых средств, позволяющих повысить продуктивность работы, а также упростить получение информации из внешних источников и расширить возможности анализа данных.

Одной из самых распространенных рутинных операций в Excel является заполнение рабочей книги данными. При помощи автозаполнения пользователи могут автоматически продолжить ряд ячеек, значения которого должны изменяться по определенному закону. Автозаполнение работает не только со значениями ячеек, но и с формулами.

Новые возможности использования диаграмм включают в себя новые    

средства форматирования диаграмм (метки данных, многоуровневые  оси   

8

категорий, настраиваемая цена деления оси), а также работу со сводными диаграммами – графическими аналогами сводных таблиц.

Файл в Excel представляет собой рабочую книгу, состоящую из нескольких листов. На каждом листе рабочей книги может располагаться несколько таблиц и графиков. Каждый лист состоит из набора строк и столбцов. Строки и столбцы идентифицируются. Области, находящиеся на пересечении строк и столбцов, называют ячейками.

Под полосой меню находятся панели инструментов. Чуть ниже – строка формул, предназначенная для ввода данных в ячейки таблицы.

В Excel содержится большое количество стандартных формул, называемых функциями. Функции используются для простых или сложных вычислений. Встроенные функции Excel делятся на следующие категории: математические, логические, статистические, финансовые, информационные, текстовые, функции даты и времени, инженерные, функции для работы с базой данных, функции просмотра и ссылок.

Программа поиск решения является инструментом оптимизации, с ее помощью можно найти оптимальное или заданное значение некоторой ячейки путем подбора значений нескольких ячеек, удовлетворив нескольким граничным условиям.

Если какое-то действие часто повторяется, его выполнение можно автоматизировать с помощью макроса. Макрос – это последовательность команд и функций, хранящихся в модуле Visual Basic. При записи макроса Excel хранит информацию о каждом шаге выполнения последовательности команд. Последующий запуск макроса вызывает повторение команд.

Excel обеспечивает защиту от вирусов, которые могут передаваться макросами. Если макросы используются совместно с другими пользователями, они могут быть снабжены цифровой подписью, так что пользователи могут проверить надежность источника макросов.

9

1.3 Microsoft Access

Microsoft Access на сегодняшний день является одним из самых популярных настольных приложений для работы с базами данных. Это не случайно, поскольку в Access реализовано множество средств, которые упрощают решение задач по вводу, анализу и представлению данных, а также значительно снижают трудоемкость разработки приложений.

Microsoft Access представляет средства, необходимые для управления любыми данными и принятия оптимальных решений. Эта СУБД «умеет» сводить воедино информацию из самых разных источников (электронные таблицы, другие базы данных) и помогает быстро найти необходимую информацию, донести ее до окружающих с помощью отчетов, графиков или таблиц, а также предлагает весь необходимый инструментарий для построения готового уникального решения для конкретного предприятия или бизнеса.

В левой части окна базы данных размещена панель в стиле Outlook, обеспечивающая быстрый доступ к объектам базы данных. На этой панели можно создавать собственные группы элементов, в которые можно помещать ярлыки к объектам базы данных. Это упрощает доступ к различным объектам базы данных. При создании проекта Microsoft Access в окне базы данных отображаются вкладки для таблиц, хранимых процедур и диаграмм базы данных (аналогом последнего объекта является схема базы данных Access).

В режиме таблицы имеется возможность просматривать содержимое связанных записей в другой таблице. При этом информация отображается в удобной для восприятия иерархической форме. Раскрытие одного уровня иерархии приводит к отображению рядом с записью главной таблицы связанных записей из подчиненной таблицы. Для записи подчиненной таблицы также можно отобразить связанные записи и т.д.

Раскрывать уровни иерархии можно до тех пор, пока существуют

подчиненные таблицы. Иерархически просмотр данных можно использовать

10

использовать не только для таблиц, но и при просмотре результатов запроса, а также в формах.

Access автоматически исправляет побочные эффекты, которые возникают при переименовании объектов базы данных. Каждый объект базы данных  имеет внутренний уникальный идентификатор, а само имя объекта используется в качестве псевдонима. При переименовании объектов заменяется псевдоним объекта, а также изменяются все ссылки на него из других объектов базы данных.

Основой базы данных является таблица, столбец которой называется полем, а строка записью.

Форма позволяет более наглядно отобразить информацию, содержащуюся в одной записи базы данных.

Запросы предназначены для поиска и получения информации из базы данных по различным критериям.

Макрос – последовательность макрокоманд для расширения возможностей СУБД. С их помощью можно изменять ход выполнения приложения, открывать, фильтровать и изменять данные в формах и отчетах, выполнять запросы и создавать новые таблицы.

Модуль – объект, содержащий программы на языке Visual Basic. Для печати и вывода, а также группировки, сортировки, определения итоговых значений используются отчеты.

Страницы показывают все ярлыки страниц доступа к данным в Internet или Intranet. Дают возможность ввода, редактирования, просмотра и манипулирования данными из сети.

                                          11

1.4 Microsoft Outlook Express

В Windows для управления электронной почтой удобно использовать Microsoft Outlook Express. С помощью этой программы можно подготовить и отправить сообщение, а также принять и просмотреть сообщения.

Окно Outlook Express разделено на две области. В левой области отображается структура системных папок, в правой – содержимое той папки, на которой расположен курсор.

Папки программы Outlook Express:

Входящие – сообщения, полученные по почте с других компьютеров или от уделенного почтового сервера.

Исходящие – сообщения, предназначенные для отправки. Данные в эту папку попадают из окна создания нового сообщения в результате выполнения команды «отправить».

Отправленные – копии отправленных сообщений.

Удаленные – сообщения, удаленные из всех папок.

Черновики – сообщения, находящиеся в стадии подготовки.

Кнопки панели инструментов программы Outlook Express:

Создать сообщение – открывает окно для создания нового сообщения.

Ответить – создает новое сообщение, в котором в качестве адреса получателя используется адрес отправителя исходного сообщения. Тема сообщения состоит из текста Re: и темы входящего сообщения. Текст входящего сообщения включается в исходный текст.

Ответить всем – подготавливает сообщение отправителю и всем, кто указан в списке.

Переслать – подготавливает копию полученного сообщения, в котором необходимо указать адрес, кому ее послать.

Удалить – удаляет выделенное сообщение.

Адреса – открывает адресную книгу

Доставить – начинает передачу и прем электронной почты.

12

1.5 Microsoft FrontPage

В результате разработки FrontPage было выработано три основных требования к продукту:

·        простота создания Web-узла;

·        простота обновления Web-узла;

·        тесное взаимодействие с Microsoft Office.

FrontPage позволяет создавать функционально насыщенные и профессионально оформленные Web-узлы. Пользователь теперь может точно позиционировать элементы Web-страницы, импортировать и редактировать НТМL-файлы, а также применять новейшие Web-технологии.

Благодаря FrontPage можно создавать Web-узлы, которые работают и выглядят именно так, как того хочет заказчик. В FrontPage включены средства верстки Web-страниц и их оформления с помощью согласующихся по цвету элементов.

FrontPage упрощает построение запросов к базам данных и встраивание их в Web-страницы. Более того, появилась возможность создавать Web-страницы, в которых информация обновляется всякий раз, когда пользователь открывает или обновляет их в окне браузера.

FrontPage отображает все компоненты, из которых построен Web-узел, позволяя удостовериться, что они работают правильно и с максимальной производительностью.

FrontPage автоматически выполняет такие рутинные операции, как автоматическое исправление всех ссылок на страницы или файлы при переименовании или перемещении этих объектов. Можно также автоматически вставлять ссылки на все документы, относящиеся к заданной категории.

FrontPage готов к использованию практически в любой стране мира, так как он поддерживает 15 языков.

13

1.6 Microsoft PowerPoint

В MS Office существует программа, позволяющая придать презентации необходимый эффектный внешний вид. С ее помощью можно создавать и отображать наборы слайдов, в которых текст сочетается с графическими объектами, звуком, фотографиями, картинками, видео и анимационными эффектами. Презентации можно представлять в электронном виде и распространять через Интернет.

Структура окна PowerPoint аналогична структуре любого окна Windows-приложения.

Для удобства работы над презентациями существуют разные режимы. Для быстрого переключения режимов служат кнопки в левом нижнем углу окна.

Картинки оживляют презентацию, делая ее более привлекательной. В PowerPoint есть библиотека (свыше 1000) картинок по широкому диапазону тем. Вставить картинку можно, если выбрать при создании слайда соответствующую авторазметку.

Таблицы удобно использовать для показа тенденций и связей между группами данных. С точки зрения восприятия информации, включаемой в таблицы, не следует делать их более 2-3 столбцов и 3-4 строк.

Организационные диаграммы вставляются с помощью программы Organization Chart. В окне организационной диаграммы можно подготовить нужную диаграмму, используя возможные варианты присоединения рамок, приведенные на панели инструментов.

При проведении показа слайдов на компьютере возможно использование визуального, звукового и анимационного оформления. При оформлении презентации очень важна умеренность. Используемое оформление, такое, как анимация и смена слайдов, должно подчеркивать выступление докладчика, а не притягивать внимание слушателей непосредственно к оформлению.

14

1.7 Microsoft InfoPath

Приложение InfoPath — важная новинка в семействе MS Office System. Эта программа изначально ориентирована на решение задач корпоративного уровня, причем одних из наиболее злободневных на сегодня — сбор из различных разнородных источников (СУБД, бизнес-приложений, Web-сервисов), визуальное представление и редактирование данных. Все это выполняется в виде работы с XML-документами с использованием разнообразных динамических форм.

Модификация средств развертывания форм InfoPath вызвана в первую очередь необходимостью подлинности. Сейчас при коррекции настраиваемых форм следует выполнять их переустановку на каждом рабочем компьютере. В новой версии для удостоверения подлинности служат программируемые сертификаты, что позволяет получать автоматическое подтверждение через серверные службы. В этом случае шаблоны обновляются сразу, как только открывается новая или уже существующая форма.

Одна из ключевых идей InfoPath — реализация задач управления визуальными формами и связями с источниками данных без программирования, а только через пользовательский интерфейс. В то же время очевидно, что для создания эффективных приложений на его основе весьма желательно иметь механизм гибкой настройки и функционального расширения InfoPath с помощью средств программной автоматизации.

В заключении нужно отметить, что InfoPath имеет опцию отключения использования новых функций — благодаря ей достигается обратная совместимость с текущим вариантом продукта. В итоге обеспечивается надежное создание форм, работающих в среде разных версий InfoPath.

15

1.8 Microsoft PhotoDraw

Графический редактор Microsoft PhotoDraw имеет универсальные инструментальные средства для создания рисунков и редактирования графики, позволяя работниками многочисленных коммерческих офисов и фирм создавать профессионально оформленные графические изображения для веб-страниц, печатных документов и презентаций. Интерфейс программы стандартен для приложений Microsoft. Особенность PhotoDraw состоит в том, что в одной программе сосредоточены как векторные, так и растровые средства рисования. Он отражает современную тенденцию многих растровых редакторов расширять свои векторные функции и наоборот, т.е. стремление векторных редакторов поддерживать работу с растровыми объектами.

В пакете есть возможность быстрого создания фонового рисунка веб-страницы или презентации с помощью любой из многочисленных текстур. Microsoft Clip Gallery содержит огромное количество качественных картинок и готовых фотографий. PhotoDraw содержит несколько категорий шаблонов дизайна для деловой графики, открыток, Web-страниц, а также большой набор рисованных фигур и множество типов линий для их оформления, включая различные художественные мазки кистью, либо фотоизображения. PhotoDraw поддерживает сохранение иллюстрации в формате большинства других приложений.

PhotoDraw умеет напрямую работать с большим количеством сканеров и цифровых фотокамер. Редактор обладает коллекцией текстур, кистей, шаблонов и т.д., часть которых устанавливается вместе с ним, а остальное догружается с CD по мере необходимости. В программе имеется большое количество примитивов для рисования.

В PhotoDraw используется широкая гамма инструментов, которые предназначены для исправления дефектов фотографий. Предусмотрены инструменты и для работы с фотоизображениями, позволяющие выполнить их ретушь.

16

1.9 Microsoft Publisher

Настольная издательская система Microsoft Publisher предназначена для пользователей, желающих выпускать собственные маркетинговые материалы и бизнес-публикации с профессиональным уровнем качества, не прибегая при этом к помощи профессиональных дизайнеров. Благодаря гибким мастерам, интегрированным в новую область задач, пользователи могут быстро и легко применять параметры оформления для создания высококачественных бюллетеней, объявлений, буклетов, Web-узлов и других материалов.

Publisher предлагает популярные средства автоматизации. Благодаря этому упрощается освоение данного продукта пользователями, знакомыми с другими приложениями Office. В числе новых возможностей Publisher можно назвать колонтитулы, функцию предварительного просмотра, настраиваемые панели инструментов, буфер обмена Office, средства OfficeArt, автофигуры, тезаурус, автовосстановление, возможность работы с несколькими документами и многое другое.

Publisher включает более 8500 вариантов шаблонов для создания и настройки распространенных бизнес-публикаций, включая бюллетени, буклеты, почтовые карточки, в Web-узлы и каталоги. В Publisher реализована гибкая интеграция с областью задач Office XP, которая позволяет просматривать эскизы изображений и осуществлять быстрый доступ к важным средствам оформления — шрифтовым и цветовым схемам, параметрам разметки и макетам публикаций.

Новая версия Publisher расширяет возможности профессиональной печати, предлагая поддержку печати с использованием плашечных цветов и четырехцветной триадной модели.

Пользователи могут экспортировать готовые к печати файлы Publisher для публикации в Web, автоматически преобразовывать буклеты и бюллетени в Web-узлы.

17

1.10 Microsoft Picture Manager

Microsoft Office Picture Manager предоставляет довольно гибкие возможности управления, редактирования и совместного использования рисунков. Пользователи могут просматривать все рисунки вне зависимости от того, где они сохраняются. Средство поиска рисунков помогает найти рисунки, выполняя поиск автоматически. Picture Manager также помогает автоматически исправлять рисунки. Кроме того, Picture Manager предлагает мощные средства совместного использования рисунков, позволяющие отправлять рисунки в сообщениях электронной почты или создавать библиотеки рисунков в интрасети организации.

Вместо того чтобы выполнять переходы между разными расположениями и длинными списками папок каждый раз, когда требуется работать с рисунками, можно добавить ярлыки для расположений часто используемых рисунков. Программа Picture Manager не требует нарушать текущую иерархию папок и создавать новые категории или импортировать рисунки. После добавления ярлыка становится возможной работа с сохраненными в этом расположении рисунками так же, как и при работе в файловой системе.

Можно изменять вид рисунков, корректируя такие параметры, как яркость и контрастность, цвет, размер. Также возможны такие действия, как обрезка, поворот и отражение, устранение эффекта красных глаз, изменение размера.

После завершения редактирования можно сохранить результаты изменений в текущем файле или оставить исходный файл и экспортировать измененный рисунок в файл с другим именем или в другом расположении.

Можно отправлять рисунки в сообщениях электронной почты или создавать общие библиотеки рисунков, обеспечивающие простоту управления и широкие возможности совместной работы на основе разрешений, назначаемых по ролям.

18

Заключение

Современную жизнь представить без современной техники просто невозможно. Ни одна фирма не обходится без помощи компьютеров. Хранение данных, написание документов, составление графиков, таблиц, расписаний, создание презентаций – во всем в этом нам помогает компьютер, и помогает успешно. Мы вкратце рассмотрели программный пакет Microsoft Office, с помощью которого можно достичь всего вышеперечисленного, в частности одну из его программ - программу по созданию презентаций - PowerPoint.       От того, насколько профессионально будет выполнена ваша презентация, сумеете ли вы убедить зрителей в том, что вы именно тот партнер, который им нужен и будет зависеть успех вашей фирмы.