Делопроизводство.

Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильной деятельности любой организации. На основе её принимаются соответствующие управленческие решения. Беспорядок в хранении документов может обернуться риском потери ценной информации, что может негативно отразится на деятельности  предприятия.  

Управление предприятием можно представить как процесс получения информации, её обработки, принятия решения и  доведения его до исполнителя. Наиболее важной частью управления

является принятия решения. Для выработки правильного решения требуется полная, оперативная, достоверная информация.

Составной часть управления является делопроизводство. В комитете по земельным ресурсам и землеустройству Ярославского района в основу функционирования положены следующие принципы:

·        оперативность (быстрая и четкая работа с документами);

·        современное техническое оснащение (персональные компьютеры, принтеры, сканеры и т.д., всевозможные средства малой оргтехники, облегчающие работу с документами);

·        целесообразность всех делопроизводственных операций;

В комитете установлен единый порядок по составлению документов и работе с ними. Утверждена и согласованна в установленном порядке номенклатура дел комитета, где согласно перечню установлены сроки хранения документов (от 3 лет до постоянного хранения). Срок хранения зависит от правовой надобности документов. Приложение №_________ 

Работа с документами представлена в виде следующей технологической цепочки операций.

Предварительное рассмотрение (разметка) секретарем

Регистрация документов

Прием входящих документов

 

Доклад руководителю и рассмотрение документов руководством

Принятие решения руководителем и направление документов на исполнение

Контроль исполнения документов

Формирование документов в дела

Использование документов в справочно-информационной работе

Определение сроков хранения документов

Передача в архив

 

 

		Дальнейшее использование

 

                                                                         

		Уничтожение документов

 

Данную схему я раскрою на примере юридического лица ОАО «Центр управления инвестиционными проектами».

ОАО «Центр управления инвестиционными проектами» подает заявку на Главу Ярославского муниципального округа с просьбой предоставить 2 земельных участка в аренду для строительства АЗС по окружной дороге г. Ярославль на землях  совхоза “Пригородный” Ивняковского сельсовета. Заявка подается на бланке где указывается: эмблема предприятия, наименование  предприятия, почтовый адрес предприятия, банковские реквизиты, номер контактного телефона, номер телефакса, дата и номер письма, реквизит “На №        от             “, в котором указывается дата и номер того письма, на который комитет дает ответ.

После предварительного рассмотрения секретарем заявка регистрируется в книге входящих документов и отдается для  рассмотрения и принятия решения руководителю комитета. Приняв  решение, руководитель отписывает заявку на исполнение конкретному специалисту, в нашем примере исполнителем является МП “Землемер”. На МП “Землемер” согласно договора по выполнению работ возложена функция формирование межевого дела.

 Формирование документов в дело (землеустроительное дело) происходит в следующем порядке.

1. Заявление о предварительном согласовании места размещения объекта.

2. На основании заявки готовится акт выбора земельного участка  с указанием места расположения объекта, ориентировочная площадь, с участием служб Ярославского района  (председатель комитета ЖКХ, строительства и архитектуры муниципального округа; председатель комитета по земельным ресурсам и землеустройству Ярославского района; главный архитектор муниципального округа; главный врач райсанэпидемстанции; начальник отдела госпожнадзора муниципального округа; председатель свх. «Пригородный»; глава администрации Ивняковского сельсовета; председатель комитета по охране окружающей среды муниципального округа) с которой ОАО «Центр управления инвестиционными проектами» должен согласовать строительство АЗС и предоставить заключения  о пригодности участков под строительство. Кроме того в акте выбора оговаривается, что при проектировании объекта в сметно-финансовом расчете имеется пункт, по которому заказчик возмещает убытки прежнему землепользователю и возмещает потери сельскохозяйственного производства при выводе из оборота сельскохозяйственных угодий. 

3. На основании акта выбора и материалов согласования выносится постановление Главы Ярославского муниципального округа на разрешение проектно-изыскательских работ сроком до 6 месяцев.

4. В течение этих 6 месяцев заказчик должен разработать проект по строительству АЗС.

5. При готовности проекта заказчик пишет заявку на выделение  земельного участка в аренду под строительство.

6.  На основании проекта производится отвод земельного участка в натуре с оформлением соответствующих документов:

- акт установления границ

-         план границ.

7. Постановление Главы  Ярославского муниципального округа на предоставление земельного участка в аренду.

8. Подготовка документов  к государственной регистрации (подбор необходимых данных)

Приложение №_________

Использование документов справочно-информационной работе.

Сведения об определенном земельном участке предоставляется следующим лицам:

правообладателю земельного участка и уполномоченным правообладателем лицам;

налоговым органам в пределах территории, находящейся под их юрисдикцией;

судебным и правоохранительным органам, имеющим в производстве дела, связанные с данным земельным участком;     

иным установленным законом лицам.

Сведения о земельном участке выдаются в следующем порядке:

-Регистрация заявки на выдачу сведений;

-Выборка сведений в соответствии с принятой заявкой;

-Выдача подготовленных документов.

Заявка на выдачу сведений регистрируется в «Книге входящих документов». По характеру и объему запрашиваемых сведений, заявки могут быть:

-         об общих характеристиках земельного участка (без выдачи сведений о форме и размерах);

-         об общих характеристиках земельного участка, форме и размере;

-         обо всех сведениях по земельному участку.

Выдача подготовленных документов регистрируется в «Книге исходящих документов».

Программный комплекс фирмы Geocad LTD (г.Новосибирск) Geocad System 3.2 установленный на сервере комитета  является составной частью делопроизводства, которая позволяет решать намеченные задачи в кротчайшие сроки.