Для формирования новой организационной структуры предприятия возьмем
конкретное предприятие с существующей структурой:
Организационная структура
на предприятии «АТБ-Сервис» представлена на рисунке
1.
Рисунок 1. –
Организационная структура предприятия «АТБ-Сервис»
Этап 1. Фиксация существующего штатного расписания
1.1 Получение утвержденного штатного расписания
На данном этапе мы наблюдаем текущее штатное расписание персонала:
количество работников, время работы,
выходные дни.
1.2 Кодировка рабочих мест
Для кодирования рабочих мест в компании следует применять позиционную
систему кодирования. Каждый знак кода в такой системе имеет свой смысл, и
поменять позиции кода местами нельзя, так как каждому классификационному
признаку выделены определенные разряды. Структура кода может иметь такой вид:
XX. YY. ZZ ,
где
XX - номер фирмы, входящей в состав корпорации;
YY - номер производственного или управленческого подразделения в фирме;
ZZ - номер рабочего места в производственном или управленческом
подразделении фирмы.
1.3 Разработка базы данных «Библиотека работ компании».
В данной базе данных отражаются специальности рабочего персонала и их
функции.
1.4 Наполнение базы данных по результатам анкетирования персонала
По результатам анкетирования исследуемой фирмы производится заполнение
базы данных «Библиотека работ компании» для систематизации должностей,
выявления количества сотрудников, их специализаций и т.д.
1.5 Анализ «Библиотеки работ компании» на предмет выявления дублирования,
пробелов и факторов, реализация которых важна для развития организации
В ходе анализа «Библиотеки работ компании» было выявлено, что одни и те
же функции выполняет несколько человек, это водители автотранспорта и механики,
но для исследуемой компании это является только положительным моментом, так как
объем работ по данным направлениям в «АТБ-Сервис»
достаточно велик.
Этап 2. Анализ недостатков организационной структуры предприятия
2.1 Проведение совещания с руководством компании на предмет определения
основных недостатков и предварительного распределения функциональных
обязанностей между структурными подразделениями
Данное совещание проводится на уровне директора и начальников отделов, где анализируются основные
недостатки каждого из отделов и пути устранения имеющихся недостатков.
2.2 Выявление причин возникновения указанных недостатков и оценка их
возможного влияния на эффективность работы предприятия
В ходе данного мероприятия у компании были выявлены следующие недостатки:
-
Разделение функций линейных и функциональных
специалистов никогда не может быть проведено на 100%
-
Недостаточное разграничение полномочий и
ответственности между линейными и функциональными руководителями
-
Слабое высшее руководство. Отсутствие
процессного подхода. Отсутствие системы бюджетирования.
Слабая система мотивации, слабая ее направленность на конечные результаты
компании
-
Недостаточная квалификация персонала, отсутствие
четких регламентов
2.3 Структуризация выявленных недостатков. Определение возможных путей
решения проблемы
Имеющиеся недостатки были структурированы в следующую таблицу:
|
Отмечаемые недостатки
|
Причины недостатков
|
|
Дублирование функций руководителя и функциональных
специалистов в процессе управленческой деятельности
|
Разделение функций линейных и функциональных специалистов
никогда не может быть проведено на 100%
|
|
Медленное принятие решений
|
Недостаточное разграничение полномочий и ответственности
между линейными и функциональными руководителями
|
|
Нежелание руководителей брать на себя ответственность за
принимаемые решения
|
Недостаточное разграничение полномочий и ответственности
между линейными и функциональными руководителями
|
|
Возникновение внутрипроизводственных барьеров,
ограничивающих рамки заинтересованности функциональных подразделений в
эффективном развитии производства
|
Слабое высшее руководство. Отсутствие процессного подхода.
Отсутствие системы бюджетирования. Слабая система
мотивации, слабая ее направленность на конечные результаты компании
|
|
Разногласия между линейными и функциональными службами
|
Слабое высшее руководство. Отсутствие процессного подхода.
Отсутствие системы бюджетирования. Слабая система
мотивации, слабая ее направленность на конечные результаты компании
|
|
Противодействие линейных менеджеров работе функциональных
специалистов
|
Слабое высшее руководство. Отсутствие процессного подхода.
Слабая система мотивации, слабая ее направленность на конечные
результаты компании
|
|
Неправильное толкование информации, передаваемой линейным
исполнителям функциональными менеджерами
|
Недостаточная квалификация персонала, отсутствие четких
регламентов
|
Этап 3. Разработка нового штатного расписания компании
3.1 Встреча с руководством и административными работниками по
формированию концепции новой структуры компании
В ходе проведения второго этапа, где были выявлены основные недостатки,
руководству компании необходимо найти способы устранения данных недостатков,
которые осуществляются на данном этапе.
3.2 Выработка проекта штатного расписания
В ходе данного мероприятия предприятию предлагается увеличение
продолжительности рабочего дня, так как специфика деятельности предприятия
автоперевозки, в ходе чего будут наблюдаться коррективы в расписании, а именно
переход водителей и механиков предлагается перевести на измененный полный режим
рабочего времени по графику 2 через два. Деятельность руководства и бухгалтерии
остается без изменений в плане продолжительности рабочего дня.
3.3 Кодификация рабочих мест в новой организационной структуре, что имеет
принципиальный характер: к коду будут привязана система заработной платы,
управленческий учет, материальный учет, документооборот, система планов и
отчетности
Структура кода будет иметь следующий вид:
XX. YY. ZZ ,
где
XX - номер фирмы, входящей в состав корпорации;
YY - номер производственного или управленческого подразделения в фирме;
ZZ - номер рабочего места в производственном или управленческом
подразделении фирмы.
3.4 Условное заполнение фамилиями новых рабочих мест, наполнение
обязанностями новых рабочих мест
Здесь заполняется табель рабочего персонала.
3.5 Приведение названий новых рабочих мест в соответствии с положением в
новой иерархической структуре и тарифно-квалификационным справочникам.
Подготовка приказа с новым перечнем должностей на утверждение руководства.
Для реализации стратегии компании организационная структура предприятия
«АТБ-Сервис» будет выглядеть следующим образом (рисунок
2).
Рисунок 2 – Организационная структура «АТБ-Сервис»
Для внедрения новых должностей директором предприятия издается приказ о
введение новых лиц в круг сотрудников предприятия.
3.6 Создание единой тарифной сетки компании. Присвоение каждому коду
«должностной вилки»
На данном этапе определяется уровень заработной платы, исходя из
занимаемой должности и кодировки персонала согласно кодификации.
3.7 Создание (адаптация) программы «Штатное расписание»
После всех перечисленных мероприятий программа «Штатное расписание»
входит в действие.
Этап 4. Разработка пакета положений о структурных подразделениях
4.1 Разработка и утверждение типовой формы положения о структурном
подразделении
В ходе этого этапа предприятию предлагается ввести внутреннее положение
по отделу эксплуатации автомобилей, а именно внести коррективы по безопасности
жизнедеятельности, что позволит снизить аварийность при управлении
автотранспортом.
4.2 Коллективное совещание руководителей и администраторов по
окончательному согласованию распределения функциональных обязанностей между
структурными подразделениями
4.3 Формирование руководителями подразделений предварительного варианта
положений
В данном этапе руководителю начальниками отделов предоставляются
предварительные варианты положений, которые он рассматривает и вносит свои
коррективы.
4.4 Утверждение генеральным директором компании пакета положений о
структурных подразделениях
После отредактированных замечаний по положениям конечные варианты
положений отделов подписываются руководителем и вступают в силу.
Этап 5. Создание пакета положений и должностных инструкций на рабочие
места
5.1 Создание и утверждение типового положения о руководящем работнике и
должностной инструкции сотрудника
На каждого руководящего работника создается отдельная инструкция, которую
разрабатывает сам директор предприятия.
5.2 Разработка анкет и создание плана-графика анкетирования персонала,
утвержденного приказом
На основании приказа руководителя предприятия начальниками отделов
разрабатываются анкеты на сотрудников, которые должны отражать уровень их
квалификации и соответствия занимаемой должности.
5.3 Проведение коллективного совещания по разъяснению некоторых терминов
На данном этапе происходит общее собрание всего работающего персонала
сотрудников, где идет разъяснение положений.
5.4 Анкетирование персонала организации. Формирование предварительного
варианта должностных инструкций
Здесь весь персонала проходит анкетирование, где определяется уровень их
знаний соответствию занимаемым должностям.
5.5 Согласование должностных инструкций с непосредственными
руководителями сотрудников.
Здесь до непосредственных начальников рабочих доносятся инструкции, которые
они должны досконально изучить со своими подчиненными, после чего последние
должны расписаться в том, что они ознакомлены с инструкциями.
5.6 Формирование окончательного варианта пакета положений о руководящих
работниках и должностных инструкций на сотрудников
На данном этапе все предложенные инструкции и положения вводятся в
действие.
5.7 Преобразование базы данных «Библиотека работ» за счет включения
должностных инструкций в единую компьютерную систему «Организационная структура
предприятия»
На данном этапе в базу данных вносятся новые сотрудники, принятие на
работу.
Этап 6. Разграничение функций управления
На данном этапе предлагается ввести новую должность: заместителя
директора по отделу эксплуатации автомобилей и отделу главного механика.
Этап 7. Разработка и утверждение локальных нормативных актов
На данном этапе происходит утверждение внутренних положений, утверждение
осуществляется директором предприятия.
Этап 8. Аттестация и наем персонала
8.1 Разработка и утверждение положения об аттестации сотрудников и
аттестационной комиссии
В состав аттестационной комиссии входит: группа из 2-х человек.
8.2 Разработка анкеты по оценке уровня профессиональных и личностных
качеств работников компании
Для аттестации сотрудников на предприятии используется следующий формуляр
анкеты для аттестации:
Аттестационный лист
1. Фамилия, имя, отчество
2. Год рождения
3. Образование, что, когда окончил
4. Специальность и квалификация по образованию
5. Общий трудовой стаж
(в том числе по специальности)
6. Занимаемая должность на момент аттестации
7. Выполнение рекомендаций предыдущей аттестации
8. Общая оценка деятельности
9. Оценка деятельности в результате голосования
10. Рекомендации аттестационной комиссии
Председатель аттестационной комиссии
(подпись) (расшифровка
подписи)
Члены аттестационной комиссии
(подпись) (расшифровка
подписи)
Дата аттестации
С аттестационным листом ознакомлен
(подпись) (дата)
8.3 Аттестация сотрудников
Аттестация является формой периодической оценки деятельности
персонала ООО «АТБ-Сервис».
В ООО «АТБ-Сервис» аттестация
проводится в два этапа:
1)
офиса: тренинг 1 раз в 6 месяцев, потом аттестация по
теме пройденного тренинга;
2)
обслуживающего персонала: при приеме на работу –
тестирование; после испытательного срока – аттестация; плановая – 1 раз в 3
месяца.
Аттестация как процедура оценки в ООО «АТБ-Сервис»
существует с 2002 г.
Тренинг проходит следующим образом: выдается положение, о
функциональных обязанностях персонала, дается задание выучить обозначенные
главы. И через несколько месяцев сдаются те параметры, которые описаны в
положении, если вовремя не сдается платится штраф 200 руб. На следующем этапе
снова выдается задание выучить главы и по окончании обучения сдается экзамен и
т.д.
8.4 Наем дополнительных сотрудников
В ходе изменения организационной структуры предлагается ввести новый
отдел – отдел маркетинга, в ходе которого необходимо нанять нового сотрудника.
Этап 9. Постановка документооборота
Документооборот предприятия осуществляется в основном в отделе
бухгалтерии, где начисляется заработная плата, отражаются затраты и путеводные
листы.
Этап 10. Постановка управленческого учета
Управленческий учет на настоящий момент на предприятии осуществляется
непосредственно директором, но для его улучшения предлагается ведение
управленческого учета вводимоц должностью
замдиректора и главного бухгалтера.
Этап 11. Ведение персонального материального учета
На данном этапе предлагается закрепление автотранспортных средств за
конкретными водителями, а их ремонт за конкретными механиками.
Этап 12. Разработка и внедрение прогрессивной системы оплаты труда
Для улучшения системы оплаты труда на предприятии предлагается перейти с
фиксированной заработной платы, которая существует на предприятии на
сдельно-премиальную, что позволит увеличить отдачу работы сотрудников.
Этап 13. Воспитание корпоративного духа в организации
Для совершенствования корпоративной культуры руководству предприятия
предлагается проведение корпоративного отдыха за городом, празднования дня
рождения предприятия, 8 марта и т.д.
Этап 14. Привязка финансового планирования и управления компанией к
конкретным рабочим местам
Для лучшего управления компанией предлагается ввести системы отчетов по
каждому сотруднику: каждый сотрудник компании должен в конце месяца отчитаться
о проделанной работе (водители о количестве и дальности маршрутов, механики о
количестве отремонтированного транспорта и степени поломок и т.д.).
Список использованной литературы
1.
Абрамова Е. Система
мотивации и увлеченные подчиненные //Директор-инфо.-2008.-№ 3.
2.
Адаптивное управление фирмой / Кудин В.С., Лычагин М.В.
и др. / Новосибирская Государственная
академия экономики и управления.
Новосибирск, 2005. 149 с.
3.
Базаров Т.Ю. Управление персоналом организации. Учебник
для вузов. М.: Экономика и финансы. 2006.-421с.
4.
Беляев В.К. Новое в управлении экономикой предприятия:
Справочно-методическое пособие. Иркутск: Изд-во Иркутскоого
ун-та, 2004. 219 с.
5.
Бизюкова И.В. Кадры
управления: подбор и оценка; учебное пособие. – М.: ОАО “Издательство
“Экономика”, 2008.-298с.
6.
Загоруйко И., Федоров В. Как управлять персоналом коммерческой
организации // Человек и труд. – 2009. – №1. – С. 101–106.
7.
Крутик А.Б. Маркушевич О.Г. Механизм
управления предприятием в условиях свободной экономики.-М.,2005.
8.
Менеджмент/Автор-составитель
Г. Б. Казначевская - Ростов н/Д:
«Феникс», 2005.