ВСЕРОССИЙСКИЙ
ЗАОЧНЫЙ ФИНАСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ
ИНСТИТУТ
Филиал в г. Брянске
Р Е Ф Е Р А Т
по дисциплине
ДЕЛОВОЕ
ОБЩЕНИЕ
Тема: Документирование в деловом общении:
служебные записки и визитные карточки
|
ВЫПОЛНИЛ(А)
|
|
|
СТУДЕНТ(КА)
|
3 курса (периферия)
|
|
СПЕЦИАЛЬНОСТЬ
|
Финансы и кредит
|
|
№ ЗАЧ. КНИЖКИ
|
|
|
ПРЕПОДАВАТЕЛЬ
|
Шаров В.Д.
|
Брянск — 2006
Документирование в
деловом общении: служебные записки и визитные карточки.
План.
Введение.
1. Краткая история развития служб документации. Схема
ДКС.
2. Система документации и унифицированная система
документации.
3. Суть унификации и стандартизации в производстве.
4. Виды деловых документов на предприятиях и в
организациях.
4.1. Виды
организационно-распорядительной документации
обращающейся на предприятиях и организациях.
4.2. Каково
назначение ГОСТ Р 6.30-97.
4.3. Что представляет собой формуляр
организационно-распорядительной документации.
4.4. Состав реквизитов организационно-распорядительной
документации.
4.5. Что собой представляет бланк документа.
4.6. Требования к оформлению реквизитов на поле углового
штампа.
4.7. Требования к оформлению реквизитов на служебном поле
документа.
4.8. Перечень документов, подлежащих утверждению.
4.9 Перечень документов,
на которых ставится гербовая печать.
5. Служебная записка.
5.1 Преимущества служебных
записок как средства внутренней коммуникации.
5.2. Подготовка служебной
записки.
5.3. Основные цели подготовки служебных записок.
5.4. Формат служебной записки.
Примеры служебных записок.
6. Визитная карточка.
6.1.
История возникновения и развития визитной карточки.
6.2.
Оформление визитных карточек. Правила оформления.
6.3.
Пометки и надписи на визитных карточках.
6.4. Использование визитных
карточек.
6.5. Поздравления.
6.6.
Соболезнование.
6.7.
Выражение благодарности.
6.8.
Прощание.
6.9.
Представление.
6.10.
Приглашение на прием.
6.11.
Перемена адреса.
6.12.
Этикет визитных карточек. Правила вручения визитных карточек.
6.13.
Хранение визитных карточек.
6.14.
Виды визитных карточек.
Примеры
визитных карточек.
Заключение.
Введение.
Не нужно доказывать, что
знание делопроизводства, умение документально оформить управленческое решение
наряду с этикой делового общения для менеджера любого уровня, специалиста стало неотъемлемым
признаком профессионализма.
Делопроизводство составляет
полный цикл обработки и движения
документов с момента их создания (или получения) до
завершения исполнения и отправки.
Документ – это составленная
в законном порядке бумага, которая служит письменным доказательством
какого-либо события и подтверждает права на что-либо.
Документ – это основной
способ доказательства спорных вопросов. Правильно составленный юридический
документ служит гарантией успеха. Документы закрепляют производственные
отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко
служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и
иных споров, рассматриваемых
гражданскими, арбитражными и третейскими судами. В документах фиксируется
информация, используемая в управлении предприятием, а деловая переписка служит
универсальным средством общения во всем мире.
На международном уровне
наиболее общим признано определение документа как записанной информации,
которая может быть использована как единица в документационном процессе.
Документ
учреждения предприятий принято различать по видам деятельности, выделяют три
наиболее крупные групп:
1.
Организационно-распорядительная документация (ОРД).
2.
Финансово-расчетная документация.
3.
Снабженческо-сбытовая документация.
Большой вклад в совершенствование работы с
документами предприятия может
внести секретарь-референт, так как
значительная часть делопроизводственных операций выполняется на его рабочем месте. Такая централизация позволяет проводить все
операции с документами более квалифицированно и широко
применять для однотипных
работ средства оргтехники. Именно секретарь-референт может объективно
оценить эффективность принятой на
предприятии системы делопроизводства и, по
мере приобретения опыта, внести
существенные замечания и предложения по его изменению.
Документирование включает:
1.
Составление проекта документа.
2.
Согласование проекта документа.
3.
Проверку правильности оформления документа.
4.
Утверждение документа руководителем.
5.
Регистрацию.
Система документирования
предполагает наличие определенных требований и норм создания документов,
которые закрепляются законодательными актами, единой государственной
системой документации, инструкциями
госбанка, ГОСТ и т.д.
Документная коммуникационная
система (ДКС) – это подсистема социальной коммуникации, обеспечивает создание,
обработку, хранение и распространение документной информации в обществе.
1. Краткая история развития служб документации.
С древнейших времен дошли до
нас различные виды документов, с помощью которых мы узнаем историю своей
страны, особенности быта и различных
отношений, складывающихся в те далекие времена.
Документы возникли вместе с письменностью, вначале
как средство
закрепления имущественных отношений, а затем, с
развитием письменности, стали средством общения, передачи информации. Документы
являются одним из важнейших хранилищ человеческой памяти.
Этапы становления делопроизводства в России.
В России к началу XVII века
первым сложилось приказное делопроизводство. Приказами в то время именовались
органы государственной власти. Документы имели форму свитка, составлявшего в
длину от 10 до 100 метров.
При Петре первом было
введено коллежское делопроизводство, более прогрессивное по сравнению с
приказным. Коллегиями назывались центральные учреждения, ведавшие отдельными
отраслями государственного управления.
В начале XIX века коллегии
были заменены министерствами,
коллегиальность в руководстве сменилась единоличием.
Сложилось
исполнительское делопроизводство. Появились бланки
служебных документов, началось внедрение
механизации конторского труда.
В годы Советской власти было
выработано делопроизводство, характерное для централизованного управления
народным хозяйством. В практике делопроизводства был установлен единый порядок
документирования, внедрены стандартные требования к форме и структуре
документов. Установлен типовой состав информационных элементов документов. Была
предпринята попытка введения Единой государственной системы делопроизводства
(ЕГСД). В целях применения средств вычислительной техники в ряде отраслей
осуществлялось освоение унифицированных систем документации, позволяющих
одновременно использовать их и при традиционных методах обработки документов.
В настоящее время
сложившейся система обработки документов развивается с учетом специфики
рыночных отношений, механизации и компьютеризации делопроизводства.
2. Система документации и
унифицированная система документации.
Любой
документа функционирует совместно с другими документами.
Совокупность взаимосвязанных документов,
используемых в определенной
сфере человеческой деятельности, называется системой
документов.
Рационально организованный комплекс
взаимосвязанных документов,
созданный по единым правилам и требованиям и
применяемый в определенной деятельности, называется
унифицированной системой документации (УСД).
3. Суть унификации и стандартизации в производстве.
Обязательным
условием организационной и управленческой
деятельности на предприятиях, в учреждениях является документирование.
Организация и управление
характеризуется разнообразием и повторимостью рабочих ситуаций и
предпринимаемых действий по их решению. Отсюда
большое разнообразие документов и необходимость их унификации и
стандартизации.
Суть
унификации сводится к сокращению неоправданного
многообразия документов, привидение к единообразию их форм,
структуры, языковых конструкций и
операций по обработке, учету и хранению.
Суть
стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную
для применения, оптимальных правил и требований
по разработке и
оформлению документов, принятых в установленном
порядке для всеобщего и многократного их применения в
делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных
(ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых
(ОСТ) стандартов.
В разработке унифицированных
систем документации накоплен большой
опыт. Длительное время в стране действовал ГОСТ 6.38-72 на требования по
оформлению организационно-распорядительной
документации. В 1990 году стандарт подвергся определенной переработке
с учетом двадцатилетней практики его
использования (ГОСТ 6.38-90).
С 01.07.1998 года в РФ
введен в действие ГОСТ Р6.30-97.
Имеется некоторый опыт в
создании других систем унифицированной
документации.
4. Виды деловых документов на предприятиях и в
организациях.
Все документы,
обращающиеся на предприятии, в
организации,
классифицируют по следующим признакам: видам
деятельности, наименованию, способу
фиксации информации, месту составления, степени сложности и др.
4.1. Виды организационно-распорядительной
документации обращающейся на предприятиях и организациях.
Среди большого разнообразия
видов деловых документов, обращающихся на предприятиях и в организациях,
организационно-распорядительная правленческая деятельность главным образом
заключается в разработке и реализации решений, фиксируемых
в организационно-распорядительной документации.
Организационно-распорядительной
документация является наиболее широко используемым видом документации.
Организационно-распорядительная
документация классифицируется на три
группы:
§ распорядительная
документация (приказы, распоряжения, постановления,
решения, указания);
§ иформационно-справочная
документация (письма, телеграммы,
телефонограммы, факсы, акты, протоколы, докладные и
служебные
записки);
§ организационная документация
(уставы, положения, правила, инструкции,
штатные расписания).
Классификация
организационно-распорядительной документации
позволяет обеспечить оперативный поиск, контроль исполнения,
создает условия для унификации документов.
4.2. Каково назначение ГОСТ Р 6.30-97.
ГОСТ Р6.30-97
распространяется на организационно-
распорядительную документацию,
предусмотренную унифицированной системой
организационно-распорядительной документацией (УСОРД) –
приказы, распоряжения, постановления, решения, протоколы, акты,
письма, которые фиксируют решения
административных и организационных
вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности федеральных
органов государственной власти, органов
государственной власти субъектов власти РФ, предприятий, организаций и их
объединений независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности.
Стандартом установлены:
состав реквизитов документов; требования
к
оформлению реквизитов документов; требования к
бланкам и оформления
документов; требования к изготовлению, учету,
использованию и хранению
бланков с воспроизведением Государственного Герба
РФ, гербов субъектов
РФ.
Правило и требования ГОСТ
Р6.30-97 носит универсальный
характер и находят широкое
применение в других унифицированных и не
унифицированных системах документации. Знание этих правил и требований
позволяет овладеть рациональными приемами работы с документами, экономить время на их составление и
обработку.
4.3. Что представляет собой формуляр организационно-распорядительной
документации.
Совокупность
закрепленных мест в площади листа
бумаги определенного формата под
размещение информационных элементов
документа называют формуляром.
ГОСТ Р6.30-97 устанавливает для организационно-распорядительной
документации два основных
формата документов- А4
и А5, допускается
применение формата А6.
Формуляры установленные для
наиболее широко
применяемого формата А4 с угловым и продольным расположением
штампов.
Формуляр делит площадь
формата на три зоны: служебное поле документа, поле для размещения углового
штампа и рабочее поле документа.
Служебным полем документа является часть площади формата, предназначенная для
полей документа и закрепления его в средствах
хранения. Поле для размещения углового штампа располагается в левом
верхнем углу формата или в верхней его части при продольном варианте
расположения штампа. Остальная часть
площади формата составляет рабочее поле документа.
Площадь формата заполняется
информационными элементами документа, а
на бланках документов еще и символическими знаками.
Информационные элементы документа в делопроизводстве
называют
реквизитами. Различают реквизиты постоянные и
переменные. Постоянные
реквизиты повторяются в обязательном порядке во всех документах
данного наименования. Переменные
– наносятся непосредственно при
подготовке конкретного документа.
Символические знаки служат
ориентирами при оформлении документов,
указывают начало и конец размещения реквизитов, отмечают места для
пробивки отверстий под подшивку документов.
4.4. Состав реквизитов организационно-распорядительной документации.
В состав
реквизитов
организационно-распорядительной
документации согласно ГОСТ
Р6.30-97 включены следующие.
01- государственный герб РФ;
02- герб субъекта РФ;
03- эмблема организации или товарный знак;
04- код организации;
05- код формы документа;
06- наименование организации;
07- справочные данные об организации;
08- наименование вида документа;
09- дата документа;
10- распространенный номер документа;
11- ссылка на регистрационный номер и дату
документа;
12- место составления или издания документа;
13- гриф ограничения доступа к документу;
14- адресат;
15- гриф утверждения документа;
16- резолюция;
17- заголовок к тексту;
18- отметка о контроле;
19- текст документа;
20- отметка о наличии приложения;
21- подпись;
22- гриф согласия документа;
23- виды согласования документа;
24- печать;
25- отметка о заверении копии;
26- отметка об исполнители;
27- отметка об исполнении документа и направлении
его в дело;
28- отметка о поступлении документа в организацию;
29- отметка для автоматического поиска документа.
Для
изготовления бланков документов используют
следующие реквизиты:
01,02,03,04,05,06,07,08, а также
отметки для расположения
реквизитов
09,10,11,12,14,17,18,19.
При оформлении документов
следует использовать следующие реквизиты:
09,10,11,13,14,15,16,17,18,19,20,21,22,23,24,25,26,27,28,29.
4.5. Что собой представляет бланк документа.
Бланком документа называют
лист бумаги разрешенного формата с нанесенными на нем постоянными реквизитами.
Применение бланков сокращает
трудоемкость составления документа, повышает эстетическую сторону его оформления. Бланки конструируются
на основе как углового, так и
продольного расположения реквизитов.
Бланки с угловым расположением реквизитов выгоднее, поскольку
позволяет экономить до 20% площади места бумаги. Продольный вариант
используется организациями с большим
числом печатных знаков в их наименовании или печатающими постоянные реквизиты
на двух языках – национальном и русском (реквизиты 06,07,12).
Бланки документов должны
иметь поля (мм) : 20-35-левое; 10-правое;
20-верхнее; 10-нижние. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Бланки
допускается изготавливать типографическим способом, с помощью средств
оперативной полиграфии или
воспроизводить с помощью средств вычислительной техники.
Сплошными
линиями обозначаются фиксированные границы зон расположения
реквизитов, пунктиром – переменный. Каждая зона определяется
совокупностью входящих в нее реквизитов.
Реквизиты 01,02,03
располагают над серединой реквизита
06. Реквизит 06 допускается
располагать на уровне реквизита 03.
Реквизиты 06,07,08,12
ограничительные отметки для реквизитов 09,10,11 в пределах границ зон расположения
реквизитов размещают одним
из способов:
§ центрованным ( начало и
конец каждой строки реквизита равно удалены
от границ зоны расположения реквизитов;
§ флаговым ( каждая строка
реквизита начинается от левой границы зоны
расположения реквизитов).
Для организаций, ее
структурного подразделения должностного лица
устанавливают следующие виды бланков документов:
§ общий бланк;
§ бланк письма;
§ бланк конкретного вида
документа, кроме письма.
Общий бланк, в том числе с
угловым расположением постоянных
реквизитов, используют для изготовления любых
видов документов кроме
писем. Общий бланк в зависимости от учредительных
документов организации включает
реквизиты 01,02,03,06.
Бланк письма в зависимости
от учредительных документов
организации включает реквизиты 01,02,03,04,06,07 и при необходимости
ограничительные отметки для верхних границ зон
расположения реквизитов
09,10,11,12,14,15,16,17,18,19.
Бланки структурного
подразделения организации или
должностного лица практикуют в том случае, если руководитель
подразделения или должностное лицо имеет право
подписи.
Бланк конкретного
вида документа, кроме письма, в
зависимости от учредительных документов организации
включает реквизиты 01,02,03,05,06,08,12, ограничительные отметки
для границ зон
расположенных реквизитов 09,10,11,12,17,18.
Допускается изготавливать
документы на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств вычислительной
техники. Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные
лица, допускается писать от руки. Допускается печатание документов
с исправлением обратной стороны листа.
Требования
к оформлению реквизитов организационно-распорядительной документации.
4.6 Требования к оформлению
реквизитов на поле углового штампа.
Государственный герб РФ
помещают на бланках документов в соответствии
с постановлением о Государственном гербе РФ.
Греб
субъекта РФ помещают на бланках
документов в соответствии с
правовыми актами субъектов РФ.
Эмблему организации или
товарный знак помещают на бланках организаций в соответствии с уставом. Эмблему
не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб РФ.
Код организации проставляют по общероссийскому
классификатору
предприятий
и организаций.
Код форму документа проставляют
по общероссийскому классификатору управленческой документации.
Наименование организации, являющейся автором
документа, должно
соответствовать наименованию, закрепленному в ее
учредительных
документах.
Над наименованием
организации указывают сокращенное, а при его
отсутствии полное название вышестоящей организации.
Наименование организаций субъектов РФ,
имеющих наряду с русским
языком в качестве государственного национальный
язык, печатают на двух
языках.
Наименование на иностранном
языке воспроизводят в тех случаях, когда
оно закреплено в уставе. Наименование на
иностранном языке располагают ниже наименования на русском
языке.
Наименование филиала,
территориального отделения,
представительства, структурного подразделения организации указывают в
том случае, если они являются авторами документа, и располагают ниже
наименования организации.
Автором документа
может быть должностное
лицо, представляющие
организацию.
Справочные данные об организации включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по
усмотрению организации.
Наименование вида документа составленного или
изданного организацией, регламентируется
уставом и должно
соответствовать видам документов,
предусмотренным УСОРД.
В письме наименование вида документа не
указывают.
Датой
документа является дата его подписания или утверждения, для
протокола дата заседания. Если авторами
документа являются несколько
организаций, то датой документа считается
наиболее поздняя дата
подписания.
Регистрационный номер документа состоит из
его порядкового номера, который можно
заполнять по усмотрению организации индексом
дела по номенклатуре дел.
Регистрационный номер
документа, составленный двумя
и более
организациями, состоит из регистрационных номеров
документа каждой из
этих организаций, проставляемый через косую линию в порядке указания
авторов в документе.
Ссылка
на регистрационный номер
и дату документа включает
регистрационный номер и дату документа на который
дается ответ.
Место составления документа указывают в том
случае, если затруднено его определение по реквизитам.
Оформление реквизитов,
размещенных на рабочем поле документа.
Гриф ограничения доступа к документу проставляют
без кавычек на первом листе документа, и его можно
дополнить данными, предусмотренными законодательством об информации,
отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.
В качестве адресата могут быть организации, их
структурные подразделения,
должностные
или физические лица. Наименование организации и ее
структурного подразделения указывают в именительном падеже.
Должность лица, которому
адресован документ, указывают
в дательном падеже.
Если документ отправляется в
несколько однородных организаций, то их
следует указывать обобщенно.
Документ не должен содержать
более четырех адресатов. Слово «копия»
перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем
количестве адресатов составляют список рассылки документов.
Гриф утверждения документа
располагают в правом верхнем углу
документа.
Документ утверждается
должностным лицом или
специально издаваемым документом.
Резолюцию рекомендуется наносить с некоторым наклоном,
пастой,
отличающейся по цвету от основного текста документа.
Допускается оформление
резолюции на отдельном
листе. Заголовок к тексту
включает краткое содержание документа.
Заголовок согласуется с
наименованием вида документа. Заголовок может
отвечать на следующие
вопросы: о чем, о ком и др.
К тексту документов
оформленных на бланках А5
заголовок можно не составлять.
Текст документа составляют
на русском или
национальном языке в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ о государственных
языках.
Тексты документов пишут
только на русском языке при направлении их:
§ в федеральные органы
государственной власти, органы государственной
власти субъектов РФ;
§ на предприятия, в
организации и их объединения, не находящиеся в
ведении данного субъекта РФ или расположенные на
территории других
субъектов РФ.
Тексты документов
оформляются в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих
структур.
При составлении
текста в виде
анкеты наименование признаков
характеризуемого объекта должны быть выражены именем
существительным в именительном
падеже или словосочетанием с
глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени. Характеристики, выраженные словесно,
должны согласовываться с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны
иметь заголовки, выраженные
именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк
должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается
более чем на одной странице, графы таблицы должны быть
пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера
этих граф.
Связный текст, как правило,
состоит из 2-х частей. В
первой части
указывают причины,
основания, цели составления
документа, во второй
(заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения,
рекомендации.
Текст может содержать одну
заключительную часть.
В тексте документа
подготовленного на основании
документов других организаций или
ранее изданных документов, указывают их реквизиты:
Наименование документа,
наименование организации – автора
документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к
тексту.
Если текст содержит
несколько решений, выводов и др., то его
следует
разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые
нумеруются арабскими
цифрами.
В распорядительных
документах организаций, действующих
на принципах единоличия, а
также документах, адресованных
руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица
единственного числа.
В распорядительных документах коллегиальных
органов текст излагают от третьего лица единственного числа.
В совместных
распорядительных документах текст
излагают от первого лица множественного числа.
Текст протокола излагают от
третьего лица множественного числа.
В документах, устанавливающих права
и обязанности организаций,
их
структурных подразделений, а также содержащих
описание, оценку фактов или выводу используют форму изложения текста от
третьего лица единственного или множественного числа.
В письмах используют
следующие формы изложения:
§ от первого лица
множественного числа;
§ от первого лица
единственного числа;
§ от третьего лица
единственного числа.
При оформлении документа на
бланке должностного лица должность этого
лица в подписи не указывается.
При подписании документа
несколькими должностными лицами их подписи
располагают одну под другой в последовательности соответствующей занимаемой должности.
При подписании
документа несколькими лицами
равных должностей их
подписи располагаются на одном уровне.
В документах
составленных комиссией указывают
не должности лиц,
подписывающих документ, а их обязанности в
составе комиссии в
соответствии с распределением.
Документ может быть подписан
исполняющим обязанности должностного
лица с указанием его фактической
должности и фамилии,
при этом не
допускается ставить предлог «за», надпись от руки «зам» или косую
черту перед наименованием должности.
Гриф согласования документа
состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности
лица, с которым согласовывается
документ, личной подписи,
расшифровки подписи и дата согласования.
Согласование документа
оформляют визой, которая включает
подпись визирующего, расшифровку подписи и дату, а при необходимости
– должность визирующего.
Визы проставляют на
последнем листе подлинника
распорядительного документа, на
копии отправляемого документа. Возможно оформление
виз распорядительного документа
на отдельном листе.
Печать заверяет подлинность
подписи должностного лица на
документах, предусмотренных
специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты связанные с
финансовыми средствами.
Документы заверяют печатью
организации.
При заверении соответствия копии документа
подлиннику ниже реквизита
«подпись» проставляют:
§ завершительную надпись
«верно»;
§ должность лица, заверившего
копию;
§ личную подпись;
§ расшифровку подписи;
§ дату заверения.
Допускается заверять копию
документа печатью, определяемой по
усмотрению организации.
Отметка об исполнители
включает фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об
исполнители располагают на лицевой или
обратной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
4.7. Требования к оформлению реквизитов на служебном поле документа.
Отметка о контроле – это
отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают буквой «к»,
словом или штампом «контроль».
Отметки об исполнении
документа и направлении его в
дело включает следующие данные:
ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его
исполнении, или краткие сведения об исполнении: слова «в дело»; номер дела, в
котором будет храниться документ; подпись; дата.
Отметка об исполнении
документа и направлении его в дело должна
быть подписана и датирована
исполнителем документа или
руководителем структурного подразделения в котором исполнен документ.
Отметка о поступлении
документа в организацию
содержит порядковый номер и дату
поступления документа.
Допускается проставлять
отметку о поступлении документа в организацию
в виде штампа.
Отметка для автоматического поиска
документа может включать
имя файла, код оператора, а также другие поисковые данные,
устанавливаемые в организации.
4.8. Перечень документов, подлежащих утверждению.
Утверждению подлежат:
§ акты
§ договоры
§ задания
§ инструкции, правила
§ нормативы
§ отчеты
§ перечни
§ планы
§ положения
§ расценки на производство
работ
§ сметы
§ стандарты
§ структура и штатная
численность
§ тарифные ставки
§ уставы
§ формы
§ штатные расписания и
изменения к ним.
4.9 Перечень документов, на
которых ставится гербовая печать.
Гербовая печать ставится на
следующих документах:
§ акты
§ доверенности
§ договоры
§ заявления
§ заключения
и отзывы организаций
на десиртации и
авторефераты,
направляемые в высшую аттестационную комиссию
§ исполнительные листы
§ командировочные удостоверения
§ нормы расхода на драгоценные
металлы
§ образцы оттисков,
печатей и подписей
работников, имеющих право
совершения финансово-хозяйственных операций
§ представления и ходатайство
§ письма гарантийные
§ поручения
§ протоколы
§ реестры
§ смета расходов
§ спецификации
§ титульные списки
§ уставы
§ штатные расписания.
5. Служебная записка.
Служебная записка — это
письменное сообщение для использования внутри организации. Традиционно письма
применяют для внешних связей, в то время как служебные записки обычно предназначены
исключительно для внутренних коммуникаций. Исследователи обнаружили, что 90%
сообщений, написанных деловыми людьми, существует в форме писем или служебных
записок. Эти же исследователи выяснили, что деловые люди пишут больше служебных
записок, чем писем. Основное объяснение популярности служебных записок
заключается в том, что в организациях, особенно в больших, внутренние
коммуникации чрезвычайно нужны. Организации растут, проблемы координации
становятся все более серьезными. Служебные записки помогают различным
подразделениям организации поддерживать связь.
Служебные записки выполняют
множество функций: передают информацию из одного отдела в другой, поддерживают
связь между филиалами, их могут подшивать в архив, чтобы обратиться к ним еще
раз. Фактически, служебная записка — это наиболее широко используемая форма
письменной коммуникации внутри организации.
5.1. Преимущества служебных
записок как средства внутренней коммуникации.
Так как служебные записки
предназначены для осуществления внутренних коммуникаций, то может показаться,
что легче просто поговорить с человеком, чем написать служебную записку. Иногда
это верно, однако использование служебных записок дает определенные
преимущества:
§
Служебная записка сохраняется в письменном виде. В отличие от устной
беседы служебная записка может быть подшита в архив для дальнейшего
использования. Ею могут пользоваться как автор, так и получатель. Наиболее
вероятно, что служебные записки, затрагивающие важные вопросы, будут сохранены.
Ссылка на регистрационный номер предыдущей записки в служебной записке с более
поздней датой напомнит как получателю, так и отправителю такие детали, как
дата, персональная ответственность и крайние сроки выполнения работ.
§
Служебная записка удобна для передачи сложной
информации. Когда устное сообщение содержит слишком много очень специфических
деталей или его сложно передать в устной форме, слушателю трудно запомнить
содержание. Запутанные инструкции нелегко понять, а когда их произносят вслух,
то вероятность ошибки восприятия возрастает. Таким образом, служебные записки
становятся прекрасными «шпаргалками».
§ Служебные записки могут быть
доступны сразу нескольким читателям одновременно. Если Вы хотите передать
сообщение нескольким сотрудникам сразу, то на индивидуальное общение с каждым
потребуется время. Несоответствия в расписании работы могут затруднить сбор
группы для встречи, а служебная записка может быть передана большому количеству
адресатов одновременно.
Занимаясь подготовкой
служебной записки, помните, какое значение она может иметь для Вашей
организации, а также для Вас лично. Не забывайте, что Вы производите
впечатление не только на тех сослуживцев, с кем Вы непосредственно общаетесь.
Какое-то впечатление о Вас создается у всех, кто читает Ваши служебные записки.
Вы можете воспользоваться этим обстоятельством для формирования благоприятного
мнения о себе.
Готовя служебную записку,
старайтесь делать это с некоторой долей осторожности, помня о том, что иногда
служебная записка, предназначенная для внутреннего использования, неумышленно
или намеренно предается публичной огласке. Это может негативно повлиять на
репутацию Вашей компании, однако не может быть поводом для отказа от
использования служебных записок вообще.
5.2. Подготовка служебной
записки.
Независимо от ситуации, в
которой пишется служебная записка, начинать необходимо с ее планирования.
Прежде всего, определите Ваши цели. Зачем Вы пишете? Затем постарайтесь
проанализировать предполагаемую аудиторию, ответив на вопрос: Кому Вы пишете?
И, наконец, выберите основные идеи, подумав, что конкретно Вы хотите донести до
читателя.
Служебную записку изобрели
для того, чтобы упростить коммуникативный процесс внутри организации, поэтому
при ее подготовке и написании некоторые детали и изысканность стиля приносятся
в жертву краткости. Обычно деловые люди, которым приходится часто писать, при
подготовке служебной записки меньше задумываются над подбором наиболее
подходящих слов, чем при подготовке письма. Служебная записка, как правило,
менее формальна и более конкретна, чем письмо.
Тем не менее, при подготовке
служебных записок нелишне руководствоваться приемами написания эффективных
деловых писем. Как и в письмах, в служебных записках информация с хорошими или
нейтральными новостями должна располагаться в прямой последовательности. Если
записка содержит негативную информацию, то будет лучше, если ее основные идеи
будут располагаться в обратном порядке.
5.3. Основные цели подготовки служебных записок.
Служебные
записки готовят в самых разнообразных ситуациях. Стандартные цели включают в
себя:
§ Запрос информации;
§ Выдачу инструкций;
- Сопровождение другого сообщения (сопроводительная записка);
§ Объявления (извещения).
Служебная записка с запросом
информации составляет часть внутренней деятельности любой организации. В одних
случаях на изучение и подготовку ответа на такой запрос читателю требуются
многие часы работы, в других случаях читатель может написать ответ прямо на
оригинале и вернуть отправителю. Можно выделить три этапа подготовки служебной
записки с запросом информации:
1. Обозначьте основную
мысль — запрос.
2. Изложите необходимые
детали.
3. Напомните читателю
основную мысль и предоставьте дополнительную уточняющую информацию.
Эффективность
записки-запроса зависит в основном от ясности и обоснованности содержания
сообщения, а также от того, как автор определяет свои цели.
При передаче инструкций с
помощью служебной записки Вы должны попытаться так преподнести информацию,
чтобы ни одного вопроса предполагаемого читателя не осталось без ответа. В то
же время старайтесь избегать «пережевывания» и повторения очевидного.
Сопроводительная служебная
записка представляет читателю более длинное сопровождаемое сообщение. При этом
Вы можете выйти за рамки простого представления сообщения и тем или иным
образом интерпретировать его читателю, или, по крайней мере, описать его основные
положения.
Служебная записка может быть
также использована для сообщения о таких событиях, как перемещения персонала,
встречи или изменения в деловой политике компании. Иногда записки-извещения
широко распространяются по всей организации, иногда они могут предназначаться
только для узкого круга лиц, а иногда их вывешивают на доске объявлений
компании.
5.4. Формат служебной
записки.
Формат служебной записки
предназначен для упрощения и ускорения процессов внутренней коммуникации. Как
правило, это достигается за счет унификации структуры информации. Обязательные
элементы служебной информации размещаются в верхней части страницы и включают в
себя:
Кому:
От:
Дата:
Тема:
Введя этот формат, компания
обеспечивает появление информации определенного типа в одной и той же части
служебной записки, что в дальнейшем облегчит работу с ней.
Длина служебных записок
может быть различной. Одни записки кратки и, возможно, не превышают нескольких
предложений, в то время как другие могут занимать несколько страниц. Когда
объем служебной записки превышает одну страницу, каждая последующая должна
содержать заголовок с именем адресата, номера страницы и даты, так же как и в
обычном письме. В некоторых организациях в такой заголовок также включается
тема служебной записки. Подписывает служебную записку
руководитель подразделения или соответствующее должностное лицо.
Ниже приведены примеры
служебных записок:
|
Проректору по
учебной работе С.Ю.Гуревичу
|
|
|
Федеральное агентство по образованию
ЮЖНО-УРАЛЬСКИЙ
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
СЛУЖБА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
|
служебная ЗАПИСКА
№ _____
г.
Челябинск
|
Об изготовлении фирменных бланков
|
|
Прошу дать разрешение на
изготовление фирменного бланка университета, измененного в соответствии с
ГОСТом Р 6.30-2003, в количестве 5000
штук.
Начальник Н.Е.
Циулина
В
дело _____
E:\Documents
and SettingsJannaМои документыОЛЬЧИКЛеликДел.общsep99.htm
Заместителю главы ТУ
В.А. Тихонову
Служебная записка
В ходе работы по п.4.1. Распоряжения Главы ТУАР В.И. Крылова от 06.07.99 N 1236-р о реализации приказа губернатора Санкт-Петербурга "О реестре государственных контрактов Санкт-Петербурга" возникли вопросы, требующие Вашего решения: 1. Ориентировочный объем действующих только в РОО договоров ( контрактов ) составляет около 700 штук. Такой объем договоров не может быть оперативно зарегистрирован силами одного специалиста- держателя ведомственного Реестра. Как
результат: подлинники договоров (контрактов) будут изъяты у ответственных исполнителей на неопределенное время.
2. Не отработаны условия и порядок сдачи, ответственного хранения и возврата, сданных на регистрацию подлинников договоров ( контрактов ).
3. Необходимо в ближайшее время провести обучение работников, ответственных за работу с договорами в системе РОО, практическим навыкам работы с держателем ведомственного Реестра.
Начальник РОО __________________________________ Русак Е.И.
Форма служебной записки на приобретение новой техники (3)
|
___________________________________________
наименование кафедры или подразделения
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА[1]
«_____» _____________20__г.
о приобретении
оборудования
|
Ректору УрАГС
В.А. Лоскутову
|
В
связи с _______________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
(обоснование
необходимости приобретения оборудования)
прошу
рассмотреть вопрос о приобретении для ______________________________________
________________________________________________________________________________
(наименование
подразделения; кол-во преподавателей,
сотрудников в подразделении, в т.ч. работающих по совместительству)
следующего
оборудования:
- ___________________________
- ___________________________
- ___________________________
- ___________________________
(перечень необходимого
оборудования)
Ответственный
за эксплуатацию оборудования:
ФИО
________________________;
тел.
_________, № каб. _________.
________________________ ______________ _______________________
должность
руководителя подразделения (личная
подпись) И.О.
Фамилия
Визы[2]
Директору Центра телекоммуникаций
РЭА им. Г.В. Плеханова
Сураеву Д.В.
Служебная
записка
Прошу
организовать фотосъемку______________________________________
___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________.
Место проведения
фотосъёмки - __________________________________.
Дата
и время проведения фотосъемки: __________(дд, мм, гг),
с_________до________.1
Дата
предоставления готовых фотоматериалов: __________(дд, мм, гг).
Телефон
для связи: 237-0000
Руководитель
подразделения Фамилия И.О.
«__» ________ 200 г.
Главному бухгалтеру
ЗАО
«Термотрон-Завод»
Л.В. Селезневой
Служебная записка
05.10.2005г.
Прошу Вас перечислить 11
000 (Одиннадцать тысяч рублей 00 копеек) на расчетный счет Брянской таможни.
Оплата фиксированной таможенной ставки 10, экспорт в Казахстан.
Начальник
Отдела отгрузки О.В.
Бушуева
6. Визитная карточка.
Из
дома без нее не выходи,
Везде, где будешь, на виду
клади.
Сандра
Холланд
Известнейший композитор Людвиг ван Бетховен недолюбливал своего
младшего брата Иоганна. Будучи аптекарем, Иоганн скопил солидный капитал, купил
имение и очень этим кичился. Под Новый год послал он старшему брату свою
визитную карточку, на которой было написано: «Иоганн ван Бетховен.
Землевладелец». На обороте этой карточки композитор написал: «Людвиг ван
Бетховен. Мозговладелец».
В наше время, мало кто знает
какой угол визитной карточки нужно
загнуть, что нужно на ней написать, чтобы заявить о
цели своего визита (то ли это выражение соболезнования, благодарности или это
осведомление по
поводу здоровья). А раньше визитки были неотъемлемой
частью этикета. Кроме того, визитки представляли целую область полиграфического
искусства, со своими шедеврами, канонами и табу. Сейчас визитка – это
неотъемлемая составляющая бизнеса. Это наиболее эффективная форма рекламы,
причем довольно недорогая.
К визиткам есть два подхода
– имидж и функциональность. Так имидж демонстрирует, что для владельца карточки
нет ничего невозможного. В другом подходе – главное функциональность. Эти
визитки являются обязательным атрибутом сотрудников фирмы.
Основное назначение визитной
карточки – представление официальных лиц, деловых партнеров в процессе
переговоров, визитов, встреч. Визитка является незаменимым средством при
знакомствах, общении на банкетах, приемах, конференциях, презентациях,
выставках, ярмарках, фестивалях, в путешествии. Также визитка может быть
средством заочного контакта, использоваться в частной и служебной переписке,
как рекомендация для знакомства, для кратких информаций, приглашений,
поздравлений и т.д.
6.1. История возникновения и развития
визитной карточки.
Происхождение визитной
карточки соотносится с понятием «визит» (фр. Visit). Визитную карточку можно
назвать своеобразным документом
передающимся сторонами в ходе визита.
История развития визитной
карточки предположительно начинается во Франции в XVII веке. Известно, что в
этот же период германские студенты (город Падуя) перед отъездом на каникулы
оставили преподавателям красочные миниатюры – фамильные гербы со своею подписью
и датой вручения. Самые ранние визитные карточки датируются 1731 г. (Флоренция).
В Китае считают, что визитные карточки применяют там
уже несколько столетий.
В Японии визитные карточки
стали использоваться чиновниками в 70-х гг. прошлого века, а в наше время
обычай распространился на область личных взаимоотношений.
В наше время визитная
карточка стала составляющей имиджа фирмы и ее владельца. Она является
выражением как индивидуального стиля и вкуса
человека, так и фирменного, корпоративного стиля.
6.2. Оформление визитных
карточек. Правила оформления.
Если у Вас еще нет визитной
карточки и Вы хотите ее иметь, но не знаете как правильно выбрать оформление,
бумагу, размер, цвет, чернила, то Вы можете обратиться за помощью в магазин
канцтоваров. Но если Вы хотите самостоятельно сделать визитную карточку то Вам
следует воспользоваться следующими правилами.
Визитные карточки печатаются
на плотной бумаге небольшого формата: 5х9 см., для женщин, в качестве супруги,
а не в силу занимаемой должности – 4х8 см., а для высших должностных лиц
разрешается и 6х10 см.
Что касается текста, то в
России приняты двухсторонние визитки на двух языках: на английском и русском.
Хотя это не совсем правильно.
Придерживаясь строгих требований, текст визитки
должен печататься на одной стороне, чтобы на другой чистой стороне можно было
сделать какие-либо записи. Текст же на визитной карточке лучше расположить
горизонтально. Иначе карточку нужно будет
поворачивать, чтобы прочесть, а
это раздражает некоторых людей, следовательно, она
будет неудобна и ее не
будут читать.
Шрифт визитных карточек
зависит от местной практики и строго не
регламентируется. Общие
требования к шрифту визитных карточек заключается в том, что он должен быть
легко читаем.
Имя, обычно, выделяется
легко читаемым полужирным шрифтом немного большего размера.
На визитной карточке
печатаются имя и фамилия. Отчество печатается только на российских визитных
карточках, так как за границей могут подумать, что отчество и фамилия – одно
целое. На карточках жен
проставляется лишь имя и фамилия. В ряде стран жена
носит не только
фамилию, но и имя мужа.
Название должности в визитке должно быть как можно
информативней, оно должно отражать сферу полномочий, например заместитель директора по кадрам.
Обязательно должны быть
указаны почтовый адрес и телефоны. Причем, с указанием телефонов есть масса
советов. Так необходимо указывать номер телефакса, так как, во-первых, это
удобно для пересылки документов, во-вторых, отсутствие факса воспринимается как
проявление незначительности лица. Также желательно указать внутренний телефон
(если он есть). Это свидетельство солидности организации. Что касается
домашнего телефона, то он указывается только творческими лицами, которые
большую часть дня проводят дома (работают дома). Людям другой профессии это
делать не желательно, так как звонить домой по служебному делу допустимо только
при чрезвычайных обстоятельствах.
На визитной карточке кроме
реквизитов владельца может быть изображена и его фотография.
Если рассматривать цвета
используемые для составления визитной
карточки, то следует заметить, что в основном это
бывают одно- и
двухцветные карточки. К изображению предъявляются
высокие требования. Чаще всего встречаются черно-белые визитные карточки.
Получают же визитные
карточки следующими способами:
§ Фотографический способ;
§ Печать на принтере или
копировальном устройстве;
§ Печать на цифровой печатной
машине;
§ Трафаретный способ;
§ Офсетная печать.
Отделка визитных карточек состоит из трех
этапов:
§ Термография.
- Горячее тиснение.
- Резка визиток.
6.3. Пометки и надписи на визитных
карточках.
К пометкам и надписям на
визитных карточках можно отнести их
персонификацию. Так. очень важным является то, каким
шрифтом и как
напечатано ваше имя и то, как вы подписываете
визитную карточку (если вы
это делаете). Вообще говоря, рекомендуется
персонифицировать свои визитные карточки, оставляя на них подпись.
Не рекомендуется перегружать
карточку картинками, надписями или
афоризмами.
Так же благодаря некоторым
пометкам и надписям визитные карточки можно использовать в различных целях.
6.4. Использование визитных карточек.
По правилам протокола в
определенных случаях на визитной карточке в нижнем левом углу могут быть
поставлены от руки буквенные обозначения
повода, по которому вручена визитка. В левом нижнем
углу, в зависимости от конкретного случая, делаются следующие сокращенные
подписи простым
карандашом.
6.5. Поздравления.
P.F.
– (pour feter) – чтобы поздравить.
Для поздравления по случаю
Нового года к надписи P.F. добавляется N.A.
P.F.N.P. – (pour feter le Nouvel An) чтобы
поздравить с Новым годом.
Если партнеры прислали поздравления с
новым годом первыми, то следует их поблагодарить и в свою очередь поздравить с
Новым годом.
P.R.F.N.A. – (pour
remercier et pour feter le Nouvel An) –чтобы
поблагодарить и поздравить с Новым годом.
6.6. Соболезнование.
Визитную карточку с буквами р.с.
(pour condole`ances) в качестве
соболезнования следует посылать в случае смерти
делового партнера.
6.7. Выражение
благодарности.
P.R. – (pour remercier) –
чтобы поблагодарить.
Эта надпись делается в знак
благодарности за поздравления или выражение соболезнования, за подарки и другие
какие-либо мелкие услуги, в течении 24 часов посылается как ответная визитная
карточка.
6.8. Прощание.
Прощание при отъезде на
длительный срок. Если человек уезжает из
страны, то надпись на визитка может быть следующей:
P.p.c. – (pour prendre
conge`) – чтобы попрощаться;
P.f.c. – (pour feire
connaissance) – в честь прекрасного знакомства.
6.9. Представление.
При желании быть заочно
представленным, вы можете послать свою визитку вместе с визиткой другого
человека, который уже хорошо знаком с тем, кому вас представляют. На второй
визитной карточке пишется: P.P. – (pour presenter) - чтобы представить.
В ответ лицо, которому
человека представили, присылает свою карточку с надписью: p.f.c. – (pour faire
connaissance) – выражение удовлетворения знакомством.
6.10. Приглашение на прием.
Для приглашения на
неофициальный, дружеский прием вверху на визитке пишется имя и фамилия
приглашаемого лица, а внизу указывается наименование приема, мести, где он
состоится, число и время.
6.11. Перемена адреса.
При перемене адреса
обязательно со старой визитной карточкой посылается новая, на которой
сообщается новые реквизиты.
6.12. Этикет визитных
карточек. Правила вручения
визитных карточек.
Визитную карточку при первой
встрече вручать обязательно.
Первым протягивает свою карточку гость, если это
визит, или (при знакомстве) лицо, чей ранг ниже или кто по возрасту моложе.
Если должностное положение и возраст партнеров одинаковы, первым вручает свою
визитную карточку тот, кто окажется более вежливым. Получив визитку необходимо
вручить свою. Также приняв визитку, нужно
прочитать вслух фамилию партнера и уяснить его
должностное положение.
Если визит за рубеж, то
первыми свои визитки вручают хозяева. Особенно этим правилам следуют японцы и
корейцы.
Вручать же визитную карточку
следует правой рукой, причем карточка
должна быть повернута так, чтобы партнер смог сразу
прочитать текст. Вручая визитку
необходимо назвать свою фамилию. Вручение визитной
карточки сопровождается взаимным легким поклоном или
кивком головы.
Получив визитку никаких
пометок на ней в присутствии вручившего делать не стоит также нельзя вертеть
визитку в руках, мять ее.
Во время переговоров следует
положить визитные карточки перед собой, соответственно рассадке партнеров. Если
требуется надписать на визитке какое-либо уточнение, то лучше попросить хозяина
карточки самому сделать это.
Визитные карточки могут быть
вручены не только лично, но и заочно с
помощью курьера или шофера. При отправке на фирму в
общем конверте ряда визиток – в верхнем левом углу помечается, кому она
адресована.
Если визитка привозится
адресату лично владельцем, но не вручается
непосредственно, то верхний угол ее (правый) или вся
правая часть ее по
всей ширине загибается. Это проявление уважения со
стороны владельца
визитки. Ответить на эту визитку необходимо в
течении 24 часов своей
визиткой. Если этот ответный жест был телефонным то
партнер может воспользоваться тоже телефонным звонком для обсуждения дела.
6.13. Хранение визитных
карточек.
Носить карточки лучше всего
в специальной коробочке (визитнице). Они бывают пластиковыми или кожаными, но
лучше если они металлические, так как в них карточки не мнутся и не
замасливаются. Доставаться карточки должны легко и непринужденно, не создавая
неприятных пауз в разговоре.
Карточки часто хранят в
ящике стола или специальной папке с кармашками. Чтобы при необходимости их
можно было быстро найти. Бизнесмену
рекомендуется всегда иметь при себе не менее 10 своих визитных карточек.
6.14. Виды визитных
карточек.
Существует большое
количество видов визитных карточек. В данной работе будут рассмотрены лишь
наиболее распространенные.
Личная визитная карточка.
Имя, отчество и фамилия
печатаются прописным шрифтом, должность –
строчными буквами. Указывается адрес и телефон фирмы, также домашний
телефон.
Этот вид карточки
используется при состоявшемся знакомстве.
К личным карточкам относится
семейная (совместная) визитная карточка или карточка супругов. Имя жены
ставится перед именем мужа.
Деловая стандартная
карточка.
На ней указывается фамилия,
имя, отчество место работы, должность,
служебный телефон, телефакс.
Карточка содержит
необходимые реквизиты для продолжения контактов. Используется при состоявшемся
знакомстве.
Сфера применения такого вида
карточек – служебная.
Творческие люди должны
указывать на визитной карточке свой домашний телефон.
Карточка для специальных и
представительских целей.
На этой карточке указывается
адрес и телефон фирмы.
Если вручается такая
карточка, значит ее владелец не настроен на
продолжение контакта, он просто представляет себя. [
Карточка фирмы, предприятия,
организации, отдела.
Указывается на ней адрес, телефон, факс.
Применяется для представительских целей, в том
числе на презентациях, выставках, ярмарках, при вручении подарков, сувениров,
поздравлений от имени фирмы.
Ниже приведены примеры визитных карточек:
Заключение.
В ходе
практики были получены
основные навыки по
разработке и оформлению
типовых управленческих документов
и деловой корреспонденции, информация о
документировании
деятельности современного предприятия
и организации работы с документами в соответствии с требованиями
действующих законодательных и других нормативных актов.
В дальнейшем это позволит
правильно оформлять документы при работе
на предприятии.
Работа с документами
должна иметь настолько
отработанный порядок
(документооборот), чтобы не
отвлекать работников от
главных производственных целей предприятия.
Неважно, на каком уровне
будет вестись делопроизводство: традиционным способом или современным
безбумажным обменом электронными
документами - в любом случае документирование и
работа с документами
осуществляется по установленным
правилам.
Служебная
записка – форма внутренней, деловой переписки между подразделениями организации
и должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении, письменное
сообщение использования внутри организации. По своей сути служебная записка
является аналогом речевого сообщения, однако имеет ряд преимуществ,
определяющих чрезвычайную ее популярность как средства координации действий
подразделений внутри организации. Фактически, служебная записка – это наиболее
широко используемая форма письменной коммуникации внутри организации.
Назначение визитных карточек
– представление деловых и официальных лиц друг другу при первом знакомстве. У
визитки две цели: информационная и рекламная.
Причем, именно к
информационным относятся пригласительные визитки, о которых писал А.С. Пушкин
(«Евгений Онегин»)
Бывало он еще в постели:
К нему записочки несут
Что? Приглашенья?
В самом деле,
Три дома на вечер зовут
Там будет бал,
Там детский праздник
Куда ж поскачет
Мой проказник?
Вообще следует сказать, что
во многих фирмах за рубежом ведется анализ визитных карточек. Он может дать
полную информацию о статусе ее владельца, организации, которую он представляет.
Адрес же указывает на территориальное расположение – центр города, окраина,
новые перспективные районы и т.д.
Визитные карточки, собранные
на протяжении ряда лет активной
деятельности фирмы, делового человека, могут
составить ценное досье, стать
основой картотеки действующих или потенциальных
партнеров, клиентов,
различных «полезных» людей и организаций.
Профессиональному секретарю
нужно понимать роль и значение визитных карточек, различать их виды и
функциональное значение, процедуры их использования.
В приемной у секретаря
всегда должен быть запас представительских
карточек фирмы и руководителя. Желательно, чтобы
компания считала нужным заказать специальную визитку для секретаря, в
организаторской и
представительской работе которого она будет очень
полезной.
Литература
1. Шейнов В.П. Психология и этика делового контакта
– М.: Амалфея, 1997.-
384с.
(с.19-26)
2. Сухарев В.А., Сухарев В.М. Психология народов и
наций – Д.: Сталнер,
1997, -400с. (с. 77-80)
3. «Законы успеха»: Сбор. Пер. с англ. Под ред. К.
Ли, 1997 (с. 28-31)
4. Берд Полли
«Продай себя!: тактика совершенствования своего имиджа», 1997 (с.193-196).
5. Соловьев Э.Я. Современный
этикет: деловой протокол, 1998 (с. 52-56)
6. Хологова
Т.И., Лебедева Ж.Ж. Протокол и этикет для деловых людей. – М.: Алкил, 1994-206с. (с. 111-116)
7. Афанасьев Деловой этикет. – К.: Альтерпрес,
1998.-320с. (с. 233-236)
8. Логинова А.С. Визитная карточка и ее
использование//Управление
персоналом
– 2001. - №5 – (с. 53-56)
9. Католичков
М.Г. Визитная карточка как вид документа// Секретарское дело
– 2001. - №3-с. 68-73.
10. Иванов
А.С. Визитная карточка – необходимый атрибут делового общения//
Деловой визит. – 1998. - №3. – с. 47-49
11. Басаков М. И. Делопроизводство и
корреспонденция. Ростов на дону
«Феникс»
2001.
12. Басаков М. И. Основы делопроизводства для
менеджера. Ростов на дону
РГЭЛ
1995
13. ГОСТ Р6.30-97 Унифицированные системы
документации. Система
организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов.
14. ГОСТ Р1.5-92
Государственная система стандартизации Российской
Федерации. Общие требования к построению, изложению, оформлению и
содержанию стандартов.
15. Павлюк Л. В. Киселева Т. И. Воробьев Н. И.
Справочник по
делопроизводству, архивному делу и
основам работы на компьютере.
Санкт-Петербург Издательский торговый дом «Герда», 1998
17. Стенюков
М. В. Делопроизводство на малом предприятии. Документы по
личному
составу. Москва «издательство Приор», 1999
18.
Чуковенков А. Ю. Янковая В. Ф. Оформление документов: комментарии к ГОСТ Р 6.30-97. Москва: дело,1999
19. ГОСТ РФ Р
6.30-2003. Унифицированная система организационно-
распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
[1] Составляется,
согласовывается руководителем подразделения и предоставляется ректору академии
для вынесения резолюции.
[2] Виза согласования
зав. лабораторией ВиОТ (к.308): в подразделении используется <кол-во>
компьютеров, в том числе - <по категориям>; ( <кол-во> принтеров, в
том числе <по категориям>). Личная подпись. Дата;
Примечания:
Просим указывать
крайний срок выполнения заявки. Мы будем Вам очень признательны, если
заявка на фотосъемку будет подана минимум за 5 рабочих дней
до крайнего срока выполнения.