Основные требования, предъявляемые к секретарю–референту в современных условиях

Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное агентство по образованию

ГОУ ВПО

РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ

ГИДРОМЕТЕОРОЛОГИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

Кафедра экономики

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

Тема:

Основные требования, предъявляемые к секретарю–референту в современных условиях

Санкт–Петербург 2010

Содержание

Введение

Сертификация качества работы секретаря

1. Общие положения

2. Основные функции секретаря-референта

3. Основные обязанности секретаря-референта

4. Дополнительные обязанности секретаря-референта

5. Права секретаря-референта

6. Ответственность секретаря-референта

Список литературы

Практическая часть

Введение

Существующие государственные критерии неполно и чрезмерно общо описывают требования к секретарям. Кроме того, в современных коммерческих структурах нет четкого разделения секретарей по квалификации, как это предусмотрено Квалификационным справочником, а термин секретарь используется для наименования секретарей различного уровня. Секретарь в зависимости от сферы деятельности организации, ее корпоративной культуры, организационной структуры, количества сотрудников, стиля управления имеет различные функциональные обязанности, эффективное выполнение которых требует разного уровня профессиональных знаний, навыков, способностей и личностных качеств.

Многие специалисты пытаются сформулировать перечень квалификационных требований к современному секретарю. Наиболее комплексно и систематизированно квалификационные требования к секретарям с учетом современных условий, требований работодателей, возможности карьерного роста сформулированы специалистами Методического Центра бизнеса, торговли, внешнеэкономической деятельности (МЦБ)

Сертификация качества работы секретаря

В настоящее время разрабатывается серия международных стандартов по сертификации качества персонала. Так, в ГОСТ Р ИСО 9001-2001 сформулированы основные требования к компетентности, осведомленности, вовлечению работников. В ГОСТ Р ИСО 9004-2001 регламентировано, что руководящему составу организации следует определять "необходимую компетенция для персонала и поддерживать в рабочем состоянии записи об образовании, подготовке, навыках, опыте работников".

Ряд международных стандартов на базе стандарта ИСО 10015 регламентирует систему сертификации качества персонала.

В России в 1997 году было принято постановление Минтруда РФ и Госстандарта № 21/9 «О развитии системы сертификации качества персонала в РФ».

Сертификация проводится с целью оценки профессиональных навыков специалистов. В настоящее время в России создано несколько организаций, осуществляющих сертификацию качества секретарей. Так, например, сертификация секретарей проводится Российской Квалификационной Комиссией творческих достижений, созданной на базе МЦБ, которая имеет аккредитацию как орган по сертификации услуг в системе сертификации качества.

Сертификация проводится на соответствие квалификационным требованиям. Оцениваются также обучаемость, возможность оперативного принятия оптимального решения, психологические особенности и опыт работы секретаря. Сертификация проводится по методике академика Минина Б.А. путем оценки соответствия и степени превышения фактических значений уровня подготовки относительно принятых за базовые.

1. Общие положения

1.1. Секретарь-референт назначается на должность и освобождается от занимаемой должности приказом Генерального директора организации.

1.2. Секретарь-референт непосредственно подчиняется Генеральному директору.

Секретарь-референт в своей деятельности руководствуется:

- законодательными актами РФ;

- локальными нормативными актами организации;

- приказами и распоряжениями руководства организации;

- нормативно-методическими материалами по ведению делопроизводства;

- настоящей должностной инструкцией.

1.3. Секретарь-референт, выполняя свои обязанности,

должен владеть вопросами:

- текущей финансово-хозяйственной деятельности организации и перспектив ее развития;

- знания структуры организации, распределение функциональных обязанностей между подразделениями и работниками;

должен знать:

- требования, предъявляемые к документационному обеспечению деятельности организации, государственные стандарты РФ и международные стандарты составления и оформления корреспонденции, порядок приема, учета и хранения документов, систематизации и подготовки их к краткосрочному и долгосрочному хранению;

- правила организации управленческого труда;

- требования к оформлению машинописных работ;

- правила русской орфографии и пунктуации;

- основы делового этикета, служебной этики, психологии общения;

- правила охраны труда, техники безопасности;

должен уметь:

- составлять и оформлять документы всех видов, редактировать содержание и делать стилистическую правку;

- наладить эффективную работу с документацией, совершенствовать существующие методы и формы такой деятельности;

- работать с современным программным обеспечением на уровне квалифицированного пользователя ПК;

- организовывать и вести телефонные переговоры, работать с современной оргтехникой;

- вести прием посетителей;

- организовывать и технически обеспечить совещания, собрания, переговоры, деловые встречи, командировки работников и иные мероприятия;

- владеть навыками быстрого письма и чтения.

2. Основные функции секретаря-референта

К основным функциям секретаря-референта относятся следующие:

- организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности организации;

- координация работы офиса;

- осуществление методического руководства и контроля за ведением делопроизводства в структурных подразделениях организации;

- оперативно-организационное обслуживание деятельности организации;

- подготовка, оформление документации по личному составу, ее учет и хранение.

- документальное оформление ряда финансово-хозяйственных операций.

3. Основные обязанности секретаря-референта

К основным обязанностям секретаря-референта относятся следующие:

3.1. Выполнять распоряжения, приказы руководства фирмы, осуществлять свою деятельность в строгом соответствии с ними.

3.2. Разрабатывать проекты документов по всем вопросам управленческой деятельности организации.

3.3. Редактировать, контролировать качество подготовки, грамотность, правильность составления, согласования документов, представляемых на подпись руководству организации.

3.4. Вести прием, учет и хранение корреспонденции, осуществлять обработку входящих документов, оформлять и соблюдать порядок работы с внутренними документами, рассылать исходящую документы.

3.5. Систематизировать документацию текущего архива, проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или выделять к уничтожению.

3.6. Обеспечивать сохранность и конфиденциальность коммерческой информации.

3.7. В соответствии с резолюцией руководства организации передавать документы непосредственным исполнителям в структурные подразделения.

3.8. Осуществлять документирование деятельности совещательных и коллегиальных органов предприятия.

3.9. Фиксировать, обрабатывать и своевременно доводить до сведения руководства и работников принятую информацию, касающуюся различных сторон деятельности организации.

3.10. Планировать рабочий день руководства, назначать встречи клиентам, партнерам и работникам организации как по производственным, так и личным вопросам.

3.11. Заниматься организационными и техническими вопросами проведения совещаний, деловых встреч и переговоров; обеспечивать прием посетителей.

3.12. Контролировать исполнение документов, поручений и заданий руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их выполнение.

3.13. Способствовать оперативному принятию решений со стороны руководства и своевременно доводить их до сведения работников.

3.14. Осуществлять оперативную связь со сторонними предприятиями и гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия.

3.15. Оформлять машинописные и копировально-множительные работы.

3.16. Выполнять отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной и управленческой деятельности организации.

3.17. Поддерживать чистоту и порядок на своем рабочем месте, следить за порядком в офисе, соблюдением санитарных и технических правил, правил противопожарной безопасности.

4. Дополнительные обязанности секретаря-референта

Кроме вышеперечисленных, на секретаря-референта возлагаются следующие дополнительные обязанности:

в сфере работы с персоналом:

1. Документальное оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, выдача справок с места работы.

2. Своевременное внесение изменений в штатное расписание организации.

3. Учет личного состава организации; формирование и ведение личных дел работников, своевременное внесение в них изменений и дополнений.

4. Заполнение, учет и хранение трудовых книжек, ведение учета трудового стажа работников организации.

5. Составление для государственных органов установленной отчетности по вопросам учета личного состава.

6. Ведение архива личных дел и подготовка документов по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на государственное хранение.

7. Оформление листков временной нетрудоспособности.

8. Организация учета рабочего времени, порядка предоставления отпусков работникам, контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков.

9. Ведение учета нарушений трудовой дисциплины, контроль за своевременностью принятия соответствующих мер администрацией.

10. Своевременное предоставление в бухгалтерию всей необходимой информации о принятых на работу и уволенных работников для оформления документов, касающихся учета начисленной заработной платы и производимых вычетов.

11. Подготовка и сдача в установленные сроки в бухгалтерию документов, необходимых для расчета и выдачи заработной платы работникам.

в сфере работы с первичной бухгалтерской документацией

1. Регистрация, учет бухгалтерских первичных документов и организация хранения до момента их передачи в бухгалтерию.

2. Соблюдение требований по оформлению первичных документов в соответствии с действующим законодательством и по установленной форме.

3. Выдача работникам фирмы доверенностей на получение товарно-материальных ценностей от сторонних организаций.

4. Своевременное составление документов для перечисления налогов и других обязательных платежей, расчетов с контрагентами и передача их для исполнения в банк.

5. Получение по доверенности выписок по движению денежных средств из банков.

6. Ведение кассовых операций в организации, в т.ч. прием, учет, выдача и хранение денежных средств и ценных бумаг. Составление необходимой кассовой документации и подготовка отчетности.

7. Своевременная передача надлежащим образом оформленных документов на обработку в бухгалтерию.

5. Права секретаря-референта

Осуществляя свою деятельность, секретарь-референт имеет право:

5.1. Взаимодействовать со всеми службами организации по вопросам, касающимся его деятельности.

5.2. Запрашивать из структурных подразделений организации и у работников необходимые документы и материалы для представления руководству, контролировать исполнение документов работниками, а также требовать объяснений о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.

5.3. Рассматривать документы и направлять их руководству для вынесения решений и передавать на исполнение руководству и работникам организации.

5.4. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления.

5.5. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции, оформлять копии и выписки из документов.

5.6. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности организации, совершенствованию форм и методов управленческого труда в организации.

5.7. Требовать от руководства создания необходимых условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности организации.

5.8. Принимать оперативные решения в пределах своей компетенции.

5.9. Докладывать руководству обо всех выявленных недостатках в рамках своей компетенции.

5.10. Получать деньги под отчет и использовать их по целевому назначению для покупки продовольственных, хозяйственных и иных товаров, необходимых для нормального функционирования офиса.

5.11. Участвовать в разработке и осуществлении мероприятий, направленных на соблюдение финансовой дисциплины.

6. Ответственность секретаря-референта

Секретарь-референт несет ответственность за:

6.1. Качество, четкость, полноту и своевременность выполнения обязанностей, возложенных на него настоящей должностной инструкцией.

6.2. Грамотность и правильность составления документов, предоставляемых на подпись руководству, организацию их учета и хранения.

6.3. Четкость и полноту выполнения административных поручений руководства.

6.4. Разглашение сведений, имеющих гриф ограничения доступа и содержащие сведения, составляющие коммерческую тайну организации.

Список литературы

1. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. М., 2001.

2. Архипова Н.И., Седова О.Л. Эффективность труда и качества секретаря // Секретарское дело. 2001. № 2. С. 55–57.

3. Григорьев В., Дюзимова Е., Топалян А. Универсальный ключ // Служба кадров. 2001. № 4. С. 15–19.

4. www.MCB-V

Практическая часть

Вопрос 36.Составить приказ о переводе на работу внутри организации

________________________ ЗАО «Фрегат»

г. Москва, Ленинградский пр., д.76

ПРИКАЗ

о переводе на другую должность

,,06,, сентября 2008г. № 150-II

ПЕРЕВЕСТИ

1.Петрова Семена Семеновича, инженера – технолога, с его согласия на должность программиста в отдел информационных технологий с 10 сентября 2009 г. программистом.

2.Установить программисту Петрову С.С. заработную плату 20000 рублей в месяц.

3.Заместителю директора обеспечить проведение с Петровым С.С. инструктаж по ТБ и правилам охраны труда.

4. С настоящим приказом ознакомить С.С. Петрова под роспись.

Основание: письменное согласие Петрова С.С., ст.25 КЗоТ, личное заявление с визами начальников отделов и директоров департамента, куда переходит работник и служебная записка начальника структурного подразделения.

Генеральный директор __________ Головнев А.Ю.

(подпись)

М.П.

С приказом ознакомлен: __________ 06 сентября 2009 г.

(подпись) (дата)