Нормативно-правовая и методическая база современного делопроизводства

года" от 6 мая 2008 №632-р (Приложение 16).

Настоящая Концепция формирования в Российской Федерации электронного правительства до 2010 года разработана Министерством информационных технологий и связи Российской Федерации совместно с Министерством экономического развития и торговли Российской Федерации и Федеральной службой охраны Российской Федерации.

Под электронным правительством в настоящей концепции понимается новая форма организации деятельности органов государственной власти, обеспечивающая за счет широкого применения информационно-коммуникационных технологий (далее - ИКТ) качественно новый уровень оперативности и удобства получения гражданами и организациями государственных услуг и информации о результатах деятельности государственных органов.

Концепция определяет основные приоритеты, направления и этапы формирования в Российской Федерации электронного правительства на период до 2010 года.

Можно сказать, что данная Концепция содержит предпосылки для формирования в РФ электронного правительства.

Из этого следует, что формирование электронного правительства в Российской Федерации стало возможным благодаря широкому распространению ИКТ в социально-экономической сфере и органах государственной власти.

Так, по уровню распространения персональных компьютеров среди населения и доступности сети Интернет Россия стремительно сокращает отставание от развитых стран. Повышается уровень компьютерной грамотности. Высокими темпами развивается электронный бизнес и электронная коммерция. ИКТ все шире используются в повседневной жизни, в медицине и здравоохранении, образовании и науке.

Практически завершен этап первоначального оснащения органов государственной власти современной вычислительной техникой и создания соответствующей информационно-технологической и коммуникационной инфраструктуры обеспечения их деятельности. Многие ведомства в настоящее время внедряют комплексные информационные системы управления и переводят ведомственный документооборот в электронный вид. Практически все органы власти поддерживают ведомственные Интернет-сайты и размещают на них общую информацию о своей деятельности. К настоящему времени разработаны технические решения по построению защищенной системы межведомственного электронного документооборота, создана и введена в опытную эксплуатацию первая очередь, включающая 18объектов. В рамках реализации административной реформы ведется описание функций и процессов государственного управления, реализуются отдельные проекты по реорганизации и оптимизации административных процессов в отдельных ведомствах.

Вместе с тем, результаты внедрения ИКТ в органах государственной власти в настоящее время носят преимущественно внутриведомственный характер, что не позволяет значительно улучшить межведомственное взаимодействие и повысить качество государственных услуг, предоставляемых гражданам.

Практически отсутствуют государственные услуги, которые могут быть получены гражданином или организацией без непосредственного посещения государственного органа.

До настоящего времени не сформирована единая инфраструктура межведомственного обмена данными в электронном виде.

Действующие государственные информационные системы формировались отдельными органами государственной власти в условиях отсутствия единой нормативной правовой и нормативной технической базы. Содержащиеся в них сведения недоступны другим органам государственной власти для оперативного использования, что на практике приводит к значительным временным задержкам при межведомственном обмене информацией, многократному сбору и дублированию информации в разных системах. При этом часть информации оперативно не обновляется, что приводит к противоречивости данных, содержащихся в государственных информационных системах.

Использование недокументированных форматов данных, протоколов обмена, иных закрытых информационных технологий, отсутствие единых классификаторов, справочников и схем данных ограничивают возможность применения автоматизированных средств поиска и аналитической обработки информации, содержащейся в различных системах и затрудняют доступ граждан и организаций к государственным информационным системам. Это снижает оперативность подготовки управленческих решений, совместимость информационных систем, что отрицательно сказывается на качестве государственных услуг, оказываемых гражданам и организациям.

Использование в деятельности органов государственной власти закрытых технологий, отсутствие единой государственной политики, опоры на идеологию открытых информационных систем (открытых стандартов) ведет к росту технологической зависимости ведомств от поставщиков средств ИКТ, снижает экономическую эффективность создания и развития информационных систем, нарушает права граждан и организаций на равный и недискриминационный доступ к государственным информационным системам.

Регламенты работы органов государственной власти практически не поддерживают оперативное информационное обновление Интернет-сайтов. Сайты нередко не содержат сведения о порядке и условиях оказания услуг гражданам и организациям. Отсутствует доступный единый реестр государственных услуг с информацией об условиях их получения, а также общая информационно-справочная система по взаимодействию населения с органами власти. Гражданам и организациям не доступна открытая информация, содержащаяся в ведомственных базах данных.

Ведомственные Интернет-сайты практически не используются для поддержки предоставления гражданам государственных услуг. Не определены приоритеты перевода государственных услуг в электронный вид. Недостаточными темпами развивается инфраструктура публичного (общественного) доступа граждан к созданным ими Интернет-сайтам и другие средства информационно-справочной поддержки и обслуживания граждан.

В процессе формирования находится инфраструктура, обеспечивающая юридическую значимость, достоверность и информационную безопасность электронных форм взаимодействия органов государственной власти между собой, а также с гражданами и организациями в рамках предоставления государственных услуг. Не обеспечено полномасштабное развертывание системы защищенного межведомственного электронного документооборота между Администрацией Президента Российской Федерации, Аппаратом Правительства Российской Федерации, федеральными и региональными органами государственной власти.

Не автоматизированы процедуры сбора и обработки информации, необходимой для определения и контроля целевых показателей результативности деятельности органов государственной власти. Отсутствует единая система планирования и мониторинга эффективности реализации государственных программ и проектов, а также доступ к этой информации граждан.

Сложившаяся ситуация не позволяет обеспечить новый уровень качества государственного управления и оказания услуг гражданам и организациям на основе ИКТ и значительно снижает эффективность расходования бюджетных средств на создание и развитие государственных информационных систем.

Получение гражданами необходимой информации и государственных услуг в большинстве случаев требует непосредственного обращения граждан и организаций в органы государственной власти, формирования запросов и предоставления необходимой информации в бумажном виде.

Предоставление услуг, предусматривающих межведомственное взаимодействие или обращение граждан в несколько ведомств, из-за отсутствия взаимодействия между соответствующими ведомственными информационными системами связано с большой потерей времени и длительными задержками, что создает значительные неудобства для граждан.

Проблемы, препятствующие повышению эффективности использования ИКТ в деятельности органов государственной власти, носят комплексный межведомственный характер и не могут быть решены на уровне отдельных органов государственной власти.

Исходя из всего этого, формирование электронного правительства требует проведения скоординированных организационно-технологических мероприятий и согласованных действий органов государственной власти в рамках единой государственной политики.

Целями формирования в Российской Федерации электронного правительства являются:

-повышение качества и доступности предоставляемых гражданам и организациям государственных услуг, упрощение процедуры и сокращение сроков их оказания, снижение административных издержек со стороны граждан и организаций, связанных с их получением, внедрение единых стандартов обслуживания граждан;

-повышение открытости информации о деятельности органов государственной власти, расширение возможности доступа к ней и непосредственного участия граждан, организаций и институтов гражданского общества в процедурах формирования и экспертизы решений, принимаемых на всех уровнях государственного управления;

-повышение качества административно-управленческих процессов; совершенствование системы информационно-аналитического обеспечения принимаемых решений на всех уровнях государственного управления, обеспечение оперативности и полноты контроля за результативностью деятельности органов государственной власти, обеспечение требуемого уровня информационной безопасности электронного правительства при его функционировании.

Для достижения указанных целей необходимо обеспечить:

-развитие и широкое применение в деятельности органов государственной власти средств обеспечения удаленного доступа граждан и организаций к информации о деятельности государственных органов, основанных на использовании современных ИКТ;

-предоставление государственных услуг с использованием многофункциональных центров и сети Интернет на основе создания единой инфраструктуры обеспечения юридически значимого межведомственного автоматизированного информационного взаимодействия и взаимодействия государственных органов с гражданами и организациями;

-создание защищенной системы межведомственного электронного документооборота;

-внедрение ведомственных информационных систем планирования и управленческой отчетности в рамках создания единой государственной системы контроля результативности деятельности органов государственной власти по обеспечению социально-экономического развития Российской Федерации;

-формирование нормативной правовой базы, регламентирующей порядок и процедуры сбора, хранения и предоставления сведений, содержащихся в государственных информационных системах, обмена информацией в электронном виде между органами государственной власти, гражданами и организациями, а также контроля за использованием государственных информационных систем.

В концепции четко сказано, что в целях повышения эффективности государственного управления требуется завершить работы по созданию и внедрению защищенной технологической системы межведомственного электронного документооборота, которая должна обеспечить оперативный информационный и документационный обмен между Администрацией Президента Российской Федерации, Аппаратом Правительства Российской Федерации, палатами Федерального Собрания Российской Федерации, федеральными органами исполнительной власти и другими ведомствами. При этом должна быть гарантирована достоверность и целостность передаваемой информации.

В соответствии с генеральной схемой (системным проектом) защищенной информационно-коммуникационной среды системы межведомственного электронного документооборота органов государственной власти Российской Федерации выполнены первоочередные работы по созданию головных узлов системы в Администрации Президента Российской Федерации и Аппарате Правительства Российской Федерации. Создан фрагмент защищенной инфраструктуры, позволяющий производить обмен электронными сообщениями, с применением средств шифрования, электронной цифровой подписи, и осуществлять доступ к информационным ресурсам.

С 2008 года начнутся работы по созданию на инфраструктуре защищенной системы межведомственного электронного документооборота распределенной системы контроля исполнения поручений Президента Российской Федерации.

Система межведомственного электронного документооборота создается для осуществления защищенного обмена электронными сообщениями с ограничительной пометкой "Для служебного пользования". При этом в переходный период предполагается дублировать электронные документы документами, подготовленными на бумажных носителях.

В дальнейшем будут проработаны вопросы возможности интегрирования защищенной системы межведомственного электронного документооборота с ведомственными информационными ресурсами, а также повышения грифа обрабатываемой информации.

В 2008 – 2010 годах планируется создание полномасштабной системы межведомственного электронного документооборота органов государственной власти Российской Федерации в применении к структуре федеральных органов исполнительной власти, утвержденной Указом Президента Российской Федерации от 20.05.2004г. №649 и расширение сервисов (в том числе видеоконференцсвязи).

Формирование необходимой нормативной правовой базы формирования электронного правительства является неотъемлемой частью данной Концепции.

Существующая нормативно-правовая база не покрывает сложившегося многообразия отношений, возникающих в рамках создания и использования ИКТ в государственном управлении, и не соответствует международной практике. Действующие нормативные правовые акты не согласованы между собой и регламентируют только отдельные аспекты информационного обмена между органами государственной власти, гражданами и хозяйствующими субъектами.

Формирование нормативной правовой базы должно быть направлено на обеспечение правовых условий создания и деятельности электронного правительства, создание правовой основы для обеспечения эффективного использования ИКТ в деятельности органов государственной власти, реализации прав граждан, защиты общественных и государственных интересов в этой сфере.

В рамках совершенствования нормативной правовой базы, согласно Концепции необходимо обеспечить:

-развитие законодательства, обеспечивающего использование электронной подписи в Российской Федерации, гармонизированного с международными правовыми актами;

-внесение изменений в законодательные акты о закупках товаров (работ, услуг) для государственных нужд для обеспечения технологической совместимости информационных систем органов государственной власти при проведении закупок продукции для государственных нужд, в том числе на условиях проведения совместных конкурсов с целью экономии на масштабе закупок;

-подготовку системы нормативных правовых актов, регламентирующих порядок определения необходимого объема авторских имущественных прав, в процессе закупок программ для ЭВМ для государственных нужд, порядок оценки конкурсных заявок, включая порядок закрепления и учета авторских имущественных прав на свободное программное обеспечение (программы для ЭВМ с открытым кодом);

-внесение изменений в законодательные акты для регламентации вопросов, связанных с внедрением в органах государственной власти систем электронного документооборота, использованием в системах электронного документооборота открытых стандартов форматов электронных документов, созданием и эксплуатацией государственных информационных систем, обеспечением их технологической и семантической совместимости, установлением единообразных требований по информационной безопасности;

-подготовку системы нормативных правовых актов, регламентирующих вопросы информационного взаимодействия органов государственной власти в процессе выполнения закрепленных за ними функций, идентификации участников электронного взаимодействия, деятельности уполномоченных государственных органов в электронном информационном обмене;

-внесение изменений и дополнений в законодательные акты об архивном фонде, регламентирующих порядок формирования, ведения и использования различных регистров, реестров и кадастров, классификаторов и номенклатур, устанавливающих формальные различия их между собой, а также ответственность ведомств за их создание и ведение (актуализацию).

Одновременно необходимо разработать нормативные правовые требования к способам выполнения административных регламентов с помощью информационных систем, определяющие:

-порядок определения состава данных, используемых при выполнении государственных услуг (учетных данных), а также регламентных действий (событий), приводящих к изменению учетных данных (учетных событий) в процессе оказания государственных услуг;

-порядок регистрации всех учетных событий, лиц, производящих изменения учетных данных, а также момента времени осуществления изменений;

-порядок обеспечения достоверности и юридической значимости электронных данных, используемых при выполнении административных регламентов с использованием информационно-коммуникационных технологий;

-порядок протоколирования (регистрации) всех юридически значимых административных процедур и административных действий, выполняемых с использованием информационно-коммуникационных технологий;

-порядок восстановления состояния учетных данных на любой момент времени в прошлом;

-порядок определения должностных лиц органа власти, ответственных за выполнение административных регламентов с использованием информационно-коммуникационных технологий;

-порядок обжалования действий или бездействия органа власти при выполнении административных регламентов с использованием информационно-коммуникационных технологий.

Также согласно Концепции должны быть определены организационные требования к порядку функционирования информационных систем, используемых при оказании государственных услуг:

-порядок ввода информационных систем в эксплуатацию, порядок их эксплуатации и выведения из эксплуатации;

-порядок исправления выявленных ошибок в используемых при выполнении административных регламентов программах для ЭВМ, порядок обновления версий программ для ЭВМ;

-порядок публикации (раскрытия) исходных текстов программ для ЭВМ, используемых при выполнении административных регламентов в электронном виде, и порядок обеспечения соответствия опубликованных исходных текстов фактически исполняемому коду в эксплуатируемых информационных системах органов власти;

-порядок публикации (раскрытия) технических спецификаций, описывающих интерфейсы информационных систем, используемые для взаимодействия с информационными системами получателей услуги.

Совершенствование нормативно-правовой базы позволит устранить отставание законодательства в этой области от потребностей общества и характера общественных отношений, а также создать целостную правовую систему и гармонизировать законодательство Российской Федерации с общепризнанными нормами и принципами международного права. Концепция гласит, что формирование электронного правительства в Российской Федерации до 2010 года планируется обеспечить в два основных этапа.

На первом этапе в 2008 году планируется разработать необходимые нормативные правовые и нормативно-технические документы, регламентирующие порядок использования ИКТ для обеспечения доступа граждан к информации о деятельности государственных органов, а также предоставления государственных услуг. На данном этапе необходимо также разработать типовые ведомственные технологические решения поддержки предоставления государственных услуг и обеспечения доступа к информации о деятельности органов государственной власти на основе ИКТ и провести их апробацию на отдельных примерах. Одновременно предполагается завершить проектирование и создание действующих прототипов и опытных участков межведомственных компонентов электронного правительства: единой системы информационно-справочной поддержки граждан, инфраструктуры межведомственного электронного взаимодействия, защищенной системы межведомственного электронного документооборота.

На втором этапе в 2009-2010 годах необходимо обеспечить тиражирование и внедрение в широкую практику деятельности государственных органов типовых ведомственных технологических решений, а также завершить первый этап создания межведомственных компонент с вводом их в промышленную эксплуатацию.

Нормативно – правовые акты ведомственных органов исполнительной власти РФ

Это нормативно – правовые акты федеральных органов исполнительных власти: министерств, государственных комитетов, агентств и т.п.

В первую очередь служба ДОУ должна следить за постановлениями Госкомстата РФ, вводящими альбомы унифицированных форма документов; постановлениями Министерства труда и социалистического развития, утверждающими нормативы времени на различные виды работ, в том числе управленческих, квалификационные справочники должностей работников, различные инструкции, в частности о порядке ведения трудовой книжки.

Выполняя постановление Правительства РФ от 8 июля 1997 г. №835 "О первичных учетных документах", Государственный комитет по статистике своими постановлениями вводит разрабатываемые альбомы унифицированных форм первичных учетных документов. В частности именно постановлением Госкомитета РФ от 5 января 2004 г. №1 введена ныне действующая редакция Альбома унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, формы которого используются во всех организациях.

Но, к сожалению, в организациях мало известно постановление Госкомстата РФ от 23 марта 1999 г. №20 "Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичных учетных документов". Постановление важно тем, что оно регламентирует использование унифицированных форм учетной документации.

Особое место среди нормативно – методических документов занимают нормативы времени, утверждаемые постановлениями Минтруда РФ. Значительная их часть касается и работы управленческого аппарата как служб делопроизводства, так и работников бухгалтерии, составляющих и оформляющих бухгалтерскую документацию и службы кадров, оформляющей трудовые правоотношения. Нормативы времени содержат формулы для расчета численности персонала соответствующих служб, а также рекомендации по организации рабочего места, распорядку рабочего дня.

Постановлениями Минтруда РФ утверждаются и постоянно дополняемый "Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих". Он используется при составлении должностных инструкций.

Порядок использования справочника также утвержден постановлением Министерства труда и социалистического развития РФ "Об утверждении Порядка применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих" от 9 февраля 2004 г. №9.

Основные методические документы по делопроизводству, регулирующие нормативно-правовую и методическую базу современного делопроизводства

Помимо законодательных и правовых актов, важнейшее значение для работников служб ДОУ имеют нормативно – методические документы.

В "Правилах подготовки нормативно – правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации", утвержденных постановлением Правительства РФ, к ним относятся постановления, приказы, распоряжения. Правила, инструкции и положения.

Правила, инструкции и положения, как организационно – методические документы, содержат не только указания что делать, но и как выполнить ту или иную работу, что делает их особенно ценными. Нормативные и методические документы вводятся в действие постановлениями или приказами, и тем самым становятся обязательными к исполнению.

Нормативно – правовые акты издаются на основе и во исполнение "федеральных конституционных законов, федеральных законов, указов и распоряжений Президента РФ, а также по инициативе федеральных органов исполнительной власти в пределах из компетенции".

Многие из них имеют не ведомственный, а общегосударственный характер, распространяясь на все направление деятельности, возглавляемое соответствующим министерством, комитетом агентством.

Государственные стандарты

Особую группу нормативных документов составляют стандарты, утверждаемые и вводимые в действие Федеральным агентством по техническому регулированию и метрологии. До принятия Федерального закона "О техническом регулировании" от 27 декабря 2002 г. №184-ФЗ выполнение стандартов носило обязательный характер. Выход закона перевел с 2003 г. стандартизацию на принципы добровольного применения стандартов, т.е. ГОСТ теперь не имеет обязательного характера. Но в то же время согласно самому определению стандарта, невыполнение требований стандартов тем самым делает работу не соответствующей требования сегодняшнего дня.

Один их стандартов – это ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство архивное дело. Термины и понятия", посвященный терминологии, используемой в делопроизводстве и архивном деле. На его терминологической основе разрабатываются все нормативно – методические документы по делопроизводству в организации. Здесь даны определения таких важнейших терминов, как документ, делопроизводство, ДОУ, официальный документ, дубликат документа, организационно – распорядительный документ, регистрация документа и многие другие. Всего ГОСТ содержит определения 140 основных терминов в области ДОУ.

ГОСТ Р 6.30-2003 г. "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов", содержит требования к оформлению организационно – распорядительной документации. Стандарт перечисляет 30 реквизитов, которые могут использоваться при подготовке и оформлении документов, дает схему расположения документов, определяет состав реквизитов документов и т.д.

Третий важнейший стандарт, принятый в 2007 г., - это ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 "Управление документами. Общие требования". Регулирует процессы управления документами не только в государственный, но и коммерческих и общественных организациях как внутренними, так и внешнего пользования, распространяется на управление документами всех форматов и на всех носителях, создаваемых или получаемых организациями в процессе их деятельности, содержит положения об ответственности, политике, процедурах, системах и процессах, связанных с документами организаций.

Все больше организаций проходят сертификацию на соответствие международным стандартам ИСО:9000. В ходе подготовки бизнес-процессов к сертификации будут особо актуальны положения ГОСТ ИСО 15489 – 1 – 2007 по управлению документами, так как управление документацией в стандарте рассматривается как часть системы управления качеством, базирующейся на требованиях стандартов ИСО 9001 и ИСО 14001.

ГОСТ содержит методические рекомендации по проектированию и внедрению систем управления документами, необходимые всем организациям, решающим задачи совершенствования работы управленческого аппарата, повышения эффективности работы службы ДОУ и внедрения систем автоматизации делопроизводства, в том числе и электронного документооборота.

Стандарт предназначен как для специалистов в области ДОУ, так и для руководителей организаций и всех сотрудников, работающих с документами.

Кроме уже рассмотренных. Стоит упомянуть еще действующие стандарты: ГОСТ 9327-60 "Бумага и изделия из бумаги" на форматы бумаги, ГОСТ 17914-72 "Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования", ГОСТ 6.10.3 – 83 УСД "Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате".

Следует отметить о существовании типовых требований к автоматизированным системам электронного документооборота-Европейский МОРЕГ-2.

Тема электронного документооборота с каждым годом приобретает в России все большую актуальность. Естественно, растет рынок автоматизированных систем электронного документооборота; появляется все больше и больше новых систем, системы, уже завоевавшие репутацию расширяют свою функциональность.

Однако, к сожалению, у нас нет четких общепризнанных критериев для определения уровня зрелости предлагаемых решений и соответствия их функциональным требованиям предметной области. Пресса и Интернет изобилуют разнообразными "рейтингами" и "сравнениями" систем электронного документооборота, которые на поверку оказываются рекламными публикациями. Справедливости ради следует отметить, что в России действительно нет никакого ориентира, никакой точки отсчета, относительно которой можно было бы оценивать различные системы. Все существующие ГОСТы и другие нормативные документы уделяют внимание только собственно документообороту, но никак не самим автоматизированным системам, которые должны его обеспечить.

MoReq впервые дает возможность всем заинтересованным сторонам – пользователям и разработчикам систем ознакомиться с детально проработанной и апробированной на практике моделью функциональных требований к автоматизированным системам электронного документооборота.

Спецификация MoReq имеет универсальный характер и не несет в себе какой-либо национальной специфики. Она определяет не то, как в организации должны выполняться процессы регистрации, согласования и исполнения документов, а то, каким функциональным требованиям должна соответствовать автоматизированная система, чтобы поддержать любые регламенты работы с документами.

Все комментарии и замечания переводчика выделены явно, либо непосредственно в тексте, либо в сносках. Автор стремился сделать свой перевод максимально точным и адекватным. Если это не всегда удалось, конструктивная критика приветствуется и поможет сделать следующую редакцию перевода лучше.

Там, где термины в переводе допускают двоякое толкование, например, files = папки или дела, приводятся оба допустимых значения. Как известно, в делопроизводстве могут использоваться различные накопительные папки по вопросу, которые, строго говоря, не являются делами, и их существование не отражено в номенклатуре дел. Не всем терминам удалось найти адекватный перевод вследствие того, что существуют определенные различия в практике документооборота. Так, например, широко используемый термин "capture" подразумевает весь комплекс действий по обработке документа при поступлении его в систему, включая его регистрацию, классификацию и размещение в системе (что для бумажных документов означает и сканирование).

Автоматизированная система электронного документооборота должна поддерживать весь жизненный цикл документа, от его поступления в организацию или создания до уничтожения или передачи на государственное хранение, т.е. обеспечивать делопроизводство, документооборот и архивное хранение. В российской практике исторически сложилось, что системы документооборота и архива воспринимаются как разные системы, хотя с функциональной стороны они чрезвычайно близки. Вместе с тем, нельзя не признать, что общая тенденция в автоматизации складывается скорее в пользу сквозных интегрированных систем, поэтому подобная практика будет меняться. Даже при беглом знакомстве со спецификацией MoReq бросается в глаза, что сравнительно мало внимания уделено вопросам контроля исполнения и маршрутизации документов – всего одна глава. Дело в том, что с точки зрения MoReq АСЭД должна обеспечить надлежащее документирование деятельности организации, а не управление ею. Автоматизацией управления занимаются другие системы, например, ERP – Enterprise Resource Planning или BPM – Business Process Management. Такой подход позволяет исключить отраслевую специфику и делает АСЭД более универсальной. (В противном случае пришлось бы разрабатывать серию спецификаций – системы документооборота для государственных органов, для банков и т.д.)

В целом же нельзя не признать, что данная спецификация носит чрезвычайно практический характер и может быть адаптирована для любой конкретной задачи как путем ее сокращения за счет требований, которые не являются актуальными, так и за счет ее дополнения и уточнения.

Инструкции и правила

Приказ Росархива от 23 декабря 2009 г. №76 "Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти", регулирующий нормативно – правовую и методическую базу современного делопроизводства" (Приложение 17).

Уже говорилось о том, что Постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 г. Росархиву предписывалось: подготовить Методические рекомендации по разработке Инструкций для ведомств, министерств, учреждений и т.д.

23 декабря 2009 г. был издан Приказ Росархива №76 "Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти".

Данные рекомендации более объемны, чем Правила и бывшая Типовая Инструкция (2005 г.). Основной текст рекомендаций изложен почти на 40 страницах. К основному тексту имеется 30 Приложений.

Текст содержит 3 раздела:

Первый раздел – это "Общие положения".

Второй раздел – посвящен вопросам разработки, утверждения, внесения изменений в инструкцию по делопроизводству.

Третий раздел – самый объемный. В нем дается толкование основным делопроизводственным понятиям; определяется порядок создания документов; организации документооборота; характеристика документального фонда; особенности работы с электронными документами; регламентируется работа с документами исполнителей; устанавливается порядок изготовления, учета, использования, хранения печатей, штампов, бланков.

В 30 приложениях представлены образцы разработки, оформления основных видов организационно – распорядительных, информационных документов.

В "Общих положениях" указаны нормативные акты, принятые ранее, но не выведенные из действия: "О государственной тайне", "О персональных данных" и другие.

Эти Рекомендации, в отличие от всяких прежних, полностью основываются на обязательных Правилах, утвержденных Правительством.

Необходимо сказать об "Основных правилах работы архивов организаций", которые можно по содержанию условно разделить на две части:

-первая описывает вопросы делопроизводственного характера, начиная с вопросов текущего хранения документов и до передачи их в ведомственный архив;

-вторая организует хранение документов в ведомственном архиве.

В Основных правилах работы архивов организаций подробно рассмотрены такие вопросы, как составление номенклатуры дел, порядок формирования и оформления дел в организации, организация и порядок проведения экспертизы ценности документов, порядок передачи документов в архив организации.

Перечни

При составлении номенклатуры дел и проведения экспертизы ценности документов абсолютно необходимым справочником являются перечни документов с указанием сроков хранения – систематизированные списки видов и категорий документов, содержащие нормативные указания о сроках их хранения (ГОСТ Р 51141 – 98).

Различают типовые перечни, содержащие наиболее распространенные категории документов, и ведомственные, содержащие специфические документы, характерные для определенной сферы деятельности.

К основным Перечням относятся:

-Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Руководителем Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 г.);

-Примерный перечень типовых видов управленческих документов негосударственных организаций, которые могут подлежать отбору на постоянное хранение в государственные архивы;

-Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно – технической и производственной деятельности организаций с указанием сроков хранения (утвержден приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 31 июля 2997 г. №1182)

Нормы времени и квалификационные характеристики

При организации службы ДОУ для определения необходимой численности персонала и при распределении обязанностей между работниками необходимо обращаться к разработанным Центральным бюро нормативов по труду и утверждаемым постановлениями Минтруда РФ нормативами времени.

Нужно отметить следующие нормативы, которые могут быть использованы при нормировании труда управленческого персонала:

-единые нормы времени на машинописные работы (утверждены постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 19 июня 1984 г. №189/11 – 64;

-укрупненные нормативы времени на работу по делопроизводственному обслуживанию (утверждены Постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 20 мая 1987 г. №327/17 – 42;

-межотраслевые укрупненные нормативы времени на работу по комплектованию и учету кадров (утверждены постановлением Министерства труда и социальных вопросов СССР от 14 ноября 1991 г. №78);

-укрупненные нормы времени на работы, выполняемые в объединенных архивах, хранящих документы по личному составу учреждений, организаций, предприятий (утверждены постановлением Минтруда России 18 декабря 1992 г. №57);

-нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления (утверждены постановлением Министерства труда РФ от 10 сентября 1993 №152);

-межотраслевые укрупненные нормативы времени на работу по документационному обеспечению управления (утверждены постановлением Министерства труда РФ от 25 ноября 1994 г. №72);

-нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур в федеральных органах исполнительной власти (утверждены Постановлением Министерства труда и социального развития РФ 26 марта 2002 г. №23).

В них не только определены трудозатраты на различные виды работ, но и последовательно перечисляется содержание работ, т.е. работы раскладываются на составляющие их операции.

Международные документы, составляющие нормативно – правовую и методическую базу электронного государства

Окинавская хартия глобального информационного общества

В настоящее время международные документы образующие правовую основу межгосударственных отношений, являются средством поддержания всеобщего мира и безопасности, развития международного сотрудничества в соответствии с целями и принципами Устава ООН. Право международных документов является отраслью общего международного права и представляет собой совокупность правовых норм, регулирующих отношения государств и других субъектов международного права по поводу заключения, действия и прекращения международных документов.

Документы заключаются для конкретного и четкого определения взаимных прав и обязанностей сторон. Основная форма - договорная форма, закрепляющая международные отношения, обусловливающая стабильность международного правопорядка.

Основной международный документ - Окинавская хартия глобального информационного общества, принятая 22 июля 2000 года лидерами стран "Большой Восьмерки". В ней говорится о информационно-коммуникационных технологиях (ИКТ), которые являются одним из наиболее важных факторов, влияющих на формирование общества двадцать первого века, которые быстро становятся жизненно важным стимулом развития мировой экономики. Они дают возможность всем частным лицам, фирмам и сообществам, занимающимся предпринимательской деятельностью более эффективно решать проблемы.

Информационное общество, как мы его представляем, позволяет людям шире использовать свой потенциал и реализовывать свои устремления. Для этого, согласно хартии, нужно сделать так, чтобы ИКТ служили достижению взаимодополняющих целей обеспечения устойчивого экономического роста, повышения общественного благосостояния.

Хартия, прежде всего, является призывом ко всем как в государственном, так и в частном секторах, ликвидировать международный разрыв в области информации знаний. Солидная основа политики и действий в сфере ИКТ может изменить методы взаимодействия по продвижению социального и экономического прогресса во всем мире.

В данном документе особое внимание направлено на использование возможностей цифровых технологий.

Потенциальные преимущества ИКТ, стимулирующие конкуренцию, способствующие расширению производства, создающие и поддерживающие экономический рост и занятость, имеют значительные перспективы. Основная задача заключается не только в стимулировании и содействии переходу к информационному обществу, но также и в реализации его полных экономических, социальных и культурных преимуществ.

Для достижения этих целей важно строить работу на следующих ключевых направлениях:

-проведение экономических и структурных реформ в целях создания обстановки открытости, эффективности, конкуренции и использования нововведений, которые дополнялись бы мерами по адаптации на рынках труда, развитию людских ресурсов и обеспечению социального согласия;

-рациональное управление макроэкономикой, способствующее более точному планированию со стороны деловых кругов и потребителей и использование преимуществ новых информационных технологий;

-разработка информационных сетей, обеспечивающих быстрый, надежный, безопасный и экономичный доступ с помощью конкурентных рыночных условий и соответствующих нововведений к сетевым технологиям, их обслуживанию и применению.

В хартии говорится что, усилия международного сообщества, направленные на развитие глобального информационного общества, должны сопровождаться согласованными действиями по созданию безопасного и свободного от преступности киберпространства. Также говорится о преодолении электронно-цифрового разрыва. Вопрос о преодолении электронно-цифрового разрыва внутри государств и между ними занял важное место в национальных дискуссиях.

Каждый человек должен иметь возможность доступа к информационным и коммуникационным сетям и т.д.

В хартии указаны пути к принятию конкретных мер в указанных ниже приоритетных областях:

-формирование политического, нормативного и сетевого обеспечения:

-поддержка политического консультирования и укрепление местного

-потенциала, с тем чтобы способствовать проведению направленной на

-создание конкуренции, гибкой и учитывающей социальные аспекты политики, а также нормативному обеспечению;

-содействие обмену опытом между развивающимися странами и другими партнерами;

-содействие более эффективному и широкому использованию ИКТ в области развития, включая такие широкие направления, как сокращение бедности, образование, здравоохранение и культура;

-совершенствование системы управления, включая изучение новых методов комплексной разработки политики;

-поддержка усилий МБР и других международных организаций в целях объединения интеллектуальных и финансовых ресурсов в контексте программ сотрудничества, таких, как программа InfoDev;

-улучшение технической совместимости, расширение доступа и снижение затрат;

-мобилизация ресурсов в целях улучшения информационной и коммуникационной инфраструктуры, уделение особого внимания "партнерскому" подходу со стороны правительств, международных организаций, частного сектора и НПО;

-поиск путей снижения затрат для развивающихся стран в обеспечении технической совместимости;

-поддержка программ доступа на местном уровне;

-поощрение технологических исследований и прикладных разработок в соответствии с конкретными потребностями развивающихся стран;

-улучшения взаимодействия между сетями, службами и прикладными системами;

-поощрение производства современной информационно-содержательной продукции, включая расширение объема информации на родных языках.

-укрепление человеческого потенциала;

-уделение повышенного внимания базовому образованию, а также расширению возможностей пожизненного обучения с упором на развитие навыков использования ИКТ;

-содействие подготовке специалистов в сфере ИКТ и других актуальных областях, а также в нормативной сфере;

-разработка инновационных подходов в целях расширения традиционной технической помощи, включая дистанционное обучение и подготовку на местном уровне;

-поощрение участия в работе глобальных сетей электронной торговли: оценка и расширение возможностей использования электронной торговли посредством консультирования при открытии бизнеса в развивающихся странах, а также путем мобилизации ресурсов в целях содействия предпринимателям в использовании ИКТ для повышения эффективности их деятельности и расширения доступа к новым рынкам;

-обеспечение соответствия возникающих "правил игры" усилиям в сфере развития и укрепление способности развивающихся стран играть конструктивную роль в определении этих правил.

Резолюции Генеральной Ассамблеи ООН

Немаловажными международными документами являются:

Резолюция, принятая Генеральной Ассамблеей ООН "О достижении в сфере информатизации и телекоммуникаций в контексте международной безопасности" 8 января 2008 г. Данная резолюция отмечает, что произошел значительный прогресс, достигнутый в разработке и внедрении новейших информационных технологий и средств телекоммуникаций, распространение и использование информационных технологий затрагивают интересы всего международного сообщества и что широкое международное взаимодействие способствует обеспечению оптимальной эффективности. Считает необходимым предотвратить использование информационных ресурсов или технологий в преступных или террористических целях. Призывает содействовать рассмотрению на многостороннем уровне существующих и потенциальных угроз в сфере информационной безопасности, а также возможных мер по ограничению угроз, возникающих в этой сфере, исходя из необходимости сохранить свободный поток информации.

Резолюция, принятая Генеральной Ассамблеей ООН "О борьбе с преступным использованием информационных технологий" 23 января 2002 г. В ней