Понятие о документе. Эволюция понятия "документ"
РОССИЙСКАЯ
ФЕДЕРАЦИЯ
МИНИСТЕРСТВО
ОБРАЗОВАНИЯ
И НАУКИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ
АГЕНСТСТВО
ПО ОБРАЗОВАНИЮ
ГОСУДАРСТВЕННОЕ
ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ
УЧРЕЖДЕНИЕ
ВЫСШЕГО
ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО
ОБРАЗОВАНИЯ
«ТЮМЕНСКИЙ
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ
УНИВЕРСИТЕТ»
ИНСТИТУТ
ДИСТАНЦИОННОГО
ОБРАЗОВАНИЯ
СПЕЦИАЛЬНОСТЬ
«ТАМОЖЕННОГО
ДЕЛА»
КОНТРОЛЬНАЯ
КАБОТА
ПО ДИСЦИПЛИНЕ:
ТАМОЖЕННОЕ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
НА ТЕМУ:
«ПОНЯТИЕ
О ДОКУМЕНТЕ.
ЭВОЛЮЦИЯ ПОНЯТИЯ
«ДОКУМЕНТ».
ВАРИАНТ №
1
ТЮМЕНЬ, 2010
ПОНЯТИЕ О
ДОКУМЕНТЕ
Терминология,
используемая
при работе с
документами,
закреплена
в законах и
других нормативных
актах, в ГОСТ
Р 51141-98 «Делопроизводство
и архивное
дело». Федеральный
закон от 20 февраля
1995 г. № 24-ФЗ «Об
информации,
информатизации
и защите информации»
- содержит ряд
понятий в области
создания документов.
Под информацией
в законе понимаются
сведения о
лицах, предметах,
фактах, событиях,
явлениях и
процессах
независимо
от формы их
предоставления.
Термины «документированная
информация»
и «документ»
в законе и в
ГОСТе на терминологию
рассматриваются
как синонимы
и определяются
как зафиксированная
на материальном
носителе информация
с реквизитами,
позволяющими
ее идентифицировать.
Документ
(от лат.
documentum
— образец,
свидетельство,
доказательство,
любой материальный
объект) — облеченный
в письменную
форму акт,
удостоверяющий
наличие фактов
определенного
значения.
Документ
- это средство
закрепления
на специальном
материале
(бумаге) результатов
деятельности
предприятия
или учреждения.
ЭВОЛЮЦИЯ
ПОНЯТИЯ «ДОКУМЕНТ»
Одним из
важнейших
проявлений
человеческого
поведения
является
коммуникация,
т.е. общение с
другими людьми
посредством
определённых
знаков или
символов.
Первоначально
информацию
об окружающем
мире человек
передавал с
помощью жестов,
мимики, крика,
прикосновений
и т.п. простейших
средств зрительной,
слуховой,
осязательной
коммуникации.
Возникновение
осмысленной
речи и языка
ознаменовало,
по мнению ряда
учёных, появление
первой информационной
технологии
в истории
человеческого
общества.
Между тем
по мере развития
человека возрастала
потребность
в передаче
информации
не только в
пространстве,
но также и во
времени, т.е. в
хранении информации.
Однако простейшие
средства
коммуникации,
передачи информации
были несовершенны.
Та же человеческая
речь слышна
лишь на небольшом
расстоянии
и только в момент
её произнесения.
Трудно было
сохранять
нужную информацию,
поскольку
знания на первых
порах ещё не
были отделены
от субъекта,
который обладал
ими. Не случайно
в тот период
роль своеобразных
банков знаний
и каналов их
передачи играли
старики, т.е.
самые опытные
члены общества.
Отделение
информации
от субъекта
и первые попытки
её закрепления
были связаны
с применением
сигнализации.
Для передачи
информации
в пространстве
использовалась
сигнализация
дымом, огнём
костров, звуками
труб, барабанным
боем, определённым
образом положенными
ветвью или
стрелой и т.п.
Использовались
также предметы,
которым придавалось
символическое
значение.
Хрестоматийным
стал приведённый
древнегреческим
историком
Геродотом
пример символического
послания древних
скифов персам.
Это послание
состояло из
птицы, лягушки,
мыши и пучка
стрел и означало:
"Если вы, персы,
не научитесь
летать, как
птицы, прыгать
по болотам, как
лягушки, прятаться
в норы, подобно
мышам, то будете
осыпаны нашими
стрелами, как
только вступите
на скифскую
землю".
Позднее на
смену символической
пришла условная
сигнализация,
в которой предметы
использовались
как условные
знаки по предварительной
договорённости
людей о том,
что будет означать
определённый
предмет. В результате
появились
системы мнемонических
знаков для
ведения счёта
при помощи
предметов, а
также более
сложное "узелковое
письмо": у древних
инков (кипу), в
Древнем Китае,
у монголов.
Вероятно, подобного
рода "письмо"
имелось и у
славян. Не случайно
в русском языке
сохранилось
выражение
"завязать узелок
на память", т.е.
сохранить в
памяти какую-либо
информацию.
В качестве
условных знаков
использовались
также бирки
(дощечки) с зарубками
- в торговых,
финансовых,
кредиторских
операциях. У
славян такие
бирки назывались
"носами", так
как их обычно
носили с собой,
закрепляя
какую-либо
информацию
с помощью различных
насечек, зарубок.
Отсюда произошло
выражение
"зарубить на
носу", т.е. запомнить
крепко-накрепко.
Для закрепления
и передачи
информации
во времени
использовались
могильные
холмы, курганы,
кресты, надгробия,
знаки собственности
(геральдические
знаки, межевые
камни, знаки
клейма для
скота и т.п.).
Предметные
способы общения
сохранились
и в наши дни:
преподнесение
хлеба и соли
как знак гостеприимства,
букетов цветов
и сувениров
как знак внимания,
знаки различия
у военных, флаги
государств,
система сигнализации
светофорами
и семафорами
и т.п.
Появление
письменности
ознаменовало
переход человечества
к новой информационной
технологии.
С помощью графических
знаковых систем
стало возможным
отделить информацию
от субъекта
и зафиксировать
её на каком-либо
материале с
целью последующей
передачи во
времени и
пространстве.
В результате
появилась
документированная
информация,
т.е. документ.
Информация,
зафиксированная
на материальном
носителе, выполняла
в древности
роль свидетельства,
доказательства.
Именно на эту
важнейшую
функцию документа
первоначально
обращалось
основное внимание.
Латинское слово
"documentum" произошло
от "doceo" - "учу"
или "извещаю"
и означало как
раз "свидетельство",
"доказательство".
Важно заметить,
что термин
"документ"
более старый,
нежели термин
"информация".
К тому же до
начала 20 века
понятие информации
было связано
прежде всего
с сообщением,
осведомлением,
с передачей
сообщений, их
интерпретацией.
В России
термин "документ"
был переведён
Петром Первым
именно как
"письменное
свидетельство".
На всём протяжении
18 столетия в
определении
понятия "документ"
выделялось
прежде всего
его правовое
назначение.
Между тем сам
этот термин
в течение длительного
времени почти
не употреблялся.
Вместо него
в делопроизводственной
практике обычно
использовались
другие термины:
"акт", "дело",
"бумага".
Однако понятия
постоянно
изменяются,
совершенствуются,
уточняются,
наполняются
новым содержанием.
Почему? Прежде
всего потому,
что углубляются
представления
об изучаемых
явлениях и
предметах, их
сущности, их
наиболее значимых
сторонах. Постепенное
накопление
знаний о документах
привело в 19 в.
к выделению,
помимо правового,
также и управленческого
аспекта документа,
что нашло отражение
в знаменитом
словаре В.И.
Даля, где документ
определялся
как "всякая
важная деловая
бумага, так же
диплом, свидетельство".
К середине
20 века получил
определённость
ещё один важнейший
аспект документа
- исторический,
т.е. его значение
как носителя
ретроспективной
информации.
Так, авторы
"Словаря современного
русского
литературного
языка", изданного
в 1954 г., выделили
"исторические
документы -
летописи, хроники,
записи и т.п.,
свидетельствующие
о каком-либо
историческом
событии, лице,
эпохе и т.п.".
В первой
половине 20 столетия
было существенно
пересмотрено
содержание
понятия "информация",
которое стало
связываться
с категорией
отражения, как
всеобщим свойством
материи, первичным
по отношению
к информации.
А во второй
половине 20 в.
с развитием
кибернетики,
информатики,
вычислительной
техники развернулось
активное изучение
социальной
сущности и
информационной
природы документа,
что привело
к дальнейшему
расширению
и, самое главное,
к углублению
его понятия.
Именно в этот
период было
дано теоретическое
обоснование
неразрывной
связи понятий
"документ"
и "информация".
Однако незавершённость
научных представлений
и, как следствие,
наличие многочисленных
и разнообразных
суждений о
сущности, природе,
содержании
понятия "информация"
не могли не
отразиться
также и на
определении
понятия "документ".
Каким образом?
Среди философов,
естествоиспытателей,
представителей
технических
наук вот уже
в течение нескольких
десятков лет
идёт спор вокруг
двух различных
подходов к
понятию "информация".
Одни из них
рассматривают
информацию
как свойство,
как атрибут,
присущий всем
материальным
объектам, в том
числе и неорганической
природе. Эта
концепция
информации
получила название
атрибутивной.
Другие полагают,
что информация
появилась лишь
с возникновением
жизни и связывают
её с функционированием
самоорганизующихся
систем, не признавая
наличия информации
в неживой природе.
В свою очередь,
среди сторонников
второго подхода
есть кибернетики,
считающие, что
информационные
процессы протекают
во всех самоуправляемых
системах, и
антропоцентристы,
которые относят
информацию
лишь к человеческому
обществу и
сознанию.
Результатом
научных споров
является отсутствие
точного определения
понятия информация.
Так, в Словаре
основных терминов
в области информатики
представлено
четыре наиболее
распространённых
толкования
этого понятия:
"Информация
- это смысл
полученного
сообщения,
его интерпретация";
Информация
- это "содержание
сообщений",
а также "само
сообщение,
данные";
"Информация
- это третья
составляющая
трёх основ
мироздания
(материя, энергия
и информация)";
"Информация
- это то, что
уменьшает
неопределённость
события".
Однако в
конечном счёте
все авторы
сходятся на
том, что социальная
жизнь невозможна
без информации,
выступающей
в качестве
двигателя
общественного
и технического
прогресса. При
этом важнейшая
роль отводится
социальной
информации,
которая подразделяется
на массовую
(мировоззренческую,
эстетическую,
бытовую), специальную
(научную, деловую,
корпоративную)
и личную. Именно
социальная
информация
связывается
с понятием
документа.
Неоднозначное
толкование
понятия "информация"
вызывает в ряде
случаев необходимость
более чёткого
его определения
и фиксации в
отдельных
нормативных
актах. Так, в
ст. 2 действующего
с 1995 г. Федерального
Закона РФ "Об
информации,
информатизации
и защите информации"
информация
рассматривается
как "сведения
о лицах, предметах,
фактах, событиях,
явлениях и
процессах
независимо
от формы их
представления".
Таким образом,
к настоящему
времени понятие
"документ"
вобрало в себя
такие наиболее
существенные
характеристики,
как информационное
предназначение,
материальный
носитель, а
также ряд
функциональных
аспектов.
Вместе с тем
определение
понятия "документ"
в различных
науках имеет
существенные
отличия. Это
зависит, во-первых,
от более или,
напротив, менее
широкого толкования
понятия информации
и, во-вторых,
от выдвижения
на первый план
какой-либо
одной составляющей
документа, от
акцентирования
внимания на
каком-либо
отдельном его
функциональном
аспекте. В
информатике,
например, документ
нередко определяется
как "материальный
объект, содержащий
информацию
в закреплённом
виде". В результате
под это определение
подпадает
необъятное
множество
объектов, так
как в природе
нет материальных
объектов, которые
не содержали
бы какую-либо
информацию.
В документалистике
- одной из наук
об информации
- под документом
понимается
"любая семантическая
информация,
выраженная
на любом языке
и зафиксированная
любым способом
на любом носителе
с целью её обращения
в динамической
информационной
системе". Это
определение
значительно
сужает понятие
документа, но
тем не менее
включает в него
одновременно
и книги, и журналы,
и газеты, и служебные
документы и
т.п.
Для общественных
наук, в зависимости
от их предмета,
целей и задач,
в определении
понятия документа
характерно
выделение
каких-то отдельных
его сторон.
Так, в юридических
науках акцентируется
внимание на
правовом аспекте.
В результате
документ фигурирует
преимущественно
как средство
документирования
и доказательства
правовых отношений.
В сфере управления
документ исследуется
главным образом
как средство
фиксации и
передачи
управленческих
решений. В
исторической
науке документы
рассматриваются
прежде всего
как исторические
источники, т.е.
носители
ретроспективной
информации.
В этой связи
перед документоведением,
изучающим в
историческом
развитии все
категории, виды
и разновидности
документов,
стоит важная
задача - дать
наиболее точное,
обобщающее
определение
понятия "документ".
Однако решить
такую задачу
непросто, о чём
свидетельствует
и отмеченное
выше многообразие
дефиниций, и
продолжающиеся
дискуссии на
эту тему. Ярким
отражением
трудного процесса
выработки
оптимального
определения
понятия документа
являются
отечественные
Государственные
стандарты на
термины и
определения.
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
Е.С. Игнатов,
С.С. Черемухина.
Таможенное
делопроизводство:
Учебное пособие.
Тюмень: Издательство
Тюменского
Государственного
Университета,
2005. 348 с.
Марков Г.Н.
Справочник
по делопроизводству.
СПб.: «АЛЬФА».
2000.
. ru.
9