Оформление кратких и полных протоколов

и председательствующий, встречу, как правило, завершает тот, кто ее созывал. Если он или она сочтут, что прения по обсуждаемому вопросу завершены и достигнуто устраивающее всех соглашение, нужно подвести итоги и закрыть встречу.

На служебные совещания тратится от 25 до 30% рабочего времени руководителя, поэтому проведение совещания должно быть действительно необходимым. На совещание выносятся только те вопросы, которые не могут быть решены в рабочем порядке. За решение определенных вопросов должен отвечать только один человек. Если работа поручена нескольким лицам, необходимо назначить ответственного.

На период участия в совещании секретарь должен оставить за "себя" в офисе любого подготовленного сотрудника для временного исполнения текущих обязанностей секретаря руководителя; убедиться, что участие в совещании не приведет к срыву других мероприятий дня; подготовить рабочий план совещания; подготовить для работы переносной компьютер, диктофон, средства стенографирования; подготовить бланк протокола.

При проведении планового совещания (заседания) с большим числом участников подготовка начинается за 1,5-2 недели до его проведения.

При подготовке небольшого оперативного совещания, которое проводится обычно в определенный день недели или ежедневно в начале рабочего дня, секретарь осуществляет оповещение участников, контроль за их своевременной явкой, выяснение и доклад руководителю о причинах отсутствия не пришедших сотрудников, а также вызов (в случае необходимости) работников на совещание по требованию руководителя.


СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ


Кузнецов И.Н. Секретарь-референт: Учебно-практическое пособие. – М.: Издательско-торговая корпорация "Дашков К", 2004. – 560 с.

Ларин М.В., Сокова А.Н. Оформление служебных документов: Рекомендации от разработчиков ГОСТ Р 6.30-2003. – М.: МЦФЭР, 2003. – 112 с. – (Библиотека журнала "Справочник секретаря офис-менеджера", 1-2003).

Лопатникова Е.А. Делопроизводство: образцы документов с комментариями ∕ Е.А. Лопатникова. – 2-е изд., испр. и доп. – М.: изд-во ОМЕГА-Л, 2006. – 319 с. – (Библиотека типовых документов). –ISBN 5-98119-648-3.

Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству. – СПб.: Питер, 2007. – 192 с.: ил. – (Серия "Современный офис-менеджмент").

5. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства:

Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. – 2-е изд.

– М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 1998 – 272 с.

Хандадашева Л.Н. Компьютер и другая оргтехника для секретаря- референта ∕ Серия "Учебники, учебные пособия". – Ростов н ∕ Д:

Феникс, 2003. – 384 с.

Пшенко А.В. Делопроизводство: Документационное обеспечение работы офиса: Учеб. пособие для студентов учреждений среднего

проффесионального образования. – М.: Мастерство, 2002. – 176 с.

Тейлор Клэр СЕКРЕТАРЬ-РЕФЕРЕНТ. Как работать в офисе: Пер. с

англ. – М. : Сол Систем, 1994. – 180 с.

Фриш Г.Л. Деловые бумаги: В помощь руководителю образования.–М.:

АНО СОШ УЦ "Перспектива", 2004. – 56 с.

Самыкина И.В. Энциклопедия офиса: Практическое руководство для

секретаря ∕ Сост. И.В. Самыкина. – М.: БИНОМ, 1995. – 400 с.

Приложение 1



Приложение 2


Форма протокола

Наименование предприятия

ПРОТОКОЛ 00.00.20__ №___

Собрания производственного отдела

Председатель:_________________________________________________

Секретарь:____________________________________________________

Присутствовали:_______________________________________________

Приглашенные:________________________________________________

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1.____________________________________________________________

2.____________________________________________________________

1. СЛУШАЛИ:

_____________________________ - ____________(текст докл. прилаг.)

ВЫСТУПИЛИ:

_____________________________-_____________________________

_____________________________-_____________________________

ПОСТАНОВИЛИ:

___________________________________________________________

СЛУШАЛИ:

_____________________________-_____________________________

ВЫСТУПИЛИ:

_____________________________-_____________________________

ПОСТАНОВИЛИ:

Председатель Подпись И.О.Фамилия

Секретарь Подпись И.О.Фамилия


Приложение 3

документирование секретарь стенограмма протокол

Форма краткого протокола

Наименование предприятия

ПРОТОКОЛ 00.00.20__ № 00

Собрания производственного отдела

Председатель:______________________________________________________

Секретарь:_________________________________________________________

Общее количество сотрудников:_______________________________________

Прсутствовали:_____________________________________________________

Кворум соблюден.

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1._________________________________________________________________

2._________________________________________________________________

РЕШИЛИ:

1._________________________________________________________________

2._________________________________________________________________

Председатель

Секретарь

Размещено на