Оформление кратких и полных протоколов
и
председательствующий,
встречу, как
правило, завершает
тот, кто ее созывал.
Если он или она
сочтут, что
прения по
обсуждаемому
вопросу завершены
и достигнуто
устраивающее
всех соглашение,
нужно подвести
итоги и закрыть
встречу.
На служебные
совещания
тратится от
25 до 30% рабочего
времени руководителя,
поэтому проведение
совещания
должно быть
действительно
необходимым.
На совещание
выносятся
только те вопросы,
которые не
могут быть
решены в рабочем
порядке. За
решение определенных
вопросов должен
отвечать только
один человек.
Если работа
поручена нескольким
лицам, необходимо
назначить
ответственного.
На период
участия в совещании
секретарь
должен оставить
за "себя" в офисе
любого подготовленного
сотрудника
для временного
исполнения
текущих обязанностей
секретаря
руководителя;
убедиться, что
участие в совещании
не приведет
к срыву других
мероприятий
дня; подготовить
рабочий план
совещания;
подготовить
для работы
переносной
компьютер,
диктофон, средства
стенографирования;
подготовить
бланк протокола.
При проведении
планового
совещания
(заседания) с
большим числом
участников
подготовка
начинается
за 1,5-2 недели до
его проведения.
При подготовке
небольшого
оперативного
совещания,
которое проводится
обычно в определенный
день недели
или ежедневно
в начале рабочего
дня, секретарь
осуществляет
оповещение
участников,
контроль за
их своевременной
явкой, выяснение
и доклад руководителю
о причинах
отсутствия
не пришедших
сотрудников,
а также вызов
(в случае необходимости)
работников
на совещание
по требованию
руководителя.
СПИСОК
ИСПОЛЬЗОВАННОЙ
ЛИТЕРАТУРЫ
Кузнецов
И.Н. Секретарь-референт:
Учебно-практическое
пособие. – М.:
Издательско-торговая
корпорация
"Дашков К",
2004. – 560 с.
Ларин М.В.,
Сокова А.Н.
Оформление
служебных
документов:
Рекомендации
от разработчиков
ГОСТ Р 6.30-2003. – М.:
МЦФЭР, 2003. – 112 с. –
(Библиотека
журнала "Справочник
секретаря
офис-менеджера",
1-2003).
Лопатникова
Е.А. Делопроизводство:
образцы документов
с комментариями
∕ Е.А. Лопатникова.
– 2-е изд., испр.
и доп. – М.: изд-во
ОМЕГА-Л, 2006. – 319 с.
– (Библиотека
типовых документов).
–ISBN 5-98119-648-3.
Рогожин М.Ю.
Справочник
по делопроизводству.
– СПб.: Питер,
2007. – 192 с.: ил. – (Серия
"Современный
офис-менеджмент").
5. Кирсанова
М.В., Аксенов
Ю.М. Курс делопроизводства:
Документационное
обеспечение
управления:
Учебное пособие.
– 2-е изд.
– М.: ИНФРА-М;
Новосибирск:
НГАЭиУ, 1998 – 272 с.
Хандадашева
Л.Н. Компьютер
и другая оргтехника
для секретаря-
референта ∕
Серия "Учебники,
учебные пособия".
– Ростов н ∕
Д:
Феникс, 2003. –
384 с.
Пшенко А.В.
Делопроизводство:
Документационное
обеспечение
работы офиса:
Учеб. пособие
для студентов
учреждений
среднего
проффесионального
образования.
– М.: Мастерство,
2002. – 176 с.
Тейлор Клэр
СЕКРЕТАРЬ-РЕФЕРЕНТ.
Как работать
в офисе: Пер.
с
англ. – М. : Сол
Систем, 1994. – 180 с.
Фриш Г.Л. Деловые
бумаги: В помощь
руководителю
образования.–М.:
АНО СОШ УЦ
"Перспектива",
2004. – 56 с.
Самыкина
И.В. Энциклопедия
офиса: Практическое
руководство
для
секретаря
∕ Сост. И.В. Самыкина.
– М.: БИНОМ, 1995. –
400 с.
Приложение
1
Приложение
2
Форма протокола
Наименование
предприятия
ПРОТОКОЛ
00.00.20__ №___
Собрания
производственного
отдела
Председатель:_________________________________________________
Секретарь:____________________________________________________
Присутствовали:_______________________________________________
Приглашенные:________________________________________________
ПОВЕСТКА
ДНЯ:
1.____________________________________________________________
2.____________________________________________________________
1. СЛУШАЛИ:
_____________________________ - ____________(текст
докл. прилаг.)
ВЫСТУПИЛИ:
_____________________________-_____________________________
_____________________________-_____________________________
ПОСТАНОВИЛИ:
___________________________________________________________
СЛУШАЛИ:
_____________________________-_____________________________
ВЫСТУПИЛИ:
_____________________________-_____________________________
ПОСТАНОВИЛИ:
Председатель
Подпись И.О.Фамилия
Секретарь
Подпись И.О.Фамилия
Приложение
3
документирование
секретарь
стенограмма
протокол
Форма краткого
протокола
Наименование
предприятия
ПРОТОКОЛ
00.00.20__ № 00
Собрания
производственного
отдела
Председатель:______________________________________________________
Секретарь:_________________________________________________________
Общее количество
сотрудников:_______________________________________
Прсутствовали:_____________________________________________________
Кворум соблюден.
ПОВЕСТКА
ДНЯ:
1._________________________________________________________________
2._________________________________________________________________
РЕШИЛИ:
1._________________________________________________________________
2._________________________________________________________________
Председатель
Секретарь
Размещено
на