Шпаргалка по архивоведению
(НСА)
для учета, поиска
и использования
хранящихся
документов.
Различные типы
и виды НСА
представляют
собой систему
архивных
справочников.
Архивный справочник
- информационно-поисковая
система, в которой
поиск информации
об архивных
документах
производится
вручную. Система
НСА складывается
из комплексов
научно-справочного
аппарата всех
государственных
архивов, а также
межархивных
справочников,
автоматизированных
информационно-поисковых
систем (АИПС)
и принятых в
практике архивов
информационных
документов.
В СНСА входят
справочники,
выполняющие
учетно-контрольную
и информационно-поисковую
функции. К первой
группе относятся
книга учета
поступлений
в архив; список
фондов архива;
лист фонда;
опись дел. Ко
второй группе
относятся:
фондовые каталоги;
путеводитель,
тематический
путеводитель,
краткий справочник
по фондам
архива(-ов);
указатель
описей фонда(-ов);
каталоги; опись
дел; тематический
и фондовый
обзоры; тематический
указатель к
делам (документам);
научно-популярные
издания; информационные
письма; тематический
перечень; архивные
справки (тематического
или библиографического
характера).
Разработка
информационно-поисковых
систем (ИПС)
должна вестись
с учетом преемственности
уже существующих
и действующих
в аппарате
государственного
управления
систем научно-технической
информации.
Состав системы
НСА конкретного
госархива
определяется
составом и
содержанием
его документов,
интенсивностью
и характером
их использования.
Отсюда вытекает
дифференцированный
подход к созданию
системы НСА
в каждом архиве,
к разработке
НСА каждого
фонда. Система
НСА любого
архива должна
содержать
информацию
на уровнях:
фонд-дело-документ.
Межархивные
справочники
обеспечивают
поиск информации
на уровне фонда,
но в различных
масштабах: ЦФК
Росархива РФ
по стране в
целом, так же
как и справочник
типа путеводителя
"Государственные
архивы РФ",
фондовые каталоги
республик и
других регионов
и аналогичные
справочники
- соответственно
по регионам.
Тематические
путеводители,
указатели,
обзоры дают
информацию
на уровнях:
фонд-дело-документ.
Межфондовые
справочники
обеспечивают
поиск информации
по документам
одного архива.
Указатель
фондов архива
обеспечивает
поиск конкретного
фонда и дает
информацию
на уровне фонда.
Путеводитель
по фондам архива
содержит
характеристики
или краткие
сведения о
фондах, расположенные
в систематизированном
порядке; дает
информацию
о фонде и служит
для ознакомления
с составом и
содержанием
архива и хранящихся
в нем фондов.
Краткий справочник
по фондам архива
дает систематизированный
перечень наименований
архивных фондов
со справочными
данными о них
(даты существования,
объем и крайние
даты документов),
выполняет
функции путеводителя,
дает информацию
на уровне фонда.
Состав справочников
системы НСА
в каждом архиве
и в целом по
стране создается
для эффективного
использования
документов
АФ РФ, поиска
необходимой
информации
в возможно
короткие сроки
и учета, обеспечения
сохранности
документов,
содержащих
информацию.
40 Требования,
предъявл к
системе НСА
Научно-справочный
аппарат (НСА)
- структурированная
совокупность
элементов
описаний документов
(вторичной
документной
информации),
представленных
в различных
видах архивных
справочников,
базах данных,
предназначенных
для поиска
документов
и документной
информации.
Система научно-справочного
аппарата (СНСА)
к документам
архива организации
- это комплекс
взаимосвязанных
и взаимодополняемых
архивных
справочников,
баз данных о
составе и содержании
документов,
создаваемых
на единой
научно-методической
основе для
поиска документов
и документной
информации
в целях эффективного
использования.
Состав СНСА
архивов организации
определяется
видом архива,
составом и
содержанием
хранящихся
в нем документов,
характером
и задачами
поиска и интенсивностью
использования
документов.
Элементами
СНСА архива
организации
являются описи,
каталоги, базы
данных, выполняющие
функции этих
справочников,
а также указатели,
обзоры документов,
исторические
справки к архивным
фондам организации.
Архивные справочники
организации
делятся на типы
по их целевому
назначению:
опись, каталог,
указатель,
обзор. Архивные
справочники
и базы данных
о составе и
содержании
документов
организации
могут быть
внутрифондовыми
и межфондовыми.
В системе СНСА
реализуется
преемственность
учетно-справочного
аппарата,
создаваемого
в делопроизводстве
и архивах
организаций,
его совмещение
с СНСА государственных
архивов. Преемственность
СНСА архивов
организаций
основывается
на единстве
требований
и принципов
его построения.
Эта преемственность
предполагает
обязательность
составления
в делопроизводстве
и в архивах
организаций
описей дел,
документов,
каталогов, баз
данных с необходимым
справочным
аппаратом к
ним.
При создании
и развитии СНСА
применяется
дифференцированный
подход, заключающийся
в выборе целесообразного
состава архивных
справочников
и баз данных,
методики описаний,
состава и наполнения
справочного
аппарата к
справочникам,
в установлении
необходимой
очередности
работ. Документы
фондов организаций
с многосторонней,
межотраслевой
информацией
и фондов личного
происхождения
с особо ценными
и уникальными
документами
подлежат
первоочередному
описанию; описи
должны быть
снабжены указателями
различных
видов; на уровне
фонда составляются
индивидуальные
характеристики.
К наиболее
информативным
фондам создаются
обзоры, указатели
к делам и документам.
Для фондов
организаций,
содержащих
информацию
по одной отрасли
или по одному
направлению
деятельности,
и фондов личного
происхождения,
в составе которых
имеются особо
ценные документы,
описи могут
быть снабжены
только одним
указателем;
на уровне фонда
могут составляться
как индивидуальные,
так и групповые
характеристики.
К документам
фондов организаций,
содержащих
информацию
по одной теме
или имеющую
характер дополнения
к вышеуказанным
фондам, указатели
не составляются.
41
42 Основные пробл.
И пути оптимизации
сист. НСА к док
АФРФ
Архивные справочники
могут вестись
в архиве в
автоматизированном
режиме, обеспечивающем
возможности
оперативного
и многоаспектного
поиска и представления
документной
информации
(в том числе в
режиме удаленного
доступа).
Информационное
наполнение
автоматизированного
НСА составляет
содержание
описательных
статьей архивных
справочников
на уровне архивного
фонда (см. п. 5.4.1),
единицы хранения/единицы
учета (см. п. 5.4.2),
архивного
документа (см.
п. 5.4.3), а также ключевые
слова и рубрикаторы.
Обязательными
видами ключевых
слов (терминов,
характеризующих
в обобщенном
и сжатом виде
содержание
описательных
статьей архивных
справочников)
при ведении
автоматизированного
НСА являются:
"тематика",
"персоналии",
"география".
В случае необходимости
могут создаваться
другие виды
ключевых слов.
Рубрикаторы
- систематические
и тематические
схемы понятий
с индексами
для структурирования
и поиска документной
информации
в автоматизированном
НСА 43 Понятие
об описании
дел. Аналитико-синтетическая
переработка
первичной
документной
информации.
Объектом описания
в описи выступает
единица хранения.
Опись представляет
собой одноуровневое
описание. В
некоторых
случаях в описи
могут включаться
описания на
уровне группы
документов,
одного документа
или части документа,
если выявлена
потребность
в составлении
аннотации к
заголовку
единицы хранения.
Опись содержит
информацию
и обеспечивает
поиск информации
на уровне единицы
хранения. Являясь
важнейшей
частью описания,
аналитико-синтетическая
переработка
первичной
документной
информации
включает
последовательно
два этапа: первый
- информационный
анализ текста
документов
(комплекса
документов),
второй - свертывание
документной
информации.
Пока содержание
текстов документов
единицы хранения
не изучено,
оно, как правило,
не понято и не
оценено, т.к.
невозможно
адекватно
изложить при
описании (составлении
заголовка) (во
вторичной
информации)
содержание
первичной
информации,
не проанализировав
его. Анализ и
синтез как
взаимосвязанные
стороны изучения
и оценки содержания
документа (ов)
единицы (единиц)
хранения неотделимы
друг от друга.
Информационный
анализ представляет
собой изучение
документа
(комплекса
документов)
посредством
расчленения
текста на составные
части для их
раздельного
изучения и
оценки с целью
отбора наиболее
существенных
элементов для
включения их
в заголовок
единицы хранения.
44 Опись, ее определ,
назначение,
особенности
и методика
составления
Опись дел,
документов
(архивный справочник,
предназначенный
для раскрытия
состава и содержания
единиц хранения/единиц
учета, закрепления
их внутрифондовой
систематизации
и учета; состоит
из описательных
статей единиц
хранения/единиц
учета, итоговой
записи, листа-заверителя
и справочного
аппарата к
описи.
В справочный
аппарат описи
дел, документов
входят: титульный
лист; содержание
(оглавление),
предисловие;
список сокращений;
переводные
таблицы архивных
шифров (в случае
переработки
описи); указатели.
На титульном
листе описи
дел, документов
помещаются:
полное название
архива, название
и номер архивного
фонда, номер
и название
описи, крайние
даты внесенных
в опись архивных
документов.
Предисловие
составляется
либо к каждой
описи дел,
документов,
либо общее ко
всем описям
архивного
фонда. В предисловии
кратко излагаются
история фондообразователя
и архивного
фонда; аннотация
состава и содержания
архивных документов
(с выделением
наиболее типичных
групп единиц
хранения/единиц
учета по их
видам и разновидностям,
по содержанию);
состав справочного
аппарата к
описи. При
составлении
отдельных
предисловий
к каждой описи
архивного фонда
все общие данные
по истории
фондообразователя
и история архивного
фонда помещаются
в предисловии
к первой описи
дел, документов.
При необходимости
к описи дел,
документов
составляются
общие и специальные
указатели.
Архив в необходимых
случаях организует
усовершенствование
и переработку
описей дел,
документов.
Усовершенствование
описи дел, документов
- комплекс работ
по повышению
информативности
описи: уточнению
заголовков
единиц хранения/единиц
учета (без изменения
их систематизации),
составлению
необходимого
справочного
аппарата к
описи.
Переработка
описи дел, документов
- составление
новой описи
взамен старой,
не отвечающей
требованиям
поиска и учета
архивных документов.
Переработка
описи включает:
изучение единиц
хранения/единиц
учета с проведением
экспертизы
их ценности,
уточнением
их фондовой
принадлежности;
уточнение или
составление
заголовков
единиц хранения/единиц
учета; определение
или уточнение
их крайних дат,
пересистематизацию
единиц хранения/единиц
учета по новой
схеме систематизации
и составление
необходимого
справочного
аппарата к
описи. При
переработке
описи составляется
переводная
таблица старых
и новых архивных
шифров единиц
хранения/единиц
учета. Уничтожение
старых описей
дел, документов
после их переработки
запрещается.
Старые описи
учитываются
по новым описям
на правах отдельных
единиц хранения
и помещаются
в конце новой
описи за последним
номером под
своим заголовком
и с отметкой
"Опись пересоставлена.
См. оп. N...".
Каталоги (межфондовые
архивные справочники,
в которых сведения
о содержании
архивных фондов,
единиц хранения/единиц
учета, архивных
документов
(или их частей)
архива сгруппированы
по предметам
(темам, отраслям),
расположенным
в соответствии
с определенной
схемой классификации
документной
информации)
образуют систему
каталогов
архива. Состав
системы каталогов
архива определяется
составом и
содержанием
архивных документов;
интенсивностью
их использования;
степенью
разработанности
архивных фондов;
наличием и
качеством
других типов
архивных
справочников.
Основными в
системе каталогов
архива являются
систематический
и именной каталоги.
Каталоги
подразделяются
на систематические,
тематические
и их разновидности
(каталоги по
истории учреждений,
административно-территориального
деления и др.),
предметные
и их разновидности
(именной, географический,
объектный).
Описательная
статья каталога
включает: название
архива; индекс;
рубрику и подрубрику;
дату события;
место события;
сведения из
архивного
документа,
единицы хранения/единицы
учета, архивного
фонда (содержание);
архивный шифр;
язык документа
и способ его
воспроизведения;
фамилию составителя
и дату составления
описательной
статьи.
Для установления
связи между
разделами
каталога или
разделов каталога
с другими архивными
справочниками
применяется
система отсылок.
К началу 1970-х гг.
был разработан
дифференцированный
подход к созданию
каталогов, что
нашло отражение
в методических
рекомендациях
«Основы дифференцированного
подхода при
каталогизации»
Основным в
системе каталогов
государственного
архива долгое
время был
систематический
каталог, в котором
документная
информация
классифицируется
по отраслям
знаний и практической
деятельности
общества,
располагаясь
в логической
последовательности.
Он строится
по схемам единой
классификации
документной
информации
в систематических
каталогах
госархивов
(СЕК) (М., 1978; М„ 1983).
Обе схемы (СЕК)
представляют
собой информационно-поисковые
языки широкого
тематического
охвата, специально
разработанные
для классификационного
анализа документов
АФ РФ и предназначенные
для организации
систематических
каталогов всех
звеньев государственных
и ведомственных
архивов. Схемы
были построены
на основе научной
классификации
событий, явлений
и фактов государственной
и общественной
жизни, имели
социально-экономическую
и историко-революционную
направленность.
Высшими делениями
схем были отрасли
человеческой
деятельности
49 Направления
использования
документов
Тематический
запрос государственного
органа или
органа местного
самоуправления,
связанный с
исполнением
ими своих функций,
архив рассматривает
в первоочередном
порядке в
установленные
законодательством
либо в согласованные
с ними сроки.
Исполнение
такого запроса
осуществляется
на безвозмездной
основе.
Исполнение
тематического
запроса организации
или гражданина
организуется
в порядке оказания
платных услуг
(в том числе на
основе договора)
или безвозмездно.
Сроки и стоимость
работ по исполнению
указанного
запроса в
предварительном
порядке согласовываются
с пользователем.
При необходимости
проведения
объемной работы
по поиску и
копированию
архивных документов
архив письменно
извещает пользователя
о промежуточных
результатах
работы. Вид
информационного
документа,
подготавливаемого
архивом по
запросу пользователя,
согласовывается
с ним, если об
этом не указано
в запросе.
5.8.2. Генеалогический
запрос пользователя
архив исполняет
в порядке оказания
платных услуг
(в том числе на
основе договора).
Указанный
запрос может
исполняться
как в отношении
заявителя, так
и в установленном
порядке в отношении
других лиц.
Информация
пользователю
представляется
в форме родословного
древа, генеалогической
росписи, генеалогической
таблицы или
архивных справок,
архивных выписок,
копий архивных
документов,
устанавливающих
родственные
связи. При отсутствии
возможностей
по исполнению
генеалогических
запросов архив
рекомендует
пользователю
проводить
самостоятельный
поиск интересующей
его информации
генеалогического
характера в
читальном зале
архива.
5.8.3. Запрос социально-правового
характера
исполняется
архивом безвозмездно.
Срок исполнения
запроса социально-правового
характера в
архиве не должен
превышать 30
дней с момента
регистрации
запроса. С разрешения
руководства
архива этот
срок может быть
при необходимости
продлен с
обязательным
уведомлением
об этом пользователя.
Срок исполнения
запроса по НСА
архива - не более
15 дней с момента
его регистрации.
При исполнении
повторного
запроса социально-правового
характера или
составлении
по просьбе
пользователя
архивной справки,
аналогичной
ранее выданной,
архив проверяет
соответствие
сведений, включенных
в эту справку,
тем, которые
имеются в архивных
документах,
и в случае
обнаружения
дополнительных
сведений включает
их в повторно
выдаваемую
архивную справку.
47 Обзоры документов,
их определение,
виды,назнач,
методика сост
Обзоры (архивные
справочники,
включающие
систематизированные
сведения о
составе и содержании
отдельных
комплексов
архивных документов,
дополненные
их источниковедческим
анализом)
подразделяются
на обзоры фондов
и тематические
обзоры.
Обзор фонда
включает
систематизированные
сведения о
составе и содержании
архивных документов
одного архивного
фонда.
Тематический
обзор включает
систематизированные
сведения о
составе и содержании
архивных документов
одного или
группы архивных
фондов одного
или нескольких
архивов по
определенной
теме.
В справочный
аппарат обзора
входят титульный
лист, содержание
(оглавление),
предисловие,
список сокращений,
указатели. К
тематическому
обзору должны
быть составлены
список фондов,
информация
о которых содержится
в обзоре, и
библиография
по теме обзора.
48 Путеводители:
основн виды,
назначение,
методика составл
Путеводитель
(архивный справочник,
содержащий
сведения об
архивных фондах
архива (архивов)
в систематизированном
виде и предназначенный
для ознакомления
пользователя
с их составом
и содержанием)
состоит из
описательных
статей на уровне
архивного фонда
(см. п. 5.4.1) и справочного
аппарата.
Видами путеводителя
являются путеводитель
по фондам архива
(архивов); краткий
справочник
по фондам архива
(архивов); тематический
путеводитель
по фондам архива
(архивов). Путеводители
подразделяются
также на архивные
(внутриархивные)
и межархивные.
Вид путеводителя
и схема построения
определяется
его целевым
назначением.
5.5.2.1. Основная
часть путеводителя
по фондам архива
(архивов) состоит
из описательных
статей архивных
фондов или
групп архивных
фондов. В путеводитель
по фондам архива
(архивов) должны
включаться
сведения о всех
открытых архивных
фондах. Некоторые
архивные фонды
могут быть
представлены
в виде списка
неаннотируемых
архивных фондов.
5.5.2.2. Основная
часть краткого
справочника
по фондам архива
(архивов) состоит
из систематизированного
перечня описательных
статей на архивные
фонды или группы
архивных фондов.
Краткие справочники
подразделяются
на аннотированные
и неаннотированные.
Описательная
статья в аннотированном
кратком справочнике
состоит из
названия архивного
фонда со всеми
переименованиями
фондообразователя,
справочных
данных об архивном
фонде и краткой
аннотации на
архивные документы
этого фонда.
Описательная
статья в неаннотированном
кратком справочнике
состоит из
названия архивного
фонда и справочных
данных о нем.
5.5.2.3. Основная
часть тематического
путеводителя
по фондам архива
(архивов) состоит
из систематизированного
перечня описательных
статей по
определенной
теме на архивные
фонды или их
части.
5.5.2.4. В справочный
аппарат путеводителя
любого вида
входят титульный
лист, содержание
(оглавление),
предисловие,
список сокращений,
приложения,
указатели. К
путеводителю
составляется
общая библиография.
В многотомных
изданиях
путеводителей
составляется
справочный
аппарат как
для всего издания
в целом, так и
для отдельных
томов
49
50 Цели и основные
формы использования
документов
ведомств архива
Основные формы
использования
архивных документов
(предоставления
архивом безвозмездно
или возмездно
пользователю
информационных
услуг и информационных
продуктов для
удовлетворения
его информационных
потребностей):
информационное
обеспечение
пользователей
в соответствии
с их запросами,
а также в инициативном
порядке;
предоставление
архивных документов
пользователям
в читальном
зале архива;
экспонирование
архивных документов
на выставках;
использование
архивных документов
в средствах
массовой информации;
проведение
информационных
мероприятий
(встреч с общественностью,
экскурсий в
архивы, презентаций,
дней открытых
дверей, лекций,
докладов, устных
журналов,
конференций,
уроков для
студентов и
школьников
и др.) с использованием
архивных документов;
публикация
архивных документов.
51 Учет использования
документов
в архиве учреждения
Использование
архивных документов
- применение
информации
архивных документов
в культурных,
научных, политических,
экономических
целях и для
обеспечения
законных прав
и интересов
граждан. Документы
архивов организаций
являются открытыми
для использования
архивом и
пользователями.
Исключение
составляет
документированная
информация,
отнесенная
законодательными
актами к категории
ограниченного
доступа. Порядок
использования
документов
Архивного фонда
Российской
Федерации,
находящихся
на временном
хранении в
организациях,
определяется
ими на основе
настоящих
Правил. Основными
формами использования
документов
архива являются:
информирование
руководства
и структурных
подразделений
организации,
а также других
организаций
о наличии в
архивах тех
или иных документов
и их содержании;
исполнение
запросов граждан
и организаций
социально-правового
характера;
использование
документов
в средствах
массовой информации;
подготовка
информационных
мероприятий:
выставок, конференций
и др.; выдача
документов
для работы в
читальном зале
архива; выдача
документов
во временное
пользование.
Учет использования
дел и документов
архива ведется
в следующих
учетных формах:
- книга выдачи
дел из хранилища
(приложение
19);
- журнал регистрации
выданных копий,
выписок, справок,
технических
материалов
(приложение
44);
- журнал регистрации
посещений
читального
зала (приложение
45).
52 Понятие читального
зала архива,
порядок работы
в читальном
зале
Использование
документов,
хранящихся
в архиве, - одна
из основных
задач, в какой-то
мере оправдывающая
вложение средств
его организацию.
В зависимости
от целей использования
состава документов
архива, его
технической
оснащенности
выбирается
и форма использования
документов.
Достаточно
распространенной
формой использования
документов
в архивах любого
вида является
непосредственное
предоставление
документов
для их изучения.
В зависимости
от вида архива
и его технической
оснащенности
документы
выдаются для
работы в оборудованный
при архиве
читальный зал
или во временное
пользование.
Допуск для
работы в читальный
зал дает руководитель
организации
(госархива) на
основании
письменного
ходатайства
учреждения
или общественной
организации,
действительного
по установленным
правилам в
течение года.
Вопрос о допуске
сотрудников
к работе с
документами
архива своего
учреждения
решается
руководством.
Выписки и копии,
сделанные
посетителями
читального
зала, могут
быть проверены
работниками
архива на предмет
их соответствия
темам исследования
и оригиналам.
При отсутствии
читального
зала, в случае
производственной
необходимости,
документы в
составе дел
могут быть
выданы во временное
пользование.
При продлении
срока должно
быть проведено
соответствующе
его переоформление
Выдача дел во
временное
пользование
в сторонние
организации
оформляется
установленной
Росархивом
специальной
формой AKTI
о выдаче дел
во временное
пользование,
скрепляемой
подписями
руководителей
и печатями
передающей
дела организацией
и получателя.
Выдача дел
сотрудником
фиксируется
в архиве в карточке
или журнале
и оформляется
распиской
получателя.
На место выданного
из архивохранилища
дела подкладывается
карта-заместитель
с указанием,
какое дело,
когда и до какого
срока выдано.
Состояние дел,
возвращаемых
в архив после
использования
должно быть
проверено в
присутствии
лиц, возвращающих
документы, так
как пользователи
несут ответственность
за сохранность
и состояние
дел (единиц
хранения), с
которыми они
работают, в
соответствии
с действующим
законодательством.
Результаты
проверки фиксируются
в заверительной
записи единицы
хранения и в
документах,
оформлявших
выдачу дел При
обнаружении
недостачи дел,
отдельных
листов и документов
в них должен
быть оформлен
акт установленной
формы и на его
основании
решаться вопрос
о привлечении
виновных к
ответственности
Для обслуживания
пользователей
в архивах действуют
читальный зал,
просмотровый
зал, комната
прослушивания
фонодокументов
со специальным
оборудованием
для работ с
микрокопиями
архивных документов,
аудиовизуальными
и электронными
документами.
При отсутствии
специально
выделенного
помещения
обслуживание
пользователей
производится
в рабочей комнате
архива под
контролем
сотрудника
архива.
В случаях хищения
или повреждения
пользователем
архивных документов,
технического
оборудования
и имущества
архив обращается
с соответствующим
заявлением
в орган внутренних
дел по месту
расположения
архива, принимает
другие меры
к возмещению
ущерба в соответствии
с законодательством
Российской
Федерации.
По заказам
пользователей,
с учетом технических
возможностей
архива, изготавливаются
копии архивных
документов:
ксерокопии,
микрокопии,
фотоотпечатки,
кинокопии,
видеокопии,
копии фонодокументов,
а также копии
на электронных
носителях.
Не производится
копирование
документов
Архивного фонда
Российской
Федерации,
находящихся
в неудовлетворительном
физическом
состоянии
53 Методика
наведения
справок по
док-ам, хран в
арх. Арх. справка
Текст в архивной
справке (приложение
N 13) дается в
хронологической
последовательности
событий с указанием
видов архивных
документов
и их дат. В архивной
справке допускается
цитирование
архивных документов.
Несовпадение
отдельных
данных архивных
документов
со сведениями,
изложенными
в запросе, не
является препятствием
для включения
их в архивную
справку при
условии, если
совпадение
всех остальных
сведений не
вызывает сомнений
в тождественности
лица или фактов,
о которых говорится
в архивных
документах.
В архивной
справке эти
данные воспроизводятся
так, как они
изложены в
архивных документах,
а расхождения,
несовпадения
и неточные
названия, отсутствие
имени, отчества,
инициалов или
наличие одного
из них оговариваются
в тексте справки
в скобках ("Так
в документе",
"Так в тексте
оригинала").
Сведения о
работе, учебе
в нескольких
организациях,
учебных заведениях
включаются
в одну архивную
справку.
В примечаниях
по тексту архивной
справки оговариваются
неразборчиво
написанные,
исправленные
автором, не
поддающиеся
прочтению
вследствие
повреждения
текста оригинала
места ("Так в
тексте оригинала",
"В тексте
неразборчиво").
В тексте архивной
справки не
допускаются
изменения,
исправления,
комментарии,
собственные
выводы исполнителя
по содержанию
архивных документов,
на основании
которых составлена
архивная справка.
В конце архивной
справки приводятся
архивные шифры
и номера листов
единиц хранения
архивных документов,
печатные издания,
использовавшиеся
для составления
архивной справки.
В тексте архивной
справки допускается
проставление
архивных шифров
и номеров листов
единиц хранения
архивных документов
сразу после
изложения
каждого факта
или события.
В архивной
справке, объем
которой превышает
один лист, листы
должны быть
прошиты, пронумерованы
и скреплены
печатью архива
(для муниципального
архива, не
являющегося
юридическим
лицом, - печатью
органа местного
самоуправления).
Архивная справка,
предназначенная
для использования
на территории
Российской
Федерации,
подписывается
руководством
архива, исполнителем
и заверяется
печатью архива
(для муниципального
архива, не
являющегося
юридическим
лицом, - печатью
органа местного
самоуправления).
Архивная справка,
предназначенная
для направления
за рубеж, подписывается
руководством
архива и заверяется
гербовой печатью
(для муниципального
архива, не
являющегося
юридическим
лицом, - печатью
органа местного
самоуправления).
При необходимости
к архивной
справке прилагаются
копии архивных
документов
или выписки
из них, подтверждающие
сведения, изложенные
в архивной
справке.
Архивные справки,
направляемые
в государства,
подписавшие
Гаагскую конвенцию
1961 г., в соответствии
с которой не
требуется
консульская
легализация
официальных
документов,
заверяются
проставлением
и заполнением
специального
штампа - "апостиля".
На архивных
справках
проставляется
и заполняется
надлежащим
образом апостиль
руководством
вышестоящего
уполномоченного
органа исполнительной
власти в сфере
архивного дела.
Апостиль не
проставляется
на архивных
справках,
предназначенных
для направления
в государства,
с которыми
Российская
Федерация
заключила
Договоры о
правовой помощи
и правовых
отношениях
по гражданским,
семейным и
уголовным
делам, а также
в государства
- участники
СНГ, подписавшие
Соглашение
о принципах
и формах взаимодействия
в области
использования
архивной информации,
или с которыми
имеются двусторонние
соглашения
о сотрудничестве.
При отсутствии
в архиве архивных
документов,
необходимых
для исполнения
запроса, на
бланке архива
составляется
ответ, подтверждающий
неполноту
состава архивных
документов
по теме запроса.
При необходимости
ответ может
быть заверен
гербовой печатью.
В случае документально
подтвержденных
фактов утраты
архивных документов,
содержащих
запрашиваемые
сведения, архив
выдает справку
по данному
вопросу, при
необходимости
заверенную
печатью архива.
Архивная справка,
архивная выписка
и архивная
копия в случае
личного обращения
гражданина
или его доверенного
лица в архив
выдаются ему
под расписку
при предъявлении
паспорта или
иного удостоверяющего
документа;
доверенному
лицу - при предъявлении
доверенности,
оформленной
в установленном
порядке. Получатель
архивной справки
и архивной
выписки расписывается
на их копиях
или на обороте
сопроводительного
письма к ним,
указывая дату
их получения.
54 Архивная копия.
Архивная выписка
В архивной
выписке название
архивного
документа, его
номер и дата
воспроизводятся
полностью.
Извлечениями
из текстов
архивных документов
должны быть
исчерпаны все
имеющиеся
данные по запросу.
Начало и конец
каждого извлечения,
а также пропуски
в тексте архивного
документа
отдельных слов
обозначаются
многоточием.
В примечаниях
к тексту архивной
выписки делаются
соответствующие
оговорки о
частях текста
оригинала,
неразборчиво
написанных,
исправленных
автором, не
поддающихся
прочтению
вследствие
повреждения
текста и т.д.
Отдельные слова
и выражения
оригинала,
вызывающие
сомнения в их
точности,
оговариваются
словами "Так
в
тексте оригинала",
"Так в документе".
После текста
архивной выписки
указываются
архивный шифр
и номера листов
единицы хранения
архивного
документа.
Аутентичность
выданных по
запросам архивных
выписок удостоверяется
подписью руководителя
архива или
уполномоченного
должностного
лица и печатью
архива (для
муниципального
архива, не
являющегося
юридическим
лицом, - печатью
органа местного
самоуправления).
На обороте
каждого листа
архивной копии
проставляются
архивные шифры
и номера листов
единиц хранения
архивного
документа. Все
листы архивной
копии скрепляются
и на месте скрепления
заверяются
печатью архива
и подписью его
руководителя
или уполномоченного
должностного
лица. Архивная
копия, предназначенная
для направления
за рубеж, заверяется
гербовой печатью
и подписью
руководителя
архива. Архивная
справка, архивная
выписка и архивная
копия в случае
личного обращения
гражданина
или его доверенного
лица в архив
выдаются ему
под расписку
при предъявлении
паспорта или
иного удостоверяющего
документа;
доверенному
лицу - при предъявлении
доверенности,
оформленной
в установленном
порядке. Получатель
архивной справки
и архивной
выписки расписывается
на их копиях
или на обороте
сопроводительного
письма к ним,
указывая дату
их получения.
55 Инициативное
информирование:
цели, задачи,
условия
. Инициативное
информирование
государственных
органов, органов
местного
самоуправления,
организаций
и граждан
осуществляется
путем направления
им информационных
писем или других
информационных
документов.
Архив организует
подготовку
и проведение
выставок архивных
документов
самостоятельно
или совместно
с другими архивами
и организациями.
Для подготовки
выставки архивных
документов
разрабатываются
тематический
план (концепция)
и тематико-экспозиционный
план. На основе
тематического
плана проводится
выявление и
отбор архивных
документов,
иллюстративных
и иных материалов.
В тематико-экспозиционный
план включается
аннотированный
перечень отобранных
для экспонирования
архивных документов,
иллюстративных
и иных материалов,
систематизированных
в соответствии
с разделами
выставки с
указанием их
размеров и
порядка размещения
на стендах или
в витринах. Все
отобранные
для экспонирования
архивные документы
и другие материалы
аннотируются.
К иноязычным
материалам
при необходимости
дается перевод
или развернутая
аннотация
содержания.
Ответственными
за сохранность
архивных документов
являются организаторы
выставки. Архив,
представивший
архивные документы
для выставки,
обеспечивает
контроль за
соблюдением
требований
обеспечения
сохранности
документов
при экспонировании.