Основы работы на ПК

выделите текст, к которому следует применить форматирование.

Применение форматирования символов

Для применения форматирования символов к отдельному слову необходимо щелкнуть его. Для применения форматирования символов к нескольким словам или к нескольким символам в слове необходимо их выделить.

Просмотр настроек формата

На экран выводится текст в том виде, в котором он будет напечатан. Для индикации форматирования не используются коды форматирования. Для определения формата отдельного символа или абзаца выберите команду Что это такое? в меню Справка. После превращения курсора в знак вопроса щелкните текст, формат которого необходимо определить. После окончания проверки формата текста нажмите клавишу ESC.

Стили

Стили задают внешний вид различных элементов текста в документе, например заголовков, надписей под рисунками и основного текста. Стили позволяют применить к абзацу или слову целую совокупность атрибутов форматирования за одно действие. Если требуется изменить форматирование какого-то одного элемента текста, то достаточно изменить стиль, который был применен к этому элементу. Стили значительно облегчают форматирование документа. Кроме того, с их помощью создаются структуры и оглавления.

Если при использовании стилей требуется изменить внешний вид текста, отформатированного с помощью одного из стилей, то достаточно переопределить этот стиль. Пусть, например, при форматировании всех заголовков в документе использовались выравнивание по левому краю и полужирный шрифт «Arial Cyr» размера 14. Тогда, чтобы позже изменить форматирование на выравнивание по центру и шрифт «Arial Cyr» размера 16, вовсе не потребуется применять форматирование к каждому заголовку. Достаточно будет изменить свойства стиля.

Стили автоматически создаются при наборе документа, если установлен флажок Определять стили (команда Автозамена меню Сервис, вкладка Автоформат при вводе). При этом Word автоматически отслеживает тип форматирования и расположение текста, а затем применяет связанный с этим форматированием стиль. Например, при наборе в строке всего нескольких слов, увеличении размера шрифта и выравнивании текста по центру может быть применен стиль заголовка.

Стили, которые были созданы автоматически, можно переопределить. Кроме этого, существует возможность автоматического обновления созданных стилей. Word отслеживает изменение текста, в котором содержится стиль, а затем обновляет стиль и изменяет форматирование всех элементов текста с этим стилем. При желании автоматическое создание и обновление стилей может быть выключено.

Стили также применяются для создания оглавления и структур. Например, при выборе команды Оглавление и указатели в меню Вставка Word автоматически создает оглавление документа на основе заголовков.

Создание стилей

Самый быстрый способ создать новый стиль абзаца — это отформатировать абзац должным образом, выделить его, а затем создать новый стиль на основе форматирования и других свойств выделенного текста.

Выделите текст, который отформатирован должным образом.
Щелкните список стилей .
Введите имя нового стиля поверх имени существующего стиля.
Нажмите клавишу ENTER.

Разметка страниц.

Добавление фона

Чтобы сделать документы Word и Web-страницы более привлекательными, используйте различные виды фона, в том числе текстурную заливку.

На Web-страницах и в документах Word, предназначенных для просмотра на экране, можно использовать различные цвета и текстуры.
В документах Word, предназначенных для просмотра на экране, в качестве фона можно использовать рисунки.
Можно создать подложку, которая будет видна только в напечатанном документе.

Изменение вертикального выравнивания текста

Можно выравнивать текст по верхней или нижней части страницы, размещать текст по центру или распределять текст равномерно между верхним и нижним полями — например, при форматировании одной страницы документа, являющейся заглавной.

Можно также выравнивать текст в ячейке таблицы в пределах верхних и нижних краев ячейки таблицы. Этот метод также выполняется при использовании команды Направление текста (меню Формат) для установки вертикальной ориентации текста в документах Word.

Изменение полей страницы

Перейдите в режиме разметки или предварительного просмотра.
Для изменения левого и правого полей страницы укажите на границу поля на горизонтальной линейке. Когда указатель примет вид двусторонней стрелки, перетащите границу поля.

Для изменения верхнего и нижнего полей страницы укажите на границу поля на вертикальной линейке. Когда указатель примет вид двусторонней стрелки, перетащите границу поля.

Выбор размера страницы

Выберите команду Параметры страницы в меню Файл, а затем — вкладку Размер бумаги.
Выберите нужный размер бумаги.

Выбор ориентации страницы

Выберите команду Параметры страницы в меню Файл, а затем — вкладку Размер бумаги.
В группе Ориентация выберите параметр Книжная или Альбомная.

Нумерация страниц

Для вставки номеров страниц используйте команду Номера страниц из меню Вставка либо кнопку Номер страницы на панели инструментов Колонтитулы. В обоих случаях номера страниц добавляются в верхний или нижний колонтитул.

Если требуется, чтобы верхний и нижний колонтитулы содержали только номера страниц, следует использовать команду Номера страниц. Кроме того, при использовании команды Номера страниц доступны дополнительные параметры настройки. Например, можно указать, чтобы страницы оглавления нумеровались римскими цифрами (например, от i до v), а основная часть документа — арабскими (от 1 до 35).

Колонтитулы

Колонтитул — это текст и/или рисунок, который печатается внизу или вверху каждой страницы документа. В зависимости от места расположения (на верхнем или на нижнем поле страницы) колонтитулы бывают верхними и нижними.

Допускается создать уникальный колонтитул для первой страницы документа или вообще убрать верхний и/или нижний колонтитул с первой страницы. Можно также создавать отличающиеся колонтитулы для четных и нечетных страниц некоторых разделов или всего документа.

Создание колонтитулов

Колонтитул — это текст и/или рисунок (номер страницы, дата печати документа, эмблема организации, название документа, имя файла, фамилия автора и т. п.), который печатается внизу или вверху каждой страницы документа. Существует возможность использовать один и тот же колонтитул для всего документа или определить разные колонтитулы для разных частей документа. Например, допускается создать уникальный колонтитул для первой страницы документа или вообще убрать верхний и/или нижний колонтитул с первой страницы. Можно также создавать отличающиеся колонтитулы для четных и нечетных страниц некоторых разделов или всего документа.

Создание колонок

Перейдите в режим разметки.
Для создания колонок из всего текста документа выберите команду Выделить все в меню Правка.

Для создания колонок из части текста документа выделите требуемую часть.

Для создания колонок из раздела документа установите курсор в текст этого раздела.

Нажмите кнопку Колонки .
Укажите нужное число колонок с помощью мыши.
Измените ширину колонок и промежутки между ними путем перетаскивания соответствующих маркеров на горизонтальной линейке.

Добавление и изменение фигурного текста

Для создания фигурного текста предназначена кнопка Добавить объект WordArt на панели инструментов Рисование. Существует возможность добавить к тексту тень, наклонять, вращать и растягивать его, а также вписать в одну из стандартных форм. Поскольку фигурный текст является графическим объектом, для его изменения — например, добавления заливки рисунком — можно использовать кнопки панели рисования. Кнопка Добавить объект WordArt заменила отдельную программу WordArt, которая поставлялась с предыдущими версиями программ Microsoft: Office, Works, Publisher 95 и т. п.

Обратите внимание на то, что фигурный текст является графическим объектом, а не текстом. Фигурный текст не отображается на экране в режиме структуры. Также невозможно выполнить проверку орфографии фигурного текста.

Кривые и полилинии

Меню Автофигуры на панели инструментов Рисование содержит несколько категорий инструментов. В категорию Линии включены инструменты Кривая , Рисованная кривая и Полилиния , предназначенные для рисования прямых и кривых линий, а также создания комбинированных форм. Для рисования произвольной кривой выберите инструмент Рисованная кривая. Для получения более гладкой линии — без зубчатых линий и резких изменений направления — используйте инструмент Полилиния.

Для повышения точности и достижения наилучшего контроля над формой кривой используйте инструмент Кривая. Для улучшения формы кривой или полилинии путем перемещения, удаления и добавления узлов, служит команда Начать изменение узлов (панель Рисование, меню Действия).

Для улучшения вида кривых и полилиний используйте те же приемы, что и для других автофигур: добавьте цвет или заливку, измените тип линии, выполните отражение или вращение и т. п. Следует отметить, что отсутствует возможность добавления текста к полилинии или кривой, а также ее преобразования в другую автофигуру.

Таблицы и границы

Создание таблицы

Используйте таблицы для упорядочивания данных и создания интересных макетов страницы с последовательно расположенными столбцами текста или графики. Наиболее быстрый путь создания простой таблицы — например такой, которая имеет одинаковое количество строк и столбцов — с помощью кнопки Добавить таблицу .

С помощью новой команды Нарисовать таблицу можно легко создать более сложную таблицу — например такую, которая содержит ячейки разной высоты или различное количество столбцов на строку — метод, сходный с рисованием таблицы от руки.

Можно создать новую чистую таблицу и заполнить пустые ячейки, либо можно преобразовать существующие абзацы текста (разделенные, например, символами табуляции) в таблицу. Можно также создать таблицу на основе существующего источника данных, такого как база данных или электронная таблица.

Настройки Microsoft Word

Установка или удаление отдельных компонентов

Если изначально Word был установлен с файлового сервера сети или из общей папки, то необходимо снова запустить программу установки.

Закройте все программы.
Нажмите кнопку Пуск в Windows, установите указатель на пункт Настройка и выберите команду Панель управления.
Дважды щелкните значок Добавление/удаление программ .
Если Word был установлен вместе с Office, выберите пункт Microsoft Office на вкладке Установка/удаление, а затем нажмите кнопку Добавить/Удалить. Если Word был установлен отдельно, выберите пункт Word на вкладке Установка/удаление, а затем нажмите кнопку Добавить/Удалить.
Следуйте указаниям, которые будут появляться на экране.

Параметры запуска Microsoft Word

В Windows 95 щелкните ярлык Microsoft Word правой кнопкой мыши и выберите команду Свойства, а затем — вкладку Ярлык.

В Windows NT щелкните значок программы Microsoft Word, а затем выберите команду Свойства в меню Файл.

В поле Файл для Windows 95 или в поле командной строки для Windows NT введите полное имя файла программы Microsoft Word, например: C:Program FilesMicrosoft OfficeOfficeWinword.exe.
Добавьте в конец пути ключ запуска.

Чтобы запускать Word без одновременной загрузки программ-надстроек и общих шаблонов (включая шаблон "Обычный"), введите /a.

Этот ключ также предотвращает чтение или изменение определенных файлов.

Чтобы запускать Word с загрузкой определенной надстройки Word, введите /l имя_надстройки.
Чтобы предотвратить запуск макроса AutoExec при запуске Word, введите /m.
Чтобы при запуске Word выполнялся определенный макрос, введите /mимя_макроса.

Этот ключ также предотвращает запуск макроса AutoExec.

Чтобы запускать Word без открытия документа, введите /n.
Чтобы при запуске Word открывать документ в виде шаблона, введите /t, пробел, а затем имя документа.

Различные режимы просмотра документа Word

По умолчанию в Word используется обычный режим просмотра, одинаково удобный для ввода, правки и форматирования текста. В обычном режиме форматирование текста и разметка страницы изображаются в упрощенном виде, что дает возможность быстро вводить и править текст.Чтобы из любого другого режима просмотра перейти в обычный режим, выберите команду Обычный в меню Вид.
Режим электронного документа — новая функция редактора Word — изменяет разметку страницы, упрощая процесс чтения документа. Например, текст изображается символами большего размера, длина строк устанавливается равной размеру окна. Вид текста в этом режиме не соответствует тому, как он будет выглядеть в напечатанном виде. По умолчанию в режиме электронного документа автоматически открывается область переменного размера — так называемая схема документа, — в которой изображается структура документа. Используйте схему документа для быстрого перемещения по документу и определения собственного положения в нем.Чтобы перейти в режим электронного документа, выберите команду Электронный документ в меню Вид.
В режиме разметки можно увидеть действительное расположение объектов документа на напечатанной странице. Этот режим удобен для изменения колонтитулов и полей, а также работы с колонками, рисунками и рамками.Чтобы перейти в режим разметки, выберите команду Разметка страницы в меню Вид.
В режиме предварительного просмотра документ изображается на экране в виде страниц уменьшенного размера. В этом режиме можно проверить разметку документа и внести изменение в форматирование до вывода документа на печать.

Чтобы перейти в режим предварительного просмотра, нажмите кнопку Предварительный просмотр на стандартной панели инструментов.

Режим структуры позволяет работать со структурой документа, копировать и реорганизовывать текст, перемещая заголовки. В режиме структуры документ можно свернуть, чтобы на экране изображались только основные заголовки, или развернуть, чтобы увидеть весь текст документа.Чтобы перейти в режим структуры, выберите команду Структура в меню Вид.
Режим главного документа предназначен для работы с длинными документами, например, с книгами или отчетами, состоящими из нескольких частей, разделенными на несколько небольших документов, так называемых «вложенных документов». Работая с главным документом, можно вносить изменения, например, собрать оглавление или создавать перекрестные ссылки, не открывая вложенных документов.Чтобы перейти в режим главного документа, выберите команду Главный документ в меню Вид.

Переход в полноэкранный режим

Чтобы вывести на экран возможно большую часть документа, можно переключиться в полноэкранный режим. В этом режиме на экран не выводятся отвлекающие внимание элементы экрана, такие как панели инструментов и полосы прокрутки.

В меню Вид выберите команду Во весь экран.

Изменение параметров просмотра

Чтобы задать способ изображения документа в окне Word, выберите параметры на вкладке Вид (меню Сервис, команда Параметры). Отдельные элементы документа (например, рисунки, анимация текста и коды полей) или экрана (например, полосы прокрутки) могут изображаться или не изображаться на экране.

Набор параметров на вкладке Вид зависит от текущего режима просмотра. Например, в режимах разметки и электронного документа можно увеличить скорость прокрутки документа, заменив рисунки пустыми рамками.

Просмотр двух частей документа одновременно

Поместите указатель на вешку разбивки в верхней части вертикальной полосы прокрутки.
Когда указатель примет вид , перетащите линию разбивки на нужное место.

Масштаб документа

Масштаб документа можно увеличить, чтобы получить подробное изображение, или уменьшить, чтобы увидеть большую часть страницы или даже несколько страниц сразу в уменьшенном виде.

Щелкните стрелку у поля Масштаб
Выберите нужный масштаб.

Отображение непечатаемых символов

При просмотре или редактировании документа на экран можно вывести символы ѕ например, символы табуляции, пробелы и символы абзацев, ѕ не изображаемые при печати. (Например, для обозначения табуляции используются стрелки, а для пробелов — точки.) Это дает возможность увидеть, например, лишние пробелы, вставленные между словами, пробелы, вставленные вместо табуляции, и т.п.

В меню Сервис выберите команду Параметры, а затем — вкладку Вид.
В группе Непечатаемые символы установите флажки, соответствующие элементам, которые должны отображаться на экране.

Отображение полос прокрутки

В меню Сервис выберите команду Параметры, а затем — вкладку Вид.
В группе Окно установите флажки Горизонтальная полоса прокрутки и Вертикальная полоса прокрутки.

Элементы строки состояния

Строка состояния, представляющая собой горизонтальную область в Word, расположенную ниже окна документа, дает информацию о текущем состоянии что происходит в окне и другую контекстную информацию. Чтобы отобразить строку состояния, выберите команду Параметры в меню Сервис, щелкните вкладку Вид, а затем установите флажок Строка состояния в группе Окно.

Элемент Показывает

Стр номер Номер страницы, основываясь на схеме логической нумерации, показываемой в окне.

Разд номер Номер раздела страницы, показываемой в окне.

Номер/номер Основываясь на действительном или физическом счетчике в документе, номер страницы и общее количество страниц.

На Расстояние от верхней части страницы до курсора. Если курсор находится вне окна, значение не отображается.

Ст Строка текста, где расположен курсор. Если курсор находится вне окна, значение не отображается.

Кол Расстояние, в количестве символов, от левого поля до курсора. Если курсор находится вне окна, значение не отображается.

ЗАП Индикатор режима записи макроса. Дважды щелкните индикатор ЗАП, чтобы включить или отключить запись макроса. При выключенной записи макроса индикатор ЗАП недоступен.

ИСПР Индикатор режима записи исправлений. Дважды щелкните индикатор ИСПР, чтобы включить или выключить функцию изменений записи. Когда изменения не записываются, индикатор ИСПР недоступен.

ВДЛ Индикатор режима выделения. Дважды щелкните индикатор ВДЛ, чтобы включить или выключить этот режим. При выключенном режиме индикатор ВДЛ недоступен.

ЗАМ Индикатор режима замены. Дважды щелкните индикатор ЗАМ, чтобы включить или выключить этот режим. При выключенном режиме индикатор ЗАМ недоступен.

Состояние проверки правописания. В процессе проверки Word отображает передвигающееся по книге перо. Если ошибок не найдено, появляется значок проверки. Если была найдена ошибка, появляется знак "X". Чтобы исправить ошибку, дважды щелкните этот значок. Индикатор режима фонового сохранения. При появлении пульсирующего значка диска, Word сохраняет данный документ в фоновом режиме работы. Индикатор режима фоновой печати. При появлении значка принтера Word печатает данный документ в фоновом режиме работы. Число рядом со значком принтера показывает текущую печатаемую страницу. Чтобы отменить задание печати, щелкните значок принтера. Часы (Windows NT 3.51) Текущее время. В Windows NT 3.51, часы появляются на панели состояния Word. В Windows 95 или Windows NT 4.0, часы появляются на панели задач системы в нижней части экрана.

Панели инструментов

Панели инструментов позволяют упорядочить команды Word так, чтобы их было легко найти и использовать. Панели инструментов можно настраивать: добавлять и удалять меню и кнопки, создавать новые панели инструментов, а также отображать, скрывать и перемещать существующие панели инструментов. В предыдущих версиях Office панели инструментов могли содержать только кнопки. Теперь они могут содержать кнопки и/или меню.

Главное меню — это специальная панель инструментов, расположенная в верхней части экрана, которая содержит такие меню, как Файл, Правка и Вид. Настройка главного меню осуществляется точно так же, как и любой другой встроенной панели инструментов, например, в главное меню можно добавлять и удалять кнопки и меню. Единственное исключение: главное меню нельзя скрыть.

При выборе меню отображается список команд. Рядом с некоторыми командами отображаются соответствующие им значки. Чтобы упростить доступ к команде, создайте для нее кнопку (с тем же значком), перетащив ее на панель инструментов при открытом диалоговом окне Настройка.

Создание панели инструментов

Выберите команду Настройка в меню Сервис, а затем — вкладку Панели инструментов.
Нажмите кнопку Создать.
Введите нужное имя в поле Панель инструментов.
Выберите шаблон или документ, в котором требуется сохранить панель инструментов, из списка Сделать доступной для.
Чтобы добавить кнопку на панель инструментов, выберите вкладку Команды. Выберите категорию команды из списка Категории, а затем перетащите нужную команду из списка Команды на панель инструментов.

Чтобы добавить встроенное меню на панель инструментов, выберите вкладку Команды. Выберите категорию Встроенные меню из списка Категории, а затем перетащите нужное меню из списка Команды на панель инструментов.

После добавления всех кнопок и меню нажмите кнопку Закрыть.

Разрешение вопросов: команда «Настройка»

Если команда Настройка удалена из меню Сервис, а команда Панели инструментов — из меню Вид, то для настройки панели инструментов щелкните любую панель инструментов или главное меню правой кнопкой мыши, а затем выберите команду Настройка в контекстном меню.
Для возврата команды Настройка в меню Сервис щелкните любую панель инструментов или главное меню правой кнопкой мыши, а затем выберите команду Настройка в контекстном меню. Выберите вкладку Команды. Выберите категорию Сервис из списка Категории. Перетащите команду Настройка из списка Команды в нужное место меню Сервис.
Для возврата команды Панели инструментов в меню Вид щелкните любую панель инструментов или главное меню правой кнопкой мыши, а затем выберите команду Настройка в контекстном меню. Далее щелкните меню Вид правой кнопкой мыши, а затем выберите команду Сброс в контекстном меню.
Для возврата меню Сервис или Вид в главное меню, щелкните любую панель инструментов или главное меню правой кнопкой мыши, а затем выберите команду Настройка в контекстном меню. Выберите вкладку Команды. Выберите категорию Встроенные меню из списка Категории. Перетащите строку Сервис или Вид из списка Команды в главное меню.

Назначение сочетания клавиш команде или другому элементу

Сочетания клавиши могут быть назначены команде, макросу, шрифту, элементу списка автотекста, стилю или специальному символу.

Выберите команду Настройка в меню Сервис.
Нажмите кнопку Клавиатура.
Из списка Сохранить изменения в выберите документ или шаблон, в который следует сохранить изменения.
Из списка Категории выберите категорию, которая содержит команду или другой элемент.
Из правого списка выберите имя команды или другого элемента. В списке Текущие сочетания клавиш будут показаны все текущие сочетания клавиш.
В поле Новое сочетание клавиш введите новое сочетание клавиш.
Нажмите кнопку Назначить.

Надстройки

Надстройки — это дополнительные программы, расширяющие возможности Word путем добавления специальных команд и новых функций.

Надстройки можно приобрести у независимых поставщиков программного обеспечения или написать самостоятельно. Для использования надстройки следует установить ее в системе и загрузить в Word.

Автоматизация выполнения задач с помощью макросов

Если в Word необходимо многократно выполнять какую-то задачу, то лучше всего это сделать с помощью макроса. Макрос — это серия команд, сгруппированных вместе для упрощения ежедневной работы. Вместо того чтобы вручную делать отнимающие много времени и повторяющиеся действия, можно создать и запускать один макрос, который будет выполнять эту задачу.

Макросы часто используются для следующих целей:

для ускорения часто выполняемых операций редактирования или форматирования;
для объединения сложных команд;
для упрощения доступа к параметрам в диалоговых окнах;
для автоматизации обработки сложных последовательных действий в задачах.

Макросы можно создавать двумя способами: с помощью диалогового окна Запись макроса и в редакторе Visual Basic. Первый способ позволяет быстро создавать макросы при минимуме усилий. При этом макрос записывается в виде последовательности инструкций на языке программирования Visual Basic для приложений. Для изменения инструкций макрос следует открыть в редакторе Visual Basic. В редакторе Visual Basic можно также написать очень мощные и сложные макросы, которые не могут быть записаны первым способом. Для получения более подробных сведений об использовании языка программирования Visual Basic в Microsoft Word выберите раздел «Справка по Visual Basic» на вкладке Содержание в справочной системе Word. Если раздел «Справка по Visual Basic» отсутствует на вкладке Содержание, значит, справка по Visual Basic не была установлена вместе с Microsoft Word.

После присвоения макросу кнопки панели инструментов, команды меню или сочетания клавиш для его выполнения будет достаточно выбрать команду в меню, нажать кнопку на панели инструментов или нажать сочетание клавиш. Чтобы запустить макрос, можно также выбрать команду Макрос в меню Сервис, команду Макросы, а затем — имя макроса, который требуется выполнить.

Макросы хранятся в шаблонах или документах. По умолчанию макросы сохраняются в шаблон «Обычный», чтобы они были доступны всем документам. Если макрос, сохраненный в шаблоне «Обычный», используется только в документах определенного типа, можно скопировать этот макрос в шаблон этого типа и удалить его из шаблона «Обычный». Для копирования, удаления или переименования макросов используйте диалоговое окно Организатор. Чтобы открыть диалоговое окно Организатор, выберите команду Макрос в меню Сервис, а затем — команду Макросы и нажмите кнопку Организатор.

Создание макроса

Для создания макроса достаточно включить режим записи и записать последовательность действий. После этого макрос можно выполнять каждый раз, когда надо произвести тот же набор действий снова. Например, если часто возникает необходимость вставить в документы специально отформатированную таблицу, то можно записать макрос, вставляющий таблицу с нужными границами, размером и числом строк и столбцов.

При записи макроса команды и параметры можно выбирать с помощью мыши, однако движения мыши в окне документа не записываются. Например, мышь нельзя использовать для выделения, копирования, вставки и перетаскивания элементов в окне документа. Для записи этих действий следует использовать клавиатуру. При записи макроса можно временно приостановить запись и продолжить запись позже с того места, где она была остановлена.

Другой способ создать макрос — ввести его код на языке Visual Basic. Для получения более подробных сведений об использовании языка программирования Visual Basic в Microsoft Word выберите раздел «Справка по Visual Basic» на вкладке Содержание в справочной системе Word. Если раздел «Справка по Visual Basic» отсутствует на вкладке Содержание, значит, справка по Visual Basic не была установлена вместе с Microsoft Word.

Microsoft Excel 97

Создание, открытие и сохранение файлов

Создание книги

Выберите команду Создать в меню Файл.
Чтобы создать новую пустую книгу, выберите вкладку Общие и дважды щелкните значок «Книга».

Для создания книги по шаблону выберите вкладку со списком стандартных шаблонов или вкладку со списком пользовательских шаблонов, а затем дважды щелкните шаблон, по которому создается книга.

Создание формы

Для создания личной формы нужно создать лист нужного формата, содержащий нужный текст и графику, а затем сохранить содержащую его книгу как шаблон. Для получения пустой копии данной формы следует создать новую форму на основе этого шаблона с помощью команды Создать в меню Файл.

Пользователь имеет возможность распечатать лист и заполнить форму на бумаге или сначала заполнить пустые ячейки, а потом распечатать форму. При заполнении формы в Microsoft Excel можно автоматизировать ввод и анализ данных. Для сбора информации от пользователей на узле Web следует воспользоваться мастером Web-форм для установки формы, которая автоматически добавляет сведения в базу данных.

Открытие книги

В Microsoft Excel можно открывать книги, хранящиеся на жестком диске компьютера, а также на сетевых дисках, с которыми имеется соединение. Книги, находящиеся в сети, можно открывать и без подключения к серверу, если в сети поддерживаются адреса UNC. Чтобы предохранить книгу от случайного изменения, можно создать копию книги и работать с ней, а не исходным файлом. Для этого необходимо иметь полномочия на сохранение файлов в том каталоге, в котором хранится книга. Исключить возможность случайного изменения книги можно, открыв ее только для чтения, независимо от ее расположения.

Книги можно открывать и в сети интранет, если на предприятии имеется этот вид сети Web. Книги можно открывать на узлах HTTP в World Wide Web и узлах FTP в Интернете. Для получения доступа к Интернету и World Wide Web необходимо иметь подключение к Интернету либо через прямое соединение, либо через удаленный доступ поставщика услуг Интернета.

Использование свойств при поиске файлов

Свойствами называются сведения, которые могут быть использованы при описании и поиске файлов. Статистические сведения, такие как размер файла и даты его создания и последней модификации, создаются автоматически. Другие стандартные свойства, например имя автора, описательное имя и ключевые слова, описывающие основные темы, могут быть заданы. Для записи более специфической информации могут быть созданы пользовательские свойства. Пользовательским свойством может быть некоторое значение или ссылка на определенные данные из файла, в частности на ячейку с именем. Например, можно создать пользовательское свойство, ссылающееся на ячейки, содержащие итоговые результаты, во всех файлах, содержащих сведения по бухгалтерскому учету, а затем использовать это свойство для поиска файлов, в которых итог превышает заданное значение. Для напоминания о задании свойств Microsoft Excel может выводить диалоговое окно Свойства при первом сохранении файла.

Определение местоположения файлов

При помощи диалогового окна Открыть (меню Файл) можно осуществлять поиск файлов на жестком или сетевом диске. Поиск может осуществляться по имени файла, типу файла, дате последнего изменения, а также по тексту, содержащемуся в файле или по свойствам файла. Свойствами называются данные о файле, используемые для его описания, такие как название, имя автора, предметная область, ключевые слова и другие сведения.

Некоторые свойства, такие как размер, дата создания, тип файла автоматически задаются при его создании. Возможно введение дополнительных свойств, например описательного названия или ключевых слов.

Для поиска файла по свойствам или по дополнительным условиям поиска нажмите кнопку Дополнительно. Например может осуществляться поиск файлов, содержащих текст "бюджет" или имеющих ключевое слово "Бюджет96". Условия поиска файлов могут быть сохранены.

Для ускорения поиска файлов в диалоговом окне Открыть в комплект Office включена программа Find Fast, которая запускается при двойном щелчке значка Поиск Файлов на панели управления Windows. Для ускорения поиска по содержимому и