Основы работы на ПК

в книге ячейки или листы, содержащие данные, которые не должны видеть или изменять пользователи. Например, формулы или списки параметров, связанные с элементом управления списка.

• При создании или заполнении новой пустой формы, основанной на шаблоне, пользователи могут сохранить свои копии формы как любую другую книгу. Чтобы данные, вводимые каждым пользователем, также копировались в соответствующую базу данных, следует использовать надстройку мастера шаблонов с функцией автоматического сбора данных для связи вводимых в форму данных с базой данных.

Добавление кнопок, флажков и других элементов управления

При создании пользовательской формы из листа или листа диаграммы существует возможность добавления к листу кнопок, флажков и других элементов управления. Элементы управления позволяют предложить пользователю выбор параметров или дать возможность запуска макросов для автоматизации задач.

Для создания таких элементов управления, как кнопка, группа флажков, поле со списком или полоса прокрутки используется панель инструментов Формы. Кнопке можно поставить в соответствие существующий макрос или с помощью флажков или переключателей вывести данные в виде списка или изменить данные на листе.

Элементы управления, расположенные на панели инструментов Элементы управления, называются элементами ActiveX. Элементы ActiveX аналогичны элементам управления Visual Basic, их точно так же можно добавить к форме, созданной с помощью редактора Visual Basic. При добавлении элемента ActiveX на лист создается макрос, который сохраняется непосредственно вместе с элементом управления, а не только запускается при его выборе.

При настройке элементов ActiveX можно изменять некоторые их свойства. У элементов ActiveX существует также множество различных макрокоманд или событий, которые могут появиться при их использовании, например, отображение вида указателя когда он находится на элементе управления. Элементы ActiveX используются для создания форм и окон диалога для пользовательских программ Visual Basic. Панель инструментов Элементы управления содержит такие элементы управления, которых нет на панели инструментов Формы, например, выключатель и рамки объекта. Кроме того, доступны специальные элементы управления, созданные другими приложениями. Дополнительные сведения о свойствах элементов ActiveX приведены в справке по Visual Basic.

Создание формул и проверка книг

Вычисление значений в формулах

Формула является основным средством для анализа данных. С помощью формул можно складывать, умножать и сравнивать данные, а также объединять значения. Формулы могут ссылаться на ячейки текущего листа, листов той же книги или других книг. В следующем примере складывается значение ячейки B4 с числом 25. Полученный результат делится на сумму ячеек D5, E5 и F5.

• Синтаксис формулы

Синтаксисом формул называется порядок, в котором вычисляются значения. Синтаксисом формулы задается последовательность вычислений. Формула должна начинаться со знака равенства (=), за которым следует набор вычисляемых величин. В следующем примере представлена формула, вычисляющая разность между числами 5 и 1. Результат выполнения отобразится в ячейке, в которой указана формула.

=5-1

• Ссылки на ячейку

В формуле может быть указана ссылка на ячейку. Если необходимо, чтобы в ячейке содержалось значение другой ячейки, введите знак равенства, после которого укажите ссылку на эту ячейку. Ячейка, содержащая формулу, называется зависимой ячейкой ѕ ее значение зависит от значения другой ячейки. Формула может вернуть другое значение, если изменить ячейку, на которую формула ссылается. Следующая формула умножает значение ячейки B15 на число 5. Формула будет пересчитываться при изменении значения ячейки B15.

=B15*5

Формулы могут ссылаться на ячейки или на диапазоны ячеек, а также на имена или заголовки, представляющие ячейки или диапазоны ячеек.

• Функции

В Microsoft Excel содержится большое количество стандартных формул, называемых функциями. Функции используются для простых или сложных вычислений. Наиболее распространенной является функция СУММ, суммирующая диапазоны ячеек. Несмотря на то, что пользователь может создать формулу, суммирующую значения несколько ячеек, функция СУММ обладает большими возможностями и может суммировать несколько диапазонов ячеек.

Синтаксис формулы

Синтаксис формулы определяет структуру или порядок элементов формулы. Формулы в Microsoft Excel подчиняются определенному синтаксису, в который входит знак равенства (=), вычисляемые элементы (операнды) и операторы. Операндами могут быть: константы, ссылки или диапазоны ссылок, заголовки, имена или функции.

По умолчанию, Microsoft Excel вычисляет формулу слева направо, начиная вычисление со знака равенства (=). Используя синтаксис написания формулы можно управлять процессом вычисления. Например, следующая формула возвращает число 11, так как умножение имеет больший приоритет над сложением и, поэтому, выполняется в первую очередь: сначала происходит умножение 2 на 3 (результат умножения равен 6), а затем полученное значение складывается с 5.

=5+2*3

Если для изменения синтаксиса воспользоваться скобками, то сначала произойдет сложение 5 и 2, а затем умножение полученного результата на 3. Следующая формула вернет число 21.

=(5+2)*3

Использование панели формул для ввода и изменения формул

С помощью панели формул можно легко вставить функцию в формулу. После вставки функции в панели формул отображается имя функции и ее аргументы, описание функции и аргументов, а также возвращаемое функцией и формулой значение. Чтобы отобразить панель формул, нажмите кнопку Изменить формулу в строке формул.

Кроме того, панель формул можно использовать для изменения функции в формуле. Чтобы отобразить панель формул, укажите содержащую формулу ячейку и нажмите кнопку Изменить формулу На панели отобразится первая функция формулы, а также все ее аргументы. Изменение первой функции или любой другой происходит путем выбора в строке формул необходимой части функции.

Ввод формулы для вычисления значения

Используя формулы можно создавать выражения, выполняющие как простые арифметические операции, так и расчет моделей.

Формула может содержать функции, которые дополняют набор операторов. Чтобы одновременно выполнить ряд вычислений, воспользуйтесь формулой массива.

Правка формулы

1. Укажите ячейку, содержащую изменяемую формулу.

Если в ячейке содержится гиперссылка, выберите ячейку справа от изменяемой ячейки и выберите ячейку с изменяемой формулой, используя клавишу стрелки.

2. Измените формулу в строке формул.

Если в формуле необходимо отредактировать функцию, измените аргументы функции.

3. Нажмите клавишу ENTER.

Если формула является формулой массива, нажмите клавиши CTRL+SHIFT+ENTER.

Ссылки на ячейку или на группу ячеек

Ссылкой однозначно определяется ячейка или группа ячеек листа, а также упрощается поиск значений или данных, используемых в формуле. С помощью ссылок можно использовать в формуле данные, находящиеся в различных местах листа, а также использовать значение одной и той же ячейки в нескольких формулах. Кроме того, можно ссылаться на ячейки, находящиеся на других листах книги или в другой книге, или на данные другого приложения. Ссылки на ячейки других книг называются внешними ссылками. Ссылки на данные других приложений называются удаленными ссылками.

По умолчанию в Microsoft Excel используются ссылки A1, в которых столбцы обозначаются буквами от A до IV (256 столбцов максимально), а строки числами — от 1 до 65536). Чтобы указать ссылку на ячейку, введите букву заголовка столбца, а затем номер строки. Например, D50 является ссылкой на ячейку, расположенную в пересечении столбца D с 50-й строкой. Чтобы сослаться на диапазон ячеек, введите ссылку на верхний левый угол диапазона, поставьте двоеточие (:), а затем — ссылку на правый нижний угол диапазона.

Формулы массива и их ввод

Формула массива может выполнить несколько вычислений, а затем вернуть одно значение или группу значений. Формула массива воздействует на несколько наборов значений, называемых аргументами массива. Каждый аргумент массива должен иметь соответствующий номер строки и столбца. Формула массива создается так же, как и простая формула. Выделяется ячейка или группа ячеек, в которых необходимо создать формулу, вводится формула, а затем нажимаются клавиши CTRL+SHIFT+ENTER.

Если необходимо вычислить одно значение, Microsoft Excel может понадобиться выполнить несколько действий для возврата такого значения. Например, следующая формула вычисляет среднее значение только тех ячеек, принадлежащих диапазону D5:D15, которым в столбце А поставлена в соответствие строка «авиалиния Небеса». Функция ЕСЛИ находит ячейки в диапазоне A5:A15, содержащие строку «авиалиния Небеса», и возвращает значения, соответствующие этой строке в диапазоне D5:D15, функции СРЗНАЧ.

{=СРЗНАЧ(ЕСЛИ(A5:A15="авиалиния Небеса",D5:D15))}

Для вычисления нескольких значений в формуле массива, необходимо ввести массив в диапазон ячеек, имеющих соответствующее число строк или столбцов, как аргументы массива. Например, для ряда, записанного в столбцы А и В, функция ТЕНДЕНЦИЯ возвращает значения линейного тренда. Чтобы отобразить все вычисленные значения, необходимо ввести формулу в пять ячеек столбца C (C10:C15).

{=ТЕНДЕНЦИЯ(B10:B15,A10:A15)}

Кроме того, формулу массива можно использовать для вычисления одного или нескольких значений для последовательности, которая не указана на листе. В формулу массива можно включать константы так же, как это делается в простой формуле, но массив констант должен вводиться в определенном формате. Например, используя ряд, описанный в предыдущем примере, можно вычислить значения линейного тренда для любой другой точки. Так как в массив констант нельзя включать формулы или функции, для указания точки используется третий аргумент функции ТЕНДЕНЦИЯ:

{=ТЕНДЕНЦИЯ(B10:B15,A10:A15,{35246;35261})}

Пересчет формул

Пересчет — это процесс обработки формул и отображения возвращаемых ими значений в ячейках, содержащих формулы. По умолчанию Microsoft Excel автоматически пересчитывает все открытые книги. Процессом вычислений можно управлять.

При пересчете в Microsoft Excel обновляются значения ячеек, значения которых изменяются в результате произведенных изменений. Такой подход позволяет избежать ненужных вычислений. Кроме того, Microsoft Excel всегда обновляет книги при открытии или сохранении.

В процессе пересчета в Microsoft Excel используются не те значения, которые отображаются на экране, а внутренние значения ячеек. Например, дата «22.6.96» является форматированным представлением некоторого числа. Задавая формат ячейки, можно изменять изображение на экране (например «22-6-96»), не изменяя внутреннего значения ячейки.

Во время пересчета можно выполнять команды и ввод чисел или формул. Для выполнения команд или других действий пересчет прерывается и затем возобновляется снова. Если книга содержит большое число формул или листы содержат таблицы данных, а также автоматически вычисляемые функции, то процесс пересчета может затянуться на долгое время.

Циклические ссылки в формулах

Циклической ссылкой называется последовательность ссылок, при которой формула ссылается (через другие ссылки), сама на себя. Чтобы обработать такую формулу, необходимо вычислить значение каждой ячейки, включенной в замкнутую последовательность, используя результаты предыдущих итераций. По умолчанию, до тех пор пока не будут изменены соответствующие параметры, вычисления прекращаются после выполнения 100 итераций или после того, как изменение каждой величины не будет превышать 0,001 за одну итерацию.

Обработать формулы с циклическими ссылками в режиме обычных вычислений нельзя. Когда вводится формула с циклической ссылкой, появляется предупреждающее сообщение. Если циклическая последовательность ссылок образовалась случайно, нажмите кнопку OK. На экране появится панель инструментов Циклические ссылки и стрелки зависимостей, указывающие на каждую ячейку циклической ссылки. С помощью панели инструментов Циклические ссылки можно провести анализ циклической ссылки и изменить ссылки так, чтобы циклическая ссылка исчезла. Циклические ссылки часто используются в научных и инженерных расчетах.

При создании формул с циклическими ссылками может возникнуть необходимость изменить число итераций. Чтобы изменить число итераций, выберите команду Параметры в меню Сервис, а затем — вкладку Вычисления. Установите флажок Итерации. Далее введите максимальное число итераций и относительную погрешность вычислений.

Использование в формулах данных других листов и книг

Используя связывание или внешние ссылки, можно обмениваться данными, расположенными в разных листах и книгах. Связывание особенно полезно в тех случаях, когда отсутствует практика хранения больших моделей и систем расчетов в одной книге. Связывание не ограничено связыванием двух книг. Можно создавать иерархии связанных книг. В следующем примере функция СРЗНАЧ используется для вычисления среднего значения диапазона B1:B10 на листе «Маркетинг».

Внешние ссылки можно использовать для:

• слияния данных нескольких книг. С помощью связывания книг отдельных пользователей или коллективов распределенные данные можно интегрировать в одну итоговую книгу. Исходные книги по-прежнему могут изменяться независимо от итоговой книги;

• создания различных представлений одних и тех же данных. Все данные и формулы можно ввести в одну книгу или несколько книг и затем, создать книгу отчетов по данным исходных книг;

• последовательной разработки больших и сложных моделей обработки данных. Если разделить сложную модель обработки данных на последовательность взаимосвязанных книг, можно работать с отдельными частями модели без открытия всех составляющих модель книг. При работе с небольшими книгами легче вносить изменения, открывать и сохранять файлы, выполнять пересчет листов, при этом, размер памяти, запрашиваемой у компьютера для выполнения указанных действий, может быть незначительным.

Поиск зависимых и влияющих ячеек

При создании на листе формул, можно получить подсказку о том, как связаны зависимые и влияющие ячейки. Для поиска таких ячеек служат команды панели инструментов Зависимости. При возврате формулой ошибочного значения, такого как #VALUE! или #DIV/0!, команды проверки (меню Сервис, команда Зависимости) позволяют найти источник ошибки.

Работа с диограммами

Создание диаграммы

В Microsoft Excel имеется возможность графического представления данных в виде диаграммы. Диаграммы связаны с данными листа, на основе которых они были созданы, и изменяются каждый раз, когда изменяются данные на листе.

Диаграммы могут использовать данные несмежных ячеек. Диаграмма может также использовать данные сводной таблицы.

Добавление данных к диаграмме

Наиболее простым способом добавления данных к диаграмме является их копирование и вставка из рабочего листа на лист диаграммы.

Наиболее простым способом добавления данных к внедренной диаграмме, построенной на основе непрерывного диапазона, является перетаскивание маркера выделенного цветом диапазона исходных данных диаграммы. Данные к внедренной диаграмме можно добавить также путем их перетаскивания с помощью мыши из рабочего листа в диаграмму. Если внедренная диаграмма создана из несмежных диапазонов, следует использовать процедуры копирования и вставки.

Изменение типа диаграммы

Для большинства плоских диаграмм можно изменить диаграммный тип ряда данных или диаграммы в целом. Для объемной диаграммы изменение типа диаграммы может повлечь за собой и изменение диаграммы в целом. Для объемных диаграмм и для гистограмм есть возможность преобразовывать отдельные ряды данных в конусную, цилиндрическую или пирамидальную диаграмму.

1. Выберите диаграмму, которую необходимо изменить.

2. Для изменения типа диаграммы ряда данных выберите ряд данных.

Для изменения типа диаграммы в целом на самой диаграмме ничего не нажимайте.

3. В меню Диаграмма выберите пункт Тип диаграммы.

4. На вкладке Стандартные или Нестандартные выберите необходимый тип.

Для использования типов диаграмм конус, цилиндр или пирамида в объемной полосковой диаграмме или гистограмме выберите в поле Тип диаграммы в меню Стандартные типы пункт Цилиндр, Конус или Пирамида, а затем установите значок в поле Применить к.

Рекомендации по настройке данных для создания карты

Первым этапом создания географической карты является настройка и выбор данных, которые будут изображены на карте.

• Расположите данные на листе книги в виде столбцов. В одном из столбцов должны быть перечислены географические данные, например, названия стран или областей.

• Если на листе имеются дополнительные данные для каждого элемента карты, например, данные по сбыту для каждой страны, введите эти данные в ячейки, которые будут выделены при создании карты.

• Если в верхней части столбцов имеются заголовки, их следует включить в выделяемую область.

Создание рисунков

Создание изображений ячеек, диаграмм и других объектов

Имеется возможность создания изображений данных листа Excel, диаграммы или других объектов с тем, чтобы впоследствии использовать эти изображения в качестве иллюстраций на листе или в документе другого приложения. Можно изменять размеры этих изображений, а также перемещать и изменять сами изображения, подобно любому другому рисованному объекту.

Чтобы изображение ячеек листа изменялось вместе с данными источника, можно установить связь изображения с листом источника данных. В этом случае, например, при изменении нумерации исходных ячеек, которые использовались при копировании, автоматически будет изменено и связанное с ними изображение.

Установить связь с изображением диаграммы нельзя. Для автоматического изменения диаграммы при изменении исходных данных следует выполнить копирование диаграммы и вставку объекта диаграммы в конечный файл.

Изображение может копироваться как в формате рисунка, так и в формате растрового рисунка. Для формата рисунка требуется меньше оперативной и дисковой памяти, что увеличивает скорость вывода изображения в Microsoft Excel. Формате рисунка имеет хорошее качество изображения при любом разрешении и может использоваться для высококачественной печати или отображении на экране, например, в диаграммах для презентаций.

Управление списками

Использоване списка в качестве базы данных

В Microsoft Excel в качестве базы данных можно использовать список. При выполнении обычных операций с данными, например, при поиске, сортировке или обработке данных, списки автоматически распознаются как базы данных. Перечисленные ниже элементы списков учитываются при организации данных.

• Столбцы списков становятся полями базы данных.

• Заголовки столбцов становятся именами полей базы данных.

• Каждая строка списка преобразуется в запись данных.

Порядок сортировки, используемый по умолчанию

Для упорядочения ячеек по значениям (без учета формата) предусмотрен определенный порядок сортировки.

При сортировке текста, значения сравниваются посимвольно слева направо. Например, если в ячейке содержится текст "A100", то после сортировки она будет находиться после ячейки, содержащей "A1" и перед ячейкой, содержащей "A11."

При сортировке по возрастанию в Microsoft Excel используется следующий порядок (при сортировке по убыванию этот порядок заменяется на обратный за исключением пустых ячеек, которые всегда помещаются в конец списка):

1. Числа сортируются от наименьшего отрицательного до наибольшего положительного числа.

2. Текст, в том числе содержащий числа, сортируется в следующем порядке:

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 ' - (пробел) ! " # $ % & ( ) * , . / : ; ? @ [ ] ^ _ ` { | } ~ + < = > A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z А Б В Г Д Е Ё Ж З И Й К Л М Н О П Р С Т У Ф Х Ц Ч Ш Щ Ъ Ы Ь Э Ю Я

3. Логическое значение ЛОЖЬ предшествует значению ИСТИНА.

4. Все ошибочные значения равны.

5. Пустые ячейки всегда помещаются в конец списка.

Сортировка списков

Строки в списке можно сортировать по значениям ячеек одного или нескольких столбцов. Строки, столбцы или отдельные ячейки в процессе сортировки переупорядочиваются в соответствии с заданным пользователем порядком сортировки. Списки можно сортировать в возрастающем (от 1 до 9, от А до Я) или убывающем (от 9 до 1, от Я до А) порядке.

По умолчанию списки сортируются в алфавитном порядке. Для сортировки месяцев и дней недели в соответствии с их логическим, а не алфавитным порядком следует использовать пользовательский порядок сортировки. Такой порядок сортировки также используется, если требуется отсортировать список в другом, особом порядке. Например, если в одном из столбцов списка содержатся значения «Низкий», «Средний» или «Высокий», можно создать такой порядок сортировки, что строки, содержащие «Низкий», будут первыми, «Средний» — следующими и «Высокий» — последними.

Отображение строк списка с использованием фильтра

Фильтры могут быть использованы только для одного списка на листе.

1. Укажите ячейки в фильтруемом списке.

2. Выберите пункт Фильтр в меню Данные, а затем — команду Автофильтр.

3. Чтобы отфильтровать строки, содержащие определенное значение, нажмите кнопку со стрелкой в столбце, в котором содержатся искомые данные.

4. Выберите значение в списке.

5. Повторите шаги 3 и 4, чтобы ввести дополнительные ограничения для значений в других столбцах.

Чтобы отфильтровать список по двум значениям в одном столбце или применить отличные от равенства операторы сравнения, нажмите кнопку со стрелкой, а затем выберите пункт Условие.

Удаление фильтра из списка

• Чтобы удалить фильтр для одного столбца списка, нажмите на кнопку со стрелкой, а затем выберите из развернувшегося списка Все.

• Чтобы удалить фильтры для всех столбцов списка, выберите пункт Фильтр в меню Данные, а затем — команду Показать все.

• Чтобы удалить автофильтр из списка, выберите пункт Фильтр в меню Данные, а затем — команду Автофильтр.

Дополнение и изменение списка с использованием формы

Форма — это наиболее удобный способ для просмотра, изменения, добавления и удаления записей списка, а также для поиска записей, удовлетворяющих заданным условиям. Перед работой с формой необходимо задать заголовки столбцов списка. Эти заголовки используются для создания полей формы.

Создание макроса на языке Visual Basic для получения внешних данных

Чтобы получить доступ к внешнему источнику данных с помощью макроса, написанного на языке Visual Basic, необходимо установить параметр Объекты DAO для Visual Basic в программе установки. Чтобы получить более подробные сведения, нажмите кнопку .

Чтобы использовать макрос, созданный в Microsoft Excel 5.0 или в более ранней версии, выберите команду Надстройки в меню Сервис и установите флажок Надстройка ODBC.

Чтобы получить более подробные сведения о создании макросов на языке Visual Basic, обращайтесь к справке по Visual Basic.

Сумирование данных в таблице

Способы подведения итогов данных

Для подведения итогов и анализа выделенных данных можно воспользоваться сводной таблицей. Кроме того, подвести итоги и упорядочить данные можно с помощью отчета Microsoft Access.

Вставка промежуточных итогов в список

В большом списке для автоматического структурирования данных листа могут быть использованы промежуточные итоги. Имеется возможность «вложения» или вставки итогов для групп, находящихся внутри больших групп, что полезно при подведении итогов в группах значений. Кроме того, итог может быть удален из списка, и исходные данные не будут изменены.

Суммирование данных с помощью промежуточных итогов и структур

Если данные представлены в виде списка, то существует возможность подведения в листе промежуточных итогов. При выборе элементов, для которых создаются промежуточные итоги, суммируемых значений и итоговой функции лист представляется в виде структуры, так что можно скрывать или показывать столько деталей, сколько нужно.

Если при суммировании данных были использованы формулы, содержащие такие функции, как СУММ, то данные структурируются автоматически.

Если вместо формул строки и столбцы итоговых данных содержат значения, то можно создать структуру вручную.

Консолидация данных

Предусмотрено несколько способов консолидации:

• С помощью трехмерных ссылок, что является наиболее предпочтительным способом. При использовании трехмерных ссылок отсутствуют ограничения по расположению данных в исходных областях.

• По расположению, если данные исходных областей находятся в одном и том же месте и размещены в одном и том же порядке. Используйте этот способ для консолидации данных нескольких листов, созданных на основе одного шаблона.

Если данные, вводимые с помощью нескольких листов-форм, необходимо выводить на отдельные листы, используйте мастер шаблонов с функцией автоматического сбора данных.

• По категориям, если данные исходных областей не упорядочены, но имеют одни и те же заголовки. Используйте этот способ для консолидации данных листов, имеющих разную структуру, но одинаковые заголовки.

• С помощью сводной таблицы. Этот способ сходен с консолидацией по категориям, но обеспечивает большую гибкость при реорганизации категорий.

Создание сводной таблицы

Перед созданием сводной таблицы, использующей данные внешнего источника данных, необходимо сначала задать эти данные.

1. Откройте книгу, в которой необходимо создать сводную таблицу.

Если сводная таблица создается на основе данных, находящихся в списке или базе данных Microsoft Excel, выделите ячейку списка или базы данных.

2. Выберите команду Сводная таблица в меню Данные.

3. Следуйте инструкциям мастера сводных таблиц.

Анализ данных с помощью сводных таблиц.

Выделение данных в сводной таблице

В сводной таблице можно использовать выделение форматируемых частей. Чтобы выделить сводную таблицу, на панели инструментов Сводные таблицы выберите команду Выделить в меню Сводная таблица. Проверьте, что нажата кнопка Разрешить выделение .

• Чтобы выделить всю таблицу, выберите команду Выделить (меню Сводная таблица, панель инструментов Сводные таблицы), а затем — команду Таблица целиком.

• Чтобы выделить все метки элементов в поле, нажмите кнопку поля. В представленном примере можно нажать кнопку «Дата заказа», чтобы выделить метки «Кв.2» и «Кв.3». Если необходимо выделить данные вместе с метками, проверьте, что нажата кнопка Заголовки и данные.

По умолчанию при указании элемента поля выделяются и метки, и данные. Чтобы выделить только метки, нажмите кнопку Только заголовки . Чтобы выделить только данные, нажмите кнопку Только данные.

• Чтобы выделить все одинаковые элементы поля, можно указать только один элемент. Например, выберите «Батурин» для выделения всех строк «Батурин»:

• Чтобы снять выделение всех одинаковых элементов поля и оставить только одно, необходимо выбрать элемент поля дважды. Например, если выбрать «

Батурин» второй раз, выделится строка «Батурин» для элемента поля «Мясные».

Если в сводной таблице содержится несколько полей строк, для выделения необходимых элементов нужно выполнить данную процедуру несколько раз. Например, если в сводной таблице содержится четыре поля строки, для выделения только одного элемента необходимо выбрать внутренний элемент в поле строки четыре раза.

Достаточно указать любой итог, чтобы выделить в поле все итоги строк. Повторный выбор итога снимает это выделение.

• В сводной таблице можно выделить несколько элементов поля. Сначала выделите один элемент. Нажмите клавишу SHIFT или CTRL и, удерживая ее нажатой, выделите остальные элементы внутри одного поля. Чтобы снять выделение с элемента, нажмите клавишу CTRL и, удерживая ее нажатой, снимите выделение с этого элемента.

• Чтобы отключить выделение частей сводной таблицы и пользоваться обычным способом выделения, проверьте, что кнопка Разрешить выделение (команда Выделить, меню Сводная таблица, панель инструментов Сводные таблицы) не нажата. Чтобы после обновления и изменения структуры сводной таблицы форматы ее областей сохранялись, необходимо нажать кнопку Разрешить выделение.

Создание сводной таблицы

Перед созданием сводной таблицы, использующей данные внешнего источника данных, необходимо сначала задать эти данные. Для получения сведений о способах задания внешних данных для сводной таблицы нажмите кнопку .

1. Откройте книгу, в которой необходимо создать сводную таблицу.

Если сводная таблица создается на основе данных, находящихся в списке или базе данных Microsoft Excel, выделите ячейку списка или базы данных.

2. Выберите команду Сводная таблица в меню Данные.

3. Следуйте инструкциям мастера сводных таблиц.

Изменение структуры сводной таблицы

Представление сводной таблицы можно изменить непосредственно на листе перетаскивая названия кнопок полей или элементов полей. Если необходимо использовать все предусмотренные средства структурирования сводной таблицы или если в текущую таблицу не были ранее включены все поля исходных данных, следует воспользоваться мастер сводных таблиц. Если сводная таблица содержит большую группу полей страницы, то их можно разместить в строках или столбцах.

Изменение структуры сводной таблицы не затрагивает исходные данные.

Использование общих и промежуточных итогов в сводной таблице

Сводную таблицу можно настроить на выполнение вычислений с помощью итоговой функции, вставив дополнительные строки или столбцы промежуточных итогов для полей данных.

Промежуточные итоги автоматически отображаются в самой последней строке или столбце, если в сводной таблице создано несколько полей строки или столбца. При добавлении промежуточных итогов их можно размещать и внутри полей строк или столбцов.

Создание сводной таблицы на основе данных, находящихся во внешнем источнике данных

При создании сводной таблицы можно воспользоваться несколькими внешними источниками данных, например базами данных, текстовыми файлами или любыми другими, отличными от книг Microsoft Excel. Кроме того, можно воспользоваться источниками данных в Интернете.

Для указания и поиска данных обычно используется мастер сводных таблиц. В мастере сводных таблиц можно открыть файлы запроса, а также создать новые запросы с помощью мастера запросов или Microsoft Query.

В следующих ситуациях передача внешних данных с помощью мастера сводных таблиц невозможна:

• если для передачи данных используется шаблон отчетов, который не включен в сводную таблицу, необходимо сначала открыть шаблон отчетов, а затем создавать сводную таблицу на основе диапазона, содержащего внешние данные;

• если для передачи данных используется запрос с параметрами, необходимо сначала создать запрос с параметрами, а затем создавать сводную таблицу на основе диапазона, содержащего внешние данные;

• если для передачи данных через Интернет используется Web-запрос, необходимо сначала создать запрос на Web, а затем создавать сводную таблицу на основе диапазона, содержащего внешние данные.

Анализа «что-если»

Создание таблицы подстановки с одной переменной

Следует сформировать таблицу подстановки с