Описание модуля "Склад" ERP Галактика

РЕФЕРАТ

по дисциплине «Информационные системы в производственном менеджменте»

Выполнила:

студентка группы 6505

Чумакова А.А.

Казань, 2010 год

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

Учет материальных ценностей

Операции

Отчеты

Методика списания МЦ

Список литературы

ВВЕДЕНИЕ

ERP система Галактика – составная часть комплекса бизнес-решений корпорации. Система ERP адресована средним и крупным предприятиям и обладает широкой функциональностью для информационной поддержки всего спектра задач стратегического планирования и оперативного управления.

Система Галактика ERP имеет компонентную структуру и состоит из функциональных модулей, которые объединяются в контуры. Модуль Складской учет является одним из основных модулей Контура Логистика системы Галактика. Контур логистика системы Галактика ERP позволяет интегрировать в единую систему основные функции логистики: управление заказами и закупками, снабжением и сбытом, управление запасами, складами, взаимоотношениями с поставщиками и получателями продукции и услуг, а также контроль взаиморасчетов. В результате на предприятии создаются предпосылки для эффективного управления материальными и связанными с ними информационными и финансовыми потоками в сфере производства и обращения. Именно складские документы отражают картину движения материальных ценностей1, их остатки и учетные цены.

Модуль Складской учет помогает решать задачи:

Автоматизированного учета движения МЦ на складах предприятия

Инвентаризации хранимых на складах МЦ, их переоценки, комплектования и т.п.

Оперативного управления складом

Ведение складского учета неразрывно связано с задачами снабжения и сбыта, решаемыми в рамках хозяйственной деятельности предприятия. Движение МЦ описывается хозяйственными документами, которые формируются с разной степенью автоматизации и передаются из модуля в модуль. Взаимодействие можно представить в виде следующей схемы:

Фактически проведенные операции по оприходованию/отпуску МЦ учитываются посредством основных складских документов — приходных и расходных ордеров, которые могут формироваться как независимо, если соответствующие накладные выписывались без использования системы Галактика, так и согласно накладным/актам, сформированным в других модулях (например, Управление снабжением, Управление сбытом).

При наличии модуля Управление строительством, любая позиция спецификации складских документов может быть связана с конкретным объектом строительства. Для этого предусмотрено специальное поле Объект строительства. Перемещение МЦ на розничный склад для последующей реализации и учета средствами модуля Розничная торговля выполняется с помощью функции Розничная торговля. Оприходованные на склад МЦ могут быть также переведены в ОС, МБП и НМА с помощью соответствующих накладных на внутреннее перемещение. Все операции с МЦ на складе отражаются в бухгалтерском учете посредством ТХО в модуле ХозОперации. Хорошо составленный каталог ТХО значительно ускоряет работу по вводу данных о проводках по счетам бухгалтерского учета к первичным хозяйственным документам.

УЧЕТ МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ

В рамках данного раздела доступны следующие функции:

Текущие остатки МЦ

Сальдовые остатки МЦ

Складские ордера

Карточка складского учета

Накладные на внутреннее перемещение

Транзитная накладная

Акты о недостаче/излишках

Акт списания МЦ со склада

Акт на пересортицу

Акт передачи оборудования в монтаж

Текущие остатки

Модуль Складской учет поддерживает ведение так называемых логических остатков, т.е. по мере проведения операций прихода/расхода в складском учете рассчитывается количество МЦ в наличии и в резерве. Текущий остаток МЦ используется:

♦ при списании МЦ для контроля свободного текущего остатка (текущий остаток минус резерв МЦ);

♦ при резервировании МЦ в ДО.

Текущие остатки модифицируются автоматически при редактировании ордеров, а также при резервировании/снятии резерва в ДО.

Возможные действия:

Просмотр текущих остатков

Расчет текущих остатков

Перенос резерва

Расчет текущих остатков рекомендуется проводить:

♦ после конвертации данных или в начале работы с системой (после занесения исходных остатков);

♦ при возникновении сбоев в работе системы, например, если операций будущими датами не было, а данные в отчете наличия на текущую дату не совпадают с текущими остатками.

Расчет текущих остатков выполняется на дату последней складской операции в приходных/расходных ордерах. По умолчанию для расчета текущих остатков устанавливается текущая дата.

При вызове функции Перенос резерва отображается список всех МЦ, зарезервированных по ДО в указанном диапазоне дат.

Сальдовые остатки

Информация о сальдовых остатках используется:

♦ при списании МЦ по накладным, актам, ордерам;

♦ для получения ведомостей наличия, движения, оборотов;

♦ при переоценке МЦ и т.д.

Возможные действия:

Просмотр сальдовых остатков

Просмотр сальдовых остатков с оборотами

Закрытие периода в складском учете

Пересчет сальдовых остатков

Функция Просмотр сальдовых остатков МЦ предназначена для просмотра остатков МЦ на заданную дату. Функция Просмотр сальдовых остатков с оборотами позволяет получить информацию о входящем сальдо, приходе, расходе и исходящем сальдо МЦ по разрезам движения и в целом по предприятию за указанный период с учетом условий фильтрации.

Функция Закрытие периода в складском учете используется для контроля редактирования ордеров "задним числом". При помощи данной функции определяется дата начала нового периода в складском учете.

Функция Пересчет сальдовых остатков МЦ используется при возникновении некорректностей в базе сальдовых остатков. Первым признаком возникновения сбоя является несоответствие итогового сальдо и оборотов (разности между приходами и расходами).

складские ордера

Складские ордера (Документы, Приходные ордера, Расходные ордера) являются основными документами, регламентирующими операции по оприходованию/отпуску МЦ.

Складские ордера формируются как независимо, если соответствующие накладные выписывались без использования системы Галактика, так и согласно накладным, сформированным средствами других модулей (Управление снабжением, Управление сбытом, Управление производственной логистикой). Процедура формирования складского ордера с клавиатуры применяется для ввода в базу данных входящих остатков МЦ при внедрении системы. Формирование складских ордеров, связанных с операциями:

♦ закупки/продажи;

♦ приема/отпуска на консигнацию;

♦ отпуска/возврата/прихода из производства,

которые учитываются в соответствующих модулях, рекомендуется выполнять автоматически нажатием экранной кнопки в окне редактирования накладной/акта. Автоматическое создание и исправление складских ордеров ускоряет работу и исключает возникновение несоответствий в документах. Если все же необходимо сформировать складские ордера вручную, то при вводе нового ордера в режиме выбора следует указывать, для какого склада и на основании какой Накладной он создается. После выбора соответствующего документа производится автоматическое внесение в ордер данных из спецификации накладной. Если в настройке выбран текущий склад, то в перечне выбираемых накладных отражаются только те документы, у которых МЦ отнесены к заданному складу. В перечне выбираемых накладных документы, в которых МЦ отнесены к заданному складу, выделены жирным шрифтом. Разрешено делать выбор только среди таких накладных.

Карточка складского учета

Функция Карточки складского учета предназначена для ввода, поиска и контроля информации обо всех операциях с МЦ.

Накладные на внутреннее перемещение

Для отражения операций передачи МЦ между подразделениями используются накладные на внутреннее перемещение и связанные с ними пары складских ордеров — приходных и расходных.

Транзитная накладная

Транзитные накладные отражают информацию о движении грузов по маршруту следования. Создание транзитных накладных производится с помощью функции Транзитные накладные. При вызове указанной функции открывается окно со списком транзитных накладных. В окне приводится информация о дате создания, дескрипторе пользователя, создавшего накладную, ее номере и статусе. Указывается, откуда и куда перемещаются МЦ, суммы по документам и наименование валюты.

Типичным примером использования транзитных накладных может служить поставка МЦ через "третьих лиц" с контролем прохождения МЦ по пунктам движения. В этом случае создается перечень транзитных складов по маршруту следования МЦ в каталоге подразделений и перечень МОЛ, которые отвечают за количество и качество груза. Для оформления прибытия груза в какой-либо промежуточный пункт создается транзитная накладная. При этом транзитных накладных будет столько, сколько пунктов передачи права собственности на МЦ возникает по маршруту следования. Объединять транзитные накладные будет приходная накладная, созданная в модуле Управление снабжением. Ее номер указывается в основании транзитной накладной. В режиме редактирования транзитной накладной формируются приходные и расходные ордера. На последний транзитный склад, соответствующий конечному пункту следования МЦ, формируется только приходный ордер.

Акты о недостаче/излишках

Акты о недостаче/излишках МЦ на складе могут формироваться автоматически при проведении инвентаризации или вручную.

Автоматическое формирование актов при инвентаризации производится на основании введенного фактического наличия МЦ и сличительной ведомости.

Акт на списании МЦ со склада

Списание МЦ со склада всегда оформляется актом на списание, формирование которого производится с помощью функции Акт на списание МЦ со склада.

Акт на пересортицу

При проведении на предприятии инвентаризации нередко выявляется расхождение учетных данных и реальных складских остатков, возникшее в результате пересортицы. В этом случае следует распечатать сличительную ведомость без формирования актов о недостаче и излишках и обратиться к функции Акт на пересортицу. Для учета пересортицы модуль предоставляет средства формирования акта, по которым могут быть автоматически сформированы расходные и приходные складские ордера. Далее акт передается системой в модуль ХозОперации для его дальнейшей обработки. Там формируются бухгалтерские проводки, учитывающие соответствующие суммы. Проводки могут быть сформированы как вручную, так и автоматически, на основе ТХО.

Акт передачи оборудования в монтаж

При совместном использовании модулей Складской учет и Управление строительством, актом передачи оборудования в монтаж оформляется отпуск МЦ со склада на нужды капстроительства, в том числе при проведении субподрядных работ сторонними монтажными организациями. Акт относится к сопроводительным документам, на основе которых учитываются затраты на материалы и услуги, использованные при строительстве объектов.

ОПЕРАЦИИ

Перечень доступных операций модуля Складской учет:

Пакетное формирование накладных на внутреннее перемещение

пакетное формирование ордеров по накладным на внутреннее перемещение

пакетное формирование транзитных накладных и ордеров по ним

накладная на передачу МЦ в ОС с нескольких разрезов хранения

пересчет цен в расходных ордерах

дооценка МЦ

инвентаризация

комплектования и пакетирование

ячейки хранения

Функция Пакетное формирование накладных на внутреннее перемещение предназначена для создания накладных на внутреннее перемещение с учетом наличия МЦ по разрезам хранения. Для одновременного формирования складских ордеров по нескольким накладным на внутреннее перемещение МЦ используется функция Пакетное формирование ордеров по накладным на внутреннее перемещение. Функция Пакетное формирование транзитных накладных предназначена для одновременного формирования нескольких транзитных накладных, отражающих перемещение отправленного заданным поставщиком груза между заданными транзитными складами. Формирование складских ордеров по выбранному множеству транзитных накладных проводится при помощи функции Пакетное формирование ордеров по транзитным накладным. Для транзитных складов, откуда отправлен груз, создаются расходные ордера, а для складов, куда груз поступил, — приходные. Функция Накладная на передачу МЦ в ОС с нескольких разрезов хранения позволяет произвести перемещение в ОС матценностей, находящихся на различных складах.

Функция Пересчет цен в расходных ордерах вызывается:

♦ при изменении применяемой методики списания;

♦ в случае выявления ошибок в базе данных складских ордеров, возникших в результате нарушения установленного порядка работы с системой, сбоя питания или других непредвиденных ситуаций;

♦ при оприходовании МЦ, для которых по разрезам оприходования уже имеются расходные ордера с более поздними датами.

Функция Дооценка МЦ позволяет провести дооценку материальных ценностей, хранящихся как на разрезах хранения, определяемых выбором режима проведения до-оценки, так и отдельных МЦ, хранящихся на отдельном разрезе хранения.

Функция Инвентаризация применяется для обеспечения достоверности учетных данных путем их сопоставления с фактическим наличием МЦ в рассматриваемом разрезе хранения.

Функции, объединенные в подменю Комплекты предназначены для ведения актов, подтверждающих выполнение операций комплектования/пакетирования и разукомплектования/распакетирования.

Для ведения складского учета в ряде случаев необходимо определиться с ресурсами для хранения МЦ в их каталоге. Тогда, при необходимости, в складских ордерах можно задавать размещение МЦ на складе по ячейкам хранения (элементам инфраструктуры склада). Для автоматизации учета и распределения складских ресурсов при приеме МЦ на склад и их отпуске реализованы функции оперативного управления складом Ячейки хранения.

ОТЧЕТЫ

В модуле Складской учет предусмотрены следующие отчеты:

Универсальная складская ведомость

Отчетность по наличию МЦ

Отчетность по движению МЦ оборотная ведомость

Накопительная ведомость

Товарный отчет

Размещение МЦ в ячейках хранения

Контроль запасов МЦ

Реестры накладных и актов

Проводки к складским документам

Контроль соответствия документов

Протокол переноса резерва

Отчет о движении готовой продукции

Функция Универсальная складская ведомость предназначена для формирования интерактивной складской ведомости по данным из складских ордеров. Ведомости наличия формируются с помощью меню Отчеты ⇒ Наличие. Количество в наличии извлекается из таблицы сальдовых остатков. При формировании отчетов Наличие по МОЛ отдельным подразделом выводятся сведения о МЦ, для которых МОЛ не указан. Ведомости движения формируются с помощью подменю Отчеты Движение. По каждой товарной позиции в отчете указывается количество и сумма по приходам и расходам за указанный период времени. В оборотной ведомости приводятся данные о движении МЦ за указанный интервал времени, причем, в отличие от ведомости движения, сведения по МЦ включаются в отчет независимо от того, было ли движение. Накопительная ведомость предназначена для просмотра операций с МЦ по источникам движения, где под источниками движения (или разрезами движения) для операций прихода понимаются накладные на получение МЦ, формируемые в модулях Управление снабжением и Консигнация, а для операций расхода — накладные на отпуск МЦ, формируемые в модулях Управление сбытом, Консигнация, Управление производственной логистикой. Товарный отчет может быть получен в типовой форме, форме с налогом на продажу и унифицированной форме № ТОРГ-29 (для РФ). Отчет, создаваемый посредством функции Размещение МЦ в ячейках хранения формируется в rtf-формате и отображает информацию о размещении матценностей на выбранном в одноименном поле складе, с учетом одного из предложенных разрезов и способов размещения МЦ:

♦ Стеллаж-артикул (размещение в пачках) — приводятся наименования стеллажей и МЦ при размещении в пачках;

♦ Ячейка-артикул (размещение россыпью) — приводятся наименования ячеек хранения и МЦ при размещении россыпью;

♦ Артикул-стеллаж (размещение в пачках) — приводятся наименования МЦ и стеллажей при размещении в пачках;

♦ Артикул-ячейка (размещение россыпью) — приводятся наименования МЦ и ячеек хранения при размещении россыпью.

Функции контроля выполняются посредством подменю Контроль запасов МЦ позволяют составить ведомости:

♦ МЦ, количество которых на предприятии на день формирования отчета меньше минимального нормативного запаса — дефициты;

♦ МЦ, количество которых превышает нормативные максимальные запасы (согласно каталогу матценностей) — сверхнормативы;

♦ МЦ, которые не отпускались со складов в течение указанного периода времени — неликвиды.

Реестры накладных/актов формируются в различных формах и содержат информацию от минимальной — наименование склада, дата формирования, номер накладной, сумма накладной в НДЕ и валюте (Список сопроводительных документов по контрагентам (подразделениям)), до практически полной по каждому документу (Базовая форма).

Реестры формируются для заданного интервала времени в разрезе следующих групп накладных/актов:

♦ на внутреннее перемещение со склада;

♦ на внутреннее перемещение на склад;

♦ склад → ОС;

♦ склад → МБП;

♦ склад → розничная торговля;

♦ МБП → склад;

♦ актов о недостаче/излишках;

♦ актов на списание МЦ со склада;

♦ актов на пересортицу;

♦ актов на комплектование/разукомплектование.

С помощью функции Проводки к складским документам формируются реестры складских ордеров, накладных и актов вместе со сформированными по ним бухгалтерскими проводками. При вызове функции складские ордера автоматически устанавливаются фильтры по обоим видам ордеров (приходные и расходные). Функция накладные и акты позволяет сформировать реестр проводок к складским накладным и актам любого типа, кроме актов на пересортицу и актов на передачу оборудования в монтаж.

В диалоге ввода параметров следует задать:

♦ интервал дат, за который выбирать складские ордера;

♦ фильтры по складу и/или МОЛ;

♦ фильтр по типу обрабатываемых документов (все/только те, у которых есть проводки/только те, у которых сумма проводки не соответствует сумме по документу/только те, у которых нет проводок);

♦ выводить ли в отчет данные из проводки;

♦ точность вычислений.

С помощью функции Контроль соответствия документов накладных и ордеров выполняется проверка соответствия этих документов за указанный промежуток времени. Получаемые формы отчета: результаты проверки корректности, краткая ведомость проверки, подробная ведомость. В любую форму возможно включение данных по всем или только по непроверенным накладным. Сформированный отчет содержит сведения о количестве проверенных накладных за указанный период и количество выявленных некорректностей.

Функция Протокол переноса резерва позволяет получить информацию о выполненных в модуле Управление сбытом операциях переназначения резерва. Перенос резерва допустим, если используется резервирование по складскому разрезу. Функция Отчет о движении готовой продукции позволяет получить отчет в формате MS Excel, содержащий сведения об остатке товаров на начало и конец отчетного периода, а также выпуске и реализации товаров за отчетный период с отображением их стоимости реализации и себестоимости. Период, за который требуется сформировать отчет, устанавливается в диалоге при выполнении функции.

МЕТОДИКА СПИСАНИЯ МЦ

На практике применяются следующие методы определения фактической стоимости запасов:

♦ метод оценки по фактическим ценам приобретения FIFO, согласно которому МЦ списываются в порядке их поступления: "первая партия на приход — первая в расход";

♦ метод оценки по текущим ценам LIFO, согласно которому первыми списываются МЦ, поступившие на склад последними: "последняя партия на приход — первая в расход";

♦ метод средневзвешенных цен (по предприятию в целом или по разрезу Склад–МОЛ–Партия), согласно которому сначала определяется средняя цена запасов за некоторый период, а затем все расходы за этот период списываются по средней цене.

В Галактике может использоваться любой из изложенных выше методов, что определяется при настройке программы. Выбор того или иного метода — вопрос сложившейся учетной политики, а также предпочтений и опыта бухгалтера. Как правило, по законодательству методика списания должна оставаться неизменной в течение года. Расчет цены списания МЦ на основе средневзвешенных цен производится по формуле:

Список литературы

Руководство пользователя системы «Галактика». Модуль «Склад».

fintechn Портал «Информационные технологии управления». Контур логистики в системе Галактика ERP.

erp.galaktika/ Официальный сайт ERP Галактика.

1 Здесь и далее - МЦ