Организация рабочего дня руководителя, управление временем.
этот день, но главные
проблемы и дела остались не решёнными. Многие руководители оправдываются говоря,
что они вынуждены каждый день делать много важных дел. Для того, чтобы так не
получалось необходимо обязательно устанавливать приоритеты, что означает принять
решение о том, каким из задач следует придавать первостепенное, второстепенное
и т.д. значение. Если следовать этому давольно таки простому правилу, то можно
достичь следующего:
соблюдать установленные сроки;
получать большее удовлетворение от рабочего дня и результатов работы;
избегать конфликтов
избегать стрессовых ситуаций и перегрузок.
Очерёдность дел можно определять с помощью следующих методов:
Принцип Парето (соотношение 80:20)
Он означает, что внутри данной группы или множества отдельные малые части обнаруживают
намного большую значимость, чем это соответствует их относительному удельному
весу в этой группе. Согласно этой теории можно сделать вывод приминительно для
рабочей ситуации руководителя: за первые 20% расходуемого времени достигается
80% результатов. Остальные 80% затраченного времени приносят лишь 20% общего
итога.
Установление приоритетов с помощью анализа АБВ.
Это техника исходит из опыта, что доли в процентах более важных и менне важных
дел в сумме остаются неизменными. С помощью букв А, Б и В задачи подразделяются
на три класса, в соответствии с их значимостью. Анализ АБВ основывается на следующих
трёх закономерностях:
важнейшие задачи составляют примерно 15% всего количества дел, которыми занимается руководитель. Вклад этих задач для достижения цели составляет около 65%.
На важные задачи приходится около 20% общего числа дел, значимость которых также около 20%.
Менее важные и несущественные задачи составляют около 65% всех дел, а в свою очередь значимость их составляет всего лишь около 15%.
Чтобы применить анализ АБВ необходимо следовать следующим пунктам:
составить список всех предстоящих задач.
Систематизировать их по важности и установить очерёдность
Пронумеровать эти задачи
Оценить свои задачи в соответствии с категорией А,Б,В.
Задачи категории А (15% всех задач) не подлежат перепоручению.
Задачи категории Б (20% всех задач) подлежат перепоручению.
Оставшиеся задачи самые маловажные и подлежат обязательному перепоручению.
Ускоренный анализ по принципу Эйзенхауера
Этот принцип является простым вспомогательным средством в тех случаях, когда
необходимо быстро принять решение относительно того, какой задаче отдать предпочтение.
Приоритеты устанавливаются по таким критериям как срочность и важность дела.
Они подразделяются на 4 группы:
Срочные/ важные дела – необходимо выполнить их самому руководителю.
Срочные/менее важные дела
Менее срочные/важные задачи. Необязательно выполнять их сразу, но выполнять их надо самому.
Менее срочные/ менее важные дела.
“От задач менее срочных и несущественных следует воздерживаться”.
Благодаря принципу Эйзенхауера можно существенно увеличить производительность,
продуктивность и результативность.
Основы делегирования.
Под делегированием в общем смысле понимается передача задач своему подчинённому
из сферы деятельности самого руководителя. Но при этом начальник сохраняет за
собой ответственность за руководство, которое не может быть делегирована.
Передача задача или деятельности может осуществляться на длительный срок или
ограничиваться разовыми поручениями.
Управленческая ответственность (не делегируется)
Исполнение
Целесообразно отметить преимущества делегирования:
делегирование помогает руководителю высвободить время для важных задач и немного разгрузиться;
делегирование способствует использованию профессиональных знаний и навыков работников;
Делегирование стимулирует раскрытие способностей, самостоятельности и компитенции подчинённых;
Делегирование положительно воздействует на мотивацию труда сотрудников.
Для того, чтобы научиться правильно делегировать необходимо ознакомиться и
принять во внимание следующие правила:
подобрать подходящих сотрудников;
распределить сферы ответственности;
координировать выполнение порученных задач;
стимулировать и консультировать подчинённых;
осуществлять контроль рабочего процесса и результатов;
давать оценку своим сотрудникам;
пресекать попытки обратного или последующего делегирования.
Делегировать необходимо рутинную работу, специализированную деятельность, частные
вопросы и подготовительную работу.
Ни в коем случае нельзя делегировать такую работу как определение целей, руководство
сотрудниками, задачи высокой степени риска, и т.д.
4. Реализация и организация.
Составление распорядка дня и организация трудового процесса в целях достижения
поставленных целей.
Организация своего рабочего дня должна соответствовать основному принципу:
“Работа должна подчиняться мне, а не наоборот”. Существует 25 правил, которые
можно разделить на 3 группы: правила начала дня, основной части дня и конца
дня.
Правила начала дня:
начинать день с позитивным настроением;
хорошо позавтракать и без спешки на работу;
начинайте работу по возможности в одно и то же время;
перепроверка плана дня
вначале – ключевые задачи;
приступать без раскачки;
согласовать план дня с секретарём;
утром заниматься сложными и важными делами;
Правила основной части дня:
Хорошая подготовка к работе;
Влиять на фиксацию сроков;
Избегать действий, вызывающих обратную реакцию;
Отклонять дополнительно возникающие неотложные проблемы;
Избегать незапланированных импульсивных действий;
Своевременно делать паузы / соблюдать размеренный темп;
Небольшие однородные задачи выполнять сериями;
Рационально завершать начатое
Использовать временные промежутки;
Работать антициклично;
Выкраивать спокойный час;
Контролировать время и планы;
Правила завершения рабочего дня:
Завершить несделанное;
Контроль за результатами и самоконтроль;
План на следующий день;
Домой с хорошим настроением;
Каждый день должен иметь свою кульминацию.
Естественный дневной ритм
У разных людей разная психология и организм. Вследствие этого работоспособность
людей различна в различные периоды времени. Некоторые люди продуктивнее работают
утром, некоторые днём, а некоторые вечером. Но при этом нельзя сказать, что
одни из них работают лучше, а другие хуже. Просто пик работоспособности у
этих людей приходится на разные периоды дня. Абсолютные значения пика и спада
продуктивности индивидуально различаются, но что одинаково для всех людей
– так это относительные, ритмичные колебания!
5. Контроль.
Самоконтроль и контроль итогов.
Контроль за результатами служит улучшению, а в идеальном случае – оптимизации
трудового процесса. Все вышеперечисленные функции самоменеджмента будут не
столь эффективными если не будет проводиться соответствующий контроль. Контроль
охватывает три задачи:
осмысление физического состояния
сравнение запланированного с достигнутым
корректировка по установленным отклонениям
Необходимо регулярно, через равные промежутки времени проверять свои планы
и организацию труда, анализировать свою деятельность и своё время и составлять
листок дневных помех.
Контроль за результатами труда (целевой контроль) должен в любом случае
производиться после выполнения задачи (конечный контроль).
В конце рабочего дня необходимо контролировать и отражать не только выполнение
поставленных целей, но и личную ситуацию.
“Тот кто хочет себя по-настоящему разгрузить не может отказаться от самоконтроля”.
6. Информация и коммуникация.
Самая важная фаза, т.к. все остальные фазы нуждаются в ней.
Информация и коммуникация составляет сердцевину самоменеджмента, вокруг
которой постоянно вращаются другие функции. На руководителя каждый день обрушивается
поток информации с которым ему приходится справляться. В реальной жизни руководитель
обрабатывает намного больше информации, чем это необходимо. Для того, чтобы
экономить своё время руководителю необходимо разработать рациональный подход
к обладению информацией.
Рациональное чтение
Это важно для руководителя, поскольку рационализировать чтение означает ликвидацию
потерянного времени на бессистемное чтение и пустую трату средств.
Независимо от скорости чтения, можно путём целенаправленного, селективного
чтения сэкономить массу времени.
Рациональное чтение предполагает прежде всего определение того надо ли этот
материал читать вообще, если да, то в каком объёме.
при просмотре и чтении надо думать о том, какую информацию мы хотим из
него получить;
надо просмотреть название глав и разделов, пробежать глазами краткое
содержание, а также предисловие и введение.
Выяснить, что бы мы хотели прочитать более интенсивно.
Не задерживаться на примечаниях, частях текста, напечатанных мелким шрифтом
Следовать смысловому содержанию и идее текста, а не словам.
Отыскивать всевозможные выделения и таблицы.
Читать можно также быстрее если избавляться от вредных привычек и отвлекающих
факторов и совершенствовать методику чтения.
Необходимо также привыкнуть и к тому, что важные тексты нужно не только
читать, но и обрабатывать после чтения.
Также желательно разработать свою систему маркировок и делать пометки, указывающие
на важность или качество того или иного абзаца.
Можно выписывать важные идеи и мысли, но лишь самое важное и в кротчайшей
форме.
Метод SQ 3R является методом 5-ти ступеней, которые предусматривают:
Обзор. Надо узнать какую информацию несёт книга в целом.
Постановка вопросов. Это критическое чтение.
Чтение. Целевое и концентрированное восприятие.
Обобщение. Необходимо, чтобы удостоверится, что материал усвоен.
Повторение. Завершающее повторение служит сведению в единое целое отдельных
результатов, полученных в ходе проработки текста.
Рациональное проведение совещаний.
Совещания забирают у руководителя и у подчинённых очень большую часть рабочего
дня. Поэтому желательно провести анализ точных затрат ближайшего совещания
с учётом: издержек на подготовку, заработка участников, дополнительных индивидуальных
расходов, накладных расходов, командировочных расходов и потерянного времени!
"самые лучшие совещания те, которые вообще проводить не надо!"
Повеску дня составляйте с указанием времени, необходимого для обсуждения
отдельных тем. Для каждого пункта намечайте время в соответствии с его значимостью.
Используйте для этого следующий формуляр: "План обсуждения".
"План обсуждения"
| Тема___________________________ |
____ |
___________________________________ |
| Дата ___________________________ |
____ |
____________________________________ |
| Время__________________________ |
____ |
Место проведения |
| Документы для обсуждения_______ |
____ |
___________________________________ |
| ________________________________ |
____ |
____________________________________ |
| ________________________________ |
____ |
____________________________________ |
| Участники ______________________ |
____ |
___________________________________ |