Разработка системы управления охраной труда в организации

В соответствии с ГОСТ Р 12.0.006-2002 ССБТ «Общие требования к управлению охраной труда в организации» система управления охраной труда — часть общей системы управления (менеджмента) организации, обеспечивающая управление рисками в области охраны здоровья и безопасности труда, связанными с деятельностью организации.

Система включает организационную структуру, деятельность по планированию, распределению ответственности, процедуры, процессы и ресурсы для разработки, внедрения, достижения целей, анализа результативности политики и мероприятий охраны труда организации.

Система должна установить форму участия работников в управлении охраной труда, их обязанности и ответственность, функциональные обязанности работодателя (его представителя), других должностных лиц и их взаимодействие. Основная цель применения системы — сохранение жизни и здоровья работников в процессе производственной деятельности. Это может быть достигнуто в том случае, если в организации будут созданы безопасные и безвредные условия труда на всех рабочих местах.

Другие условия включают в себя создание оптимального режима труда и отдыха, благоприятного психологического микроклимата, достаточную для жизненных потребностей оплату труда и, в конечном счете, социальную защищенность работников.

Реализацию поставленных задач целесообразно осуществлять в рамках определенной системы, так как любая система управления, в том числе система управления охраной труда (СУОТ), предполагает более высокий уровень организации работы по охране труда в организации.

В свою очередь СУОТ может состоять из следующих основных составляющих:

1) цели и задачи, направленные на обеспечение безопасных и безвредных условий труда;

2) методы и средства достижения этих целей;

3) структура и системы взаимодействия администрации и работников для достижения этих целей. Эти составляющие должны иметь определенную взаимосвязь как в любой системе регулирования каких-либо процессов. Эта взаимосвязь строится через элементы системы.

1. Основные элементы и построение системы управления охраной труда в организации

Как было отмечено, СУОТ должна быть одним из звеньев общей системы управления хозяйственной деятельностью организации. Управление — это система взаимосвязанных видов производственной деятельности людей с помощью различных информационных и технических средств для достижения цели. Любая система формально складывается из совокупности элементов, таких как вход, выход, объект управления, управляющие воздействия, информационные потоки.

Входящий поток должен трансформироваться на выходе как результат определенных воздействий на объект управления. В качестве объекта управления рассматриваются условия и безопасность труда, а точнее, управление этими факторами в сторону положительного их воздействия на работающих и нейтрализации негативных факторов, что и показано на схеме.

Общая схема системы управления

Управляющие воздействия осуществляют руководители всех уровней:

в организации в целом - руководитель (главный инженер) организации;

в цехах, на производственных участках - руководители цехов, участков.

Управляющий орган на основе входящей информации (директивных и нормативных документов) вырабатывает управляющую информацию, необходимую для постановки задач или непосредственно управленческое решение для реализации службами, отделами, цехами и т. д. Должностные лица этих производственных единиц есть субъекты управления, т. е. исполняющий орган. Возможно соединение управляющего и исполнительной органов.

Управляющие воздействия и связь между элементами системы обеспечивается устной информацией, приказами, распоряжениями, планами с использованием телекоммуникационных средств и персональных ЭВМ.

СУОТ предполагает использование стандартов предприятия (СТП), например стандарта по расчету коэффициента уровня охраны труда, стандартов морального и материального стимулирования, проведения административно-общественного контроля за состоянием охраны труда и др.

2. Цель и основные задачи системы управления охраной труда

Цель системы управления охраной труда заключается в создании и поддержании оптимальных (допустимых) условий труда для работников организации. Для осуществления этих задач используются следующие методы и средства.

Учет и анализ состояния охраны труда на объекте управления, направленные на выявление и обобщение причин нарушения требовании трудового законодательства, стандартов, правил и норм охраны труда, а также причин невыполнения планируемых работ и мероприятий по охране труда с определением конкретных мер по устранению недостатков. В качестве анализируемых используются все учетные и отчетные материалы о несчастных случаях и профессиональных заболеваниях; данные аттестации рабочих мест, участков и цехов по условиям труда; материалы специальных обследований состояния зданий, сооружений, помещений, оборудования и т. д.

По результатам контроля состояния охраны труда на рабочих местах (производственных участках и в цехах) разрабатываются предложения в оперативные, текущие и перспективные планы работ по охране труда.

Планирование как важнейшая функция управления охраной труда предусматривает разработку перспективных комплексных планов улучшения условий труда и санитарно-оздоровительных мероприятий, текущих (годовых) планов мероприятий, включаемых в соглашение по охране труда при заключении коллективных договоров и оперативных (квартальных, месячных) планов по отдельным цехам и участкам. Разработка текущих планов, включаемых в соглашения при заключении коллективных договоров, осуществляется на основе комплексных планов и рекомендаций Минтруда России по планированию мероприятий. В числе функций и методов управления немаловажное значение имеет моральное и материальное стимулирование работы по повышению уровня охраны труда, а в случае нарушений, упущений, самонадеянности — наложение административной, материальной или уголовной ответственности. Виды и формы стимулирования разрабатываются администрацией организации совместно с комитетами профсоюзов или иными общественными организациями.

3. Подготовка управленческих решений

Координация деятельности всех подразделений в СУОТ осуществляется руководителем организации и службой охраны труда.

Организационно-методическую работу по управлению охраной труда, подготовку управленческих решений и контроль за их выполнением осуществляет инженер по охране труда, непосредственно подчиняющийся руководителю (заместителю). В решении задач управления должны участвовать соответствующие службы и отделы, в том числе в формировании и реализации управленческих решений.

Достижение целей охраны труда обеспечиваются организационно-распорядительными, экономическими и социально-психологическими методами и средствами.

Выработка управленческих решений может состоять из следующих этапов:

- анализ ситуаций и информации по охране труда для выявления задач, требующих решения в связи с поставленными целями;

- подготовка и обоснование управленческого решения с учетом материальных, финансовых и трудовых ресурсов для достижения целей охраны труда;

- принятие управленческого решения и оформление его в виде письменного документа или распоряжения;

- распределение функций между структурными подразделениями и исполнителями;

- доведение управленческих решений до исполнителя;

- организация контроля за ходом выполнения принятого решения;

- оценка результатов и эффективности от реализации решения;

- обобщение и распространение передового опыта по реализации определенных целей по охране труда между подразделениями.

Управленческие решения должны отвечать следующим требованиям:

- основываться на законодательных актах, действующих правилах, нормах;

— иметь адресат, регламентировать время исполнения;

— быть краткими, четкими, раскрывать методы достижения цели. Как уже было сказано, решения могут оформляться приказами, распоряжениями, планами мероприятий, стандартами предприятий и т. п.

Координирующая роль инженера по охране труда организации заключается в сборе и обработке поступающей от подразделений информации, в использовании единых установленных форм журналов, актов, планов, нарядов на производство работ и т. п. В зависимости от специфики подразделения определяются соответствующие документы, их ведение и сроки хранения.

4. Информация в системе управления охраной труда

Информация в системе управления должна поступать в виде количественных и качественных показателей, характеризующих состояние условий и безопасности труда на рабочих местах, участках, в цехах и в организациях.

Всю информацию, необходимую для управления, можно разделить на нормативную и осведомляющую. Нормативная информация представляет собой данные, характеризующие требуемое состояние управляемого объекта. Осведомляющая информация характеризует действительное состояние управляемого объекта. Нормативная информация относительно устойчива, поскольку объекты управления, их параметры и нормы, которым должны удовлетворять эти параметры для данной системы управления и данного периода времени, неизменны в отличие от осведомляющей информации, которая постоянно меняется. Осведомляющая информация служит сигналом о необходимости управляющих воздействий, корректирующих имеющиеся отклонения. Точнее, сигналом служит не сама осведомляющая информация, а отклонение между нормативной и осведомляющей информацией.

Осведомляющая информация должна быть:

оптимальной, т. е. содержать минимальное количество показателей, дающих возможность максимально характеризовать данный фактор, чтобы принять эффективное решение;

своевременной, т. е. должна быть в тот момент, когда эта информация необходима;

достоверной, т. е. соответствовать объектам, системам, которые она отражает.

В качестве информационных показателей целесообразно иметь как конкретные (единичные), так и обобщенные показатели, характеризующие состояние управляемой подсистемы; такими показателями могут быть, например, показатели соответствия нормам (планам), показатели условий труда, технической безопасности и др.

5. Делопроизводство, виды и требования к составлению документов

В деятельности предприятий используются различные организационно-распорядительные документы: акты, письма, докладные записки, заявления, инструкции, анкеты, объяснительные записки, положения, постановления, правила, представления, приказы, протоколы, распоряжения и т. п.

Вопрос о разработке того или иного документа решается из условия его оправданности и деловой необходимости. К управленческим документам предъявляют следующие требования:

— унификация и типизация формы;

—рациональность, лаконичность, устойчивость языковых оборотов;

применение установившихся и рекомендованных стандартами терминов;

достаточность фактов и полнота раскрытия их влияния на цели охраны труда;

достоверность сведений;

оперативность оформления и доставки исполнителем;

возможность обработки с помощью технических средств, ЭВМ;

соблюдение правовых основ, наличие подписей, печати (штампа), законности излагаемых положений.

Текст организационно-распорядительного документа, как правило, должен состоять из двух частей: в первой части констатируют основания и причины издания документа, во второй части излагают существо вопроса. Однако он может состоять только из второй части. На документе указывается адресат в виде названия организации или фамилии и инициалов должностного лица. Гриф утверждения должен состоять из слова «Утверждаю», должности, личной подписи, ее расшифровки, даты. Резолюция на документе должна быть датирована и подписана.

Для решения управленческих задач с учетом применения ЭВМ и экономико-математических методов необходимо унифицировать организационно-распорядительную документацию в соответствии со стандартами унифицированных систем документации и Классификатором правовых актов (Указ Президента Российской Федерации от 15.03.2000 г. № 511).

Названный классификатор направлен на унификацию банков данных правовой информации, обеспечение автоматизированного обмена правовой информацией между федеральными органами государственной власти, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, органами прокуратуры Российской Федерации и органами местного самоуправления.

Унифицированные системы документации и унифицированные формы документов должны быть пригодными также для применения в условиях традиционных (ручных) методов сбора и обработки информации, используемой в управлении организацией.

6. Использование персональных ЭВМ и информационных сетей в управлении охраной труда

Определение иерархии управления и других составляющих систем

Прежде всего, необходимо определить назначение, общий алгоритм автоматизированной системы управления (АСУ) и конечную цель, которая должна быть достигнута с использованием этой системы. Затем определяется круг лиц, участвующих в управлении охраной труда в соответствии с должностными обязанностями, и составляется обобщенная схема управления. Так, для любой организации эта схема может включать: высшее управленческое звено (директор и его заместители) и субъекты управления (начальники отделов, цехов, участков, бригад).

Разрабатываются перспективные планы на 2—3 года и годовой с разбивкой его выполнения на каждый квартал (месяц) и определяется роль каждого должностного лица и конкретные действия. При этом целесообразно составить график выполнения планов с указанием исполнителей и сроков выполнения.

Предполагается, что справочно-информационная база сформирована, и она позволяет должностному лицу получить необходимую информацию для подготовки управленческого решения или реализации того или иного мероприятия. Результаты выполнения мероприятий вводятся субъектом управления или оператором в компьютерную программу управления с реальным масштабом времени. Если какое-то мероприятие не выполнено, то указываются причины.

Система управления должна иметь жесткую обратную связь, обеспечивающую подачу оперативной информации управляющему звену, особенно о нарушениях сроков выполнения.

Общая структура автоматизированной системы управления

Можно выделить следующие основные составляющие автоматизированной системы управления:

— информационное обеспечение на основе правовых нормативных документов: законодательства о труде и об охране труда, государственных стандартов, строительных норм и правил и др.;

банк данных о состоянии условий и безопасности труда, т. е. сбор и формирование осведомляющей информации по результатам комплексных проверок, аттестации, предписаний и экспертных листов;

математическое и программное обеспечение всей системы управления.

Программное обеспечение должно включать взаимодействие между управляющим звеном и субъектами управления с наиболее простым вхождением каждого пользователя в управляющую систему.

Необходим также и ряд прикладных программных блоков. Можно привести следующий примерный перечень этих программ:

статистика травматизма и его анализ;

сбор и телеобработка входящей информации;

обучение и инструктаж персонала;

обеспечение спецодеждой и средствами индивидуальной защиты;

опасные вещества, их характеристики, правила хранения и обращения с ними;

предварительный и периодический медицинские осмотры;

финансирование мероприятий по охране труда.

Здесь следует исходить из сложности или трудоемкости реализации того или иного мероприятия, а также из материальных затрат. Кроме того, с увеличением этих блоков усложняется управляющая программа.

Автоматизация подготовки и принятия управленческих решений. Роль руководителя и субъектов управления в автоматизированной системе

Степень взаимодействия человека с программно-аппаратным комплексом может быть различна.

Операции управления могут выполняться исполнителем, программно-аппаратным комплексом (ПАК) и совместно, т. е. исполнителем и ПАК

По функциональному признаку различают синтезирующие (Ps), анализирующие (Ра), прогнозирующие (Рn) операции, операции оценки качества воздействия (Ро) и др.

Синтезирующие операции формируют информационную модель объекта управления по исходным данным. Операции (алгоритм, программы) формирования годовых, квартальных и других планов работы по охране труда организации относятся также к синтезирующим операциям.

Анализирующие операции отображают в среде пользователя свойства управляемого объекта и ход процесса управления. Эти операции производят оценку, распознавание и классификацию проблемных ситуаций на объекте управления.

Оценивающие операции обеспечивают выработку количественных показателей качества альтернативных вариантов предполагаемого решения.

Прогнозирующие операции вырабатывают сведения о поведении объекта управления в будущем при условии принятия того или иного альтернативного варианта управляющего воздействия.

При использовании в определенных сочетаниях операции Рn и Ро формируются различные стратегии не только управляющего воздействия на объект управления, но и стратегии, и тактики выработки самого управляющего воздействия. Идеология основной управляющей программы и ее блоков должна учитывать обязательно человеческий фактор, т. е. роль человека в АСУ при принятии решения. Весьма важно, чтобы руководитель и субъекты управления получали целостное восприятие объекта управления и процесса управления. В связи с этим перед началом разработки нужно четко сформулировать требования к АСУ, так как автоматизации подвергаются лишь хорошо формализованные задачи управления.

В заключение нужно сказать, что результативность АСУ во многом зависит от глубины человеко-машинного взаимодействия. В тех случаях, когда нужно проанализировать большие информационные потоки, более оптимальное решение обеспечит программно-аппаратный комплекс. В других случаях предпочтительно иметь только так называемую компьютерную поддержку руководителю и субъектам управления.

На больших и средних предприятиях целесообразно организовать локальную сеть с выходом на внешние информационные сети.